Comment préparer un entretien annuel d'évaluation efficace ? Déroulement et compte-rendu

L'entretien annuel d'évaluation est-il obligatoire ?

Non, l'entretien annuel d'évaluation (EAE) n'est pas obligatoire contrairement à l'entretien professionnel. Sa tenue dépend donc de la volonté de l'employeur, sauf si une convention collective impose son organisation.

Que doit contenir la convocation à l'entretien annuel d'évaluation ?

Il est important que chacune des parties puisse préparer l'entretien dans le but qu'il soit le plus constructif possible. Ainsi, le salarié devra être notifié de sa programmation suffisamment tôt pour qu'il puisse s'organiser.

La convocation peut être orale, mais la forme écrite permet de s'assurer que le salarié a bien eu connaissance de la date, de l'heure et du lieu de l'entretien. Cela peut se faire par la remise en main propre contre décharge de la convocation ou par l'envoi d'un courrier ou d'un mail avec accusé de réception.

Il est également toujours utile de rappeler au salarié l'objectif de cet entretien et les principaux axes qui seront développés à cette occasion.

Comment préparer l'entretien annuel d'évaluation ?

Il n'y a aucune obligation de transmettre au salarié en amont de l'EAE, une fiche de préparation à l'entretien annuel d'évaluation qui a pour objectif de l'amener à réfléchir de manière approfondie sur plusieurs points qui seront abordés au cours de ce dernier.

Il en est de même pour le support d'évaluation qui sera utilisé tout au long de cet entretien (grille d'entretien annuel d'évaluation, bilan de l'année écoulée, grille de discussion et d'entente mutuelle sur les objectifs à venir) : l'employeur n'a pas l'obligation de la lui faire parvenir. Toutefois, gardez à l'esprit que cela donne au salarié la possibilité de structurer son bilan avant la tenue de l'EAE.

Qui fait passer l'entretien annuel d'évaluation et quelle est la durée idéale ?

L'entretien annuel d'évaluation peut aussi bien être mené par le manager direct du salarié que par le chef d'entreprise (lorsqu'il s'agit d'une entreprise de petite taille), ou encore par une personne du service des ressources humaines (assistant RH, responsable des ressources humaines, etc.). Côtoyer le salarié au quotidien est un atout pour mener l'EAE, afin d'avoir une réelle connaissance du poste, des compétences développées, ainsi que des axes d'amélioration.

Il n'y a pas de durée idéale pour un entretien individuel d'évaluation. L'objectif étant de créer un moment d'échange entre le salarié et la personne qui conduit l'entretien, il est important de prendre le temps d'aborder chaque point au programme de ce rendez-vous.

Comment se déroule l'entretien annuel d'évaluation ? Comment devez-vous le conduire ?

​​​​Pour le bon déroulement de l'entretien annuel d'évaluation, l'employeur ou le manager peuvent le structurer selon plusieurs étapes clés :

• dans un premier temps, il est possible de laisser le salarié prendre le lead sur le déroulement de l'entretien en lui demandant de retracer les grands événements professionnels vécus au cours de l'année, quelles ont été les difficultés rencontrées, comment il s'est senti dans son travail ainsi que dans son équipe. Il s'agit là pour le salarié de faire le bilan de l'année écoulée ;
• vous pouvez poursuivre ce bilan en faisant part de vos remarques sur le travail fourni par le salarié. Il s'agit ici de reprendre les objectifs fixés lors du précédent entretien et d'identifier lesquels ont été remplis ou non ;
• en réalisant cet état des lieux, vous serez mieux à même d'évaluer ses compétences, ses points forts et ses axes d'amélioration. N'oubliez pas de faire le point aussi sur les softs skills attendus au sein de l'entreprise et celles que possède le salarié ;
• vous pouvez ensuite définir de nouveaux objectifs pour l'année à venir et recueillir les souhaits du salarié. C'est le moment pour lui d'exprimer son ressenti quant au poste qu'il occupe, aux fonctions et aux missions qui lui sont confiées, mais également ses envies pour l'année suivante ;
• enfin, il est toujours intéressant pour un salarié de connaître votre appréciation globale. Vous pouvez donc conclure cet entretien en exprimant votre satisfaction vis-à-vis du salarié ou au contraire, les efforts à fournir pour la suite. Donnez aussi la possibilité au salarié d'ajouter un commentaire libre s'il le souhaite ;
• l'ultime étape, est la signature du compte-rendu d'évaluation par le salarié.

Quels sont les pièges à éviter lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Bien que l'entretien annuel d'évaluation ne soit pas obligatoire, un employeur doit être vigilant lorsqu'il met en place un tel échange.

Effectivement, il existe certains pièges à éviter pour que l'EAE puisse se dérouler dans de bonnes conditions.

Ne pas consulter le Comité social et économique avant la mise en place des entretiens annuels d'évaluation

L'employeur doit obligatoirement consulter le Comité social et économique (CSE) avant d'instaurer un entretien annuel d'évaluation au sein de son entreprise (1).

En effet, les EAE peuvent être de nature à générer du stress et une pression psychologique chez certains salariés, soucieux de ne pas avoir atteint leurs objectifs. Ils peuvent aussi avoir une incidence sur l'évolution de carrière et/ou sur la rémunération.

Il est donc important d'aborder le mode d'organisation de ces entretiens (méthodes et techniques d'évaluation envisagées) avec le CSE, notamment afin de prévenir les troubles qu'ils pourraient générer au sein du personnel.

Ne pas informer les salariés de la mise en place des entretiens annuels individuels dans l'entreprise

Il est essentiel que le salarié ait une information claire et compréhensible sur les méthodes et techniques d'évaluation qui seront utilisées à l'occasion de l'entretien (2).

Par ailleurs, aucune information concernant personnellement le salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'aura pas été porté à sa connaissance (3).

À défaut d'information, le salarié peut contester les méthodes et techniques d'évaluation utilisées devant le juge et réclamer des dommages-intérêts (4).

Tenir compte de l'activité syndicale du salarié au moment de l'entretien

Lors de l'évaluation d'un représentant du personnel, des précautions particulières doivent être prises. En effet, l'activité syndicale du salarié ne doit en aucun cas interférer dans le déroulement de l'évaluation, au risque d'être constitutif d'une discrimination syndicale.

Sur ce point précis, la Cour de cassation considère que, lors d'un entretien annuel d'évaluation avec un salarié protégé : "sauf application d'un accord collectif visant à en assurer la neutralité ou à le valoriser, l'exercice d'activités syndicales ne peut être pris en considération dans l'évaluation professionnelle d'un salarié". Autrement dit, il n'est pas possible, pour l'employeur, d'aborder le mandat du salarié protégé. La seule exception est le cas de figure dans lequel un accord collectif viserait à assurer la neutralité ou à valoriser l'exercice d'activités syndicales (5).

D'ailleurs, depuis une Loi de 2022 relative à la protection des lanceurs d'alerte, le législateur a précisé qu'aucune discrimination directe ou indirecte ne peut avoir lieu en matière "d'évaluation de la performance" du salarié, en raison "de ses activités syndicales" ou "de son exercice d'un mandat électif" (6).

📌 Exemples :

Les grilles d'évaluation du salarié qui feraient mention d'une disponibilité réduite du salarié du fait de ses fonctions syndicales et représentatives constitueraient une discrimination syndicale (7).

De la même manière, une fiche d'évaluation qui évoquerait des perturbations dans la gestion de l'emploi du temps du salarié en raison de ses activités de représentant du personnel pourrait laisser supposer l'existence d'une discrimination syndicale (8).

La même solution pourrait être retenue si la fiche d'évaluation mentionnait une "bonne implication dans la vie de l'usine mais souvent au détriment de son poste (...)" (9).

Poser des questions sur des sujets personnels lors de l'EAE

Les informations demandées pendant l'entretien doivent conserver un caractère strictement professionnel dans le but d'apprécier les aptitudes au travail du salarié (10).

Aucune information relative à sa vie privée ne doit être abordée, ce qui implique de ne pas l'interroger sur des sujets tels que son orientation sexuelle, ou encore son état de santé, en vue d'éviter toute discrimination à son égard (11).

Refuser d'écouter le salarié

L'entretien individuel est l'occasion pour chacune des parties de faire part de ses difficultés, récriminations, choix et incompréhensions, bien qu'il présente également l'opportunité de faire part de tout ce qui est positif. Il est donc primordial d'écouter le salarié pour que l'entretien annuel d'évaluation se déroule dans un environnement qui lui permette de s'exprimer librement.

En effet, le salarié reste soumis à un lien de subordination avec ses supérieurs hiérarchiques et n'a pas forcément toujours l'opportunité de faire remonter les éventuels problèmes qu'il peut rencontrer, notamment dans l'organisation et la réalisation de son travail.

Sanctionner le salarié pour avoir refusé de signer le compte-rendu d'évaluation

Le compte-rendu est un document important qui peut servir de preuve dans le cas d'une procédure devant le conseil de prud'hommes.

Concrètement, l'employeur peut s'en servir pour justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Quant au salarié, il a tout simplement la possibilité de contester son entretien annuel d'évaluation devant le juge. Le compte-rendu lui sert alors de preuve dans le cadre de sa contestation.

Quels sont les critères et indicateurs de performance utilisés lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Les critères d'évaluation d'un salarié doivent être pertinents au regard des objectifs poursuivis par votre entreprise. Ils doivent notamment permettre :

• de vous assurer que le salarié dispose des savoirs-faire, des compétences comportementales, mais également des compétences techniques nécessaires pour occuper son poste et atteindre les objectifs qui lui sont fixés ;
• d'identifier d'éventuels potentiels chez certains salariés qui n'auraient pas été détectés jusqu'alors, et ainsi leur proposer de nouvelles missions ou de nouveaux projets qui les aideront à rester impliqués et motivés ;
• etc.

Ces critères doivent être détaillés afin de ne pas être subjectifs et présenter un réel intérêt pour l'activité professionnelle.

Comment fixer des objectifs pour l'année à venir lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Vous pouvez fixer des objectifs quantitatifs ou qualitatifs, voire même les deux.

Cependant, gardez à l'esprit que les objectifs fixés lors de l'entretien annuel d'évaluation doivent être concrets, précis et mesurables. 

Par ailleurs, il est essentiel que ces objectifs soient réalisables pour ne pas décourager les salariés, tout en étant suffisamment ambitieux pour qu'ils soient stimulés et motivés.

En somme, les objectifs fixés doivent être SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini).

Le respect de ces règles est d'autant plus important si une partie variable de la rémunération en dépend.

Pensez à établir un plan d'action pour suivre la réalisation de ces objectifs et la progression du salarié tout au long de l'année !

Comment réussir à aborder la question de la rémunération lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

L'entretien annuel d'évaluation est généralement l'occasion pour le salarié de demander une revalorisation de sa rémunération. Donnez-lui la possibilité d’exposer ses arguments. Dans le cas contraire, cela risque d’engendrer de la frustration, voire de provoquer le départ de bons éléments. Il est donc important de prendre sa demande en considération.

Comment justifier le refus d'une demande d'augmentation salariale ?

Une fois entendu, si vous envisagez de refuser sa demande d'augmentation, il convient de motiver votre refus :

• ce peut être parce que vous rencontrez des limites budgétaires : vous pouvez être transparent sur le sujet, notamment en soulignant le fait qu'une augmentation du salaire implique également une augmentation des taxes, charges et cotisations sociales pour l'entreprise ;
• ce peut être parce que le travail accompli n’accède pas à vos attentes, en comparaison de ses collègues qui occupent une fonction identique ou similaire.

Par ailleurs, expliquez aussi au salarié ce qui peut justifier, à l’avenir, une augmentation de salaire : en lui faisant part des changements attendus ou des réalisations nécessaires pour obtenir une future augmentation.

Quels sont les avantages appréciés des salariés à la place d'une augmentation de salaire ?

La rémunération ne se limite pas au seul salaire. Il existe d’autres avantages appréciés des salariés qui peuvent être négociés en entretien annuel et qui pourraient offrir une alternative à l'augmentation.

L'EAE vous donne l'opportunité de négocier avec le salarié pour lui octroyer un avantage, ce qui peut permettre de lui faire savoir que son travail est reconnu à sa juste valeur. 

Il existe de multiples avantages qui peuvent être mis en avant en ce sens :

• une voiture ou un logement de fonction : le salarié pourra bénéficier d'un véhicule ou d'un logement éventuellement plus proche du travail, ce qui lui permettrait de gagner du temps de trajet ;
• misez sur les nouvelles technologies : téléphones, smartphones, ou encore ordinateurs. Ce type d'avantage est souvent apprécié des salariés et peut même inclure la prise en charge du forfait. Attention tout de même lorsque vous mettez ce genre d'outils à la disposition de votre salarié car si l'usage qui en est fait est en partie ou totalement privé, cela constitue un avantage en nature inclus dans l'assiette des cotisations sociales, hormis si cette utilisation pour la vie privée est « raisonnable » (12) ;
• accordez des congés supplémentaires : il est possible de proposer des jours de repos en plus pour récompenser les salariés qui ont atteint leurs objectifs. ;
• organiser un séminaire d'entreprise : attention toutefois car celui-ci sera considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations sociales, hormis s'il est organisé uniquement pour les besoins de l'entreprise (13) ;
• privilégiez la souplesse d'organisation du travail : vous pouvez prévoir une flexibilité au niveau des horaires d'arrivés et de départs des salariés, ce qui peut notamment être un avantage pour les parents. Le télétravail peut aussi être mis en place ;
• passez à la semaine de 4 jours pour les salariés qui en font la demande ;
• accordez une promotion : elle entraîne généralement une augmentation du salaire, mais implique aussi de nouvelles responsabilités pour le salarié ;
• l'octroi d'une prime sur objectif : il est possible de négocier, avec le salarié, la mise en place d'une part variable de la rémunération qu'il ne percevra que s'il atteint les objectifs fixés. Cela peut permettre de motiver les salariés amateurs de challenge ;
• la mise en place d'une prime spéciale : si la convention collective ne le prévoit pas déjà, vous pouvez envisager de récompenser la fidélité des salariés via une prime d'ancienneté par exemple ;
• étendre l'éventail des offres culturelles et sociales : vous pouvez vous rapprocher du CSE pour prévoir de nouvelles offres ou en soutenant financièrement ses activités.

Quels sont les défis courants rencontrés lors de l'entretien annuel d'évaluation et comment les surmonter ?

Il peut arriver que le salarié refuse de se soumettre à l'entretien annuel d'évaluation. Sachez qu'il n'a pas la possibilité de s'y soustraire, puisque le droit d’évaluer le travail des salariés est inhérent au pouvoir de direction de l’employeur.

Par ailleurs, un conflit peut éclater au cours de l'entretien : il se peut que le salarié exprime un mécontentement ou une revendication, par exemple, sur l'organisation de l'entreprise ou concernant ses conditions de travail. Dans ce cas, restez calme et courtois.

Comment numériser les entretiens annuels d'évaluation ?

Il est possible de digitaliser les entretiens annuels d'évaluation.

Rien ne s'oppose à ce que l'entretien annuel d'évaluation se déroule en visioconférence. Quant à la grille d'évaluation, elle n'a pas forcément besoin d'être au format papier. Elle peut être au format numérique.

L'usage de la signature électronique pour l'approbation du compte-rendu est également valide.

Comment conclure un entretien annuel d'évaluation et rédiger son compte-rendu ?

En règle générale, un compte-rendu écrit est remis au salarié après l'entretien annuel d'évaluation, mais ce n'est pas une obligation (sauf si la convention collective applicable dans l'entreprise le prévoit).

Pour rédiger ce compte-rendu, vous pouvez reprendre la grille d'évaluation que vous avez utilisée tout au long de l'entretien.

Il est en général transmis dans un délai raisonnable afin que la teneur des échanges soit toujours dans les esprits.

Comment garantir la confidentialité des informations recueillies lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Les informations recueillies pendant l'entretien annuel d'évaluation sont confidentielles. Ainsi, peu nombreuses sont les personnes qui peuvent accéder au compte-rendu de l'entretien.

Le salarié peut demander la copie intégrale de ses résultats d'évaluation. Mis à part lui, seuls les supérieurs hiérarchiques du salarié dont ils sont responsables et les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ont le droit d'accéder à l’intégralité des données d’évaluation.

Le salarié devra être informé (14) :

• de la finalité du traitement ;
• de l'identité du responsable du traitement ;
• des destinataires des données ;
• de la durée de conservation des données ;
• des coordonnées de l'éventuel délégué à la protection des données (DPO) et de ses droits en la matière (d'accès, de rectification, etc.).

L'employeur doit être en mesure de garantir la confidentialité des informations recueillies.

Le respect de ces conditions permettra de s'assurer que l'exécution de l'EAE soit conforme au Règlement général de protection des données (RGPD).

Que peut faire le salarié en cas de désaccord relatif à l'EAE ? Comment peut-il contester les résultats d'un entretien annuel d'évaluation ?

Comme cela a été évoqué précédemment, le salarié est en droit de refuser de signer le compte-rendu d'évaluation pour manifester son désaccord.

Il peut également vous adresser une lettre de contestation, en recommandée avec accusé réception ou en vous la remettant en main propre contre décharge, pour vous faire part de sa contestation et solliciter, le cas échéant, un nouvel échange.

En l'absence de réponse de votre part ou si la réponse apportée ne lui convient pas, il est en droit de contester les résultats de l'entretien annuel d'évaluation devant le juge en saisissant le conseil de prud'hommes.

Visionnez notre webconférence sur les entretiens annuels