Comment préparer un entretien d'évaluation individuel (et non professionnel) ?

AncreEntretien d'évaluation annuel : non obligatoire

L'employeur a la possibilité d'évaluer le travail de ses salariés, notamment par le biais d'un entretien annuel d'évaluation (EAE), aussi appelé entretien individuel. 

Cet entretien, facultatif (sauf dispositions conventionnelles contraires), se déroule en présence du salarié et de son supérieur afin de faire le bilan à la fois du travail de ce premier et des prochains objectifs à venir.

AncreEntretien professionnel : une obligation en entreprise

⚠ L'entretien annuel d'évaluation ne doit pas être confondu avec l'entretien professionnel, qui lui, est obligatoire.

Cet entretien se tient tous les 2 ans. Il a pour objectif d'envisager les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations possibles pour y parvenir.

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1. Programmer la réunion et informer le salarié

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit le plus constructif possible, il est important que chacune des parties puisse le préparer en amont.

Employeurs, managers, il est donc nécessaire de programmer, au préalable, l'heure et la date à laquelle se déroulera l'entretien et d'en informer le collaborateur à l'avance.

Le salarié doit être expressément informé, préalablement à sa mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle (1).

Vous avez la possibilité de collecter des données personnelles uniquement si le dispositif d'évaluation a été porté à la connaissance des salariés (2). Si ces données sont enregistrées dans un fichier informatique, elles font l'objet d'une protection dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

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2. Préparer l'entretien annuel d'évaluation en amont

AncreGrille d'évaluation / bilan de l'année écoulée / objectifs et performances

Afin de maîtriser le déroulement de l'entretien individuel et d'éviter tout dérapage, il est important que l'employeur et le salarié préparent respectivement l'entretien annuel d'évaluation à l'avance.

De son côté, le manager peut réaliser les tâches suivantes :

  • lister les points forts du salarié et ses axes d'amélioration ;
  • reprendre les objectifs fixés en fin d'année dernière afin de faire le bilan et d'établir s'ils ont été réalisés ou non.

Cette préparation lui permettra d'éviter les discussions sans rapport avec les aptitudes professionnelles du salarié le jour J.

Il peut aussi demander à son salarié de réaliser, en amont, son auto-évaluation en mettant à sa disposition la même grille d'évaluation que celle qu'il remplit de son côté.

Les informations demandées au salarié, sous quelque forme que ce soit, ont uniquement pour but d'apprécier ses aptitudes professionnelles (3).

Les informations demandées doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes professionnelles.

En effet, aucune information relative à la vie privée du salarié ne doit être demandée. Cela implique de ne pas interroger le salarié sur des sujets d'ordre privé tels que son orientation sexuelle ou encore son état de santé.

Préparer l'entretien du représentant du personnel

Lors de l'évaluation d'un représentant du personnel, des précautions particulières doivent également être prises. En effet, l'activité syndicale du salarié ne doit en aucun cas interférer dans le déroulement de l'évaluation, au risque d'être constitutif d'une discrimination syndicale.

 Sur ce point précis, la Cour de cassation considère que, lors d'un entretien annuel d'évaluation avec un salarié protégé : "sauf application d'un accord collectif visant à en assurer la neutralité ou à le valoriser, l'exercice d'activités syndicales ne peut être pris en considération dans l'évaluation professionnelle d'un salarié". Autrement dit, il n'est pas possible, pour l'employeur, d'aborder le mandat du salarié protégé. La seule exception est le cas de figure dans lequel un accord collectif viserait à assurer la neutralité ou à valoriser l'exercice d'activités syndicales (4).

Rappelons en effet que depuis 2022 (5), le législateur a précisé qu'aucune discrimination directe ou indirecte ne peut avoir lieu en matière "d'évaluation de la performance" du salarié, en raison "de ses activités syndicales" ou "de son exercice d'un mandat électif" (6).

Par exemple, les grilles d'évaluation du salarié qui feraient mention d'une disponibilité réduite du salarié du fait de ses fonctions syndicales et représentatives constitueraient une discrimination syndicale (6). De la même manière, une fiche d'évaluation qui évoquerait des perturbations dans la gestion de l'emploi du temps du salarié en raison de ses activités de représentant du personnel pourrait laisser supposer l'existence d'une discrimination syndicale (7). La même solution pourrait être retenue si la fiche d'évaluation mentionnerait une "bonne implication dans la vie de l'usine mais souvent au détriment de son poste [...]" (8). Il est donc préférable de préparer et de mener un entretien annuel d'évaluation qui ne fait aucune référence au mandat du salarié, de manière directe ou indirecte.

L'objectif de l'entretien annuel d'évaluation est de cibler précisément les atouts et les faiblesses des salariés, dans une optique de progression. Le système d'évaluation doit rester relativement neutre et transparent. Vous devez ainsi veiller à ce que l'évaluation des salariés ne repose pas sur des éléments subjectifs ou en lien avec sa vie privée.

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3. Échanger et conduire l'entretien individuel

Durant l'entretien d'évaluation, l'employeur ou manager peut aborder les points suivants :

  • faire le bilan de l'année écoulée : c'est l'occasion de faire part des remarques et conclusions sur le travail fourni par le salarié ;
  • évaluer les compétences du salarié, ses points forts et ses axes d'amélioration. N'oubliez pas de parler des softs skills, elles sont importantes pour votre entreprise ;
  • définir les nouveaux objectifs pour l'année à venir.

Pour remplir ses fonctions premières, l'entretien doit prendre la forme d'un échange avec le salarié.

Vous devez donc laisser la possibilité au salarié de s'exprimer. Il doit pouvoir faire part de son point de vue et de son ressenti sur l'année écoulée et communiquer sur ses attentes pour celle à venir.

Vous devez aussi vous assurer que la charge de travail n'est pas trop importante, celle-ci ne doit pas empiéter sur la vie personnelle du salarié. À défaut, en tant qu'employeur, vous manquez à votre obligation de sécurité et pouvez être redevable de dommages et intérêts envers le salarié (5)

Suite aux observations, employeur et salarié pourront déterminer, d'un commun accord, les objectifs du salarié pour l'année suivante. L'entretien annuel d'évaluation est également l'occasion pour de nombreux salariés de demander certains avantages.

Exemple :

Une augmentation de salaire, une promotion professionnelle, une évolution de carrière ou encore l'attribution d'un avantage en nature.

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4. Transmettre un compte-rendu de l'entretien au collaborateur

En règle générale, vous devez remettre un compte rendu écrit au salarié, mais ce n'est pas une obligation (sauf si la convention collective applicable dans l'entreprise le prévoit).

Si vous faites le choix de remettre un écrit au salarié, ce dernier n'a aucune obligation de le signer.

L'employeur ne peut pas sanctionner un salarié au motif qu'il a refusé de signer ce document.

Cependant, l'absence de signature du salarié diminue la portée du compte rendu, qui aura moins d'impact devant le Conseil de prud'hommes en cas de litige.

C'est pourquoi, il est important de veiller à ce que les informations contenues dans celui-ci soient pertinentes.

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Bon à savoir :

Toutes les informations échangées au cours de l'entretien doivent rester confidentielles.

5. Tenir compte de l'évaluation dans la gestion des ressources humaines

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit productif et utile, il est indispensable d'en tenir compte dans la gestion des ressources humaines d'une entreprise.

L'évaluation annuelle peut être un outil pour réorganiser les services et optimiser l'activité d'une entreprise.

En effet, le moment est peut-être venu de faire évoluer un salarié sur un poste auquel il aspire ou qui est plus en adéquation avec ses compétences. Celui-ci sera ainsi davantage motivé à s'investir dans l'entreprise sur la durée.

La stabilité du personnel est un paramètre important pour garantir la productivité et la pérennité d'une entreprise.

Visionnez notre webconférence sur les entretiens annuels et entretiens professionnels

 

Références :
(1) Article L1222-3 du Code du travail
(2) Article L1222-4 du Code du travail
(3) Article L1222-2 du Code du travail(4) En ce sens : Cass. Soc. 23 mars 2011, n°09-72733 ; Cass. Soc. 1er février 2017, n°15-20799
(5) Loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte
(6) Articles L1132-1 et L2141-5 du Code du travail 
(7) Cass. Soc. 1er juillet 2009, n°08-40988
(8) Selon les faits de l'arrêt Cass. Soc. 22 janvier 2020, n°18-17730
(9) Article L4121-1 du Code du travail et Cass. Soc. 13 avril 2023, n°21-20043