Entretien professionnel : obligations, objectifs, grilles, exemples, trame à télécharger...

L'entretien individuel professionnel est-il annuel ? Comment le préparer ?

Depuis le 5 mars 2014, les salariés doivent bénéficier, tous les 2 ans, d'un entretien professionnel (1).

Quel est l'objectif de l'entretien professionnel ? Définition et obligations.

Cet entretien permet de faire un point sur les perspectives d'évolutions professionnelles et sur les formations de votre salarié (validation des acquis de l'expérience (VAE), activation et abondement du compte personnel de formation (CPF), conseil en évolution professionnelle).

Tous les salariés sont concernés, quelle que soit la nature du contrat de travail (CDD, CDI, temps plein, temps partiel, etc.).

🕑 L'entretien professionnel a lieu dès l'embauche, puis est obligatoire tous les 2 ans. Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche peut fixer une périodicité différente.

Un entretien professionnel doit également être organisé après les absences pour :

• congé maternité, parental, d'adoption ;
• congé proche aidant ;
• congé sabbatique ;
• période de mobilité volontaire sécurisée ;
• période de temps partiel après congé maternité ou congé d'adoption ;
• arrêt maladie longue durée ou après un mandat syndical.

Quand doit avoir lieu l'entretien professionnel ? État des lieux / bilan pro tous les 6 ans/ formations

🕑 Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit vous permettre de faire un bilan du parcours professionnel du salarié.

Le bilan des 6 ans en pratique

📩 Il n'y a pas de règle de forme concernant la convocation à l'entretien. Nous vous invitons à procéder par tout moyen permettant de conserver une trace de la convocation à l'entretien (mail, courrier, etc.).

Vous pouvez joindre à la convocation, le document qui vous servira de trame pendant l'entretien. Ainsi, chacun pourra le préparer et réfléchir à ce qu'il souhaite aborder, dans le but de créer un échange constructif. Mais ce n'est pas une obligation.

📅 L'entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail et dans les locaux de l'entreprise. Il est compté comme temps de travail effectif.

Il s'agit d'un état des lieux des 6 années écoulées pour vérifier que le salarié a :

• suivi au moins 1 action de formation ;
• acquis des éléments de certification (certificats, diplômes, etc.) par la formation ou par une VAE ;
• obtenu une progression de salaire ou professionnelle.

Cet entretien-bilan doit donner lieu à un document écrit. Vous devez fournir une copie au salarié.

Quelles sont les sanctions si l'entretien professionnel n'a pas lieu ? Manquement à votre obligation prévue par le Code du travail

💰 En cas de manquement à votre obligation, vous risquez de devoir abonder le CPF de votre salarié à hauteur de 3 000 euros (3).

Une période transitoire avait été mise en place jusqu'au 31 décembre 2020, prolongée jusqu'au 30 juin 2021 puis jusqu'au 30 septembre 2021 (4). Vous pouviez ainsi justifier avoir rempli votre obligation selon 2 règles différentes (celle applicable depuis le 1er janvier 2019 et celle applicable avant le 1er janvier 2019).

💰 Il est également envisageable que votre salarié puisse demander des dommages-intérêts en raison du non-respect de votre obligation légale. Il faudra cependant qu'il arrive à prouver que ce manquement lui a causé un préjudice. 

📌 Concernant l'abondement du CPF, vous devrez y procéder si vous êtes une entreprise de 50 salariés ou plus et si votre salarié n'a pas bénéficié :

• des entretiens professionnels récurrents (tous les 2 ans et en cas de retour d'absences) ;
• et d'au moins une formation autre qu'une formation obligatoire (prévue par la loi, un règlement ou une convention internationale).

Attention donc à bien respecter la périodicité et l'objectif des entretiens professionnels.

 Consultez l'intégralité de notre webconférence sur ce sujet