Entretien professionnel obligatoire : tout ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce qu'un entretien individuel professionnel ?

Quel est l'objectif de l'entretien professionnel ?

L'entretien individuel professionnel a pour objectif de définir les possibilités d'évolution du salarié et les formations qu'il serait judicieux de mettre en place pour l'accompagner dans le déroulement de sa carrière professionnelle (1).

L'entretien professionnel peut être l'opportunité pour le salarié de mobiliser son compte personnel de formation (CPF) pour réaliser une validation des acquis de l'expérience (VAE), un bilan de compétence ou encore acquérir une qualification. 

C'est donc le rendez-vous idéal pour que le salarié puisse échanger et entretenir un lien avec son employeur (ou son manager dans les plus grandes structures), en abordant ses projets professionnels et la tournure qu'il souhaite donner à son avenir professionnel.

Quels sont les sujets obligatoires à aborder lors de l'entretien professionnel ?

Certains sujets doivent obligatoirement êtres abordés au cours de l'entretien professionnel, notamment :

• le dernier entretien professionnel dont a bénéficié le salarié ;
• l’évolution professionnelle du salarié depuis son entée dans l'entreprise (en termes de qualification et d’emploi) ;
• de quelles actions de formation, de quelles certifications et de quelle progression salariale ou professionnelle, le salarié a-t-il bénéficié depuis son entrée dans l'entreprise ou le dernier entretien professionnel ;
• l'information sur les droits du salarié en matière de formation sur le VAE, l'usage du CPF et les abondements que l'employeur est susceptible de verser sur ce compte ;
• comment le salarié se projette pour l'avenir au sein de l'entreprise, sur son poste et quel est son projet professionnel. 

Quels sont les bénéfices de l'entretien professionnel pour les salariés ?

L'entretien professionnel est un outil de gestion des ressources humaines important. Il permet au salarié d'exprimer ses souhaits et ses envies quant à son avenir professionnel.

Il est une étape importante dans la construction d'un éventuel projet professionnel en ce qu'il permet notamment au salarié de :

• faire le point sur son parcours professionnel des 2 années précédentes ;
• s'informer sur les possibilités d'obtenir une promotion au sein de l'entreprise ;
• faire remonter à l'employeur ses envies d'évolution professionnelle ;
• demander un bilan de compétences ou toute autre action de formation non obligatoire.

Quelles sont les modalités de mise en œuvre de l'entretien professionnel ? Comment mener un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est-il obligatoire ?

Contrairement à l'entretien annuel d'évaluation qui est facultatif, l'entretien professionnel est obligatoire.

Des sanctions sont d'ailleurs prévues à l'encontre de l'employeur qui ne met pas en place de tels entretiens.

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À quelle fréquence doit avoir lieu l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans en fonction de l'ancienneté du salarié au sein de l'entreprise (1).

Mais, un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche, peut fixer une périodicité différente.

L'entretien professionnel se déroule normalement pendant le temps de travail et est considéré comme du temps de travail effectif.

Doit-il être organisé pour tous les salariés de l'entreprise ?

Tous les salariés sont concernés, quelle que soit la nature du contrat de travail (CDD, CDI, temps plein, temps partiel, etc.).

Cet entretien professionnel doit également être organisé systématiquement après les absences pour :

• congé maternité, parental d'éducation, d'adoption ;
• congé de proche aidant ;
• congé sabbatique ;
• période de mobilité volontaire sécurisée ;
• période de temps partiel après congé maternité ou congé d'adoption ;
• arrêt maladie longue durée ;
• après un mandat syndical.

Le salarié garde cependant la possibilité de demander à ce que l'entretien ait lieu à une date antérieure à sa reprise de poste. 

Comment se déroule la convocation du salarié et comment préparer cet entretien ?

Il n'y a pas de règle de forme concernant la convocation à l'entretien. Il est en principe recommandé de procéder à l'invitation par tout moyen permettant de conserver une trace de la convocation à l'entretien (email, courrier, etc.). Cela permet également de s'assurer que le salarié soit correctement informé de la date, de l'heure et du lieu de l'entrevue.

Vous pouvez joindre à la convocation, le document qui vous servira de trame pendant l'entretien professionnel. Ainsi, chacun pourra le préparer et réfléchir à ce qu'il souhaite aborder, dans le but de créer un échange constructif.

L'entretien professionnel peut-il être organisé en visioconférence ?

Le Code du travail ne prévoit pas de modalités particulières en ce qui concerne la tenue de l'entretien professionnel.

Ainsi, rien ne s'oppose à ce qu'il soit réalisé par visioconférence. Il est toutefois recommandé de consulter le comité social et économique (CSE) avant de mettre ce dispositif en place.

Comment préparer et réussir un entretien professionnel ?

Préparer l'entretien professionnel en amont

Sauf dispositions particulières dans un accord de branche ou d'entreprise, l'employeur est libre de définir le contenu de l'entretien professionnel.

Cependant, bien qu'il ait toutes les cartes en main pour mener cet entretien comme il l'entend, la préparation en amont de ce rendez-vous permet de favoriser des échanges constructifs et pertinents le jour J. 

Utiliser une trame ou un support pour le bon déroulement de l'entretien (grille d'entretien professionnel)

Pour être certains de cibler les points à aborder au cours de l'entretien professionnel et de ne pas faire l'impasse sur l'un d'eux, l'employeur a la possibilité d'utiliser une trame ou un support d'entretien professionnel.

Il peut alors commencer à le remplir avant le jour J mais également en transmettre un exemplaire au salarié qui peut faire de même. Ainsi, l'employeur comme le salarié ne seront pas pris de court et pourront prendre le temps d'y porter toutes les informations qu'ils jugent utiles pour le bon déroulement de l'entretien.

Ce support pourra évidemment être complété le jour de l'entretien professionnel.

A l'issue de l'entretien professionnel, l'employer est tenu de remettre au salarié un document à la suite de l'entretien

Qu'est-ce que le bilan du parcours professionnel qui doit avoir lieu tous les 6 ans ? 

Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit vous permettre de faire un bilan du parcours professionnel du salarié, c'est-à-dire de réaliser un état des lieux récapitulatif de son parcours.

Cet état des lieux des 6 années écoulées permet de vérifier que le salarié a :

• suivi au moins une action de formation professionnelle non obligatoire ;
• acquis des éléments de certification (certificats, diplômes, etc.) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• obtenu une progression salariale ou professionnelle.

Le contenu de l'entretien-bilan doit donner lieu à la rédaction d'un document, dont une copie sera fournie au salarié.

Quelles sont les sanctions si l'employeur n'a pas respecté son obligation d'effectuer l'entretien professionnel ? 

Lorsqu'un employeur ne fait pas bénéficier ses salariés d'entretiens professionnels, il encourt des sanctions.

En effet, dans une entreprise d'au moins 50 salariés, l'employeur se doit d'abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié à hauteur de 3.000 euros (2), si le salarié n'a pas bénéficié : 

• des entretiens professionnels récurrents (tous les 2 ans et en cas de retour d'absences) ;
• et d'au moins une action de formation autre qu'une formation obligatoire (prévue par la loi, un règlement ou une convention internationale).

L'employeur qui ne s'exécute pas, ou qui verse un abondement insuffisant, encourt le risque d'être sanctionné en cas de contrôle de l'inspection du travail. Celle-ci pourra d'abord le mettre en demeure de régulariser la situation et à défaut l'entreprise devra verser un montant équivalent au double de l'insuffisance constatée (donc jusqu'à 6.000 euros) au trésor public.

Aucune sanction n'est expressément prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés, mais il n'en reste pas moins que l'absence d'entretiens professionnels serait un manquement de la part de l'employeur qui peut causer un préjudice au salarié.

De ce fait, le salarié qui n'a pas bénéficié d'entretiens professionnels et d'au moins une action de formation (non obligatoire) est en droit de demander des dommages-intérêts devant le Conseil de prud'hommes. Il faudra cependant qu'il arrive à prouver que ce manquement lui a causé un préjudice, par exemple une perte d'opportunité d'évolution professionnelle.

En conséquence, le respect de la périodicité et de l'objectif des entretiens professionnels est primordial.

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