DPAE (ex DUE) - Déclaration préalable à l'embauche : comment procéder ?

Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) : effectuer les formalités liées à l'embauche

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) a remplacé la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) depuis 2011.

Il s'agit d'une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié.

Elle contribue à lutter contre le travail dissimulé en communiquant aux services de contrôle la date exacte d'embauche des salariés (1).

La DPAE vous permet d'accomplir notamment plusieurs formalités obligatoires auprès de l'Urssaf (2) :

• première embauche ;
• déclaration de première embauche ;
• demande d'immatriculation de l'employeur au régime général de Sécurité sociale ;
• demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
• affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
• demande d'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail ;
• demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude à l'embauche ;
• pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

  À noter : la DPAE fait partie d'un socle de démarches. Pour être en règle et finaliser le processus de recrutement d'un salarié, l'employeur doit effectuer d'autres formalités.

DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche à respecter

Registre unique du personnel (définition, contenu, utilité), visite d’information et de prévention (VIP), déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO), formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger, Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage), etc. : notre dossier fait le point.

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Quelles informations doit contenir la déclaration ?

 La déclaration préalable à l'embauche doit comporter les mentions suivantes (3) :

• dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de Sécurité sociale ;
• nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
• date et heure d'embauche ;
• nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Dans quel délai faire la déclaration ?

Tout employeur qui embauche un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale doit réaliser une DPAE et ce, quelle que soit la durée du contrat de travail.

La DPAE doit obligatoirement être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche (4).

Elle doit être transmise à l'Urssaf dont relève l'établissement concerné par l'embauche (5).

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Comment faire et transmettre la DPAE à l'Urssaf ? Doit-on obligatoirement utiliser le site net-entreprise ?

DPAE en ligne : saisie d'un formulaire

En principe, la déclaration préalable à l'embauche est effectuée par voie électronique (6). Vous devez alors remplir un formulaire en ligne directement sur le site de net-entreprise.

Après validation de votre déclaration, un accusé de réception vous sera immédiatement délivré.

 À savoir : les employeurs dont le personnel relève du régime général de Sécurité sociale, qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente, ont l'obligation d'effectuer leur DPAE par voie électronique (7).

DPAE par télécopie ou lettre recommandée avec accusé de réception

À défaut d'utiliser la voie électronique, notamment pour les particuliers employeurs, il est possible de faire la DPAE par formulaire (Cerfa n°14738*01).

Ce formulaire est à adresser, préalablement signé, à l'Urssaf, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

 Important : 

• lorsque le formulaire est transmis par télécopie, il convient de conserver l'avis de réception émis par l'appareil et le document transmis jusqu'à réception du document accusant réception de la déclaration ;
   
• lorsqu'il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. Vous devez conserver un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception du document accusant réception de la déclaration.

=> Une fois la DPAE réalisée, vous recevrez le document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration (8).

À noter : en pratique, l'Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) a déclaré ne plus envoyer d'accusé de réception aux déclarations par papier et télécopie. Depuis votre espace en ligne, vous pouvez éditer les accusés de réception des DPAE des 14 derniers mois.

Contrôle URSSAF : tout comprendre

Procédure du contrôle, lettre d'observations, risques du contrôle, redressement du cotisant, paiement de pénalités ou majorations de retard, contestation de la décision de l'URSSAF, délai de recours, procédure de contrainte, etc. : notre dossier vous éclaire.

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Est-il possible de modifier une DPAE transmise ? Comment annuler une DPAE sur le site ?

L'embauche du salarié ne se fera pas

Il est possible qu'une fois votre DPAE transmise, l'embauche du salarié ne se concrétise pas : il faut alors annuler la DPAE.

Si l'annulation n'est en elle-même pas possible, 2 options sont envisageables en fonction de votre situation :

1. il s'agissait de votre première DPAE : vous devez informer l'Urssaf que l'embauche du salarié ne se fera pas. L'Urssaf, une fois informée, peut interrompre l'ouverture de votre compte employeur ;
    
2. il ne s'agissait pas de votre première DPAE : aucune action ne vous est demandée. Vous pouvez supprimer le salarié et les documents qui lui sont associés, de vos logiciels de paie. Dans tous les cas, la DPAE ne vous oblige pas à embaucher le salarié.

L'embauche du salarié doit se faire mais vous avez commis des erreurs sur la DPAE

Vous avez commis une erreur et vous souhaitez modifier la DPAE.

Il est nécessaire de rester vigilant lorsque vous accomplissez une DPAE. La moindre erreur (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, etc.) pourrait retarder les droits sociaux du futur salarié et vous exposer à des sanctions. 

=> Si vous vous êtes trompé, il est possible de réaliser une nouvelle DPAE avec les bonnes informations. Celle-ci annulera la précédente. Il est cependant recommandé de le faire le plus rapidement possible pour que le salarié ne soit pas pénalisé dans ses droits. 

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Que risque l'employeur s'il ne réalise pas cette formalité ?

Le non-respect de ces formalités peut entraîner des amendes civiles et pénales.

Amendes civiles

L'employeur qui ne réalise pas la DPAE encourt une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1.230 euros (4,10 X 300) (9), (10).

Amendes pénales

Prévue dans les contraventions de 5ème classe pouvant aller jusqu'à 7.500 euros pour les personnes morales.

 D'autres sanctions sont prévues :

• si l'employeur n'a pas adressé ses déclarations par voie électronique alors qu'il y est tenu (plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente), il encourt une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, soit 0,5 % x 3.666 = 18,33 euros par salarié (11) ;
   
• il est aussi passible d'une contravention pouvant aller jusqu'à 3.750 euros s'il ne délivre la preuve de cette déclaration au salarié ou aux agents de contrôle (notamment l'inspecteur du travail ou des organismes de sécurité sociale).

Attention ! Dès lors que l'employeur s'est soustrait intentionnellement à cette obligation, il peut être condamné pour recours au travail dissimulé (12).

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