DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche...

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DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche à respecter

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Rédigé par Caroline Audenaert Filliol

Mis à jour le 14 mars 2023

69047 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

Quelles sont les formalités liées à l'embauche ? Pourquoi remplir une DPAE ? Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau... Lire la suite

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En bref

Quelles sont les formalités liées à l'embauche ? Pourquoi remplir une DPAE ?

Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail, sous peines d'amendes et/ou d'emprisonnement.

La déclaration, dite préalable à l'embauche (DPAE) en raison des délais légaux qui l'encadrent, est désormais largement simplifiée. Elle permet d'effectuer auprès d'un interlocuteur unique (souvent l'URSSAF), un ensemble de formalités liées au recrutement, sur un support unique.

Cette première étape entraîne d'autres obligations pour l'employeur en termes de registre unique du personnel (à renseigner dès la première embauche) ou encore de santé au travail (visite médicale obligatoire).

Ce dossier vous explique en des termes simples et pratiques, les démarches à entreprendre pour remplir vos obligations liées à l'embauche.

Vous embauchez un travailleur étranger et souhaitez faire vérifier par un juriste la possibilité d'emploi ? 📞 Faites-vous aider par notre service d'accompagnement juridique !

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes employeur et allez embaucher un ou plusieurs salariés.

La rédaction du contrat de travail n'est qu'une des étapes que vous allez devoir respecter avant d'être à jour de vos obligations administratives. Dans leur accomplissement, il convient d'être particulièrement vigilant au respect des délais imposés par la loi pour les réaliser.

Toute DPAE tardive - incomplète, ou non faite - vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'assimilation à du travail dissimulé. 

Quelles sont toutes les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ? Quels documents/formulaires devez-vous remplir ? A quels organismes les adresser ? Sous quels délais ? Comment faire la demande d'adhésion au service de santé au travail ? Comment faire l'immatriculation d'un salarié ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention (VIP) ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) via la déclaration sociale nominative (DSN) ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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DPAE définition

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DPAE en ligne

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Formulaire DPAE

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Déclaration préalable à l'embauche

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Visite médicale d’embauche

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Formalités liées à l’embauche

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Travail dissimulé

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Déclaration embauche

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Sanctions

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Délais

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Registre unique du personnel

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URSSAF

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TESE

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Titre emploi service entreprise

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Embaucher un salarié

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Information du salarié embauché

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Visite d'information et de prévention

Le plan du dossier

  • I. La déclaration préalable à l’embauche
  • Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
  • Quelle est l'utilité de la déclaration préalable à l’embauche ?
  • Pour quel type d’embauche dois-je réaliser une déclaration préalable ?
  • J'ai conclu un nouveau CDD avec mon salarié. Dois-je à nouveau effectuer une DPAE ?
  • Un stagiaire rejoint l'entreprise. Dois-je réaliser une DPAE ?
  • Puis-je attendre que le salarié finisse sa période d'essai avant de réaliser la DPAE ?
  • Quelles informations dois-je fournir lorsque je réalise la déclaration d’embauche ?
  • Dans quels délais dois-je transmettre la déclaration d’embauche à l’Urssaf ?
  • À quel organisme dois-je adresser la DPAE ?
  • Comment dois-je transmettre la déclaration préalable à l’embauche d’un salarié ?
  • Puis-je envoyer la DPAE par email ?
  • Puis-je modifier ou annuler une DPAE que je viens d'envoyer sur le site de l'Urssaf ?
  • Comment faire si je souhaite faire la déclaration d’embauche à l’aide du formulaire papier ?
  • Dois-je informer le salarié de l’accomplissement de la déclaration préalable d’embauche ?
  • Lors d’un contrôle, je ne suis pas en mesure de produire les justificatifs de la déclaration d’embauche. Qu’est-ce que je risque ?
  • Quelles sont les sanctions encourues en cas de défaut déclaration préalable à l’embauche ?
  • Comment se caractérise le travail dissimulé (ou "travail au noir", "travail au black") ?
  • Quels sont les risques encourus par l’employeur en cas de recours au travail dissimulé ?
  • II. Le registre unique du personnel
  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
  • Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?
  • Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
  • Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?
  • Quand dois-je remplir ou compléter le registre unique du personnel ?
  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ? (version numérique/informatique ou papier)
  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?
  • Qui a accès au registre du personnel ?
  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?
  • III. Les autres formalités et particularités liées à l'embauche
  • Lors de l’embauche, quelles informations dois-je obligatoirement fournir au salarié ?
  • Quel est le recours du salarié si je ne lui fournis pas les informations obligatoires relatives à la relation de travail ?
  • Qu'est-ce que la visite médicale d'embauche (visite d'information et de prévention) ?
  • Quelles sont les formalités supplémentaires qui s'appliquent aux établissement industriels et commerciaux lors d'une première embauche ?
  • Puis-je embaucher un mineur de moins de 16 ans pour la période des vacances scolaires ?
  • Qu’est-ce que le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?
  • Quelles entreprises peuvent utiliser le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?

Ce dossier contient également

fiche-express

3 Fiches express

fiche-express

5 Formulaires CERFA

La question du moment

Comment dois-je transmettre la déclaration préalable à l’embauche d’un salarié ?

Pour réaliser une déclaration préalable à l'embauche, deux options sont possibles :

  • la voie électronique ;
  • le formulaire Cerfa n°14738*01 : il se transmet en télécopie ou en lettre recommandée avec avis de réception.

 

La voie électronique 

La voie électronique est la voie à privilégier. Elle permet d'être plus rapide (pas de délais postaux) et est plus simple lorsque l'on manie l'outil informatique.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d'authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d'identification de l'établissement employeur, du numéro national d'identification du salarié s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s'il a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche. 

A savoir : 

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente (1).

À défaut d'une transmission électronique, il sera appliqué à l'entreprise une pénalité équivalant à 0,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (2).

Soit 0,5 % x 3 666 (plafond mensuel de la sécurité sociale 2023)= 18,33 EUR par salarié 

A noter : pour établir la DPAE par voie électronique, l'employeur doit se rendre sur le site internet www.due.urssaf.fr (notamment lorsque vous n'avez pas encore de compte employeur) ou www.net-entreprises.fr/declaration/dpae/

Le formulaire Cerfa

Les entreprises établissant un nombre inférieur de déclarations ne sont pas dans l'obligation de procéder via transmission électronique (3).

A noter : l'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Il s'agit donc de remplir le Cerfa n°14738*01, transmis ensuite à l'Urssaf en lettre recommandée avec accusé de réception ou en télécopie grâce à certains logiciels de paie. 

Lorsqu'il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. L'employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal.

Attention ! Dans un but de simplification des démarches déclaratives, l'Urssaf a déclaré ne plus envoyer d'accusé de réception pour les déclarations "papier". 

Bon à savoir : si l'employeur est dans l'impossibilité d'utiliser l'un ou l'autre des moyens de transmissions, il doit malgré tout s'assurer de transmettre la DPAE par tout moyen (3).

Le mot de l'auteur

Le 14/03/2023

La loi du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, crée une nouvelle obligation pour l'employeur à l'égard de tout nouveau salarié, qui pourra se prévaloir d'un défaut d'information, pour saisir le juge.

Le 03/03/2022

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

Le 07/09/2021

Toute embauche doit être précédée d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Un oubli d'envoi, une déclaration tardive font, notamment, courir un risque financier et pénal pour l'employeur. Seule la responsabilité de l'employeur est engagée même si elle résulte de la négligence d'un tiers (Cass. crim., 7 mai 2019, n° 18-83552).

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Note moyenne sur 1 avis

  • le 24/07/2017

    Les documents obtenus me procurent une base de travail

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