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DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche à respecter

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Rédigé par Hugo Michelot

Mis à jour le 31 juillet 2024

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En votre qualité d'employeur, vous devez respecter plusieurs formalités pour recruter un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, notamment la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Nous faisons un point sur la réglementation.... Lire la suite

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En bref

Définition : comment faire une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et quel est son rôle ? 

Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail, sous peines d'amendes et/ou d'emprisonnement.

La déclaration, dite préalable à l'embauche (DPAE) en raison des délais légaux qui l'encadrent, est désormais largement simplifiée. Elle permet d'effectuer auprès d'un interlocuteur unique (souvent l'URSSAF), un ensemble de formalités liées au recrutement, sur un support unique.

Quelles sont les autres formalités liées à l'embauche et quand les réaliser ? 

Cette première étape entraîne d'autres obligations pour l'employeur en termes de registre unique du personnel (à renseigner dès la première embauche) ou encore de santé au travail (visite médicale obligatoire).

Ce dossier vous explique en des termes simples et pratiques, les démarches à entreprendre pour remplir vos obligations liées à l'embauche.

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Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes employeur et allez embaucher un ou plusieurs salariés.

La rédaction du contrat de travail n'est qu'une des étapes que vous allez devoir respecter avant d'être à jour de vos obligations administratives. Dans leur accomplissement, il convient d'être particulièrement vigilant au respect des délais imposés par la loi.

Toute DPAE tardive - incomplète, ou non faite - vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'assimilation à du travail dissimulé. 

Quelles sont toutes les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ? Quels documents/formulaires devez-vous remplir ? A quels organismes les adresser ? Sous quels délais ? Comment faire la demande d'adhésion au service de santé au travail ? Comment faire l'immatriculation d'un salarié ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention (VIP) ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) via la déclaration sociale nominative (DSN) ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches.

Ce dossier juridique dédié contient :

essential-questions-color

38 Questions essentielles

express-sheet-color

3 Fiches express

cerfa-color

5 Formulaires CERFA

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

Illustration dossier

DPAE définition

DPAE en ligne

Formulaire DPAE

Déclaration préalable à l'embauche

Visite médicale d’embauche

Formalités liées à l’embauche

Travail dissimulé

Déclaration embauche

Sanctions

Délais

Registre unique du personnel

URSSAF

TESE

Titre emploi service entreprise

Embaucher un salarié

Information du salarié embauché

Visite d'information et de prévention

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La question du moment

Comment se caractérise le travail dissimulé (ou "travail au noir", "travail au black") ?

Le délit du travail dissimulé est caractérisé par : 

  • la dissimulation volontaire totale ou partielle d'un emploi salarié (1)
  • la dissimulation d'activité.

En échappant aux charges sociales, l'entreprise peut proposer des prix plus attractifs pour les services ou les produits qu'elle fournit. Elle bénéficie d'un avantage concurrentiel sur les entreprises respectueuses de la réglementation.

Il peut s'agir d'un manquement de l'employeur à ses obligations, comme une absence de déclaration préalable à l'embauche (DPAE), ou la non-délivrance du bulletin de paie (2).

Dans l'hypothèse d'une activité indépendante, la dissimulation peut découler d'une absence de demande d'immatriculation au répertoire des métiers (3).

Est également constitutif du délit de travail dissimulé (1) :

  • le fait de faire de la publicité, par quelque moyen que ce soit, tendant à favoriser, en toute connaissance de cause, le travail dissimulé ;
  • le fait de recourir sciemment, directement ou par personne interposée, aux services de celui qui exerce un travail dissimulé.

Néanmoins, l'infraction est également constituée par des agissements ou des omissions moins flagrants. Il s'agit notamment de la mention, sur le bulletin de paie, d'un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement effectué par le salarié, ou encore de l'omission des déclarations que l'employeur doit effectuer auprès des services fiscaux et/ou sociaux (2).

La reconnaissance de l'infraction de travail dissimulé nécessite une dissimulation intentionnelle de son activité ou de celle de ses salariés, peu important que cette dissimulation ne soit que partielle.

Enfin, l'activité doit être exercée dans un but lucratif (c'est-à-dire que son but est de réaliser des bénéfices).


Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 31 juillet 2024 concerne :

L’arrêté du 3 juin 2024 fixe les modèles de documents que l’employeur peut utiliser pour remplir cette obligation d’information. Précisons que chaque modèle doit être personnalisé selon la situation de l’intéressé et, le cas échéant, être modifié afin de tenir compte des changements législatifs, réglementaires et conventionnels intervenus après le 16 juin 2024, date de publication de l’arrêté précité (voir précisions ci-après).

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La mise à jour du 14 mars 2023 concerne :

La loi du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, crée une nouvelle obligation pour l'employeur à l'égard de tout nouveau salarié, qui pourra se prévaloir d'un défaut d'information, pour saisir le juge.

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La mise à jour du 03 mars 2022 concerne :

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

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  • le 24/07/2017

    Les documents obtenus me procurent une base de travail

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