1. Qui est concerné par le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être obligatoirement tenu par tous les employeurs, à l'exception de quelques-uns. Il doit recenser l'ensemble des effectifs de l'entreprise.

Quels sont les employeurs concernés ?

Le registre unique du personnel s'impose à la majorité des employeurs, peu importe l'effectif se son entreprise (1). Il doit donc être mis en place dès l'embauche du premier salarié.

⚠️ Ne sont pas concernés par cette obligation :

  • les particuliers employeurs (2) ;
  • les employeurs ayant recours au chèque emploi service universel (Cesu) et au chèque emploi associatif.

 

Pour quels travailleurs ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés quel que soit le poste occupé dans l'établissement.

Certains parmi ces salariés font l'objet de mentions spécifiques notamment :

  • le télétravailleur dont les conditions de travail doivent être précisées (3) ;
  • le stagiaire (4) ;
  • le salarié en service civique accueilli dans l'entreprise (5) ;
  • le salarié muté, car le registre doit comporter les nouveaux engagements ;
  • les démissions, les licenciements, mais également les transferts de personnel et les sorties d'établissement en vue de la mutation dans un autre établissement de la même entreprise (6).

2. Quelles sont les obligations de l'employeur ?

Le registre unique du personnel a un contenu bien spécifique qui doit répondre aux exigences légales et réglementaires. Il doit être tenu au niveau de chaque établissement de l'entreprise.

 L'inscription de mentions obligatoires

Le registre unique du personnel doit impérativement comporter les éléments suivants concernant le salarié embauché (7) :

  • nom et prénom ;
  • nationalité ;
  • date de naissance ;
  • sexe ;
  • qualification ;
  • emploi occupé ;
  • dates d'entrée et de sortie de l'établissement ainsi que la date d'autorisation d'embauche ou de licenciement ou les dates de demande d'autorisation le cas échéant.

En outre, une copie des titres de séjour autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers doit être annexée au registre unique du personnel ;

  • pour les travailleurs intérimaires, la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire doivent être inscrites ;
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
  • pour les salariés à temps partiel, la mention "salarié à temps partiel" ;
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation".

Concernant les stagiaires, doivent figurer sur le registre unique du personnel, les informations suivantes (8) :

  • les nom et prénom du stagiaire ;
  • les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
  • les nom et prénom du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Enfin, les télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre (9).

 

Un registre pour chaque établissement

Le registre doit être tenu au niveau de l'établissement. Par conséquent, lorsqu'une entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d'entre eux doit tenir un registre unique du personnel (10). L'établissement doit être doté d'une autonomie juridique et d'un responsable ayant le pouvoir de recruter (11) pour avoir son propre registre du personnel. À défaut, c'est au niveau de l'entité principale que le registre devra être tenu.

3. La structure du registre unique du personnel

Quand remplir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être complété lors de chaque nouvelle embauche : les salariés apparaissent dans le document dans l'ordre de leur arrivée au sein de l'entreprise.

Il est également mis à jour à la survenance de chaque événement touchant le salarié notamment dans son statut (12).

🔎 À retenir

En cas de changement de qualification d'un salarié déjà présent dans l'entreprise, l'employeur doit inscrire cette information dans le registre (13).
De même, pour le salarié initialement étranger soumis à autorisation de travail qui a obtenu la nationalité française.

 

Existe-t-il un support particulier ?

Aucune forme particulière n'est requise pour la tenue du registre unique du personnel. Support papier ou support numérique, c'est à l'employeur de décider.

Toutefois, la mise en place du support informatique est faite sous réserve :

  • d'avoir consulté préalablement les membres du Comité Social et Économique (CSE). La copie de leur avis est transmise à l'inspecteur du travail ;
  • que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (14). Le support informatique doit être présenté et conservé dans les mêmes conditions (inscription des salariés par ordre d'embauche) et les mêmes délais que le registre papier qu'il remplace.

Le traitement informatisé du registre est dispensé de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'il a pour finalité, la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées, répondent aux exigences légales (15).

Attention : La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.


Quelle en est la durée de conservation ?

Les mentions inscrites au registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du jour où le salarié quitte l'établissement (16). Quel que soit le support utilisé, cette obligation demeure la même.

4. Est-on sanctionné pour défaut de présentation du registre unique du personnel ?

✅ Oui. Si l'inspection du travail décide d'effectuer un contrôle dans votre entreprise, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.
Si le registre est absent, ou dans le cas où il comporte des mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l'employeur aura à s'acquitter de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (17).

Le montant de l'amende est d'au moins 750 euros.

En outre, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail dans l'établissement qui emploie des salariés est constitutif du délit d'entrave à l'exercice des fonctions de ces agents (18).

(1) Article L1221-13 du Code du travail
(2) Cass. Crim. 29 mars 1994, n°92-86082
(3) Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, Article 11
(4) Article D1221-23-1 du Code du travail
(5) Article L120-1 du Code du service national
(6) Cass. Crim. 10 décembre 1985, n°84-92970
(7) Article D1221-23 du Code du travail
(8) Article D1221-23-1 du Code du travail
(9) Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, Article 11
(10) Cass. Crim. 31 janvier 2012, n°11-85226
(11) Cass.Crim. 17 janvier 1995, n°93-85078
(12) Article D1221-25 du Code du travail
(13) Cass. Soc. 19 mai 2010, n°09-40713
(14) Article L8113-6 du Code du travail
(15) Délibération CNIL n°2004-097 du 9 décembre 2004
(16) Article R1221-26 du Code du travail
(17) Article R1227-7 du Code du travail
(18) Cass. crim, 31 janvier 2012, n°11-85226

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