Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur

1. Est-ce obligatoire d'avoir un registre unique du personnel (RUP) ?

Le registre unique du personnel (RUP) doit être obligatoirement tenu par tous les employeurs, sous réserve de quelques exceptions. Il doit recenser l'ensemble des effectifs de l'entreprise.

Quels sont les employeurs concernés ? Qui doit remplir ce registre ?

Le registre unique du personnel s'impose à la majorité des employeurs, peu importe l'effectif de l'entreprise (1). Il doit donc être mis en place dès l'embauche du premier salarié.

Ne sont pas concernés par cette obligation :

• les particuliers employeurs (2) ;
• les employeurs ayant recours au chèque emploi service universel (Cesu) et au chèque emploi associatif.

Qui doit être inscrit sur ce registre ? Quels travailleurs ? (salarié, intérimaire, stagiaire, etc.)

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés, quel que soit le poste occupé dans l'établissement et peu importe le type de contrat de travail (les salariés temporaires (intérimaires) sont concernés).

Il doit contenir certaines indications complémentaires pour les salariés suivants :

• le télétravailleur (3) ;
• le stagiaire (4) ;
• les personnes volontaires en service civique accueillies dans l'entreprise (5) ;
• le salarié muté, car le registre doit comporter les nouveaux engagements...

2. Quelles sont les obligations de l'employeur concernant le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel a un contenu bien spécifique, qui doit répondre aux exigences légales et réglementaires. Il doit être tenu au niveau de chaque établissement de l'entreprise.

 L'inscription d'informations obligatoires : la liste des mentions obligatoires du RUP

Le registre unique du personnel doit impérativement comporter les éléments suivants relatifs au salarié embauché (6) :

• nom et prénoms ;
• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• qualification ;
• emploi occupé ;
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement (date de départ), ainsi que la date d'autorisation d'embauche ou de licenciement ou les dates de demande d'autorisation le cas échéant.

Notez par ailleurs que doivent figurer, sur le registre, d'autres mentions, notamment relatives :

• aux travailleurs intérimaires ;
• aux travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ;
• aux travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs ;
• aux salariés à temps partiel ;
• aux jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation ;
• à l'embauche de salariés étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée.

🗂 Pour en savoir plus sur l'intégralité et le détail des mentions à inscrire dans le RUP, téléchargez notre dossier complet : Comment remplir le registre unique du personnel, obligatoire dans votre entreprise ?

Concernant les stagiaires, peu importe la durée du stage (qu'il soit supérieur ou inférieur à 2 mois), le RUP doit indiquer (4) :

• les nom et prénoms du stagiaire ;
• les dates de début et de fin de la période de stage ;
• les nom et prénom du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Enfin, les télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre (3).

🔍 Pour aller plus loin, consultez notre article : Recruter un stagiaire : tout savoir sur la rémunération, la durée, les congés

Un registre pour chaque établissement de l'entreprise.

Le registre doit être tenu au niveau de l'établissement. Par conséquent, la Cour de cassation a rappelé que lorsqu'une entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d'entre eux doit tenir un registre unique du personnel (7). 

3. Comment établir un registre unique du personnel ?

Quand faut-il remplir ou mettre à jour le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être complété lors de chaque nouvelle embauche : les salariés apparaissent dans le document dans l'ordre de leur arrivée au sein de l'entreprise.

Il est également mis à jour à la survenance de chaque événement touchant le salarié (8).

Existe-t-il un support particulier ? (support papier, dématérialisé, numérique) 

Aucune forme particulière n'est requise pour la tenue du registre unique du personnel. Support papier ou support numérique, c'est à l'employeur de décider.

Toutefois, la mise en place du support informatique est réalisée, sous réserve :

• d'avoir consulté préalablement les membres du Comité Social et Économique (CSE) ;
• que des garanties de contrôle équivalentes à la version papier soient maintenues (9).

Le traitement informatisé du registre est dispensé de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'il a pour finalité la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées répondent aux exigences légales (10).

⚠ Attention : La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel (RGPD).

🔍 Découvrez notre article dédié : Litiges avec la DGCCRF, CNIL : comment les régler ?

Quelle est la durée de conservation du registre unique du personnel ?

Les mentions inscrites au registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du jour où le salarié quitte l'établissement (11). Quel que soit le support utilisé, cette obligation demeure la même.

4. Est-on sanctionné pour défaut de présentation du registre unique du personnel ? Qui contrôle sa conformité ? 

Oui. Si l'inspection du travail ou l'Urssaf décide d'effectuer un contrôle dans votre entreprise, le RUP doit pouvoir être présenté. Ce registre peut servir de liste du personnel au sens des obligations Urssaf.

En cas d'absence de registre, ou si celui-ci comporte des mentions erronées ou incomplètes (par exemple en raison d'une absence de mise à jour), l'employeur sera passible d'une sanction pénale, et aura à s'acquitter de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (12).

5. Qui peut consulter le RUP, obligatoire en entreprise ?  

Vous êtes tenu de mettre ce registre à la disposition de certaines personnes mentionnées par le Code du travail, notamment les membres du CSE. Les agents de l'État chargés de l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (comme l'inspection du travail ou encore les agents de l'Urssaf) ont également la possibilité d'effectuer des contrôles.

En outre, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail dans l'établissement qui emploie des salariés est constitutif du délit d'entrave à l'exercice des fonctions de ces agents (13).

Les autres registres essentiels à acheter pour votre entreprise : modèle de registre de sécurité, DUERP, etc.