Quels sont documents à tenir à disposition lors de l'inspection du travail ?

L'agent de contrôle de l'inspection du travail peut-il demander l'accès à certains documents dans le cadre d'un contrôle ?

Les agents de contrôle de l'inspection du travail sont chargés notamment de contrôler la bonne application des dispositions du code du travail et des autres dispositions légales relatives au régime du travail, ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail (1).

Pour exercer leur mission, ils disposent de nombreuses prérogatives dont celle de demander l'accès aux documents qui leur sont nécessaires.

En effet, les agents de contrôle peuvent se faire présenter, au cours de leurs visites, l'ensemble des livres, registres et documents rendus obligatoires par le Code du travail ou par une disposition légale ou conventionnelle.

Vous ne pouvez pas lui refuser l'accès à ces documents, au risque de vous rendre coupable d'un délit d'obstacle.

Quels sont les documents et registres dont l'inspecteur du travail peut demander communication ?

Lors de son contrôle, l'agent de l'inspection du travail peut se faire communiquer tout document ou tout élément d'information, quel qu'en soit le support, lui permettant de vérifier le respect de l'application des dispositions relatives (2) :

• aux discriminations ;
• à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
• à l'exercice du droit syndical ;
• au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ;
• à l'hygiène ainsi qu'à la santé et à la sécurité au travail ;
• au salaire minimum (légal et conventionnel) ;
• au temps de travail et au temps de repos des salariés.

Quels sont les documents et registres obligatoires en matière d'hygiène et de sécurité à tenir à disposition lors du contrôle ?

Pour que l'agent de contrôle puisse vérifier si la réglementation relative à l'hygiène et à la sécurité dans l'entreprise est respectée par l'employeur contrôlé, ce dernier doit mettre à dispositions, notamment le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).

Par ailleurs, les rapports de vérifications réglementaires liés aux normes incendie, aux normes électriques doivent eux-aussi être tenus à disposition de l'agent.

L'agent de contrôle doit aussi pouvoir avoir accès à certains affichages obligatoires relatifs à l'hygiène et à la santé et sécurité des travailleurs doivent également être rendus consultables, notamment :

• la liste nominative des membres du CSE, indiquant leur emplacement habituel de travail et leur participation à une ou plusieurs commissions ;
• l'interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise et l'interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés ou couverts à usage collectif ;
• les coordonnées des différents interlocuteurs compétents pour venir en aide aux salariés (inspection du travail, numéros des services d'urgence, médecine du travail, service d'accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations ;
• etc.

Cette liste n'est pas exhaustive.

Quels sont les documents RH obligatoires que peut demander l'agent de contrôle lors de sa visite ?

Là encore, cette liste n'est pas exhaustive mais parmi les documents RH obligatoires qui doivent être tenus à disposition de l'inspection du travail en cas de contrôle, il y a évidemment les contrats de travail des salariés. 

L'agent peut également demander les bulletins de salaire des salariés afin de vérifier que le salaire minimum légal (Smic) est bien appliqué (ou le salaire minimum conventionnel s'il est plus favorable).

L'employeur peut aussi être obligé de présenter à l'agent qui en fait la demande, le registre spécial relatif au repos hebdomadaire dans l'entreprise lorsque tous les salariés de l'entreprise ne bénéficient pas du même jour de repos hebdomadaire (par exemple le dimanche). Ce registre mentionne l'identité des salariés soumis à un jour de repos hebdomadaire spécial.

Il peut également vouloir consulter les horaires collectifs de travail si, à l'inverse, les salariés sont soumis aux mêmes horaires dans l'entreprise.

L'agent de contrôle de la Dreets doit aussi pouvoir consulter le règlement intérieur afin de pouvoir, au besoin demander la suppression ou la modification de certaines clauses.

L'employeur doit tenir à disposition de l'agent de contrôle, le registre unique du personnel. Celui-ci mentionne de nombreuses informations concernant les salariés, notamment leurs noms et prénoms, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l’entreprise, etc.

A quoi sert la vérification de ces documents lors d'un contrôle ?

L'intérêt pour l'inspection du travail de vérifier ces documents est double.

Il permet de veiller à ce que les entreprises respectent la réglementation applicable ou au contraire, de constater une infraction.

A titre d'exemple, les agents de contrôle sont compétents pour constater les infractions suivantes (3) :

• les infractions aux dispositions relatives à l'interdiction de fumer et de vapoter dans les lieux affectés à un usage collectif ;
• les infractions relatives aux conditions d'entrée et de séjour des étrangers en France ;
• les infractions relatives à la certification des services et produits autres qu'alimentaires et à la conformité et la sécurité des produits et des services ;
• les infractions commises en matière de discriminations, les délits de harcèlement sexuel ou moral, les infractions relatives à la traite des êtres humains, au travail forcé et à la réduction en servitude ainsi que les infractions relatives aux conditions de travail et d'hébergement contraires à la dignité des personnes ;
• les infractions aux mesures de prévention édictées par les caisses régionales d'assurance maladie ainsi que les infractions aux dispositions relatives à la déclaration des accidents du travail et à la délivrance d'une feuille d'accident ;
• etc.

Cette liste n'est pas exhaustive.

Lorsqu'ils constatent une infraction, ils vont pouvoir dès lors, prononcer une sanction à l'égard d'une entreprise. L'agent de contrôle peut, à l'issue du contrôle, prendre différentes mesures pour contraindre l'employeur à se mettre en conformité avec la réglementation applicable.

Les agents de contrôle de l'inspection du travail sont libres de décider des suites qu'ils souhaitent donner au contrôle. Le choix de la sanction prononcée leur appartient.

Quelle sanction si l'employeur ne communique pas les documents demandés à l'inspection du travail ?

À défaut de transmission des éléments évoqués précédemment à l'inspecteur du travail, vous faites obstacle à l'accomplissement des devoirs d'un agent de contrôle de l'inspection du travail. Les sanctions pour ces faits sont lourdes et peuvent aller jusqu'à 1 an d'emprisonnement et 37 500 euros d'amende (4).

📌 Exemple :

Dans une affaire, les juges ont considéré que le délit d'obstacle à l'exercice des fonctions d'un inspecteur ou contrôleur du travail était constitué dans la mesure où les plannings communiqués par l'employeur ne permettaient pas aux contrôleurs du travail de vérifier la réalité des heures supplémentaires réalisées par les salariés à temps complet, ni les heures complémentaires des salariés à temps partiel. L'employeur a donc été condamné (5).