Recruter un stagiaire : tout savoir sur la rémunération, la durée, les congés

Rémunération des stagiaires : quelles sont les obligations de l'entreprise ?

Rémunération de stage obligatoire : au bout de combien de temps un stage est rémunéré ?

Lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois (à savoir supérieure à 44 jours, ou à 308 heures, même si ces 308 heures ne sont pas continues), vous devez obligatoirement verser une rémunération au stagiaire. En revanche, dans le cadre d'un stage d'une durée inférieure, la gratification est facultative.

Pour savoir si vous devez rémunérer votre stagiaire, vous devez donc calculer la durée de son contrat (1) :

• 7 heures de présence, consécutives ou non, correspondent à 1 jour de présence ;
• 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivalent à 1 mois de stage.

Ainsi, à partir de la 309ème heure de présence effective du stagiaire dans votre entreprise, soit au-delà de 44 jours à raison de 7 heures par jour, vous devrez lui verser une indemnité de stage.

En plus de la gratification, les stagiaires doivent bénéficier des mêmes avantages que les salariés de votre entreprise, notamment en matière de remboursements des frais de transport ou des frais de repas (titres-restaurant) ou d'accès au restaurant d'entreprise (3).

Vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur le recrutement d'un stagiaire ?

Gratification de stage 2023 : quel est le montant ?

La loi fixe un minimum à verser tous les mois au stagiaire que vous accueillez dans votre entreprise (2). 

Vous devez verser une gratification de stage, d'un montant au moins égal à 4,05 euros par heure. Ceci correspond à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale.

Cependant, votre convention collective, peut prévoir un montant de gratification plus favorable pour les stagiaires (plus élevé). Si c'est le cas, vous devrez l'appliquer.

Vous pouvez :

• soit verser la rémunération du stagiaire selon son temps de présence dans l'entreprise chaque mois (elle peut donc différer tous mois, selon le nombre de jours réellement travaillés) ;
• soit procéder au lissage de la rémunération du stagiaire. Dans ce cas, vous devez calculer la durée totale du contrat et faire une moyenne pour verser, chaque mois, le même montant.

Gratification de stage exonérée de cotisations et charges

Si la rémunération de stage est de 4,05 euros par heure au maximum, aucune charge sociale ne sera due. Vous pourrez donc, en tant qu'employeur, bénéficier d'une exonération de cotisations sociales, de CSG et de CRDS.

Dans le cas où l'indemnité de stage versée est supérieure à 4,05 euros, les cotisations seront dues, mais uniquement pour la fraction supérieure.

Congés en stage et autorisations d'absence : les stagiaires peuvent-ils bénéficier de congés ?

Si les salariés ont effectivement droit à des congés payés, le stagiaire, quant à lui, n'est pas dans la même situation. En effet, il n'est pas considéré comme un salarié.

Combien de congés pour un stage de 2 mois maximum (ou moins) ?

Si le stage dure 2 mois, au maximum, les jours de congés et autorisations d'absence sont facultatifs. Rien ne vous oblige à en prévoir pour le stagiaire ou à accepter ses demandes.

Combien de congés pour un stage de plus de 2 mois ?

En revanche, si le stage dure plus de 2 mois, vous devez prévoir les jours de congés et autorisations d'absence, dans la convention de stage.  

C'est également sur ce support que vous devez déterminer la rémunération de ces congés de stage (la rémunération des congés est facultative) (3).

Les congés doivent donc être prévus pour les stages de 6 mois, durée courante en école de commerce ou dans les cursus universitaires.

En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie des mêmes congés et autorisations d'absence que ceux prévus pour les salariés (4). Cependant, aucun texte n'aborde la rémunération de ces absences, contrairement à ce qui est prévu pour les salariés. Il faudra donc prévoir cela dans la convention de stage ou se reporter à la convention collective applicable dans votre entreprise pour déterminer si vous devez, ou non, maintenir la gratification du stagiaire dans ces cas-là.

Retrouvez un modèle de convention de stage prêt à l'emploi dans notre dossier dédié !

Weekend et jours fériés : l'employeur peut-il faire travailler le stagiaire ? Est-il payé les jours fériés 

Les stagiaires sont soumis aux mêmes horaires que les salariés de l'entreprise d'accueil.

Il est donc tout à fait possible de les faire travailler le weekend ou les jours fériés.

Veillez toutefois à bien respecter les durées de travail maximales quotidienne et hebdomadaire ainsi que les durées de repos quotidien et hebdomadaire.

La convention de stage devra à ce titre, préciser les conditions de rémunération et de repos.

 Toutefois, si le stagiaire est mineur (moins de 18 ans), des règles plus protectrices s'appliquent. 

Quelle est la durée maximum d'un stage en entreprise ? Combien de temps dure une convention de stage ?

La durée maximale d'un stage est de 6 mois, pour un même stagiaire, par année d'enseignement. Vous ne pouvez donc pas garder un même stagiaire plus de 6 mois (5).

Faut-il respecter un délai de carence, à la fin d'une période de stage, pour recruter un autre stagiaire sur le même poste ?

Néanmoins, vous pouvez, pour un même poste, accueillir successivement plusieurs stagiaires, au titre de conventions de stage différentes. Veillez tout de même à respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (6).

Exemple :

Votre entreprise accueille un stagiaire du 3 avril 2023 au 29 septembre 2023 (soit 6 mois), sur un poste d'assistant marketing. Si vous souhaitez, à l'issue de ce stage, prendre un nouveau stagiaire sur ce même poste, vous devrez attendre l'expiration d'un délai de carence de 2 mois (6 mois ÷ 3 = 2 mois => le tiers de 6 mois).

Le délai de carence ne s'applique pas si le stage précédent a été interrompu avant le terme, à l'initiative du stagiaire.

Quel est le nombre de stagiaires autorisés simultanément dans l'entreprise d'accueil ?

En tant qu'employeur, vous vous demandez combien de stagiaires vous pouvez accueillir en même temps dans votre entreprise ? Ceci dépend de vos effectifs.

Nombre de stagiaires dans une entreprise de moins de 20 salariés

Dans une entreprise de moins de 20 salariés, l'employeur peut accueillir 3 stagiaires maximum, simultanément.

Nombre de stagiaires dans une entreprise de 20 salariés ou plus

Dans une entreprise de 20 salariés ou plus, le nombre de stagiaires simultanés, durant une même semaine, ne peut pas dépasser 15% de l'effectif. 

Si 15% de l'effectif ne donne pas un nombre entier, il faut arrondir à l'entier supérieur.

Exemple :

Une entreprise de 200 salariés ne peut pas accueillir plus de 30 stagiaires en même temps (200 x 15% = 30).

Cet article peut vous intéresser : Comment licencier un stagiaire ?

Quels sont les types de stages non autorisés ?

Les conventions de stages ne peuvent pas être conclues (7) :

• pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• pour faire face à un accroissement temporaire d'activité de l'entreprise d'accueil ;
• pour occuper un emploi saisonnier ;
• pour remplacer un salarié absent ou en cas de suspension de son contrat de travail.

Vous avez besoin de plus d'informations juridiques ? Accédez à toute notre base documentaire et à un juriste par téléphone !

Qui doit signer la convention de stage ?

Tout stage en entreprise doit faire l'objet d'une convention tripartite. En effet, celle-ci doit être signée par :

• le stagiaire ;
• l'entreprise d'accueil ;
• l'établissement d'enseignement ou de formation (enseignant référent, tuteur de stage...).

Vous avez besoin d'être accompagné pour rédiger une convention de stage ?

Téléchargez un modèle de convention de stage