Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

Est-ce que l'employeur est obligé de rembourser les frais de transport en commun ?

💡 Pour les salariés prenant les transports en commun pour les trajets "domicile-travail", l'employeur a l'obligation de rembourser une partie des titres d'abonnement.

Vous devez prendre en charge les titres de transport de tous vos salariés, peu importe le type de leur contrat de travail (CDD, CDI, temps partiel ou temps complet) et même des stagiaires ou apprentis de votre entreprise.

Ce dispositif a été mis en place pour encourager l'utilisation des modes de transport les plus respectueux de l'environnement (transports publics, services publics de location de vélo, etc.) (1) (2).

Comment calculer la prise en charge des frais de transport en commun ?

Vous devez rembourser 50% du coût des titres d'abonnement aux transports en commun ou aux services publics de location de vélo souscrits par vos salariés (2) :

• sur la base des tarifs de deuxième classe (lorsqu'il y en a) ;
• sur la base des tarifs des abonnements permettant de faire les trajets "domicile-travail" les plus courts niveau temps.

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement permettant strictement de faire ce dernier trajet (3).

Vous souhaitez en savoir plus sur les frais de transport ?

Quels types de titres de transport devez-vous rembourser ? Quels sont les coûts pris en charge ?

Les titres de transport pris en charge sont (4) :

• les abonnements multimodaux ou abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyage illimité émis par la SNCF ou d'autres entreprises de transports publics ;
• les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public ;
• les abonnements à un service public de location de vélos.

Plus concrètement, vous devez rembourser la moitié du prix de l'abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaires de métro, de bus, de tram, de train (TGV, TER, etc.) et de location de vélo.

Quelles sont les dates et modalités de versement des indemnités de transport en commun ?

1. Vous devez rembourser les titres de transport dans les meilleurs délais (le plus rapidement possible après achat) et, au plus tard, à la fin du mois qui suit celui pour lequel les titres sont validés.

2. Pour que vous preniez en charge les titres de transport en commun, le salarié doit vous fournir un justificatif, c'est-à-dire vous remettre ou vous présenter son titre.

Le titre doit impérativement permettre d'identifier le salarié (nom et prénom du salarié par exemple).

Pour les abonnements de location de vélos qui ne comportent pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire, votre salarié doit vous fournir une attestation sur l'honneur indiquant qu'il en est bien le titulaire.

3. Vous devez faire apparaître le montant pris en charge sur le bulletin de paie du salarié (5). Dans le cas contraire, vous risquez une amende de 450 euros (6).

Pouvez-vous refuser la prise en charge des abonnements de transport en commun ?

Oui, vous pouvez refuser de rembourser les titres de transport de vos salariés dans 2 situations :

• si votre salarié ne vous fournit pas le justificatif (titre de transport) ;

• si votre salarié perçoit déjà des indemnités pour ses déplacements "domicile-travail" et que ces indemnités sont égales ou supérieures au montant du remboursement de 50% (7).

Quelles allocations de transport pour les salariés à temps partiel ?

Pour les salariés à temps partiel, 2 situations sont à distinguer (8) :

• les salariés dont la durée du travail hebdomadaire est supérieure ou égale à la moitié de la durée légale de travail (35h/2 soit 17h30) ou de la durée conventionnelle : prise en charge comme tous les autres salariés à temps complet ;

• les salariés dont la durée de travail est inférieure à 17h30 par semaine (ou à la moitié de la durée conventionnelle) : prise en charge proportionnelle au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée légale ou conventionnelle.

Quel est le régime fiscal des frais de transport en commun pour l'employeur ?

Ces frais de transport en commun ne sont pas qualifiés de revenus par l'administration mais de remboursement de frais, et bénéficient à ce titre d'un régime fiscal particulier. 

Quelles mesures exceptionnelles pour 2022 et 2023 ?

Jusqu'en 2022, les frais de transports en commun ont été exonérés d'impôt sur le revenu dans la limite des 50% obligatoires prévue par la loi. Ainsi, si vous choisissiez de prendre en charge les frais de transport en commun au-delà de 50%, la part dépassant cette limite restait soumise à l'impôt sur le revenu.

La loi de finances rectificative pour l'année 2022, en date du 16 août 2022, a augmenté le plafond d'exonération de 25%. Depuis le 18 août 2022, les frais de transport en commun sont exonérés de l'impôt sur le revenu à hauteur de 75% du prix des titres pour les années 2022 et 2023 (9).

Cette loi rectificative a apporté une autre modification. En effet, le plafond applicable en cas de cumul d'un forfait de mobilité durable avec la prise en charge des frais de transport en commun est également relevé, mais de façon permanente cette fois.

Ainsi, l'avantage résultant de ces deux prises en charge ne peut dépasser le montant le plus élevé entre :

• soit 800 euros par an (600 euros) jusqu'en 2022 :
• soit le montant résultant de la prise en charge obligatoire s'il est plus élevé (c'est-à-dire supérieur à 800 euros pour l'année 2022).

La loi de finances rectificative de 2022 apporte aussi des changements sur les autres dispositifs de prises en charge de frais de transport que sont la prime de transport et le forfait mobilité durable. Parmi ces modifications vous pouvez noter :

• l'augmentation du plafond d'exonération des frais de transport personnels. En cas de véhicule électrique, le montant de l'indemnité kilométrique est majoré de 20% ;
• l'extension de l'exonération des frais de transport personnels à tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel, pas uniquement ceux contraints de l'utiliser en raison de la distance entre leur lieu de résidence et leur lieu de travail pour 2022 et 2023 (10).

👓 N'hésitez pas à lire nos articles :

• 3 aides pour inciter à aller au travail à vélo
• Rembourser les frais professionnels : comment faire ?
  
• Barème indemnités kilométriques 2022
• Avantage en nature : Véhicule (barème 2022)