Définitions :

La notion de frais professionnels recouvre les dépenses engagées par votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

L'avantage en nature, quant à lui, consiste en la fourniture, ou à la mise à disposition de votre salarié, d'un bien ou d'un service destiné à son usage privé.

Qu'est-ce que les frais professionnels ?

Dans le cadre de ses fonctions, le salarié peut être amené à engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. Les frais professionnels les plus couramment engagés par les salariés sont ceux inhérents aux déplacements professionnels

Ces dépenses, supportées par le salarié, sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de rembourser (1).

Ainsi, en tant qu'employeur, vous ne pouvez pas déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié (2). Il est cependant possible de prévoir, contractuellement, que le salarié conservera à sa charge les frais qu'il engage dans le cadre de son activité professionnelle. Si c'est le cas, il devra percevoir, en contrepartie, le versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance (3).

C'est, par exemple, le cas de la prime de panier ou encore de l'indemnité de transport forfaitaire (4).

Vous souhaitez savoir comment rembourser des frais professionnels à vos salariés ? Rendez-vous sur l'article dédié : Rembourser les frais professionnels : comment faire ?

Vous souhaitez vérifier ce qui s'applique au sein de votre convention collective ? 

Par exemple, sont considérés comme des frais professionnels : 

  • les frais d'utilisation du véhicule personnel ; 
  • les frais de dépense liés à l'achat de vêtements professionnels (5) ; 
  • les frais d'hébergement ; 
  • les frais de repas lors de déplacement professionnel ; 
  • l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) appartenant au salarié ; 
  • etc. 

Attention :

Il n'existe pas de liste exhaustive des frais professionnels. Afin d'éviter toute requalification et tout recouvrement de l'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), il faudra rechercher s'il s'agit effectivement d'une charge : 

  • inhérente à la fonction ou à l'emploi du salarié ou effectuées dans l'intérêt de l'entreprise ;
  • supportée par le salarié au titre de l'exécution de ses missions. 

De plus, les frais engagés ne doivent pas être exagérément élevés. 

Il existe aussi, pour certaines professions spécifiques uniquement (certains artistes, travailleurs des casinos, mannequins, journalistes...), une déduction forfaitaire spécifique (DFS).

Dans ce cas, l'employeur déduit de la base de calcul des cotisations sociales, un montant de frais professionnels correspondant à la catégorie professionnelle du salarié. C'est cet abattement qui correspond à la déduction forfaitaire spécifique (DFS), et qui s'applique seulement à certains types de salariés.

Pour mettre en oeuvre une déduction forfaitaire spécifique, l'employeur doit :

  • respecter les professions concernées ;
  • limiter le montant de la déduction à 7.600 euros par année civile et par salarié ;
  • pouvoir justifier que le salarié (ou ses représentants) n'a pas refusé l'application de la DFS ;

Depuis le 1er janvier 2023, les employeurs qui appliquent la DFS sans respecter les conditions, pourront faire l'objet d'un redressement de cotisations. Avant, en cas de contrôle URSSAF, l'employeur risquait seulement une demande de mise en conformité pour l'avenir.

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Quels sont les avantages pour l'employeur ?

Les avantages financiers, exemple de la mobilité.

Dans le cadre de la mobilité des employés et des frais liés aux déplacements professionnels, plusieurs avantages peuvent être relevés pour l'employeur. Voici quelques-uns d'entre eux :
Réduction des contributions sociales : Lorsque l'employeur prend en charge les frais de transports publics utilisés par ses employés pour se rendre sur leur lieu de travail, ces dépenses peuvent être exonérées de certaines cotisations sociales. Cette mesure vise à encourager l'utilisation des transports en commun et à réduire la congestion routière.

  • Économies sur l'utilisation du véhicule personnel : Si l'employeur met à disposition de ses employés un véhicule de fonction, cela peut représenter un avantage attractif. Les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel, tels que l'essence, l'entretien, les assurances, peuvent être pris en charge par l'employeur. Ces dépenses peuvent également bénéficier d'une exonération de certaines contributions sociales.
  • Avantages fiscaux liés à la mobilité : Certains avantages en nature, tels que la mise à disposition d'une voiture de fonction, peuvent être soumis à une fiscalité avantageuse pour l'employeur. Des régimes spécifiques existent pour le calcul de l'avantage en nature lié à l'utilisation d'un véhicule de fonction, permettant de réduire la charge fiscale.
  • Incitation à la mobilité durable : En encourageant l'utilisation des transports en commun ou d'autres modes de transport plus respectueux de l'environnement, l'employeur peut contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. Cette démarche peut s'inscrire dans une politique de responsabilité sociale et environnementale de l'entreprise, renforçant ainsi son image de marque.
D'autres avantages : 
  • Prise en charge des frais de repas : Dans le cadre des déplacements professionnels, l'employeur peut prendre en charge les indemnités de repas de ses employés. Ces frais peuvent être remboursés ou faire l'objet de titres-restaurant, permettant ainsi à l'employeur de bénéficier d'une exonération de cotisations sociales dans certaines conditions.
  • Facilitation de la communication : L'employeur peut fournir à ses employés un téléphone professionnel pour faciliter la communication lors des déplacements professionnels. Cette mise à disposition permet de maintenir un lien direct entre l'employeur et ses salariés, favorisant ainsi une meilleure coordination et réactivité.

Quels sont les types d'avantage en nature pour le salarié ?

Un avantage en nature consiste en la fourniture ou à la mise à disposition d'un bien ou d'un service à votre salarié pour son usage personnel. Ce dernier en bénéficiera soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. Les avantages en nature constituent un "plus" que vous accordez à vos salariés, en contrepartie de leur travail et de leur investissement. 

Ces derniers sont considérés comme étant des compléments de salaire. Ainsi, ils doivent être intégrés à la rémunération et soumis aux cotisations sociales. L'évaluation peut s'effectuer en fonction de la valeur réelle du bien ou en fonction d'un barème forfaitaire établi par la Caisse nationale des URSSAF.

 Pour en savoir plus, consultez cet article : Avantages en nature 2023 : les nouveaux barèmes forfaitaires

 Les avantages en nature sont, par exemple : 

  • la mise à disposition d'un logement gratuitement ou moyennant un tarif réduit ;
  • la fourniture de repas gratuits ou à tarif inférieur ;
  • l'usage à titre privé d'un téléphone portable ou d'un ordinateur ;
  • l'octroi d'un véhicule de fonction ; 
  • les voyages offerts par l'employeur (6) ; 
  • etc.

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Frais professionnels et avantages en nature : quelle fiscalité pour les salariés ?

Fiscalité des frais professionnels

13.522 eurosPlafond de l'abattement 2023

Les frais professionnels ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu, ils sont déduits du salaire imposable (déduction forfaitaire de 10% ou déduction des frais réels).

En effet, lors des déclarations d'impôts, une déduction forfaitaire de 10% est appliquée sur les rémunérations imposables des contribuables, afin de couvrir les frais professionnels engagés. Cette déduction ne bénéficie donc pas seulement aux salariés puisqu'elle concerne les salaires, les traitements, les allocations chômage, etc.

Pour la campagne fiscale 2023, l'abattement forfaitaire pour les frais professionnels s'élevait à 13.522 euros maximum.

Cette déduction de 10% intervient automatiquement lors de la déclaration des revenus, sauf si le contribuable choisi la déduction de ces frais pour leur montant réel (montant exact remboursé, avec possible demande de justificatifs). Si le salarié choisi les frais réels, mais que la déduction forfaitaire est plus avantageuse pour lui, c'est cette dernière qui s'appliquera automatiquement.

Il existe aussi une déduction forfaitaire spécifique pour certaines catégories de salariés. 

Fiscalité des avantages en nature

Les avantages en nature ou bien en argent qui sont accordés par un employeur font partie des éléments de rémunération. Par conséquent, ils sont soumis à l'impôt sur le revenu.

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Références :
(1) Cass. Soc., 25 février 1998, n°95-44096 ; Cass. Soc. 21 mai 2008, n°06-44044
(2) Cass. Soc., 25 mars 2010, n°08-43156 ; Cass. Soc. 5 juillet 2017, n°15-28702
(3) Cass. Soc., 10 novembre 2004, n°02-41881
(4) Cass. Soc., 11 janvier 2017, n°15-23341
(5) Article R4321-5 du Code du travail

(6) Cass. 2e civ., 25 juin 2009, n°08-15022