Quelle est la différence entre frais professionnels et avantages en nature ?

Frais professionnels : dépenses inhérentes à l'activité

Quelle est la définition des frais professionnels ? À quoi servent-ils ?

La notion de frais professionnels recouvre les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Ces frais, supportés par le salarié au titre de l'accomplissement de ses missions, doivent faire l'objet d'un remboursement par l'employeur (1).

De fait, en tant qu'employeur, vous ne pouvez pas déduire le montant de ces dépenses de la rémunération de votre salarié (2).

⚠ Attention ! Il est cependant possible de prévoir dans le contrat de travail, que le salarié conserve, à sa charge, les frais qu'il engage dans le cadre de son activité professionnelle. Si tel est le cas, il doit percevoir en contrepartie, le versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance (3).

Qu'est-ce qui relève des frais professionnels en entreprise ? Exemples concrets (remboursement des frais de transports par l'employeur, indemnité repas, indemnité télétravail...)

Les dépenses qu'un salarié engage pour les besoins de son activité et qui entrent dans la catégorie des frais professionnels devant faire l'objet d'une indemnisation de la part de l'employeur, peuvent être de différentes natures.

📌 Exemples :

• les frais du salarié liés à l'abonnement aux transports en commun afin qu'il puisse réaliser ses trajets domicile-travail quotidiens ;
• les frais liés à l'achat de vêtements nécessaires à l'exercice de sa profession, comme des chaussures de sécurité par exemple (4) ;
• les frais de repas pour le salarié en déplacement ou qui se trouve dans l'obligation de prendre son repas sur son lieu de travail uniquement ;
• les frais liés au télétravail (= lorsque le salarié organise son travail hors des locaux de l’entreprise et de façon volontaire, en utilisant du matériel informatique, des frais de connexion, etc.) ;
• etc.

💡 Vous souhaitez connaître la liste détaillée des frais professionnels et si vous devez obligatoirement les prendre en charge à 100 % ? Téléchargez notre dossier dédié : "Frais professionnels : calcul et déduction de l'assiette des cotisations sociales".

Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations et de contributions sociales ?

En principe oui, les frais professionnels font l'objet d'une exonération de cotisations et de contributions sociales (= CSG et CRDS).

Ainsi, vous pouvez rembourser les frais professionnels engagés par votre salarié, selon 2 méthodes : 

• méthode 1 : au forfait ;
• méthode 2 : selon les frais réels engagés (devant être prouvés grâce à des justificatifs).

En ce qui concerne la méthode 1 (remboursement par l'attribution d'une allocation forfaitaire), les montants des frais professionnels doivent impérativement respecter les seuils fixés par l'Administration fiscale (Urssaf) pour bénéficier d'une présomption, et ainsi être exonérés de cotisations sociales. La partie excédentaire ne bénéficie pas de la présomption, et doit donc faire l'objet d'une présentation de justificatifs afin de pouvoir, elle aussi, être exonérée. À défaut, elle sera alors considérée comme un complément de salaire et sera intégrée dans l'assiette des cotisations.

💡 Retrouvez tout le détail à ce sujet au sein de notre dossier : "Frais professionnels : calcul et déduction de l'assiette des cotisations sociales".

Si le remboursement est réalisé avec la méthode 2 (selon leur valeur réelle), les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales.

📌 Exemples :

Méthode 1

Si votre salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer un déplacement d'ordre professionnel, vous pouvez choisir de lui verser une indemnité kilométrique forfaitaire. Dans ce cas, elle est exonérée de cotisations sociales, dans la limite des barèmes de l'administration fiscale. Or, il s'avère que l'indemnité que vous avez versée à votre salarié dépasse la limite des plafonds autorisés. Il faut alors justifier le montant résiduel - c'est-à-dire celui qui se situe au dessus des barèmes - à l'aide de pièces justificatives (nombre de kilomètres parcourus, carte grise du véhicule, etc.), au risque sinon, de voir le versement de cette indemnité intégrée dans l’assiette des cotisations et des contributions sociales.

Méthode 2

Sont exonérés de cotisations sociales et sous conditions, les frais pris en charge par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle lorsqu'il utilise un outil issu des technologies de l'information et de la communication (TIC). Tel est le cas lorsque votre salarié vous transmet une facture concernant l'achat de cartouches d'encre utilisées pour l'impression de ses dossiers.

Avantages en nature : un complément de rémunération

À quoi correspondent les avantages en nature ? Quel est leur objectif ?

L'avantage en nature correspond à la fourniture ou à la mise à disposition, par l'employeur, d’un bien, d'un produit ou d'un service à son salarié pour son usage personnel, lui permettant ainsi de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter (5).

Le salarié bénéficie alors du bien ou du service (5) :

• de façon gratuite ;
• ou moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle.

Qu'est-ce qui est considéré comme étant un avantage en nature ? Exemples concrets (logement, véhicule/voiture de fonction...)

Les avantages en nature accordés au salarié peuvent, eux aussi, être de différentes natures.

📌 Exemples :

• la fourniture du matériel informatique, d'un forfait internet, d'un téléphone portable, etc., mis à disposition du salarié à titre permanent dans le cadre de son activité professionnelle et personnelle ;
• la mise à disposition d'une voiture de fonction afin que le salarié puisse l'utiliser à des fins professionnelles et personnelles.
  À ce sujet, la Cour de cassation est venue rappeler que l'avantage en nature était caractérisé à partir du moment où l'employeur met à la disposition du salarié, un véhicule dont la charge est assumée entièrement par son entreprise (règlement des factures d'entretien et réparation, assurances, mise à disposition d'une carte de carburant, etc.) (7) ;
• la mise à disposition d'un logement à titre gratuit ;
• etc.

Les avantages en nature sont-ils soumis aux cotisations et contributions sociales ?

Oui, étant intégré à la rémunération, l'avantage en nature doit être soumis aux contributions et cotisations sociales (contrairement aux frais professionnels) (8).

Celles-ci sont dues :

• sur toutes les sommes ;
• ainsi que sur les avantages et accessoires en nature ou en argent qui y sont associés.

C'est pourquoi, il convient de procéder à l'évaluation de l'avantage en nature :

• soit forfaitairement, c'est-à-dire en tenant compte d'un barème forfaitaire précis établi par l'Urssaf ;
• soit en fonction de sa valeur réelle.

📌 Exemple de l'évaluation forfaitaire d'un avantage en nature sous forme de repas :

Vous mettez gratuitement à la disposition de votre salarié, 1 repas par jour. Cette initiative de votre part constitue un avantage en nature qui est évalué de façon forfaitaire à 5,45 euros (en 2025).

Tableau récapitulatif : les différences entre frais professionnels et avantages en nature 

	Frais professionnels	Avantages en nature
Définitions/Objectifs ?	Dépenses engagées par le salarié au titre de l'accomplissement de ses missions professionnelles, devant faire l'objet d'un remboursement par l'employeur	Fourniture ou mise à disposition par l'employeur, d'un bien, d'un produit ou d'un service à son salarié pour son usage privé, lui permettant de faire l'économie de frais qu'il aurait normalement dû supporter
Intégrés à la rémunération ?	Non	Oui
Soumis aux cotisations et contributions sociales ?	Non	Oui