Frais professionnels, toute la procédure : calcul, tickets restaurant, frais kilométriques...

Que désignent les frais professionnels ? Quelle différence avec un avantage en nature ?

Le Code du travail ne donne pas de définition des frais professionnels. Cependant, ils sont couramment définis comme les dépenses qui peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité. À la différence de l'avantage en nature, ils ne sont pas un complément de la rémunération du salarié.

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe. Sous certaines conditions, ces dépenses peuvent être prises au regard de leur valeur réelle ou d'une allocation forfaitaire.

Frais professionnels : faut-il les rembourser par leur montant réel ou par un forfait ?

Le remboursement des frais professionnels correspond à la prise en charge par l'employeur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent ainsi inclure les frais de transport pour les déplacements professionnels.

Il peut prendre différentes formes. Par exemple, certains frais tels que les frais de déplacement domicile-travail en véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération partielle des charges sociales dans la limite de certaines conditions et d'un barème fixé par l'administration fiscale. 

Comment calculer les frais professionnels ? (déplacement, indemnité kilométrique, transports publics, frais de télétravail, frais de mission, etc.)

Notre dossier revient sur les modalités pour prendre en charge les frais professionnels de vos salariés. Certains d'entre eux doivent obligatoirement être remboursés selon leur valeur réelle. D'autres peuvent faire l'objet d'une allocation forfaitaire, notamment si les dépenses sont amenées à se répéter.

Lorsque les frais professionnels sont remboursés par l'employeur, ils peuvent être exclus de l'assiette des cotisations sociales sous certaines conditions.

Comment déclarer les frais réels et les allocations forfaitaires ? Sont-ils déductibles des impôts et charges sociales ?

La prise en charge des frais professionnels donne lieu à exonérations de cotisations et contributions sociales, sous certaines conditions que nous vous exposons. Lorsqu'ils ne sont pas remboursés en fonction de leur valeur réelle, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales en fonction de seuils communiqués par l'administration fiscale. Nous traitons également du sort de la fraction excédentaire en cas de dépassement des seuils, et de la possibilité d'obtenir une exonération pour celle-ci.

Par exemple, les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.

L'employeur peut appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lors du calcul de l'impôt sur le revenu du salarié. Découvrez avec quels dispositifs cette déduction est cumulable ou ne l'est pas.

Découvrez les seuils applicables en 2024 grâce à nos tableaux de synthèses compris dans ce dossier.