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Frais professionnels : calcul et déduction de l'assiette des cotisations sociales

Découvrez l'essentiel des modalités à connaître sur les frais professionnels : calcul, procédure, seuils d'exonérations pour 2025, déduction forfaitaire spécifique, titres-restaurant, grand déplacement, petit déplacement, télétravail... Nous revenons sur l'ensemble de ces notions, et bien d'autres encore, au sein de ce dossier !... Lire la suite

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En bref

Remboursement des frais professionnels : obligations de l'employeur et barèmes applicables pour les déduire

Les frais professionnels sont :

  • des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié ;
  • supportée par ce dernier, dans l'accomplissement de ses missions.

L'employeur doit lui rembourser ces frais.

Nous faisons le point sur les modalités de remboursement propres à chaque catégorie de frais professionnels et recensons les différents barèmes en vigueur pour 2025 (tableaux-synthèses compris dans ce dossier).


Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Télétravail, repas, mobilité professionnelle, grands déplacements ou encore trajets domicile-travail. Vous souhaitez savoir dans quelle mesure :

  • vous êtes censés rembourser les salariés des frais qu'ils engagent ;
  • vous pouvez les déduire de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale (bénéficier d'une exonération de cotisations sociales).

À noter : nous évoquons d'autres frais qui peuvent être exonérés de cotisations sociales sous condition, tels que l'utilisation de mobilités douces ou le vêtement professionnel.

Savoir quelles dépenses professionnelles doivent être remboursées par l'entreprise (déplacement, indemnité kilométrique, transports publics, frais de télétravail, frais de mission, etc.) 

Notre dossier fait le point sur les obligations de l'employeur concernant l'ensemble des frais engagés par le salarié ayant le caractère de frais professionnels.

Exemple : obligation de prendre en charge les frais de transport en commun du salarié dans les conditions fixées par la loi (pourcentage encadré, cas particulier des salariés à temps partiel, etc.) / faculté de prendre en charge les frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène payés par le salarié.

Savoir quels frais professionnels il convient de rembourser par leur montant réel ou par une allocation forfaitaire pour bénéficier d'une exonération fiscale

Notre dossier revient sur les modalités pour prendre en charge les frais professionnels de vos salariés. Pour être exclus de l'assiette des cotisations sociales, certains d'entre eux doivent obligatoirement être remboursés selon leur valeur réelle. D'autres peuvent faire l'objet d'une allocation forfaitaire, notamment si les dépenses sont amenées à se répéter.

Exemple : les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.

+ Savoir si vous pouvez bénéficier de l'abattement pour frais professionnels (déduction forfaitaire spécifique)

Dans certains secteurs, la déduction forfaitaire pour frais professionnels autorise l'employeur à appliquer une déduction sur l'assiette des cotisations sociales pour des salariés qui exposent des frais professionnels, de manière forfaitaire.

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • modes de remboursement (au réel ou par allocation forfaitaire) ;
  • exonération de charges sociales (montants des frais exonérés en 2025) ;
  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
  • prise en charge des frais de repas et restauration (indemnité de frais de repas en petit déplacement, titres restaurant, etc.) ;
  • remboursement des autres frais professionnels (frais en télétravail, frais d'utilisation du matériel issu des nouvelles technologies de l'information et de la communication du salarié...) ;
  • etc.

Ce dossier juridique dédié contient :

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37 Questions essentielles

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3 Fiches express

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

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Frais professionnels

Frais de déplacement

Prime de panier

Barème kilométrique

Frais réels ou forfait

Exonérations de charges sociales

Télétravail

Frais de repas

Tickets-restaurant

Entretien des vêtements

Forfait smartphone

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La question du moment

II - Les frais de transport domicile-travail

La participation de l'employeur aux frais de transport du salarié peut être obligatoire dans certains cas précis (1), mais ce n'est pas toujours le cas. Il faut de ce fait distinguer les situations dans lesquelles le salarié utilise les transports publics ou son véhicule personnel.

Par ailleurs, sous certaines conditions, ces frais peuvent faire l'objet d'un remboursement par l'employeur, et bénéficier d'une exonération de cotisations.

Ainsi : 

  • pour les frais d'abonnement aux transports collectifs : la participation de l'employeur est obligatoire ;
  • pour les frais de carburant pour se rendre sur le lieu de travail ou les frais de transport dits « à mobilité douce » ou de « mobilité partagée » : la participation de l'employeur est facultative.

À savoir : la prise en charge des titres d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite de 900 euros annuels (2).

Ainsi, si l'exonération de cotisations sociales au titre de la prise en charge des titres d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos dépasse 900 euros par an pour un salarié, le forfait mobilités durables sera soumis à des cotisations sociales. Sinon, l'exonération de cotisations sociales pour les deux prises en charge est plafonnée à 900 euros.

Depuis 2025, en cas de cumul entre la prise en charge des titres d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos et la prime carburant, la prime carburant n'est pas exonérée de cotisations sociales.

Info utile : lorsque l'employeur prend en charge les frais de transports collectifs ou d'abonnement à un service public de location de vélos, le montant de la prise en charge doit apparaître sur le bulletin de paie (frais de transport public ou de frais de transports personnels).

 

Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 06 mars 2025 concerne :

Les taux et barèmes des allocations forfaitaires visant à rembourser les frais professionnles ont évolué en 2025 : ce dossier est à jour.

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La mise à jour du 14 mars 2024 concerne :

Le saviez-vous ? Depuis le 1er janvier 2024, pour que la part patronale de participation aux titres-restaurant soit exonérée, celle-ci doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, et ne pas dépasser 7,18 euros (contre 6,91 euros en 2023).

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La mise à jour du 04 mai 2023 concerne :

Le montant des indemnités repas n'a pas été modifié au 1er janvier 2023 car il avait été augmenté de 4 % le 1er septembre 2022. Actuellement : 7,10 euros pour l'indemnité de restauration sur le lieu de travail, 9,90 euros pour l'indemnité de repas hors des locaux, et 20,20 euros pour les salariés contraints de manger au restaurant.

Photo de Caroline Audenaert Filliol

Caroline Audenaert Filliol Juriste rédactrice web

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  • le 27/03/2023

    Un peu léger quand même comme contenu. s'adresse plus a des novices en la matière.

  • le 15/03/2022

    Très bon rapport qualité-prix. informations très bien organisées et faciles à comprendre.

  • le 25/02/2020

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

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