Frais professionnels, toute la procédure : tickets restaurant, frais kilométriques...

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Frais professionnels, toute la procédure : tickets restaurant, frais kilométriques...

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Rédigé par Hadjara Laya

Mis à jour le 04 mai 2023

67075 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

EMPLOYEUR

PROFESSIONNEL

Frais professionnels : comment les calculer et les rembourser ?

Le code du travail ne donne pas de définition des frais professionnels, mais ils se définissent comme les dépenses qui peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité.

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe, sous certaines conditions.


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Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Frais de déplacement

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Prime de panier

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Barème kilométrique

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Frais réels ou forfait

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Exonérations de charges sociales

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Télétravail

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Frais de repas

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Tickets-restaurant

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Entretien des vêtements

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Forfait smartphone

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Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vos salariés engagent chaque mois des frais professionnels : ce dossier vous explique comment les calculer et selon quelles modalités leur rembourser. 

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer (frais réels ou forfait) ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables (barèmes kilométriques, frais de repas...) ? Comment calculer les frais de déplacement professionnel ? Dans quels cas, une pièce justificative est-elle obligatoire (facture, note de frais, etc.) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?

Lorsque les frais professionnels sont remboursés par l'employeur, ils peuvent être exclus de l'assiette des cotisations sociales sous certaines conditions.

L'employeur peut appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lors du calcul de l'impôt sur le revenu du salarié.

Le remboursement des frais professionnels correspond à la prise en charge par l'employeur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent ainsi inclure les frais de transport pour les déplacements professionnels. Il peut prendre différentes formes. Par exemple, certains frais tels que les frais de déplacement domicile-travail en véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération partielle des charges sociales dans la limite de certaines conditions et d'un barème fixé par l'administration fiscale. Tels que l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de transports publics ou encore les indemnités kilométriques.

Lorsque l'employeur rembourse ces frais, il peut les exclure de l'assiette des contributions sociales, sous réserve de respecter les limites d'exonération prévues par la réglementation. Par exemple, les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue. 

 De même, certains frais liés à la location de vélos peuvent être pris en charge par l'employeur et bénéficier d'une exonération partielle des contributions sociales.

Il existe d'autres frais qui peuvent être exonérés de cotisations sociales sous condition, comme les repas, mais aussi l'hébergement, etc. Par exemple, la prise en charge d'un nouveau logement dans le cadre de la mobilité d'un salarié de la Métropole vers les départements d'Outre-mer.

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
  • exonération de charges sociales ;
  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;
  • remboursement des autres frais professionnels (situation de télétravail, frais de déplacement professionnel, frais d'hébergement, etc.) ;
  • etc.

Le plan du dossier

  • I - Comment fonctionnent les frais professionnels ?

  • Comment calculer les frais réels ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?

  • Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?

  • Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?

  • L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?

  • II - Les frais de transport

  • L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

  • La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?

  • L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?

  • Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est-elle réduite de moitié ?

  • Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?

  • Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?

  • Qu’entend-on par grands déplacements ?

  • Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?

  • III - Les indemnités de repas

  • L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?

  • Quelles sont les modalités de mise en place de titres-restaurant ?

  • IV - Un abattement pour l’employeur

  • Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?

  • Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?

  • Comment calculer la déduction forfaitaire ?

  • V - Les autres frais professionnels

  • A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

  • Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?

  • Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?

  • Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

Ce dossier contient également

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La question du moment

L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?

L'employeur peut aménager une restauration collective (cantine interne ou commune à d'autres entreprises) ou opter pour l'octroi de tickets-restaurant à ses salariés.

Rien n'oblige l'employeur à décider de la mise en place de tickets-restaurant. L'employeur n'a en effet aucune obligation de prendre en charge les frais de repas de son personnel, en dehors des cas de déplacement.

L'employeur qui décide de mettre en place pour son personnel un système de tickets-restaurant doit s'adresser à l'une des sociétés émettrices spécialisées du territoire.

Les tickets-restaurant, sous forme papier ou dématérialisée, se définissent par des titres spéciaux de paiement remis par les employeurs à leur personnel salarié pour lui permettre d'acquitter en tout ou en partie le prix d'un repas consommé au restaurant (1).

Ils ne peuvent être utilisés que pour le règlement d'un repas ou l'achat de prestations alimentaires, dans la limite du plafond de 25 euros par jour (2).

Les restaurateurs ou commerçants n'ont cependant aucune obligation de les accepter. Ces titres sont uniquement destinés aux salariés de l'entreprise et sont attribués par jour de travail effectif. Ils ne peuvent donner lieu à restitution de monnaie. Leur utilisation est limitée dans le temps mais les titres restent échangeables auprès de l'employeur.

Ils font l'objet d'un cofinancement entre l'employeur (contribution ne pouvant être inférieure à 50 % ni supérieure à 60 % de la valeur des titres) et le salarié bénéficiaire.

L'employeur détermine librement le montant de la valeur libératoire des titres qui bénéficient d'un régime fiscal avantageux en contrepartie de l'avantage financier qu'ils procurent aux salariés. L'accès aux tickets-restaurant doit concerner tous les salariés de l'entreprise ; à défaut l'employeur sera tenu d'une compensation financière à leur égard.

A savoir : les titres-restaurant sont utilisables pendant l'année civile de leur émission et en janvier et février de l'année suivante. Si un salarié quitte l'entreprise sans avoir liquidé la totalité de ses titres, il peut demander le remboursement à son employeur.

Le mot de l'auteur

Le 04/05/2023

Le montant des indemnités repas n'a pas été modifié au 1er janvier 2023 car il avait été augmenté de 4 % le 1er septembre 2022. Actuellement : 7,10 euros pour l'indemnité de restauration sur le lieu de travail, 9,90 euros pour l'indemnité de repas hors des locaux, et 20,20 euros pour les salariés contraints de manger au restaurant.

Le 18/08/2022

Les juges qualifient les frais professionnels d'indemnités représentatives de frais et non de rémunération de la prestation de travail. Cela signifie qu'il est important de prendre connaissance des conditions de qualification de ces dépenses de frais professionnels et des conditions d'exonération. Notre dossier est là pour souligner les points de vigilance !

Le 20/09/2021

Un communiqué de presse du 24 août 2021 prévoit que le plafond journalier des tickets-restaurant restera à 38 euros jusqu'au 28 février 2022 (il devait de nouveau passer à 19 euros au 1er septembre 2021). Un décret est attendu et devrait paraître sous peu.

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Note moyenne sur 3 avis

  • le 15/03/2022

    Très bon rapport qualité-prix. informations très bien organisées et faciles à comprendre.

  • le 25/02/2020

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

  • le 27/03/2023

    Un peu léger quand même comme contenu. s'adresse plus a des novices en la matière.

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