Frais professionnels : calcul et déduction de l'assiette des cotisations sociales

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Télétravail, repas, mobilité professionnelle, grands déplacements ou encore trajets domicile-travail. Vous souhaitez savoir dans quelle mesure :

• vous êtes censés rembourser les salariés des frais qu'ils engagent ;
• vous pouvez les déduire de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale (bénéficier d'une exonération de cotisations sociales).

À noter : nous évoquons d'autres frais qui peuvent être exonérés de cotisations sociales sous condition, tels que l'utilisation de mobilités douces ou le vêtement professionnel.

Savoir quelles dépenses professionnelles doivent être remboursées par l'entreprise (déplacement, indemnité kilométrique, transports publics, frais de télétravail, frais de mission, etc.) 

Notre dossier fait le point sur les obligations de l'employeur concernant l'ensemble des frais engagés par le salarié ayant le caractère de frais professionnels.

Exemple : obligation de prendre en charge les frais de transport en commun du salarié dans les conditions fixées par la loi (pourcentage encadré, cas particulier des salariés à temps partiel, etc.) / faculté de prendre en charge les frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène payés par le salarié.

Savoir quels frais professionnels il convient de rembourser par leur montant réel ou par une allocation forfaitaire pour bénéficier d'une exonération fiscale

Notre dossier revient sur les modalités pour prendre en charge les frais professionnels de vos salariés. Pour être exclus de l'assiette des cotisations sociales, certains d'entre eux doivent obligatoirement être remboursés selon leur valeur réelle. D'autres peuvent faire l'objet d'une allocation forfaitaire, notamment si les dépenses sont amenées à se répéter.

Exemple : les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.

+ Savoir si vous pouvez bénéficier de l'abattement pour frais professionnels (déduction forfaitaire spécifique)

Dans certains secteurs, la déduction forfaitaire pour frais professionnels autorise l'employeur à appliquer une déduction sur l'assiette des cotisations sociales pour des salariés qui exposent des frais professionnels, de manière forfaitaire.

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

• modes de remboursement (au réel ou par allocation forfaitaire) ;
• exonération de charges sociales (montants des frais exonérés en 2025) ;
• remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
• prise en charge des frais de repas et restauration (indemnité de frais de repas en petit déplacement, titres restaurant, etc.) ;
• remboursement des autres frais professionnels (frais en télétravail, frais d'utilisation du matériel issu des nouvelles technologies de l'information et de la communication du salarié...) ;
• etc.