Frais professionnels, toute la procédure : calcul, tickets restaurant, frais...

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Frais professionnels, toute la procédure : calcul, tickets restaurant, frais kilométriques...

Photo de Yoan El Hadjjam

Rédigé par Yoan El Hadjjam

Mis à jour le 14 mars 2024

72581 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

Découvrez l'essentiel des modalités à connaître sur les frais professionnels : calcul, procédure, seuils d'exonérations pour 2024, déduction forfaitaire spécifique, titres-restaurant, grand déplacement, petit déplacement, télétravail... Nous revenons sur l'ensemble de ces notions, et bien d'autres encore, au sein de ce dossier !... Lire la suite

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En bref

Que désignent les frais professionnels ? Quelle différence avec un avantage en nature ?

Le Code du travail ne donne pas de définition des frais professionnels. Cependant, ils sont couramment définis comme les dépenses qui peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité. À la différence de l'avantage en nature, ils ne sont pas un complément de la rémunération du salarié.

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe. Sous certaines conditions, ces dépenses peuvent être prises au regard de leur valeur réelle ou d'une allocation forfaitaire.

Frais professionnels : faut-il les rembourser par leur montant réel ou par un forfait ?

Le remboursement des frais professionnels correspond à la prise en charge par l'employeur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent ainsi inclure les frais de transport pour les déplacements professionnels.

Il peut prendre différentes formes. Par exemple, certains frais tels que les frais de déplacement domicile-travail en véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération partielle des charges sociales dans la limite de certaines conditions et d'un barème fixé par l'administration fiscale. 

Comment calculer les frais professionnels ? (déplacement, indemnité kilométrique, transports publics, frais de télétravail, frais de mission, etc.)

Notre dossier revient sur les modalités pour prendre en charge les frais professionnels de vos salariés. Certains d'entre eux doivent obligatoirement être remboursés selon leur valeur réelle. D'autres peuvent faire l'objet d'une allocation forfaitaire, notamment si les dépenses sont amenées à se répéter.

Lorsque les frais professionnels sont remboursés par l'employeur, ils peuvent être exclus de l'assiette des cotisations sociales sous certaines conditions.

Comment déclarer les frais réels et les allocations forfaitaires ? Sont-ils déductibles des impôts et charges sociales ?

La prise en charge des frais professionnels donne lieu à exonérations de cotisations et contributions sociales, sous certaines conditions que nous vous exposons. Lorsqu'ils ne sont pas remboursés en fonction de leur valeur réelle, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales en fonction de seuils communiqués par l'administration fiscale. Nous traitons également du sort de la fraction excédentaire en cas de dépassement des seuils, et de la possibilité d'obtenir une exonération pour celle-ci.

Par exemple, les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.

L'employeur peut appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lors du calcul de l'impôt sur le revenu du salarié. Découvrez avec quels dispositifs cette déduction est cumulable ou ne l'est pas.

Découvrez les seuils applicables en 2024 grâce à nos tableaux de synthèses compris dans ce dossier.

 

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vos salariés engagent chaque mois des frais professionnels, ou occasionnellement, lors d'une mission ou d'un événement professionnel particulier : ce dossier vous explique comment les calculer et selon quelles modalités les leur rembourser.

En tant qu'employeur, différentes questions peuvent vous venir dans la gestion des frais professionnels : comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer (frais réels ou forfait) ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables (barèmes kilométriques, frais de repas...) ? Comment calculer les frais de déplacement professionnel ? Dans quels cas, une pièce justificative est-elle obligatoire (facture, note de frais, etc.) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales (cotisations de sécurité sociale, etc.) ? Dans quelles limites donnent-elles lieu à exonération d'impôt pour l'entreprise ?

Notez également qu'il existe d'autres frais qui peuvent être exonérés de cotisations sociales sous condition, comme les repas, l'utilisation de mobilités douces comme le vélo, le vêtement professionnel, mais aussi l'hébergement, etc. Par exemple, la prise en charge d'un nouveau logement dans le cadre de la mobilité d'un salarié de la Métropole vers les départements d'Outre-mer. Nous faisons le point.

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou par allocation forfaitaire) ;
  • exonération de charges sociales (dont les montants des frais exonérés en 2024) ;
  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;
  • remboursement des autres frais professionnels (situation de télétravail, frais de déplacement professionnel, frais d'hébergement, etc.) ;
  • etc.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Frais de déplacement

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Prime de panier

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Barème kilométrique

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Frais réels ou forfait

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Exonérations de charges sociales

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Télétravail

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Frais de repas

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Tickets-restaurant

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Entretien des vêtements

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Forfait smartphone

Le plan du dossier

  • I - Comment fonctionnent les frais professionnels ?
  • Comment calculer les frais réels ?
  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
  • Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
  • Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
  • L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
  • II - Les frais de transport
  • L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
  • La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
  • L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?
  • Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est-elle réduite de moitié ?
  • Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
  • Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
  • Qu’entend-on par "grands déplacements" ?
  • Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
  • III - Les indemnités de repas
  • L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
  • Quelles sont les modalités de mise en place de titres-restaurant ?
  • IV - Un abattement pour l’employeur
  • Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?
  • Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
  • Comment calculer la déduction forfaitaire ?
  • V - Les autres frais professionnels
  • À quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
  • Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
  • Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
  • Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

Ce dossier contient également

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3 Fiches express

La question du moment

Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

L'allocation forfaitaire des frais professionnels doit être au moins équivalente aux dépenses réellement engagées par le salarié.

Le cas échéant, le salarié a le droit de demander un complément de remboursement à hauteur des frais effectivement supportés pour les besoins de son activité professionnelle (1).

Pour opter pour un remboursement forfaitaire des frais professionnels, certaines conditions doivent être respectées. Voici les principales conditions à prendre en compte :

  • l'établissement d'une politique de remboursement : l'employeur doit mettre en place une politique claire et transparente concernant le remboursement des frais professionnels. Cette politique doit préciser les catégories de frais couvertes, les montants forfaitaires applicables et les modalités de demande de remboursement ;
     
  • le caractère régulier et fréquent des frais : les frais professionnels concernés par le remboursement forfaitaire doivent être réguliers et fréquents dans le cadre de l'activité professionnelle du salarié. Il peut s'agir, par exemple, de frais de déplacement, de repas ou de frais liés à l'utilisation d'outils professionnels ; 
     
  • l'absence de justificatifs individuels : dans le cadre du remboursement forfaitaire, il n'est pas nécessaire de fournir des justificatifs individuels pour chaque dépense engagée. Cependant, l'employeur peut demander au salarié de conserver ces justificatifs en cas de contrôle ultérieur ; 
     
  • le respect des montants forfaitaires : les montants forfaitaires appliqués doivent être raisonnables et correspondre à une estimation réaliste des dépenses professionnelles habituelles. Il est recommandé de s'appuyer sur des barèmes ou des référentiels reconnus dans le secteur d'activité ; 
     
  • l'information des salariés : l'employeur a l'obligation d'informer les salariés sur les modalités de remboursement forfaitaire des frais professionnels, notamment en précisant les conditions et les limites de ce système.

Il est important de souligner que le choix d'opter pour un remboursement forfaitaire des frais professionnels doit être fait de manière transparente, en respectant les droits des salariés et les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

 

Le mot de l'auteur

Le 14/03/2024

Le saviez-vous ? Depuis le 1er janvier 2024, pour que la part patronale de participation aux titres-restaurant soit exonérée, celle-ci doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, et ne pas dépasser 7,18 euros (contre 6,91 euros en 2023).

Le 04/05/2023

Le montant des indemnités repas n'a pas été modifié au 1er janvier 2023 car il avait été augmenté de 4 % le 1er septembre 2022. Actuellement : 7,10 euros pour l'indemnité de restauration sur le lieu de travail, 9,90 euros pour l'indemnité de repas hors des locaux, et 20,20 euros pour les salariés contraints de manger au restaurant.

Le 18/08/2022

Les juges qualifient les frais professionnels d'indemnités représentatives de frais et non de rémunération de la prestation de travail. Cela signifie qu'il est important de prendre connaissance des conditions de qualification de ces dépenses de frais professionnels et des conditions d'exonération. Notre dossier est là pour souligner les points de vigilance !

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Ce que pensent nos clients :

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Note moyenne sur 3 avis

  • le 15/03/2022

    Très bon rapport qualité-prix. informations très bien organisées et faciles à comprendre.

  • le 25/02/2020

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

  • le 27/03/2023

    Un peu léger quand même comme contenu. s'adresse plus a des novices en la matière.

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