Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer (frais réels ou forfait) ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables (barèmes kilométriques, frais de repas...) ? Comment calculer les frais de déplacement professionnel ? Dans quels cas, une pièce justificative est-elle obligatoire (facture, note de frais, etc.) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?
Lorsque les frais professionnels sont remboursés par l'employeur, ils peuvent être exclus de l'assiette des cotisations sociales sous certaines conditions.
L'employeur peut appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lors du calcul de l'impôt sur le revenu du salarié.
Le remboursement des frais professionnels correspond à la prise en charge par l'employeur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent ainsi inclure les frais de transport pour les déplacements professionnels. Il peut prendre différentes formes. Par exemple, certains frais tels que les frais de déplacement domicile-travail en véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération partielle des charges sociales dans la limite de certaines conditions et d'un barème fixé par l'administration fiscale. Tels que l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de transports publics ou encore les indemnités kilométriques.
Lorsque l'employeur rembourse ces frais, il peut les exclure de l'assiette des contributions sociales, sous réserve de respecter les limites d'exonération prévues par la réglementation. Par exemple, les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel peuvent bénéficier d'une exonération dans la limite d'un barème fixé par l'administration fiscale en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.
De même, certains frais liés à la location de vélos peuvent être pris en charge par l'employeur et bénéficier d'une exonération partielle des contributions sociales.
Il existe d'autres frais qui peuvent être exonérés de cotisations sociales sous condition, comme les repas, mais aussi l'hébergement, etc. Par exemple, la prise en charge d'un nouveau logement dans le cadre de la mobilité d'un salarié de la Métropole vers les départements d'Outre-mer.
Contenu du dossier :
Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :
- choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
- exonération de charges sociales ;
- remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
- prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;
- remboursement des autres frais professionnels (situation de télétravail, frais de déplacement professionnel, frais d'hébergement, etc.) ;
- etc.
Conditions Générales de Vente (CGV) : tout savoir pour bien les rédiger
Ce que pensent nos clients :
Note moyenne sur 3 avis
Nina W.
le 15/03/2022
Claire R.
le 25/02/2020
Christian M.
le 27/03/2023