Documents de fin de contrat : à récupérer ou à transmettre au salarié ?

En résumé :

- Les documents de fin de contrat sont, selon la jurisprudence, des documents quérables : l'employeur les tient à disposition du salarié, mais peut aussi les lui envoyer.
- L'attestation France Travail doit être transmise à France Travail.
- L'ensemble de ces documents doit être prêt dès le terme du contrat de travail, au terme du préavis lorsqu'il est dû - qu'il soit exécuté ou non. En l'absence de préavis (comme pour un licenciement pour faute grave), il convient de retenir la date de rupture effective du contrat.
- Le salarié peut obtenir des dommages et intérêts en justifiant d'un préjudice résultant d'une remise tardive.

Les documents obligatoires de fin de contrat sont-ils quérables ou portables ?

Des documents quérables : à retirer et à disposition du salarié

Le certificat de travail, le solde de tout compe et l'attestation France Travail sont des documents quérables*et non portables (1) :

• vous n'êtes pas obligé de les faire parvenir au salarié ;
• mais vous devez les tenir à sa disposition, afin qu'il puisse venir les récupérer. Il est recommandé de l'informer de l'effectivité de la mise à disposition par écrit, pour une question de preuve. L'information peut être faite dans la lettre de licenciement ou lorsque vous accusez réception de sa démission (2).

En pratique, il est fréquent de les envoyer au salarié. Dans ce cas, l'envoi en recommandé avec accusé de réception est à privilégier, à titre probatoire.

Vous devez également vérifier si une convention ou un accord collectif prévoit des modalités particulières de remise de ces documents.

* Pour mémoire, un document quérable est un document que l'on doit récupérer par soi-même.

L'attestation France Travail : un document à transmettre à France Travail

Au moment de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail, vous devez (3) :

1. délivrer au salarié les attestations et justifications qui lui permettent d'exercer ses droits aux prestations de l'assurance chômage, dans les mêmes conditions que les autres documents de fin de contrat (l'attestation est donc quérable à l'égard du salarié) ;
2. mais aussi transmettre sans délai ces mêmes attestations à l'opérateur France Travail (elle est donc portable à l'égard de l'opérateur France Travail).

Documents de fin de contrat : maîtrisez la procédure pour éviter les sanctions

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Comment remettre les documents de fin de contrat (fin de CDD, rupture conventionnelle, licenciement, etc.) ?

Les documents de fin de contrat doivent en principe être remis au salarié quel que soit le motif de rupture du contrat de travail (licenciement, rupture conventionnelle, démission…) et quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…).

1. L'attestation France Travail 

L'attestation France Travail permet aux salariés de faire valoir leurs droits à l'assurance chômage.

✅ Elle doit mentionner les éléments suivants :

1. l'identité et qualification du salarié ;
2. le motif de la rupture du contrat de travail ;
3. la durée de l'emploi ;
4. le montant des rémunérations des 12 derniers mois : doivent être pris en compte les salaires, primes, indemnités diverses, montant du solde de tout compte).

Pour établir l'attestation France Travail, plusieurs moyens s'offrent à vous, selon la taille de votre entreprise.

Entreprise d'au moins 11 salariés

Si votre entreprise compte au moins 11 salariés, vous devez obligatoirement (sauf impossibilité pour une cause qui vous est étrangère) établir l'attestation par voie dématérialisée, soit via :

• la saisie en ligne directement sur le site internet de France Travail dans votre espace employeur :
• la saisie dans un logiciel de paie agréé et conforme à la norme en vigueur.

Dans ces deux cas, la transmission de l'exemplaire destiné à France Travail se fait automatiquement.

Entreprise de moins de 11 salariés

Si l'effectif de votre entreprise est inférieur à 11 salariés, vous pouvez établir l'attestation par voie dématérialisée mais la dématérialisation est facultative.

Vous pouvez continuer à utiliser l'attestation papier. Vous devrez la transmettre par courrier à France Travail à l'adresse suivante :

✉️ France Travail Centre de traitement
BP 80069
77213 AVON cedex

👉 Que vous établissiez l'attestation France Travail par voie électronique ou en version papier, n'oubliez pas d'en transmettre un exemplaire à votre salarié.

Si vous gérez les salariés par le biais de la Déclaration sociale nominative (DSN), vous pouvez transmettre l'attestation par votre logiciel de paie en DSN.

📍Important : vous devez tenir un exemplaire de l'attestation France Travail à disposition du salarié même en cas de démission puisque le salarié démissionnaire peut dans certains cas prétendre aux allocations chômage (par exemple,  en cas de démission légitime ou pour suivre un projet de reconversion professionnelle nécessitant le suivi d'une formation ou un projet de création ou de reprise d'une entreprise) (4).

📑 Cet article devrait vous intéresser : Employeurs, que risquez-vous en cas de non remise de l'attestation France Travail ?

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2. Le certificat de travail

À l'expiration du contrat de travail, vous délivrez au salarié un certificat de travail (5).

✅ Ce certificat doit mentionner certaines informations (6) :

1. la date d'entrée du salarié dans l'entreprise ;
2. la date de sortie du salarié de l'entreprise ;
3. la nature du ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ;
4. le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (7).

Ce document permet au salarié de justifier de son emploi et de ses périodes d'activité auprès de différents organismes.

Modèle de certificat de travail

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3. Le reçu pour solde de tout compte

À l'expiration du contrat de travail, vous devez établir un reçu pour solde de tout compte.

Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire : mention en est faite sur le reçu. L'un des exemplaires est remis au salarié (8).

C'est un inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail.

✅ Il mentionne, le cas échéant, les montants suivants :

1. le dernier salaire versé ;
2. l'indemnité de rupture (indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle…) ;
3. l'indemnité de préavis, à laquelle le salarié a droit quand il bénéficie d'une dispense de préavis ;
4. l'indemnité de compensatrice de congés payés ;
5. les éventuelles primes proratisées.

Modèle de reçu de solde de tout compte

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Si vous avez l'obligation de remettre à votre salarié un reçu pour solde de tout compte, celui-ci est toutefois libre de signer ou non celui-ci.

En revanche, le reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié ne fait pas preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées. Il vous appartient alors de justifier de ce paiement (9).

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois qui suivent sa signature (10).

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Quel est le délai pour la remise des documents de fin de contrat ?

Dès la rupture effective

📅 Pour être en règle, vous devez préparer lesdits documents et les tenir à disposition du salarié dès la rupture du contrat de travail, le cas échéant, dès la fin du préavis.

Notez que lorsqu'aucun préavis n'est dû, les documents doivent être délivrés dès la date effective de rupture du contrat (dès la notification du licenciement pour faute grave, par exemple) (11).

En cas de dispense du préavis, le contrat n'est pas rompu immédiatement du seul fait de la dispense : les documents peuvent être remis à la date de fin du contrat, donc à la date à laquelle le préavis aurait pris fin.

Quelles sanctions pour l'employeur qui remet tardivement ou ne remet pas les documents de fin de contrat ?

Si vous tardez à fournir ces documents, qui sont exigibles dès la fin du contrat, et que ce retard entraîne un préjudice pour le salarié (par exemple, un retard dans le versement des allocations chômage), votre responsabilité pourrait être mise en cause par le salarié.

En outre, le contrat de travail doit être exécuté de bonne foi. Ainsi, lorsque vous savez que le salarié est dans l'impossibilité de se déplacer, pour des raisons médicales par exemple, pensez à tenir compte de cette situation afin d'éviter une remise tardive : il est recommandé de les lui envoyer.

👨‍⚖️ La Cour de cassation a admis que le salarié peut obtenir des dommages et intérêts en justifiant d'un préjudice résultant d'une remise tardive (12).

Si vous ne remettez pas les documents de fin de contrat, vous risquez d'être sanctionné dans les conditions suivantes :

• pour la non-délivrance du certificat de travail, vous encourez une amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, soit 750 euros (13) ;
• pour la non-délivrance de l'attestation France Travail, vous encourez l'amende prévue pour les contraventions de 5e classe, soit 1.500 euros (14). 

À noter : si l'employeur est une personne morale, ces montants sont quintuplés, soit 3.750 euros pour le certificat de travail et 7.500 euros pour l'attestation d'assurance chômage (15).

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