Qu'est-ce que le solde de tout compte ? Définition

A chaque fin de contrat de travail, l'employeur doit établir le solde de tout compte du salarié.

Le solde de tout compte est l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture de son contrat (1).

Il se matérialise par un document appelé "reçu pour solde de tout compte".

Le reçu pour solde de tout compte doit être établi quel que soit le type de rupture du contrat (qu'il s'agisse d'un licenciement, d'une démission, d'une fin de CDD ou encore d'une rupture conventionnelle) et peu importe la nature du contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel...).

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Quelles sommes faire figurer sur le solde de tout compte ?

L'employeur doit lister précisément les sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture.

Doivent ainsi figurer sur le reçu pour solde de tout compte, notamment :

  • le salaire correspondant au dernier mois travaillé ainsi que les éventuelles primes ;
  • l'indemnité compensatrice de congés payés ;
  • l'indemnité de rupture (prime de précarité, indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle...) ;
  • l'indemnité compensatrice de préavis.

L'employeur doit lister de manière précise les différentes sommes versées. Il ne peut en effet se contenter de mentionner une somme globale sur le reçu, sans préciser le détail de celle-ci.

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Quelles formalités pour la remise du reçu pour solde de tout compte au salarié ?

Le reçu pour solde de tout compte doit être établi en 2 exemplaires (mention doit en être faite sur le reçu) dont l'un doit être remis au salarié.

Le reçu pour solde de tout compte est quérable et non portable, c'est-à-dire que l'employeur n'est pas obligé de l'envoyer par courrier au salarié.

Il a seulement l'obligation d'informer le salarié qu'il tient le reçu pour solde de tout compte à sa disposition et qu'il peut venir le chercher dans les locaux de l'entreprise.

La signature du reçu pour solde de tout compte est-elle obligatoire ?

Le salarié n'a pas l'obligation de signer le solde de tout compte.

Non ! La signature du solde de tout compte n'est pas obligatoireLe salarié est libre de ne pas signer le solde de tout compte et l'employeur ne peut pas l'obliger à le faire.

L'employeur ne peut d'ailleurs pas obliger le salarié à signer son solde de tout compte avant paiement.

Bon à savoir :

L'absence de signature du salarié ne permet pas à l'employeur de suspendre le versement des sommes figurant sur le reçu. Il doit obligatoirement verser les sommes dues au salarié, même si ce dernier refuse de signer le reçu.

Pourquoi faire signer un reçu pour solde de tout compte ?

La signature du reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire.

Le solde de tout compte non signé n'a pas d'effet libératoire.

Lorsque le salarié signe le reçu pour solde de tout compte, l'employeur est en effet libéré de ses dettes, à l'expiration d'un délai de 6 mois suivant la signature du document.

Il est donc impératif que le solde de tout compte indique la date de signature. A défaut, il n'a pas d'effet libératoire.

Le salarié qui a eu la possibilité de contester les sommes mentionnées sur le reçu pour solde de tout compte pendant les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus le faire passé ce délai.
La signature du reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire pour les seules sommes qui y sont mentionnées.

La signature du reçu pour solde de tout compte permet donc d'encadrer la possibilité laissée au salarié de contester le reçu. 

Que risque l'employeur lorsque le salarié ne signe pas le reçu pour solde de tout compte ?

Si le salarié ne signe pas son solde de tout compte, il pourra contester les sommes inscrites sur celui-ci devant le Conseil des prud'hommes.

En effet, à défaut de signature, le reçu pour solde de tout compte n'a pas d'effet libératoire pour l'employeur. 

Dès lors, le salarié a la possibilité de contester le reçu devant le Conseil de prud'hommes, pendant un délai dont la durée varie en fonction de la nature du recours :

  • 12 mois si l'action porte sur la rupture du contrat de travail (indemnité de licenciement, prime de précarité…) ;
  • 2 ans si l'action porte sur l'exécution du contrat de travail ;
  • 3 ans si l'action porte sur les salaires : la demande peut alors porter sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat (3).

Par ailleurs, un solde de tout compte non signé n'apporte pas la preuve que vous avez bien versé les sommes dues au salarié. Il est donc nécessaire pour l'employeur, de pouvoir justifier par un autre moyen qu'il s'est acquitté des sommes dues (4).

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Références :
(1) Article L1234-20 du Code du travail
(2) Article D1234-7 du Code du travail
(3) Article L3245-1 du Code du travail
(4) Cass. Soc. 27 mars 2019, n°18-12792
(5) Cass. Soc. 7 février 1990, n°87-40172