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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Salarie

Particulier

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Rédigé par L'équipe Juritravail

Mis à jour le 24 juin 2021


Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre...

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Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

9,60€ TTC


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Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire. 

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique ;
  • la déduction d’impôts sur les frais professionnels ; 
  • le “forfait mobilités durables”
  • les frais professionnels de télétravail ;
  • etc.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Frais de transport

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Employeur

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Télétravail

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Note de frais

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Indemnité kilométrique

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Déduction d’impôts

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Forfaits mobilités durables

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Remboursement

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Dépenses professionnelles

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Abonnement aux transports publics

Le plan du dossier

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?

  • Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?Mon employeur a t-il le droit de me faire travailler le dimanche à partir du moment où je suis d'accord ? Est-ce du temps de travail effectif ?

  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?

  • Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement ?

  • Qu’est-ce que le “forfait mobilités durables” ?

  • Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?

  • Quels sont les frais de télétravail déductibles ?

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La question du moment

Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, inhérents à son emploi et dans l'intérêt de l'employeur

Les juges considèrent donc que ces frais doivent être remboursés au salarié (1)

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants. Mais cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

La Cour de cassation a précisé que :

  • les frais professionnels remboursés ne peuvent pas être imputés sur la rémunération due ;
  • à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire ;
  • et à condition que la rémunération du travail reste au moins égale au salaire minimum de croissance (SMIC).

A noter : l'employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en dessous de leur coût réel, sauf disposition contraire du contrat ou de la convention collective (2).

Le remboursement des frais professionnels s'effectue soit sous forme d'allocations forfaitaires, auquel cas le salarié n'a plus à présenter de justificatifs ; soit au réel, donc sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, sur présentation de justificatifs.

Le mot de l'auteur

Le 24/06/2021

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

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