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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

Droit du Travail Salarié

Particulier

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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

aperçu du sommaire du dossier Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 24 juin 2021

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles...

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Descriptif du dossier

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais professionnels

  • Note de frais

  • Remboursement

  • Frais de transport

  • Indemnité kilométrique

  • Dépenses professionnelles

  • Employeur

  • Déduction d’impôts

  • Abonnement aux transports publics

  • Télétravail

  • Forfaits mobilités durables


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire. 

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique ;
  • la déduction d’impôts sur les frais professionnels ; 
  • le “forfait mobilités durables”
  • les frais professionnels de télétravail ;
  • etc.

La question du moment

J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

La rémunération du salarié peut être partiellement ou totalement constituée par des avantages en nature (exemple du travail au pair). L'avantage en nature permet au salarié de réaliser une économie sur les dépenses qui lui incombent normalement (nourriture, logement, déplacement, chauffage, achat d'ordinateur, etc.). Cette notion s'oppose à celle de frais professionnels correspondant au remboursement par l'employeur des dépenses occasionnées par l'activité du salarié.

Les avantages en nature octroyés au salarié sont le plus souvent prévus au contrat de travail et peuvent avoir fait l'objet d'une négociation avec l'employeur au jour de l'embauche.

Ils constituent des éléments du salaire qui viennent s'ajouter à la rémunération en espèces. Ils sont pris en compte pour le calcul du respect du salaire minimum légal (SMIC) ou conventionnel, des indemnités de congés (lorsque le salarié n'en bénéficie plus pendant ses congés) ainsi que pour le calcul des diverses primes ou indemnités basées sur le salaire.

Certains avantages tels que le repas et le logement ne sont pas pris en compte pour leur coût réel et font l'objet d'une évaluation forfaitaire par voie d'accord collectif ou à défaut par voie réglementaire. Les autres avantages sont retenus pour leur coût réel ou selon les dispositions plus favorables incluses dans le contrat de travail ou prévus par accord collectif.

La jurisprudence considère de façon constante que la suppression d'un avantage en nature constitue une modification de la rémunération (1) et donc une modification du contrat de travail nécessitant l'accord du salarié (2). Toute suppression décidée de manière unilatérale peut être analysée comme une sanction pécuniaire prohibée.

A noter : les avantages en nature 2021 sont des éléments de rémunération soumis à cotisations sociales ainsi qu'à l'impôt sur le revenu. Leur montant est en principe évalué forfaitairement, selon un barème fixé par l'URSSAF.


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Le mot de l'auteur

Le 24/06/2021

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

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