Un salarié peut être confronté à des dépenses nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions professionnelles (par exemple, des frais de déplacement pour se rendre à un rendez-vous client). Il s'agit alors de frais professionnels.
Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.
Ces dépenses sont (1) :
- justifiées par les besoins de l'activité du salarié ;
- engagées dans l'intérêt de l'entreprise.
Puisqu'elles sont liées à son activité professionnelle, l'employeur doit rembourser ces dépenses au salarié (2).
Les dépenses qu'un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle qualifiés de frais professionnels sont :
- les frais de repas ;
- les frais de transport en commun ;
- certaines dépenses liées aux grands déplacements ;
- les frais kilométriques (lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle) ;
- les frais de mobilité ;
- les frais engagés pour l'utilisation des outils informatiques et des technologies de l'information (ordinateur, tablette, smartphone...) ;
- les frais liés au télétravail (remboursables aussi en cas de télétravail pour circonstances exceptionnelles ou une force majeure) ;
- les dépenses d'entretien des vêtements de travail.
Les frais professionnels remboursés sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et CSG-CRDS.
La déduction forfaitaire de 10% simplifie la prise en compte des frais professionnels en couvrant les dépenses les plus courantes et est appliquée automatiquement à tous les salariés - et à certains dirigeants de sociétés.
Cette déduction forfaitaire de 10% est automatiquement retranchée des salaires déclarés par chacun des membres du foyer fiscal : le salarié n'a pas de démarche à faire. Toutefois, le salarié peut renoncer individuellement à cette déduction forfaitaire, et demander, sous certaines conditions, la déduction de ses frais réels s'il considère que ses frais sont plus importants que la déduction forfaitaire.
Attention ! La déduction de 10% ne peut pas être appliquée en même temps que la déduction des frais réels.
Bon à savoir : l'employeur n'est tenu par aucun texte de maintenir tout ou partie des frais professionnels pendant l'absence du salarié.
Un salarié qui n'expose aucun frais durant son absence ne peut donc recevoir en contrepartie de remboursement. En effet, rappelons que le frais professionnel est celui engagé par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Cette position a d'ailleurs été confirmée par le juge : le salarié ne peut pas demander le remboursement de frais professionnels au titre de périodes non travaillées (3).
Ce que pensent nos clients :
NOEL G.
le 02-02-2024
Parfait