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Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Vous avez des frais professionnels à vous faire rembourser ? Ce dossier complet vous explique les règles applicables, les démarches et les types de frais pris en charge par l'employeur. Obtenez notre dossier rédigé par nos juristes dès maintenant !... Lire la suite

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En bref

Prise en charge des frais professionnels : connaître les montants (selon les barèmes)

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, supportée par ce dernier, dans l'accomplissement de ses missions.

L'employeur doit lui rembourser ces frais, au réel ou au forfait selon la nature des frais avancés (frais de repas, frais d'utilisation du matériel informatique du salarié ou encore frais de mobilité professionnelle).

Notre dossier fait le point sur les modalités de remboursement propres à chaque catégorie de frais professionnels. Il est à jour des barèmes en vigueur pour 2025 (plafonds de remboursement pour bénéficier d'une exonération d'impôt).


Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Savoir comment sont remboursés les frais professionnels : au réel ou au forfait (arrêté du 20 décembre 2002) et selon quelles modalités ?

Ce dossier distingue les frais qui sont remboursés au salarié selon les dépenses effectivement engagées ou selon les barèmes de l'Administration fiscale. 

Il répond à une série de questions diverses et tirées de situations pratiques rencontrées par les salariés.

Exemples :

  • je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail : mon employeur doit-il prendre en charge mes frais de carburant ?
  • des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?
  • de quel délai dispose le salarié pour réclamer le paiement de frais professionnels engagés - non remboursés par l’employeur ?

Connaître les montants de remboursement des frais professionnels : transport domicile/travail, télétravail, repas, hébergement, indemnités kilométriques, etc.

Ce dossier est à jour des montants des barèmes applicables depuis le 1er janvier 2025. Il définit  le montant qui doit être remboursé par l'employeur selon la nature de la dépense engagée.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous explique notamment les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport domicile-travail ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel et au forfait (cas dans lesquels un justificatif est nécessaire) ;
  • le délai de justification des frais et de remboursement par l'employeur ;
  • la distinction entre frais professionnels/avantages en nature ;

et détaille les modalités de remboursement des frais professionnels suivants : 

  • les frais de repas et d'hébergement en petits et en grands déplacements (+ les petits déplacements des salariés des entreprises de travail temporaires (ETT), des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle) ;
  • les frais de transport domicilie/lieu de travail (prise en charge des frais de transports en commun, prime carburant, "forfait mobilités durables") ;
  • les frais liés au télétravail ;
  • les frais liés à l'utilisation du matériel informatique du salarié ;
  • les frais de mobilité professionnelle (installation dans un nouveau logement, hébergement provisoire...) ;
  • les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel du salarié (indemnités kilométriques).

Ce dossier juridique dédié contient :

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35 Questions essentielles

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1 Fiche express

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

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Frais professionnels

Frais de déplacement

Indemnités grands déplacements

Indemnités petits déplacements

Note de frais

Remboursement

Frais de transport

Indemnité kilométrique

Frais de carburant

Frais alimentation électrique

Trajet domicile-travail

Dépenses professionnelles

Déduction d'impôts

Abonnement aux transports publics

Frais de télétravail

Forfaits mobilités durables

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La question du moment

Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

Rappel : dès lors que les frais engagés par le salarié l'ont été pour les besoins de son activité professionnelle (inhérents à son emploi et dans l'intérêt de l'employeur), les juges considèrent donc que ces frais doivent être remboursés au salarié (1)

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants, mais cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

La Cour de cassation a précisé que les frais professionnels remboursés ne peuvent pas être imputés sur la rémunération due, à moins :

  • qu'il n'ait été contractuellement prévu que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire ;
  • et que la rémunération du travail reste au moins égale au salaire minimum de croissance (SMIC).

À noter : l'employeur ne peut pas fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en dessous de leur coût réel, sauf disposition contraire du contrat ou de la convention collective (2).

Le remboursement des frais professionnels s'effectue soit sous forme d'allocations forfaitaires, auquel cas le salarié n'a plus à présenter de justificatifs ; soit au réel, donc sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, sur présentation de justificatifs.

Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 19 mars 2025 concerne :

La loi de finances pour 2025 redéclenche la possibilité pour l'employeur de rembourser jusqu'à 75% des frais de transport en commun engagés par les salariés !

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La mise à jour du 19 mars 2025 concerne :

Ce dossier est à jour des barèmes en vigueur depuis le 1er janvier 2025, applicables au remboursement des frais professionnels versés sous la forme d'allocations forfaitaires.

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La mise à jour du 07 mai 2024 concerne :

Découvrez les éléments à connaître sur le remboursement des frais professionnels, par votre employeur : prise en charge par l'employeur, modalités, montants 2024, exonérations de cotisations et d'impôts sur le revenu... Ce dossier vous aide à comprendre votre situation et à faire valoir vos droits !

Photo de Caroline Audenaert Filliol

Caroline Audenaert Filliol Juriste rédactrice web

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