Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

En l’absence de politique interne 

Le Code du travail ne prévoit pas de date limite pour le remboursement des frais professionnels.

Nous pouvons donc nous pencher sur la prescription : le Code du travail ne prévoyant pas de délai spécifique relatif à une réclamation de frais professionnels non payés, la Cour de cassation a tâtonné, avant d’adopter la position désormais applicable.

Dans un premier temps, la Cour a admis que le salarié disposait de 5 ans pour porter réclamation d’une note de frais non remboursée par son employeur (délai de droit commun prévu par le Code civil).

Plus tard, la jurisprudence a appliqué un texte du Code du travail, prévoyant un délai de prescription de 3 ans pour intenter une action en paiement ou en répétition du salaire (1).

Finalement, la Cour a opéré un changement de position en 2019 (2), considérant le fait que les notes de frais n’étaient pas un élément constitutif du salaire (en l’espèce, l’indemnité de transport). La Cour a ainsi fini par admettre que l’action portant réclamation du paiement de frais professionnels portait sur l'exécution du contrat de travail, se prescrivant par 2 ans (3).

Cette décision a été confirmée en 2023 - et en 2025 au sujet de l'indemnité d'occupation (due lorsque l'employeur ne met pas à disposition du salarié, de local professionnel et qu'il a été convenu que l'exécution du contrat de travail se ferait en télétravail) (4).

En revanche, l'employeur doit tout de même procéder aux remboursementx des frais de transports dans des délais raisonnables. Par exemple, pour les remboursements des frais de transports domicile/travail, les titres achetés par les salariés doivent être pris en charge dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés (5).

Politique de remboursement fixée dans l’entreprise

Lorsque l’entreprise prévoit une politique de remboursement des frais professionnels, fixant un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement, c’est ce délai qui doit être respecté par le salarié.

La Cour a ainsi déjà refusé la demande de remboursement de frais professionnels du salarié, qui, selon les juges, n’était pas fondé à en réclamer le remboursement puisqu’il ne les avait pas réclamés dans le délai imparti par l’employeur (dans cette affaire, 1 mois) (6).

À savoir : l’employeur dispose du même délai de 2 ans pour réclamer des sommes indûment versées au salarié (erreur dans le remboursement de notes de frais, par exemple).

Jurisprudence : le salarié est tenu de rembourser à l’employeur les frais professionnels versés de manière injustifiée

En l’espèce, un salarié exerçant la fonction de technicien itinérant, a été licencié pour faute grave pour avoir déclaré de fausses nuitées d’hôtel et des frais de repas pendant ses déplacements. L’employeur réclamait le remboursement des frais professionnels indûment payés (à titre reconventionnel, au cours de la procédure) (7).
La Cour d’appel, si elle confirme la position des juges du fond de caractériser la faute grave, déboute l’employeur de sa demande de remboursement des nuitées, au motif que “le salarié n'engage sa responsabilité civile à l'égard de son employeur que pour faute lourde et qu'en l'espèce, il avait été licencié pour faute grave”.
Finalement, la Cour de cassation fait bon droit à l’employeur en affirmant “que l'absence de faute lourde imputable au salarié ne fait pas obstacle à la demande en répétition de l'indu formée par l'employeur”.