Frais professionnels, frais de déplacement : tout savoir pour bien se faire rembourser

Le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels. Selon la jurisprudence, ils constituent les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploi. Les frais professionnels correspondent donc aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Sur présentation d'un justificatif (factures, tickets de caisse, etc.), l'employeur a l'obligation de procéder au remboursement de la note de frais correspondante (1).

Ce remboursement n'interviendra que si les dépenses correspondent à des frais professionnels, c'est-à-dire des montants exposés pour les besoins de l'activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur.

Si l'employeur estime que les dépenses auxquelles le salarié s'est exposé n'entrent pas dans le cadre de l'accomplissement de sa mission, il est en droit d'en refuser le remboursement.

Le salarié devra alors apporter la preuve du caractère professionnel de ces dépenses.

Si malgré le caractère professionnel de la dépense, l'employeur refuse le remboursement, le salarié peut envoyer un courrier recommandé demandant à l'employeur de remplir l'obligation de remboursement à sa charge sans quoi une action sera engagée devant le conseil de prud'hommes.

Il est possible que l'employeur rembourse les frais professionnels (2) par le versement d'une allocation forfaitaire dont le montant aura été déterminé préalablement (par exemple pour les dépenses de nourriture, logement, etc.). Cette allocation figurera sur son bulletin de paie. Dans ce cas, les dépenses que le salarié aura engagées ne seront pas remboursées au réel.

Les juges précisent que l'employeur est en droit de fixer un délai pour produire les justificatifs (3). Dans ce cas, l'éventuel refus de l'employeur de rembourser des notes de frais transmises hors délai est justifié.

A noter : en cas de non-respect par l'employeur de son obligation de prise en charge des frais professionnels, le salarié lésé pourra intenter une action en paiement. Cependant, pour la jurisprudence cette action n'est pas soumise à la prescription de 3 ans applicable à l'action en paiement du salaire, mais à une prescription de 2 ans. En effet, les juges considèrent qu'il s'agit d'une action portant sur l'exécution du contrat de travail (5).