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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

Droit du Travail Salarié

Particulier

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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

aperçu du sommaire du dossier Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 24 juin 2021

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles...

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Descriptif du dossier

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais professionnels

  • Note de frais

  • Remboursement

  • Frais de transport

  • Indemnité kilométrique

  • Dépenses professionnelles

  • Employeur

  • Déduction d’impôts

  • Abonnement aux transports publics

  • Télétravail

  • Forfaits mobilités durables


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

22 Questions Essentielles

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Ce dossier contient également

1 Modèle(s) de Lettre(s)

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire. 

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique ;
  • la déduction d’impôts sur les frais professionnels ; 
  • le “forfait mobilités durables”
  • les frais professionnels de télétravail ;
  • etc.

La question du moment

Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, inhérents à son emploi et dans l'intérêt de l'employeur

Les juges considèrent donc que ces frais doivent être remboursés au salarié (1)

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants. Mais cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

La Cour de cassation a précisé que :

  • les frais professionnels remboursés ne peuvent pas être imputés sur la rémunération due ;
  • à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire ;
  • et à condition que la rémunération du travail reste au moins égale au salaire minimum de croissance (SMIC).

A noter : l'employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en dessous de leur coût réel, sauf disposition contraire du contrat ou de la convention collective (2).

Le remboursement des frais professionnels s'effectue soit sous forme d'allocations forfaitaires, auquel cas le salarié n'a plus à présenter de justificatifs ; soit au réel, donc sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, sur présentation de justificatifs.


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Le mot de l'auteur

Le 24/06/2021

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

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