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Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Vous avez des frais professionnels à vous faire rembourser ? Ce dossier complet vous explique les règles applicables, les démarches et les types de frais pris en charge par l'employeur. Obtenez notre dossier rédigé par nos juristes dès maintenant !... Lire la suite
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En bref

Prise en charge des frais professionnels : connaître les montants (selon les barèmes)

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, supportée par ce dernier, dans l'accomplissement de ses missions.

L'employeur doit lui rembourser ces frais, au réel ou au forfait selon la nature des frais avancés (frais de repas, frais d'utilisation du matériel informatique du salarié ou encore frais de mobilité professionnelle).

Notre dossier fait le point sur les modalités de remboursement propres à chaque catégorie de frais professionnels. Il est à jour des barèmes en vigueur pour 2025 (plafonds de remboursement pour bénéficier d'une exonération d'impôt).


Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Savoir comment sont remboursés les frais professionnels : au réel ou au forfait (arrêté du 20 décembre 2002) et selon quelles modalités ?

Ce dossier distingue les frais qui sont remboursés au salarié selon les dépenses effectivement engagées ou selon les barèmes de l'Administration fiscale. 

Il répond à une série de questions diverses et tirées de situations pratiques rencontrées par les salariés.

Exemples :

  • je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail : mon employeur doit-il prendre en charge mes frais de carburant ?
  • des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?
  • de quel délai dispose le salarié pour réclamer le paiement de frais professionnels engagés - non remboursés par l’employeur ?

Connaître les montants de remboursement des frais professionnels : transport domicile/travail, télétravail, repas, hébergement, indemnités kilométriques, etc.

Ce dossier est à jour des montants des barèmes applicables depuis le 1er janvier 2025. Il définit  le montant qui doit être remboursé par l'employeur selon la nature de la dépense engagée.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous explique notamment les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport domicile-travail ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel et au forfait (cas dans lesquels un justificatif est nécessaire) ;
  • le délai de justification des frais et de remboursement par l'employeur ;
  • la distinction entre frais professionnels/avantages en nature ;

et détaille les modalités de remboursement des frais professionnels suivants : 

  • les frais de repas et d'hébergement en petits et en grands déplacements (+ les petits déplacements des salariés des entreprises de travail temporaires (ETT), des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle) ;
  • les frais de transport domicilie/lieu de travail (prise en charge des frais de transports en commun, prime carburant, "forfait mobilités durables") ;
  • les frais liés au télétravail ;
  • les frais liés à l'utilisation du matériel informatique du salarié ;
  • les frais de mobilité professionnelle (installation dans un nouveau logement, hébergement provisoire...) ;
  • les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel du salarié (indemnités kilométriques).

Ce dossier juridique dédié contient :

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35 Questions essentielles

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1 Fiche express

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

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Frais professionnels

Frais de déplacement

Indemnités grands déplacements

Indemnités petits déplacements

Note de frais

Remboursement

Frais de transport

Indemnité kilométrique

Frais de carburant

Frais alimentation électrique

Trajet domicile-travail

Dépenses professionnelles

Déduction d'impôts

Abonnement aux transports publics

Frais de télétravail

Forfaits mobilités durables

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Extrait de notre dossier

VIII. Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

L'avantage en nature est la mise à disposition, par un employeur à un salarié, pour son usage personnel, d'une prestation ou d'un bien particulier (1).

Il peut être prévu par le contrat de travail, la convention collective ou un accord collectif voire un usage. 

Il peut s'agir de la mise à disposition, par l'employeur, d'un véhicule dont l'utilisation est permise à titre privé, ou encore d'un smartphone ou d'un ordinateur portable. Cela peut également concerner des frais de nourriture, des frais de voyage, d'habillement ou autres. 

Distinction entre frais professionnels et avantages en nature

  • les frais professionnels correspondent aux dépenses liées à l'activité professionnelle du salarié, qui sont ensuite remboursées par l'employeur (billet de train pour se rendre à un rendez-vous professionnel, etc.) ;
     
  • ils ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature, qui désignent quant à eux, les biens ou les services fournis par l'employeur (un véhicule, un logement, un ordinateur, etc.).

Un avantage en nature fait partie de la rémunération du salarié et est donc soumis aux cotisations sociales, contrairement à un frais professionnel.

Cet avantage est évalué par l'employeur et figure sur le bulletin de paie du salarié.

L'avantage en nature n'est pas limité à une catégorie de salarié en particulier.

Le salarié peut bénéficier d'un avantage en nature quels que soient le type et la durée de son contrat de travail.

À noter : l'avantage en nature ne s'applique pas aux salariés des professions agricoles, au personnel navigant de la marine marchande, aux concierges et employés d'immeuble à usage d'habitation ainsi qu'aux employés de maison lorsque leur rémunération est, de manière habituelle, constituée, pour partie, par la fourniture de la nourriture et du logement (3).

Les dernières informations de Caroline Audenaert Filliol, juriste experte

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La mise à jour du 19 mars 2025 concerne :

La loi de finances pour 2025 redéclenche la possibilité pour l'employeur de rembourser jusqu'à 75% des frais de transport en commun engagés par les salariés !

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La mise à jour du 19 mars 2025 concerne :

Ce dossier est à jour des barèmes en vigueur depuis le 1er janvier 2025, applicables au remboursement des frais professionnels versés sous la forme d'allocations forfaitaires.

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La mise à jour du 07 mai 2024 concerne :

Découvrez les éléments à connaître sur le remboursement des frais professionnels, par votre employeur : prise en charge par l'employeur, modalités, montants 2024, exonérations de cotisations et d'impôts sur le revenu... Ce dossier vous aide à comprendre votre situation et à faire valoir vos droits !

Ce dossier a été rédigé par notre juriste

Se faire rembrouser ses frais professionnels

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