Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Pour rappel, le télétravail désigne une forme d'organisation spécifique du travail, qui consiste, pour le télétravailleur :

• à exercer, de façon volontaire hors des locaux de l'entreprise, un travail qui aurait pu être effectué dans ces locaux ;
• et à travailler en utilisant les technologies de l'information et de la communication (ordinateurs fixes et portables, Internet, téléphonie mobile, tablette, fax, etc.).

Le télétravail peut générer pour le salarié des frais professionnels supplémentaires, pouvant être déductibles de l'impôt sur le revenu.

=> Par principe, les frais de télétravail sont remboursés au réel. Par dérogation, l'employeur peut rembourser les frais que le salarié engage en lui versant une allocation forfaitaire - sauf pour les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique.

À noter : les allocations versées par l'employeur, quelle que soit leur forme, seront toujours exonérées d'impôts sur le revenu. Il ne faut donc pas déclarer, sur votre déclaration d'impôt, l'allocation télétravail.

Voici les montants pour 2025 :

Lorsque l'indemnité versée n'est pas prévue par un accord collectif

Si l'employeur verse une allocation forfaitaire, l'Urssaf dispense l'employeur de fournir des justificatifs. Il ne faut pas que ce remboursement ne dépasse 10,90 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine.

En cas d'allocation fixée par jour, celle-ci est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales dès lors qu'elle n'excède pas 2,70 euros par jour (dans la limite de 59,40 euros).

Lorsque l'indemnité versée est prévue par une convention collective, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe

Enfin, si l'allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche (ou un accord professionnel, interprofessionnel, de groupe), elle est réputée utilisée conformément à son objet si : 

• l'allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés ;
• et que son montant n'excède pas 13 euros par mois pour 1 journée de télétravail par semaine, ou 3,25 euros par jour de télétravail dans le mois, dans la limite de 71,50 euros par mois.

Si l'employeur doit mettre en place du télétravail suite à des circonstances exceptionnelles ou une force majeure, les frais engagés pour l’utilisation de son matériel selon les dispositions des frais liés au télétravail peuvent aussi être remboursés au salarié.

Si le salarié utilise du matériel informatique lui appartenant, il peut percevoir une indemnité spécifique (voir la question essentielle suivante).

Bon à savoir : 

• il n'est pas possible de cumuler les remboursements de frais de télétravail et le remboursement des frais liés à l’utilisation des outils informatiques personnels, puisque ces frais seront déjà couverts ;
   
• si cela est plus favorable, le salarié peut déduire les frais de télétravail qu'il a engagés, pour leur montant exact. 
   

Si le salarié opte pour les frais réels, il devra être en mesure de pouvoir justifier ces frais auprès de l'Administration fiscale en cas de contrôle. 

Si le salarié n'opte pas pour les frais réels, il ne sera pas en mesure de déduire les frais liés au télétravail. Mais il bénéficie, dans ce cas, de l'abattement de 10%, automatiquement calculé par l'administration fiscale sur les montants déclarés en traitements et salaires (2).

Récapitulatif :