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Frais professionnels, frais de déplacement : tout savoir pour bien se faire rembourser

Rédigé par Alice Lachaise

Mis à jour le 07 mai 2024

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Vous avez des frais professionnels à rembourser ? Ce dossier complet vous explique tout sur les frais de déplacement et les démarches pour obtenir leur remboursement. Découvrez les règles fiscales, les types de frais pris en charge et les bonnes pratiques à suivre. Obtenez notre dossier rédigé par nos juristes dès maintenant !... Lire la suite

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En bref

Frais professionnels : déplacement, transport, repas, télétravail, hébergement, barèmes indemnités kilométriques...

Votre activité professionnelle, en tant que salarié, vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel), aux frais de carburants, etc.

De plus, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers.

L’ensemble de ces frais peut être important, et vous ne savez pas à qui incombe sa prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Comment sont remboursés les frais professionnels : au réel, au forfait ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs de votre part ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ? Des frais de grands déplacements ou de petits déplacements ? Des frais d'utilisation de votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Des frais de transports entre votre domicile et votre lieu de travail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

Dans quel cas utiliser ce dossier sur les frais pro ? Prise en charge, montants, barèmes, impôts

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos chantiers. Vous êtes en déplacement, ou êtes souvent en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire.

Qui doit payer les frais de déplacement (frais de transports, de repas, de logement...) ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? En télétravail, l’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Pour vous rendre sur votre lieu de travail, vous devez utiliser votre véhicule personnel (ou un mode de transport personnel). Votre employeur doit-il prendre en charge vos frais de carburant ou d'alimentation électrique dans ce cas (trajets domicile-travail) ? Est-ce une obligation pour lui, ou peut-il ne rien prévoir en ce sens ? Qu'est-ce que le forfait mobilités durables ?

Votre employeur doit-il prendre en charge une partie ou la totalité de vos abonnements aux transports en commun, pour vos trajets domicile-lieu de travail ? Et aux services de location de vélos ?

Sachez que vous pouvez obtenir le remboursement de nombreux frais, par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail, et quels sont les montants 2024.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
les conditions du remboursement des frais de transport domicile-travail ;
les justificatifs de frais professionnels ;
le remboursement des frais professionnels au réel et au forfait ;
la prime de transport ;
les avantages en nature ;
les frais de repas et de logement ;
les indemnités kilométriques ;
les déductions d’impôts pour les frais professionnels ;
le “forfait mobilités durables” ;
les frais professionnels de télétravail ;
etc.

Ce dossier juridique dédié contient :

23 Questions essentielles

Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?
Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?
Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge mes frais de carburant ?
Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?
Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?
Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?
Quelles sont les modalités de remboursement des frais de trajet domicile-travail ?
Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?
Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?
Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?
Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?
Mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?
Comment obtenir le rembourser de mon abonnement aux transports publics pour mes trajets domicile-travail ?
Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?
Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ? Et quel barème pour ma déclaration d'impôts ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement en cas de grands déplacements ?
Qu’est-ce que le “forfait mobilités durables” ? Comment obtenir cette allocation pour les trajets domicile-travail ?
Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?
Quels sont les frais de télétravail déductibles ?
Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?
J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

1 Fiche express

Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

Frais professionnels

Frais de déplacement

Indemnités grands déplacements

Indemnités petits déplacements

Note de frais

Remboursement

Frais de transport

Indemnité kilométrique

Frais de carburant

Frais alimentation électrique

Trajet domicile-travail

Dépenses professionnelles

Déduction d'impôts

Abonnement aux transports publics

Frais de télétravail

Forfaits mobilités durables

La question du moment

Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ? Et quel barème pour ma déclaration d'impôts ?

Lorsque le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, l'employeur peut lui verser des indemnités kilométriques forfaitaires, fixées selon les barèmes kilométriques annuels publiés par l’administration fiscale (1).

C'est également ce barème qui peut vous servir pour votre déclaration d'impôts, si vous choisissez le régime des frais réels déductibles.

Attention, certains frais ne sont pas concernés, mais peuvent éventuellement être remboursés sur la base de justificatifs : frais de péage, de garage ou de parking, etc.

En cas d'application du barème fiscal, le moyen de transport personnel et l'ampleur des déplacements conditionnent les sommes versées (2) (3). Voici le barème des indemnités kilométriques 2024, applicables aux revenus 2023 (aux frais engagés en 2023).

Automobiles (voitures...) :

Puissance administrative	Jusqu'à 5.000 km	De 5.001 km à 20.000 km	Au-delà de 20.000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0, 316) + 1065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0, 394) + 1515	d x 0,470
"d" représente la distance parcourue en kilomètres "x" représente le signe de multiplication

Motocyclettes :

Puissance administrative	Jusqu'à 3.000 km	De 3.001 km à 6.000 km	Au-delà de 6.000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
3, 4, 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1158	d x 0,275
plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1583	d x 0,343
"d" représente la distance parcourue en kilomètres "x" représente le signe de multiplication

Cyclomoteurs :

Jusqu'à 3.000 km

De 3.001 km à 6.000 km

Au-delà de 6.000 km

d * 0,315

(d * 0,079) + 711

d * 0,198

"d" représente la distance parcourue en kilomètres

"x" représente le signe de multiplication

Véhicules électriques :

Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement, calculés selon les tableaux ci-dessus, est majoré de 20% (3).

Le mot de l'auteur

La mise à jour du 07 mai 2024 concerne :

Découvrez les éléments à connaître sur le remboursement des frais professionnels, par votre employeur : prise en charge par l'employeur, modalités, montants 2024, exonérations de cotisations et d'impôts sur le revenu... Ce dossier vous aide à comprendre votre situation et à faire valoir vos droits !

La mise à jour du 24 juin 2021 concerne :

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

Alice Lachaise Juriste rédactrice web

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Frais professionnels, frais de déplacement : tout savoir pour bien se faire rembourser

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Le mot de l'auteur

Alice Lachaise Juriste rédactrice web

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