Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Inclus dans ce dossier :

22 Questions essentielles
1 Fiche express

Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Rédigé par L'équipe Juritravail

Mis à jour le 24 juin 2021

SALARIE

PARTICULIER

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre...

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers.

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

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Description
Notions abordées
Dans quel cas utiliser ce dossier
Le plan du dossier
La question du moment
Le mot de l’auteur

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais professionnels

Frais de transport

Employeur

Télétravail

Note de frais

Indemnité kilométrique

Déduction d’impôts

Forfaits mobilités durables

Remboursement

Dépenses professionnelles

Abonnement aux transports publics

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire.

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
les conditions du remboursement des frais de transport ;
la définition de la notion de note de frais ;
le remboursement des frais professionnels au réel ;
la prime de transport ;
les avantages en nature ;
l’indemnité kilométrique ;
la déduction d’impôts sur les frais professionnels ;
le “forfait mobilités durables” ;
les frais professionnels de télétravail ;
etc.

2 documents compris avec ce dossier :

1 dossier de 22 Questions essentielles

1 Fiche express

Le plan du dossier

Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?
Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?
Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?
Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?
Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?
Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?Mon employeur a t-il le droit de me faire travailler le dimanche à partir du moment où je suis d'accord ? Est-ce du temps de travail effectif ?
Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?
J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?
Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?
Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?
Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?
Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?
Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?
Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?
Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?
Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?
Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement ?
Qu’est-ce que le “forfait mobilités durables” ?
Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?
Quels sont les frais de télétravail déductibles ?

Ce dossier contient également

1 Fiche express

Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

La question du moment

Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Ils doivent donc lui être remboursés (1).

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants. Cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

Les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts dans certaines limites appelées "allocations forfaitaires". L'employeur est tenu de rembourser même si le montant du remboursement le conduit à dépasser le seuil d'exonération (2).

Il convient de toujours pouvoir justifier les dépenses effectuées pour les besoins de l'activité (notes de restaurants, facture pour achat d'outillage, etc). Il convient de se conformer au délai fixé par la note de service pour obtenir le remboursement de ces frais.

Aucune liste complète des frais professionnels ne peut être proposée, chaque frais engagés par le salarié devant être examinés avant de recevoir ou non la qualification de frais professionnel.
Voici les situations les plus fréquentes :

le salarié est envoyé en mission par l'entreprise. Sont professionnels les frais de repas, de voyage, de déplacement sur le lieu de mission, d'hôtellerie et de communication avec l'entreprise ;
l'employeur impose au salarié de se restaurer au sein de l'entreprise pour des raisons d'organisation du travail (travail en équipe, en continu). Une indemnité plafonnée est allouée pour le surcoût représenté par l'impossibilité pour le travailleur de retourner se restaurer chez lui ;
le salarié travaille en région parisienne et doit prendre les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. L'employeur est dans l'obligation de prendre en charge 50 % des frais de transport (carte orange la plupart du temps) ;
le salarié ne travaille pas en région parisienne. Le remboursement de tout ou partie des frais de transport entre son domicile et son lieu de travail n'est qu'une faculté, non une obligation ;
le salarié est un télétravailleur. Il peut faire prendre en charge par son entreprise les frais d'installation d'un local à usage professionnel ainsi que les frais liés à la fourniture et l'installation du matériel informatique.

De nombreuses autres situations peuvent être examinées et les plafonds de prise en charge être à chaque fois modifiés : déplacements de longue durée, en métropole, dans les DOM-TOM, à l'étranger, utilisation de biens personnels à usage professionnel, déménagement en France et à l'étranger...

Le mot de l'auteur

Le 24/06/2021

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

L'équipe Juritravail Juriste rédacteur web

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Régis G.

15/12/2022

Une information juridique complète qui correspond à mes attentes.

RICHARD T.

17/11/2022

La navigation sur le site est agréable, on accède facilement aux informations que l'on souhaite obtenir.

Virginie N.

04/11/2022

J'ai appelé pour un souci de connexion et le problème a été réglé en quelques minutes. Très bons échanges avec la conseillère. Parfait.

Corinne S.

03/11/2022

Navigation du site assez simple et pratique. Contenu actualisé et simple en terme de compréhension.

Ida M.

14/10/2022

Service pertinent dans l'offre et rapide dans la réalisation.

Séverine A.

25/10/2022

Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais professionnels

Frais de transport

Employeur

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Note de frais

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Déduction d’impôts

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Remboursement

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Le plan du dossier

Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?

Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?

Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ?

Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?

Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement ?

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Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?

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