Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Savoir comment sont remboursés les frais professionnels : au réel ou au forfait (arrêté du 20 décembre 2002) et selon quelles modalités ?

Ce dossier distingue les frais qui sont remboursés au salarié selon les dépenses effectivement engagées ou selon les barèmes de l'Administration fiscale. 

Il répond à une série de questions diverses et tirées de situations pratiques rencontrées par les salariés.

Exemples :

• je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail : mon employeur doit-il prendre en charge mes frais de carburant ?
• des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?
• de quel délai dispose le salarié pour réclamer le paiement de frais professionnels engagés - non remboursés par l’employeur ?

Connaître les montants de remboursement des frais professionnels : transport domicile/travail, télétravail, repas, hébergement, indemnités kilométriques, etc.

Ce dossier est à jour des montants des barèmes applicables depuis le 1er janvier 2025. Il définit  le montant qui doit être remboursé par l'employeur selon la nature de la dépense engagée.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous explique notamment les points suivants :

• la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
• les conditions du remboursement des frais de transport domicile-travail ;
• le remboursement des frais professionnels au réel et au forfait (cas dans lesquels un justificatif est nécessaire) ;
• le délai de justification des frais et de remboursement par l'employeur ;
• la distinction entre frais professionnels/avantages en nature ;

et détaille les modalités de remboursement des frais professionnels suivants : 

• les frais de repas et d'hébergement en petits et en grands déplacements (+ les petits déplacements des salariés des entreprises de travail temporaires (ETT), des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle) ;
• les frais de transport domicilie/lieu de travail (prise en charge des frais de transports en commun, prime carburant, "forfait mobilités durables") ;
• les frais liés au télétravail ;
• les frais liés à l'utilisation du matériel informatique du salarié ;
• les frais de mobilité professionnelle (installation dans un nouveau logement, hébergement provisoire...) ;
• les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel du salarié (indemnités kilométriques).