Comment gérer efficacement les absences et congés de ses salariés ?

Les différents types d'absence en entreprise

Absence non rémunérée

Lorsque le salarié s'absente pour les raisons énumérées ci-dessous, que l'absence soit prévisible ou non, il ne peut pas prétendre au maintien de sa rémunération, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Exemples : 

• congé sabbatique ;
• congé enfant malade ;
• congé proche aidant ;
• congé pour création d'entreprise ;
• absences injustifiées.

Bon à savoir : il est recommandé à l'employeur de toujours conserver une trace écrite de la demande du salarié, de la réponse apportée par l'employeur et de la mise en demeure de justifier l'absence et de reprendre le poste, le cas échéant.

Absence rémunérée : absence pour raison de santé, congés ou formation

Absence pour raisons de santé 

Dans le cas d'une absence pour raison de santé, le service RH (ressources humaines) se doit d'être réactif :

• maladie ou accident non professionnel : le salarié informe en général l'employeur dans les 48 heures (se reporter à la convention collective applicable dans l'entreprise).
  Dès réception du volet n°3 de l'avis d'arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié, l'employeur doit établir son attestation de salaire (formulaire homologué). Elle est transmise sous forme électronique, ou à défaut, sous forme papier par le salarié auquel l'employeur aura remis l'attestation dument remplie (1).
  Cette attestation permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles votre salarié peut avoir droit. Plus vite l’attestation de salaire sera transmise, plus vite le salarié pourra percevoir ses indemnités journalières ;
   
• maladie professionnelle ou accident du travail :
  - en cas de maladie professionnelle, la CPAM adresse à l'employeur une copie de la déclaration de maladie professionnelle. Il est informé de la procédure à suivre et doit remplir un questionnaire - portant notamment sur les conditions de travail du salarié ;
  - en cas d'accident du travail, le salarié doit le déclarer dans les 24 heures et l'employeur doit déclarer l'accident de travail à la CPAM (caisse primaire d'assurance maladie) dans les 48 heures (dimanches et jours fériés non compris). Il peut formuler des remarques argumentées sur le caractère professionnel ou non de l'accident.
  Par ailleurs, en cas d'accident du travail ayant entraîné le décès du salarié, une déclaration spécifique doit être faite à l'inspection du travail dans les 12 heures.

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La maladie ou l'accident fait l'objet d'une mention spécifique sur le bulletin de salaire.

Aucun élément sur l'état de santé du salarié ne doit être consigné.

Absence pour congés 

Congés payés

Les congés payés permettent au salarié de percevoir une indemnité de congés payés. Celle-ci peut être calculée de deux manières (2) :

• soit par la règle du 1/10e de la rémunération brute totale ;
• soit par la règle du maintien de salaire. 

Elle fait l'objet d'une mention spécifique sur le bulletin de salaire.

Ce type d'absence permet à l'employeur de maîtriser les dates de l'absence : il a la possibilité de refuser (sans abus) ou d'imposer des dates de congés (exemple : fermeture annuelle de l'entreprise).

Le salarié doit obtenir l'accord du manager/responsable hiérarchique sur les dates de départ, puis la confirmation des dates est transmise au service RH.

Autres congés rémunérés : 

Le salarié bénéficie, de droit ou sur demande, d'autres types de congés rémunérés. Il s'agit des congés suivants : 

• congés exceptionnels (pour événements familiaux) (3) ;
• congé de maternité/congé d'adoption/congé de paternité (4) ;
• congé parental d'éducation (5) ;
• congé de deuil (6). 

Absence pour formation 

L'employeur doit assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail (7).

Il doit veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations.

En ce sens, il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences, y compris numériques, ainsi qu'à la lutte contre l'illettrisme. 

Toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires, constitue un temps de travail effectif et donne lieu pendant sa réalisation au maintien par l'entreprise de la rémunération. 

Les autres actions de formation constituent également un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur déroulement au maintien par l'entreprise de la rémunération, sauf exceptions (8). 

Quelle procédure de gestion des absences mettre en place en entreprise ?

Le salarié doit-il prévenir son employeur en cas d'absence ?

Oui, l'employeur doit être prévenu de toute absence du salarié dans le délai fixé. Celui-ci est généralement de 48 heures (sauf dispositions conventionnelles contraires ou dans le règlement intérieur applicable au sein de l'entreprise).

L'employeur peut-il exiger un justificatif en cas d'absence au travail du salarié  ?

Oui, l'employeur est en droit d'imposer au salarié de lui fournir un justificatif, que l'absence soit programmée (exemple : congé exceptionnel pour mariage d'un enfant) ou non (exemple : arrêt de travail pour maladie) et peu importe la durée de l'absence (exemple : absence deux heures, pour rendez-vous médical).

Si le salarié ne justifie pas son absence (hormis pour les congés payés), il commet une faute, qui, selon la gravité et la fréquence, peut être sanctionnée.

En cas d'absence non prévisible, le salarié doit prévenir l'employeur (appel téléphonique, mail, etc.) avant de fournir un justificatif, dans les meilleurs délais ou selon le délai prévu par le règlement intérieur ou les dispositions conventionnelles applicables, dans l'entreprise. 

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Depuis le 19 avril 2023, le salarié qui ne justifie pas son absence et ne reprend pas le travail après avoir été mis en demeure de justifier son absence et de reprendre son poste (abandon de poste), par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge, dans le délai fixé par l'employeur, peut être présumé avoir démissionné à l'expiration de ce délai. L'employeur/le service RH doit suivre une procédure stricte, au risque de voir la rupture du contrat requalifiée devant le conseil de prud'hommes.

Possibilité de définir les mesures disciplinaires en cas de non-justification d'absence : règlement intérieur ou note de service

Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l'employeur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur (9). Il peut prévoir la marche à suivre par les salariés, en cas d'absence, et les sanctions encourues, en cas d'absence injustifiée. 

À défaut de dispositions conventionnelles particulières, l'employeur peut aussi rédiger une note de service relative aux modalités de prévenance d'une absence.

Conséquences de l'absence au niveau RH : quelle est la procédure de gestion des absences ?

Impact sur la paie : comment se fait la déduction de salaire ?

Toutes les absences ont pour effet de suspendre le contrat de travail et doivent faire l'objet d'une mention spécifique sur le bulletin de paie.

Le défaut de justification d'absence du salarié peut avoir un impact sur la paie. 

📌Exemple :

Le salarié envisage de s'absenter pour se pacser. À défaut de justificatif, il ne peut pas prétendre au maintien de sa rémunération, même si elle est prévue par la loi et les dispositions conventionnelles.

Toute absence non justifiée ne peut pas donner droit au maintien de la rémunération du salarié. La retenue doit être faite au prorata de la durée de l'absence du salarié. 

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Une absence, même justifiée, aura aussi un impact, en paie. 

📌Exemple :

Les congés annuels, même s'ils doivent être payés, requièrent un calcul spécifique pour déterminer l'indemnité de congés payés.

En cas d'absence pour maladie, un employeur subrogé dans les droits du salarié, doit, si ce dernier en remplit les conditions, maintenir son salaire en tout ou en partie (indemnité complémentaire), en cas d'arrêt maladie.

Impact sur l'ancienneté : prise en compte de l'absence pour le calcul de l'ancienneté

Certaines absences sont prises en compte en totalité, pour le calcul des droits du salarié, liés à l'ancienneté.

📌Exemples : 

• congés pour raisons familiales (exemples : congé de maternité, congé de paternité, congé d'adoption, congé de présence parentale) ;
• congés liés à la formation (exemples : congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale, congé de formation des cadres et animateurs pour la jeunesse) ;
• arrêt de travail pour accident ou maladie professionnelle ;
• congés payés ;
• ancienneté précédant un changement d'employeur suite à une succession, vente, fusion, transformation du fonds ;
• stage de fin d'étude s'il est supérieur à 2 mois et suivi d'une embauche à l'issue du stage ;
• préavis non réalisé à la demande de l'employeur ;
• en cas d'un ou plusieurs CDD (contrat à durée déterminée) suivis immédiatement d'un CDI (contrat à durée indéterminée), l'ancienneté s'apprécie dès le 1er CDD.

Certaines absences sont prises en compte partiellement pour le calcul des avantages liés à l'ancienneté.

📌Exemples :

• en cas de contrats discontinus (l'ancienneté est prise en compte à partir de la date d'entrée du dernier contrat) ;
• un congé parental d'éducation à temps plein.

Des dispositions conventionnelles peuvent être plus favorables au salarié.

Bon à savoir : des congés pris à temps partiel (exemple : congé pour création d'entreprise à temps partiel) ne réduisent jamais l'ancienneté.

Certaines absences n'entrent pas dans le calcul de l'ancienneté.

📌Exemples : 

• absence injustifiée ;
• mise à pied disciplinaire.

Impact sur les congés payés : prise en compte de l'absence du salarié pour le calcul des congés payés 

Certaines périodes d'absence permettent au salarié d'acquérir des congés payés : 

• si ces absences sont assimilées à du temps de travail effectif ;
• si les périodes d'absence ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif, le nombre de jours de congés acquis est réduit au prorata du nombre de jours d'absence.

Tableau - Exemples de périodes assimilées ou non à du temps de travail effectif : 

Périodes assimilées

Périodes non assimilées

congés payés. Bon à savoir : le salarié en arrêt maladie acquiert désormais des congés payés. Une distinction demeure selon que l'arrêt est d'origine professionnelle ou non. S'il a été empêché de prendre ses congés pour cause de maladie, le salarié bénéficie désormais d'un droit à report desdits congés dans un délai maximum de 15 mois ; congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ; congés pour événements familiaux (mariage ou Pacs, naissance, décès d'un membre de la famille) contrepartie obligatoire en repos pour avoir effectué des heures supplémentaires ; arrêt de travail pour cause de maladie non professionnelle, de maladie professionnelle, d'accident du travail ou d'accident de trajet.

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, les périodes non prises en compte sont notamment les suivantes : grève ; congé parental à temps plein ; mise à pied disciplinaire ; congé sabbatique ; congé sans solde.

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Nécessité d'organiser le retour du salarié, le cas échéant

Lorsque le salarié est absent pour une durée importante, l'employeur doit anticiper le retour du salarié.

Il peut organiser une visite de préreprise et/ou un rendez-vous de liaison.

Dans certains cas, l'employeur est également tenu d'organiser une visite médicale de reprise (11). 

📌Exemples : 

• après un accident du travail ayant entraîné un arrêt d'au moins 30 jours ;
• après une absence d'au moins 60 jours pour cause de maladie ou d'accident non professionnel, sauf si le salarié a bénéficié d'une visite de préreprise dans les 30 jours précédant sa reprise effective du travail et que lors de cette visite de préreprise, le médecin du travail a conclu qu'aucune mesure individuelle d'aménageement, d'adapatation ou de transformation du poste, ni aucune mesure d'aménagement du temps de travail n'était nécessaire.

Dès que l'employeur a connaissance de la date de la fin de l'arrêt de travail, il saisit le service de prévention et de santé au travail qui organise l'examen de reprise le jour de la reprise effective du travail par le travailleur, et au plus tard dans un délai de 8 jours qui suivent cette reprise.

Suite à cette visite, l'employeur peut devoir être tenu de suivre les recommandations du médecin du travail le cas échéant, ou devoir reclasser un salarié déclaré inapte à son travail.

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Nécessité d'organiser un entretien, en cas de longue absence

Un entretien de parcours professionnel doit être systématiquement proposé au salarié qui reprend son activité à l'issue de certaines absences (12).

📌Exemples :

• un congé de maternité ;
• un congé parental d'éducation ;
• un congé de proche aidant ;
• une période de mobilité volontaire sécurisée ;
• un mandat syndical.

Cet entretien peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste. 

Il est consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi.

L'employeur doit délivrer plusieurs informations au salarié.

📌Exemples :

Des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience (VAE) ou à l'activation par le salarié de son CPF.

Il doit donner lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.

L'employeur peut-il recruter un salarié en CDD afin de remplacer celui qui est absent ?

Oui. Pour pallier l'absence d'un salarié absent, l'employeur peut embaucher un salarié en CDD.

Un CDD peut être conclu mais uniquement pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire, et seulement dans des cas précis, et notamment le remplacement d'un salarié en cas d'absence et de suspension de son contrat de travail (13).

📌Exemple :

Dans le cas d'une absence pour longue maladie, le CDD de remplacement à terme imprécis prend fin au retour du salarié absent pour maladie. Il n'est soumis à aucune durée maximale, mais l'employeur doit prévoir une durée minimale d'emploi.

L'employeur peut-il licencier un salarié absent depuis longtemps ?

Absence ordinaire

Oui, l'absence d'un salarié peut constituer un motif de licenciement, soit par sa durée excessive, soit par la fréquence des interruptions d'activité (même lorsque le motif de l'absence est autorisé et justifié comme dans le cas d'un arrêt de travail pour maladie). 

Par ailleurs, le licenciement d'un salarié absent peut être justifié par un des motifs prévus par la loi.

📌Exemples : 

• l’arrêt de travail du salarié perturbe le fonctionnement de l’entreprise : dans ce cas, l'employeur doit être en mesure de prouver que le remplacement définitif du salarié est nécessaire ;
• une procédure disciplinaire était en cours avant la suspension du contrat de travail : l'employeur peut procéder à un licenciement pour faute. 

Le licenciement n'est pas possible si :

• il est fondé sur une discrimination (par exemple : létat de santé du salarié) (15) ;
• les absences prolongées ou répétées pour maladie du salarié, résultent d'un manquement de l'employeur à son obligation de sécurité ;
• la convention collective prévoit une clause de garantie d’emploi. Dans ce cas, le salarié absent pour maladie ne peut être licencié pour un motif lié à la maladie pendant la durée fixée par la clause.

Absence pour accident du travail ou maladie professionnelle

Lorsque le contrat de travail est suspendu pour accident ou maladie d'origine professionnelle, l'employeur ne peut rompre ce dernier que s'il justifie :

• soit d'une faute grave de l'intéressé ; 
• soit de son impossibilité de maintenir ce contrat pour un motif étranger à l'accident ou à la maladie.

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Recours possibles à des outils et logiciels gratuits de gestion et de suivi des absences du personnel : quel est le meilleur outil ?

Pour l'aider dans son suivi des absences des salariés, l'employeur peut utiliser un tableau Excel de planification des absences et de recensement des absences imprévues.

Cela permet de conserver une trace de chaque absence et de calculer les droits à congés payés acquis et en cours d'acquisition.

Il existe également des logiciels de gestion 2-en-1 SIRH et paie dédiés à l’administration des ressources humaines et à la production des bulletins de salaire. Ces systèmes et logiciels de gestion permettent aux équipes de gérer leurs congés en autonomie et d’automatiser les calculs de paie en fonction des absences.

Le service RH, s'il existe, peut créer des tableaux de bords : utiliser des sites externes ou se créer un tableau de bord interne.

Dans tous les cas, il est recommandé de mettre en place des alertes, pour début et fin de l'absence si elle est connue, et de bien noter les délais de justifications, ainsi que les justificatifs : cela peut permettre de tenir un mémo des délais limites, et de pouvoir faire des relances.

Sur ce point, les services de RH prévoient souvent des modèles-types de relance selon la nature de l'absence. Attention ! À défaut de justificatif dans les délais, le service RH doit penser, avant toute relance, à contacter aussi le manager opérationnel du salarié concerné pour voir si le justificatif ne lui est pas parvenu.

Les alertes sont importantes pour respecter les obligations de l'employeur.

📌Exemple :

Au terme d’une période d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, l’employeur doit porter à la connaissance du salarié les informations suivantes : 

• le nombre de jours de congé dont il dispose ;
• la date jusqu’à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.

Cette information doit être faite dans le mois qui suit la reprise du travail.

Prévoir un système de classement, de rangement des justificatifs (conservation des éléments dans le dossier du salarié, qu'il soit ou non dématérialisé revêt une importance non négligeable en cas de potentiel litige. Il permet de conserver les traces écrites nécessaires à l'établissement de preuves.

📌Exemple :

Un salarié demande un rappel de salaire pour une période d'absence, en principe rémunérée mais non justifiée.

Enfin, s'engager dans une démarche assurant la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) ou de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) permet de limiter l'absentéisme au travail.

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