L'employeur peut-il opérer une retenue sur salaire en cas d'absence injustifiée ?

L'absence injustifiée donne-t-elle droit à un salaire ?

Principe : salarié non rémunéré (le salaire est la contrepartie du travail fourni)

Le paiement du salaire est la contrepartie du travail fourni par le salarié : il relève des obligations de l'employeur, prévues au contrat de travail.

Ce dernier étant censé être exécuté de bonne foi (1), le salaire cesse d'être dû si le travail n'est pas fourni dans les conditions d’exécution qui y sont prévues.

... et non indemnisé

Le contrat de travail étant suspendu pendant la période d'absence, le salarié absent ne perçoit donc pas de salaire, et a fortiori, pas d'indemnités journalières de la Sécurité sociale non plus, s'il ne justifie pas son absence : il n'a donc droit à aucune rémunération/prestation.

Lorsque le salarié ne se présente pas à son poste de travail sans autorisation préalable de son employeur et sans pouvoir justifier d'un motif valable d'absence (exemple : un arrêt maladie), il est en situation “d'absence injustifiée”. 

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Comment le salarié doit-il justifier son absence au travail ?

Fourniture d'un justificatif

L'employeur est en droit d'exiger un justificatif, même si le salarié n'est absent qu'une seule journée.

La manière dont le salarié doit justifier son absence dépend de la nature de cette dernière, mais un document écrit (arrêt de travail, bulletin d'hospitalisation) ou une autorisation préalable est, en général, requis(e).

Les délais de justification peuvent être prévus par :

• le règlement intérieur ;
• la convention collective applicable dans l'entreprise.

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Le salarié qui ne justifie pas son absence, commet une faute.

La plupart des conventions collectives prévoient que toute absence doit être justifiée dans un délai de 48 heures - sauf cas de force majeure (exemple : hospitalisation soudaine) ou accident de trajet pour lequel la déclaration doit être faite dans les 24 heures. Dans tous les cas, elle doit l'être dans les meilleurs délais.

Pas de justification de l'absence sous 2 jours : mise en demeure 

Si le salarié ne justifie pas son absence dans le délai applicable à l'entreprise, l'employeur qui a tenté de prendre contact avec le salarié en vain, peut le mettre en demeure de se justifier et de reprendre son travail.

💡Bon à savoir : cette mise en demeure peut être la première étape de la procédure de présomption de démission, en cas d'abandon de poste (2).

📑 À lire, sur ce point : Abandon de poste : comprendre la procédure et les étapes légales

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L’employeur peut-il opérer une retenue sur salaire, en cas d'absence injustifiée ?

Sanction pécuniaire interdite - même à défaut de motif/justificatif recevable...

Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites : toute disposition ou stipulation contraire est réputée non écrite (3). 

En ce sens, l'employeur ne peut pas réduire ou supprimer un accessoire de salaire dont le calcul n'est pas lié au temps de travail effectif. 

Exemples :

Constituent une sanction pécuniaire prohibée :

• le non-versement d'une prime de partage de la valeur (PPV) au salarié qui était présent à la date de versement, de dépôt de l'accord d'entreprise ou de la signature de la décision unilatérale de l’employeur instituant l'accord ;
• le non-versement d’une prime sur objectifs, dès lors qu'ils ont été atteints.

... mais retenue autorisée : quelle rémunération verser en cas d'absence injustifiée ? Comment calculer le salaire à verser ?

Après avoir mis en demeure le salarié de justifier son absence, l'employeur peut opérer une retenue sur salaire, le contrat de travail étant suspendu, le temps de l'absence.

La retenue doit être faite au prorata de la durée de l'absence du salarié. 

Exemple : en avril 2025, le salarié a été absent depuis le 22 avril. L'employeur ne peut déduire de son salaire d'avril, que les 7 jours non travaillés si le salarié est au forfait jours, ou le nombre d'heures non accomplies, sur ledit mois.

👨‍⚖️ La Cour de cassation considère que "la retenue de salaire doit correspondre au temps exact de la cessation de travail et doit être en principe égale au quotient du salaire mensuel par le nombre d'heures de travail dans l'entreprise pour le mois considéré" (4) :

Rémunération = (salaire mensuel x nombre d'heures d’absence) / horaire réel de travail sur le mois considéré

La retenue sur salaire s'opère sur le salaire brut. 

À noter : si un accessoire du salaire en fonction du temps de travail effectif du salarié, l'employeur peut le proratiser. 

Comment indiquer cette absence sur le bulletin de salaire ?

L'employeur doit faire apparaître des mentions obligatoires sur le bulletin de paie, notamment :

• la période ;
• et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire.

En cas d'absence injustifiée, celle-ci doit figurer sur la fiche de salaire ainsi que la retenue sur salaire correspondante.

💡Bon à savoir : sauf dispositions conventionnelles plus favorables, une absence injustifiée influe sur la détermination des avantages liés à l'ancienneté du salarié (les absences non rémunérées ne sont pas prises en compte) et ne permet pas non plus d'acquérir des droits à congés payés.

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Quelles conséquences emporte une absence injustifiée ?

Réduction du plafond de la Sécurité sociale

En cas d'absence injustifiée, le plafond de la Sécurité sociale doit être réduit pour tenir compte de périodes d'absence n'ayant pas donné lieu à rémunération (5). 

Lorsqu’une absence ne donne pas lieu à un maintien de la rémunération par l’employeur, la formule suivante est alors appliquée :

Valeur mensuelle du plafond x (nombre de jours rémunérés de la période d'emploi / nombre de jours calendaires du mois)

Le nombre de jours rémunérés de la période d’emploi correspond au nombre de jours calendaires desquels sont retirés les jours d’absence ne donnant pas lieu à maintien de la rémunération.

Seules les journées d’absence totale sont retenues pour réduire le plafond : une absence d’une ou plusieurs demi-journées, ou d’une ou plusieurs heures, ne sont donc pas retenues pour réduire le plafond.

La période d’absence non rémunérée est calculée de date à date. Si cette période contient un ou plusieurs jours de repos (fin de semaine, par exemple), ou un ou plusieurs jours fériés, ceux-ci sont décomptés dans la période d’absence.

Exemples :

• pour un salarié absent sans rémunération uniquement un vendredi ou un lundi, le plafond sera réduit en retenant une journée ;
• en revanche, pour un salarié absent du vendredi au lundi inclus, le plafond sera réduit en retenant 4 jours d’absence. 

Si le salarié envoie un justificatif tardivement et revient travailler : possible sanction disciplinaire 

Si le salarié ne justifie pas son absence dans le délai applicable dans l'entreprise, il s'expose à une éventuelle sanction disciplinaire.

Si l'absence est isolée et de courte durée, l'employeur, en vertu du principe de proportionnalité de la sanction choisie à la gravité de la faute commise, peut envisager un rappel à l'ordre ou une sanction légère.

✉ Téléchargez notre modèle de lettre de rappel à l'ordre du salarié.

Si l'absence injustifiée se prolonge ou que le salarié a été régulier du fait, dans les trois dernières années, il peut envisager une sanction plus lourde, dans le respect de l'échelle des sanctions prévue par le règlement intérieur, le cas échéant.

📑  À lire, sur ce point : Comment sanctionner un salarié fautif ?

Si le salarié ne justifie pas son absence et ne revient pas travailler : licenciement ou présomption de démission

L'employeur peut envisager une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave, à l'encontre du salarié qui s'absente sans justificatif, de manière prolongée ou répétée.

📑  À lire, sur ce point : Absence injustifiée : l'employeur peut-il licencier le salarié ?

🗓 Depuis le 19 avril 2023, le salarié qui a abandonné volontairement son poste et ne reprend pas le travail après avoir été mis en demeure de justifier son absence et de reprendre son poste dans un délai imparti par l'employeur, peut aussi être présumé avoir démissionné, à l'expiration de ce délai (7).

Attention ! L'employeur qui entend faire jouer la présomption de démission doit respecter la stricte procédure applicable. Le Conseil d'État a récemment apporté des précisions sur le contenu de la mise en demeure (📂 voir le dossier complet sur l'abandon de poste/absence injustifiée).

📑 À lire, sur ce point : Abandon de poste en CDI : guide complet, conséquences et procédure

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