Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur le bulletin de paie ?

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Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de paie ?

Vous devez impérativement faire apparaître, sur les bulletins de paie, les mentions suivantes (1) : 

• nom et adresse de l'employeur + désignation de l'établissement dont dépend le salarié (s'il y a des établissements) ;
• numéro de la nomenclature d'activité caractérisant l'activité de l'établissement d'emploi (code APE = code NAF) ainsi que, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro d'inscription de l'employeur (numéro SIRET) ;
• intitulé de la convention collective de branche, applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés et à la durée de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
• nom et emploi du salarié, position dans la classification conventionnelle ;
• période et nombre d'heures de travail correspondant au salaire. Il faut distinguer, si le cas se présente, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause (+ indiquer les taux de majoration). Il faut également indiquer les éléments détaillés sur les forfaits en heures ou en jours et sur les bases de calculs du salaire lorsqu'elles sont différentes de la durée du travail.
• nature et montant des accessoires de salaire soumis à cotisations salariales et patronales ;
• montant de la rémunération brute du salarié ;
• montant et assiette des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ainsi que, les taux de cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge du salarié + nature et montant des versements et retenues autres que ceux déjà mentionnés et effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels ;
• assiette, taux et montant du prélèvement à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de cette retenue à la source (donc montant avant impôt) ;
• montant de la somme effectivement reçue par le salarié (argent réellement versé au salarié) ;
• date de paiement de cette somme versée au salarié ;
• dates de congé et montant de l'indemnité correspondante, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie prise en compte par le bulletin de salaire ;
• montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• montant total versé par l'employeur, c'est-à-dire la somme de la rémunération brute versée au salarié et des cotisations et contributions à la charge de l'employeur, en déduisant tout de même les exonérations et exemptions de cotisations et contributions ;
• mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr ;
• en cas d'activité partielle : nombre d'heures indemnisées, taux appliqué pour le calcul de l'indemnité de chômage partiel et sommes versées au salarié sur la période prise en compte par le bulletin de paie.

Le bulletin de paie doit faire apparaître clairement une mention qui incite le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Il est important de faire apparaître la prime de partage de la valeur, sur le bulletin du mois de versement et sur une ligne distincte, en raison des exonérations spécifiques qui lui sont liées.

Pour bien remplir les bulletins de salaire et sécuriser vos démarches en matière de paie, vous devez savoir être au point sur les cotisations sociales. Découvrez notre guide complet pour bien calculer et comprendre les cotisations sociales.

Quelles sont les mentions interdites sur un bulletin de salaire ?

Il est formellement interdit de mentionner, sur le bulletin de paie : 

• l'exercice du droit de grève ;
• l'activité de représentation des salariés (exercice des mandats représentatifs…).

Lors de l'exercice du droit de grève, le salarié n'est pas payé. Les heures de grèves non payées doivent être indiquées uniquement comme "absences non rémunérées". Il ne faut pas mentionner la grève.

En cas d'activité représentative, la nature et le montant de la rémunération afférente doivent figurer sur une annexe au bulletin de paie. S'il s'agit d'heures de délégation des représentants du personnel, prises sur le temps de travail, elles sont incluses dans le temps de travail classique.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de certaines mentions obligatoires ? En cas d'erreur sur les montants du bulletin de paye ?

L'employeur doit veiller à remettre au salarié un bulletin de paie avec des mentions spécifiques.

En cas d'absence des mentions obligatoires sur les fiches de paie, l'employeur risque une amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, soit 450 euros maximum par bulletin de paie irrégulier (2).

En cas d'erreur sur le bulletin de paie, et donc sur le montant versé au salarié, ce dernier peut vous demander de régulariser la situation. Il peut également saisir le Conseil de prud'hommes dans un délai de 3 ans, pour demander un rappel de salaire et, en cas de préjudice, des dommages-intérêts. 

En tant qu'employeur, vous avez également 3 ans pour demander le remboursement d'un trop perçu, issu d'une erreur sur le bulletin de paie.

Vous êtes en litige avec un de vos salariés au sujet de son salaire, d'erreurs sur le bulletin de paie, ou tout autre élément conflictuel ? Notre dossier complet vous permet de gérer ces situations sereinement.

Sous quelle forme dois-je rédiger les bulletins de salaire des salariés ? Comment il se présente ? Doit-il être fait sous format papier ou numérique/dématérialisé ?

Les bulletins de paie peuvent être rédigés en format papier ou en format numérique. Dans tous les cas, il s'agit d'un document écrit.

Certaines mentions de la fiche de paie doivent être libellées (rédigées spécifiquement), ordonnées et, pour certaines, regroupées, conformément à un modèle défini par arrêté. Ceci concerne notamment les mentions relatives aux cotisations sociales, aux exonérations et au prélèvement à la source.

Pour aider à une meilleure visibilité, il est donc important de rédiger les fiches de paie conformément au modèle déterminé par arrêté ministériel.

Ainsi, il faut respecter le modèle prévu par "l'Arrêté du 25 février 2016 fixant les libellés, l'ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie" (3). Cet arrêté est régulièrement modifié pour simplifier ou adapter l'organisation et les mentions du bulletin de salaire :

• jusqu'au 30 juin 2023 : il faut respecter le modèle modifié par l'Arrêté du 23 décembre 2021 (4) ;
• à partir du 1er juillet 2023 : il faut respecter le modèle prévu par l'Arrêté du 31 janvier 2023, avec mention du montant net social (5). Le modèle se trouve à l'article 1 de cet arrêté, mais il est possible d'utiliser le modèle prévu à l'article 2 jusqu'au 1er janvier 2025.

Si toutes les informations du bulletin de salaire ne tiennent pas sur une seule page, il est tout à fait possible de le rédiger sur plusieurs pages ou de le faire recto/verso.

Est-ce que je peux externaliser la gestion des bulletins de paie ?

Oui, il est tout à fait possible de déléguer la gestion de la paie et la réalisation des bulletins de salaire, à un organisme externe. 

En effet, ceci permet à l'employeur un gain de temps considérable. Il bénéficie aussi d'une certaine sécurité, en évitant au maximum les erreurs sur un sujet aussi complexe que la gestion de la paie. 

Si l'employeur décide d'externaliser la gestion de sa paie, il lui suffit de fournir les éléments nécessaires à cette gestion, puis laisser agir l'entreprise externe. Cette dernière se chargera de tous les calculs, des mentions obligatoires, du respect des évolutions législatives et de la transmission des bulletins aux salariés.

Vous souhaitez avoir plus d'informations sur comment rémunérer un salarié ? Les règles à respecter en matière de salaire ? Découvrez notre dossier dédié.

Quand et comment transmettre les fiches de paie aux salariés ? Peut-on passer par une version électronique, par un service en ligne ?

Les bulletins de paie sont remis, à chaque salarié, au moment du paiement des salaires.

Il est possible de les remettre : 

• en main propre ;
• par envoi postal ;
• de manière électronique, sauf si le salarié s'y oppose.

La transmission par voie électronique est la règle. Ceci signifie qu'il s'agit du mode normal de remise des bulletins, sauf si votre salarié s'y oppose ou si vous choisissez un autre mode de transmission. 

Si vous passez au format électronique, vous devez informer vos salariés, 1 mois avant le premier envoi électronique, de leur possibilité de s'y opposer. Vous devez les informer par tout moyen conférant date certaine.

En cas d'embauche, vous devez informer le salarié de la possibilité de s'opposer à l'envoi électronique.

A savoir : le salarié peut également décider de s'opposer à tout moment à cette transmission électronique. Il doit le faire par tout moyen conférant date certaine, et vous devez accéder à sa demande au plus tard, 3 mois après (6).

Si l'envoi électronique est choisi par l'employeur, des règles sont à respecter.

En effet, la remise du bulletin de paie par voie électronique doit garantir la disponibilité des bulletins pour les salariés, pendant une durée de 50 ans ou jusqu'au 75 ans du salarié.

L'employeur doit, quant à lui, conserver un double du bulletin de paie pendant au moins 5 ans.

L'accès aux bulletins électroniques doit permettre aux salariés de les récupérer en intégralité à tout moment, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé (7).

Pour quels salariés l'employeur doit fournir un bulletin de salaire ? Pour qui est-il obligatoire d'avoir une fiche de paie ?

L'employeur doit transmettre un bulletin de paie à tous ses salariés, peu importe : 

• le montant de la rémunération ;
• la nature de la rémunération ;
• la forme du contrat de travail (CDD, CDI…) ;
• la validité du contrat de travail ;
• la durée du travail (temps partiel, temps complet…).

Quels sont les documents à annexer au bulletin de paie ?

Doivent notamment être annexés au bulletin de paie : 

• le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos porté au crédit (annexé au bulletin de paie sauf accord collectif contraire). Lorsque le nombre d'heures atteint 7 heures, il faut mentionner l'ouverture du droit à repos et le délai maximum de 2 mois pour le prendre ;
• pour les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe qui ne travaillent pas selon l'horaire collectif affiché dans l'entreprise, il est nécessaire d'annexer, chaque mois au bulletin de paie, les informations vues dans le point précédent, mais également :
  - le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année ;
  - le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis ;
  - le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
  - le nombre de jours de repos effectivement pris au cours du mois, dès lors qu'un dispositif de réduction du temps de travail par attribution de journées ou de demi-journées de repos s'applique dans l'entreprise ou l'établissement.
• à la fin de la période de référence (ou en cas de départ du salarié en cours de période), dans le cadre d'un aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence doit être annexé au dernier bulletin de salaire de cette période ;
• la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation ;
• les mentions et montants attribués à un salarié en application de l'accord d'intéressement et ceux attribués en application d'un accord de participation (8).

Vous êtes salarié et souhaitez savoir commet faire vérifier votre fiche de paie ? Consultez notre article : Comment faire vérifier ma fiche de paie ? Explications.