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Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir

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Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir

Employeur

Professionnel

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Rédigé par Hadjara Laya

Mis à jour le 07 décembre 2022


Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur

Le registre unique du personnel (RUP) est tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre unique du personnel ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du...

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Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur

Le registre unique du personnel (RUP) est tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre unique du personnel ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du RUP ou s'il n'est pas à jour ? Quelle est sa durée de conservation ? Qui peut y avoir accès ? Où doit être le registre du personnel ?

Ce dossier répond à toutes ces interrogations.  

18,00€ TTC


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Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Une entreprise est dans l’obligation de mettre en place un RUP dès sa première embauche.

Pour que vous puissiez rédiger ce registre en toute quiétude, vous devez disposer de certaines informations, notamment sur la situation administrative des salariés.

En outre, le support peut être dématérialisé.

Sachez qu’en l’absence de mise en place ou de mentions erronées, vous risquez des sanctions.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous donne tous les éléments pour remplir le RUP :

  • la définition du registre personnel obligatoire ; 

  • les entreprises concernées ;

  • la liste des employés qui doivent y figurer (salarié, stagiaire, etc.) 

  • les modalités de rédaction ;

  • les différents supports possibles (document papier ou dématérialisé) ;

  • les sanctions en cas de non-respect.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Registre unique du personnel

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Sanctions

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Mentions obligatoires

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Forme

Le plan du dossier

  • I. Le champ d'application du registre unique du personnel

  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

  • Qui doit remplir le registre du personnel ? Quelles sont les entreprises concernées ?

  • Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?

  • Les stagiaires sont-ils inscrits au registre unique du personnel ?

  • Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?

  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?

  • II. La tenue du registre unique du personnel

  • À quels moments dois-je compléter le registre unique du personnel ?

  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?

  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?

  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ?

Ce dossier contient également

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2 Fiches express

La question du moment

Sur quel support présenter le registre unique du personnel ?

En principe, le registre du personnel est tenu au format papier.

Toutefois, l'entreprise peut le remplacer par un support numérique, sous réserve (1) :

  • d'avoir consulté préalablement les membres du comité social et économique (CSE). La copie de leur avis est transmise à l'inspecteur du travail ;
  • ainsi que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (2)

Le support informatique doit être présenté et conservé dans les mêmes conditions (inscription des salariés par ordre d'embauchage) et les mêmes délais que le registre papier qu'il remplace (3).

Ce traitement informatique doit permettre :

  • la présentation des salariés par ordre d'embauchage ou de mise à disposition ;
  • l'actualisation immédiate sur le nouveau support des mentions concernant l'embauchage d'un salarié ou un changement de situation ;
  • l'ajout des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions d'origine.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Pour bénéficier de cette dispense, la finalité doit être la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et les informations demandées doivent répondent aux exigences légales (4).

Attention : La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel (5).

Le mot de l'auteur

Le 07/12/2022

Tenir un registre unique du personnel à jour est obligatoire, les sanctions en cas d'absence ou de registre incomplet sont lourdes. Penser à mettre à jour le registre à chaque nouvelle embauche ou à l'occasion d'un changement de situation de l'un des employés est donc une formalité à ne pas oublier.

Le 09/02/2022

Les traitements informatisés des registres obligatoires, notamment du registre unique du personnel, sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'ils ont pour finalité, la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées, répondent aux exigences légales. La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.

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