Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir

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Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir

Photo de Yoan El Hadjjam

Rédigé par Yoan El Hadjjam

Mis à jour le 17 août 2023

20600 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ? Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés. L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail. En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre... Lire la suite

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En bref

Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ?

Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés.

L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre unique du personnel ? Quels salariés doivent figurer dans ce registre (stagiaires, salariés en temps partiel, personnes volontaires en service civique, travailleurs étrangers, etc.) ?  Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du RUP ou s'il n'est pas à jour ? Quelle est sa durée de conservation ? Qui peut y avoir accès ?

Ce dossier répond à toutes ces interrogations sur le registre unique du personnel afin de faciliter vos démarches !

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Une entreprise est dans l’obligation de mettre en place un RUP dès l'embauche de son premier salarié.

Un tel registre permet de faciliter les démarches de l'employeur, mais aussi celles des membres du comité social et économique (CSE), afin de leur donner de la visibilité sur les mouvements du personnel au sein de l'entreprise. C'est également un instrument indispensable pour les agents de contrôle (notamment l'inspection du travail) pour mener à bien leur lutte contre le travail illégal.

Pour que vous puissiez rédiger ce registre en toute quiétude, vous devez disposer de certaines informations, notamment sur la situation administrative des salariés.

En outre, le support peut être dématérialisé.

Enfin, sachez qu’en l’absence de mise en place ou de mentions erronées, vous risquez des sanctions. Il est donc important d'être méticuleux dans la tenue de ce registre !

Contenu du dossier :

Ce dossier vous donne tous les éléments pour remplir le RUP :

  • la définition du registre personnel obligatoire ;

  • les entreprises concernées ;

  • la liste des employés qui doivent y figurer (salarié, stagiaire, etc.)

  • les modalités de rédaction ;

  • les différents supports possibles (document papier ou dématérialisé) ;

  • les sanctions en cas de non-respect.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Registre unique du personnel

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Tenue du registre unique du personnel

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Mise à jour du registre unique du personnel

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Salariés à inscrire

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Sanctions

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Mentions obligatoires

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Forme du registre

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Support du registre

Le plan du dossier

  • I. Le champ d'application du registre unique du personnel (RUP)
  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
  • Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
  • Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
  • Les stagiaires sont-ils inscrits au registre unique du personnel ?
  • Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?
  • Qui peut consulter le registre unique du personnel ?
  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?
  • II. La tenue du registre unique du personnel
  • Quand dois-je remplir ou compléter le registre unique du personnel ?
  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?
  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?
  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ? (version numérique/informatique ou papier)

Ce dossier contient également

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2 Fiches express

La question du moment

Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l'entreprise (1). Peu importe que le salarié soit en contrat à durée indéterminée (CDI), en contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, etc.

Le registre doit aussi mentionner

  • les salariés mis à disposition par les entreprises de travail temporaire (intérim) ; 
  • les travailleurs à domicile ;
  • les stagiaires (noms et prénoms (2)) et les personnes volontaires en service civique (3) accueillis dans l'établissement. Pour ceux-ci, une partie spécifique doit leur être consacrée, et ils doivent y être inscrits selon leur ordre d'arrivée ;
  • le travailleur étranger ;
  • le télétravailleur doit être identifié comme tel et ses conditions de travail doivent être précisées (4) ;
  • le salarié muté, car le registre doit comporter les nouveaux engagements, les démissions, les licenciements, mais également les transferts de personnel et les sorties d'établissement en vue de la mutation dans un autre établissement de la même entreprise (5).

Le mot de l'auteur

Le 16/08/2023

Le registre unique du personnel n'a aucune forme imposée par le Code du travail. Il peut donc tout aussi bien être tenu sur un support papier (exemple : sous la forme d'un cahier) que sur un support informatique (exemple : sous la forme d'un fichier créé avec un tableur). Dans les 2 cas, il doit respecter les dispositions exigées par le Code du travail et être facilement consultable en cas de contrôle.

Le 07/12/2022

Tenir un registre unique du personnel à jour est obligatoire, les sanctions en cas d'absence ou de registre incomplet sont lourdes. Penser à mettre à jour le registre à chaque nouvelle embauche ou à l'occasion d'un changement de situation de l'un des employés est donc une formalité à ne pas oublier.

Le 09/02/2022

Les traitements informatisés des registres obligatoires, notamment du registre unique du personnel, sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'ils ont pour finalité, la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées, répondent aux exigences légales. La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.

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Yoan El Hadjjam Juriste rédacteur web

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