Modèle de lettre : Réponse à la demande d’un salarié de procéder à la régularisation des congés payés qu’il aurait dû acquérir pendant son arrêt de travail

1. L’acquisition des congés payés

Tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables (article L3141-3 du Code du travail).

Sont considérées comme périodes de travail effectif pour déterminer la durée de ce congé (article L3141-5 du Code du travail) : 

• les périodes de congé payé ;
• les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
• les contreparties obligatoires sous forme de repos (celles prévues aux articles L3121-30, L3121-33 et L3121-38 du même Code) ;
• les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif (celui conclu en application de l'article L3121-44 du même Code) ;
• les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'arrêt de travail lié à un accident ou une maladie n'ayant pas un caractère professionnel.

Avant le 24 avril 2024 (date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions), l’acquisition des congés payés pendant l’arrêt de travail pour accident du travail ou pour maladie professionnelle était limitée à 1 an. De plus, lorsque l’origine de cet arrêt n’était pas professionnelle, l’acquisition de congés payés n’était pas possible. Ce n’est désormais plus le cas en vertu de l’évolution législative récente en la matière (Loi n°2024-364 du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne en matière d'économie, de finances, de transition écologique, de droit pénal, de droit social et en matière agricole).

Il est important de noter que par dérogation, le salarié en arrêt de travail lié à un accident ou à une maladie d’origine non professionnelle ne peut acquérir que 2 jours ouvrables par mois de congés payés, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence (article L3141-5-1 du Code du travail).

2. Le report des congés payés

Lorsqu'un salarié est dans l'impossibilité, pour cause de maladie ou d'accident, de prendre au cours de la période de prise de congés tout ou partie des congés qu'il a acquis, il bénéficie d'une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser (article L3141-19-1 du Code du travail).

La date de départ de cette période de report est : 

• la date à laquelle le salarié a reçu l’information, par l’employeur, et après sa reprise du travail, des informations concernant le nombre de jours de congés payés dont il dispose et la date limite à laquelle ces derniers doivent être pris (en vertu de l’article L3141-19-3 du Code du travail) ;
• ou, lorsque ces congés ont été acquis pendant un arrêt de travail pour accident ou maladie (peu importe l’origine professionnelle ou non), la date à laquelle s'achève la période de référence au titre de laquelle ces congés ont été acquis si, à cette date, le contrat de travail est suspendu depuis au moins 1 an en raison de la maladie ou de l'accident. 

Dans ce cas précis, à la reprise du travail, la période de report, si elle n’a pas expiré, est suspendue jusqu’à ce que le salarié ait reçu les informations précitées (à savoir, l’obligation d’information de l’article L3141-19-3 du Code du travail).

Attention : un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer une durée de la période de report supérieure à 15 mois (article L3141-21-1 du Code du travail).

Enfin, rappelons que cette obligation d’information, servant de point de départ pour la période de report, pèse sur l’employeur dès que le salarié revient d'une période d'arrêt de travail pour cause de maladie ou d'accident. Dans ce cas, l'employeur porte à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit la reprise du travail, les informations suivantes, par tout moyen conférant date certaine à leur réception, notamment au moyen du bulletin de paie (article L3141-19-3 du Code du travail) :

• le nombre de jours de congé dont il dispose ;
• la date jusqu'à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.

3. La rétroactivité des nouvelles dispositions législatives

L’ensemble des dispositions relatives à l’acquisition et au report des congés payés en arrêt maladie ou accident sont applicables pour la période courant du 1ᵉʳ décembre 2009 au 24 avril 2024 (date de promulgation de la Loi DDADUE précitée). 

Toutefois, pour cette période du 1er décembre 2009 au 24 avril 2024, les congés supplémentaires acquis en application de ces dispositions susmentionnées ne peuvent, pour chaque période de référence, excéder le nombre de jours permettant au salarié de bénéficier de 24 jours ouvrables de congé, après prise en compte des jours déjà acquis, pour la même période, en application des dispositions Code du travail dans leur rédaction antérieure à l’entrée en vigueur de la loi DDADUE (article 37 de la Loi DDADUE précitée).

Autrement dit, le salarié ne peut réclamer, par rétroactivité, des jours de congés payés s’il a bénéficié d’au moins 24 jours ouvrables pour la période d’acquisition où il était en arrêt.

Aussi, toute action en exécution du contrat de travail ayant pour objet l'octroi de jours de congé doit être introduite, à peine de forclusion, dans un délai de 2 ans à compter de l'entrée en vigueur de ladite loi (article 37 de la loi DDADUE précitée).

Enfin, le salarié ne peut pas réclamer ses droits aux congés payés si :

• ces derniers ont fait l’objet de décisions de justice passées en force de chose jugée ;
• ou il profite de stipulations conventionnelles plus favorables en vigueur à la date d'acquisition des droits à congés.

En revanche, si le salarié a quitté l’entreprise avant le 24 avril 2024, le délai de 2 ans ne s’applique pas. En effet, c’est l'action en paiement ou en répétition du salaire qui s’applique, à savoir 3 ans pour agir (article L3245-1 du Code du travail).