Lettre de réponse au salarié demandant la régularisation des congés acquis pendant un arrêt

L’un de vos salariés a été en arrêt de travail pour maladie ou accident. Il réclame une régularisation de ses congés payés, notamment au regard des nouvelles dispositions légales concernant l’acquisition et le report des congés payés durant une telle période.

Vous souhaitez répondre à sa requête.

Notre modèle juridique pour vous aider à répondre à une demande de régularisation de congés

Vous faites face à une demande de régularisation de congés payés d’un salarié en arrêt maladie ou accident ? La réforme du 22 avril 2024 bouleverse les règles applicables, y compris de manière rétroactive. Notre modèle de lettre, rédigé par un juriste, vous permet de répondre efficacement à cette requête en toute conformité avec les nouvelles obligations légales. Il vous aide à sécuriser vos pratiques, éviter les erreurs de calcul ou de communication, et prévenir tout litige ultérieur.

Quand utiliser notre modèle de lettre pour répondre à une demande de congés payés ?

Ce modèle est indispensable dès qu’un salarié vous réclame des congés payés acquis pendant une période d’arrêt de travail. Que la demande concerne un arrêt pour maladie non professionnelle, un accident du travail ou une maladie professionnelle, vous devez lui fournir une réponse formelle et motivée. Grâce à notre courrier prêt à l’emploi, vous répondez dans les règles, avec un contenu clair, juridiquement fondé et adaptable à votre situation.

1. L’acquisition des congés payés

Avant le 24 avril 2024 (date d’entrée en vigueur de la Loi n°2024-364 du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne en matière d'économie, de finances, de transition écologique, de droit pénal, de droit social et en matière agricole), l’acquisition de congés payés n’était pas possible lorsque l’origine de l’arrêt de travail était non professionnel. 

De plus, l’acquisition des congés payés pendant l’arrêt de travail pour accident du travail ou pour maladie professionnelle était limitée à 1 an. 

Désormais, sont considérées comme périodes de travail effectif pour déterminer la durée du congé (article L3141-5 du Code du travail) : 

• les périodes de congé payé ;
• les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
• les contreparties obligatoires sous forme de repos (celles prévues aux articles L3121-30, L3121-33 et L3121-38 du même Code) ;
• les jours de repos accordés au titre d'un accord collectif relatif à l'aménagement du temps de travail (celui conclu en application de l'article L3121-44 du même Code) ;
• les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'arrêt de travail lié à un accident ou une maladie n'ayant pas un caractère professionnel.

Tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables (article L3141-3 du Code du travail).

Il est important de noter que par dérogation, le salarié en arrêt de travail lié à un accident ou à une maladie d’origine non professionnelle ne peut acquérir que 2 jours ouvrables par mois de congés payés, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence (article L3141-5-1 du Code du travail).

2. Le report des congés payés

Lorsqu'un salarié est dans l'impossibilité, pour cause de maladie ou d'accident, de prendre au cours de la période de prise de congés tout ou partie des congés qu'il a acquis, il bénéficie d'une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser (article L3141-19-1 du Code du travail).

La date de départ de cette période de report est : 

• la date à laquelle le salarié a reçu l’information, par l’employeur, et après sa reprise du travail, des informations concernant le nombre de jours de congés payés dont il dispose et la date limite à laquelle ces derniers doivent être pris (en vertu de l’article L3141-19-3 du Code du travail) ;
• ou, lorsque ces congés ont été acquis pendant un arrêt de travail pour accident ou maladie (peu importe l’origine professionnelle ou non), la date à laquelle s'achève la période de référence au titre de laquelle ces congés ont été acquis si, à cette date, le contrat de travail est suspendu depuis au moins 1 an en raison de la maladie ou de l'accident. 

Dans ce cas précis, à la reprise du travail, la période de report, si elle n’a pas expiré, est suspendue jusqu’à ce que le salarié ait reçu les informations précitées (à savoir, l’obligation d’information de l’article L3141-19-3 du Code du travail).

Cependant, un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer une durée de la période de report supérieure à 15 mois (article L3141-21-1 du Code du travail).

Enfin, rappelons que cette obligation d’information, servant de point de départ pour la période de report, pèse sur l’employeur dès que le salarié revient d'une période d'arrêt de travail pour cause de maladie ou d'accident. Dans ce cas, l'employeur porte à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit la reprise du travail, les informations suivantes, par tout moyen conférant date certaine à leur réception, notamment au moyen du bulletin de paie (article L3141-19-3 du Code du travail) :

• le nombre de jours de congé dont il dispose ;
• la date jusqu'à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.

3. La rétroactivité des nouvelles dispositions législatives

L’ensemble des dispositions relatives à l’acquisition et au report des congés payés en arrêt maladie ou accident sont applicables pour la période courant du 1ᵉʳ décembre 2009 au 24 avril 2024 (date de promulgation de la Loi DDADUE précitée). 

Toutefois, pour cette période du 1er décembre 2009 au 24 avril 2024, les congés supplémentaires acquis en application de ces dispositions susmentionnées ne peuvent, pour chaque période de référence, excéder le nombre de jours permettant au salarié de bénéficier de 24 jours ouvrables de congé, après prise en compte des jours déjà acquis, pour la même période, en application des dispositions Code du travail dans leur rédaction antérieure à l’entrée en vigueur de la loi DDADUE (article 37 de la Loi DDADUE précitée).

Autrement dit, le salarié ne peut réclamer, par rétroactivité, des jours de congés payés s’il a bénéficié d’au moins 24 jours ouvrables pour la période d’acquisition où il était en arrêt.

En revanche, cette rétroactivité n’est pas applicable concernant la demande de rappel de congés dans le cadre d'un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle de plus d’un an intervenu avant le 24 avril 2024.

Sur ce point, la Loi DDADUE n'avait jusqu’alors pas prévu de rétroactivité concernant la suppression de cette limite d'un an. 

Mais, dans une décision importante, la Cour de cassation vient à nouveau de se prononcer sur l'acquisition des congés payés pendant une période d'arrêt de travail d'origine professionnelle.

A ce titre, la Cour de cassation s'est prononcée dans un arrêt n°23-14806 du 2 octobre 2024 concernant les litiges en cours. Le salarié en arrêt de travail suite à un AT/MP peut prétendre à ses droits à congés pour une période plus importante qu'un an mais pas pour les affaires antérieures à la loi DDADUE (et donc au 24 avril 2024). Contrairement à d'autres dispositions de mise en conformité du droit des congés payés au droit de l'Union de la Loi du 22 avril 2024, la suppression de la limite d’un an n'a pas d'effet rétroactif.

Aussi, toute action en exécution du contrat de travail ayant pour objet l'octroi de jours de congé doit être introduite, à peine de forclusion, dans un délai de 2 ans à compter de l'entrée en vigueur de ladite loi (article 37 de la loi DDADUE précitée).

Enfin, le salarié ne peut pas réclamer ses droits aux congés payés si :

• ces derniers ont fait l’objet de décisions de justice passées en force de chose jugée ;
• ou il profite de stipulations conventionnelles plus favorables en vigueur à la date d'acquisition des droits à congés.

En revanche, si le salarié a quitté l’entreprise avant le 24 avril 2024, le délai de 2 ans ne s’applique pas. En effet, c’est l'action en paiement ou en répétition du salaire qui s’applique, à savoir 3 ans pour agir (article L3245-1 du Code du travail).

En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de permettre à votre salarié de bénéficier de l’ensemble de ses congés payés, dont ceux acquis en raison de l’évolution législative récente en la matière.

Par conséquent, si ce dernier vous réclame des congés payés, il est important de répondre à ses réclamations et d’en vérifier le bienfondé.

L’application des nouvelles règles pouvant s’avérer complexe, il est important de lui communiquer une réponse précise, et ce, même s’il s’agit seulement de lui indiquer qu’il ne remplit pas, ou plus, les conditions pour bénéficier des jours de congés payés réclamés.

Enfin, pensez à consulter votre convention collective afin de savoir si le délai de report prévu est supérieur aux 15 mois instaurés par le Code du travail.

Ce courrier peut être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remis en main propre contre décharge, dans le but de lui conférer date certaine.