Prime de déplacement : fonctionnement et versement de cette indemnité

Qu'est-ce que la prime de déplacement/l'indemnité de grand déplacement ? Fait-elle partie des frais professionnels ?

Quelle est la définition de la prime de déplacement/de l'indemnité grand déplacement ?

La prime de déplacement entre dans la catégorie des frais professionnels, qui sont des dépenses faites/engagées par le salarié lui-même pour les besoins de son activité professionnelle.

Concrètement, elle est une indemnité octroyée au salarié par l'employeur, lorsque le salarié effectue un grand déplacement d’ordre professionnel, l'amenant à ne pas pouvoir regagner chaque jour sa résidence habituelle.

📌 Exemples :

• Est considéré comme grand déplacement d'ordre professionnel, le fait pour le salarié de devoir =>
  - rencontrer des clients sur plusieurs jours à l'autre bout de la France ;
  - réaliser un déplacement supérieur à 4 heures de route de son domicile pour une formation ;
  - etc.
• N'est pas considéré comme grand déplacement d'ordre professionnel, le fait pour le salarié =>
  - de suivre son conjoint recruté dans une autre entreprise ;
  - de maintenir son domicile à l’étranger après avoir accepté un emploi en France ;
  - etc.

Quelle est la différence entre prime de déplacement et prise en charge des frais de transport personnel ?

La prime de déplacement et la prise en charge des frais de transport personnel sont impérativement à distinguer !

La prise en charge des frais de transport personnel correspond au fait, pour l'employeur, de rembourser uniquement au salarié, le coût que le transport lui a occasionné pour qu'il puisse se rendre sur son lieu de travail (1).

La prime de déplacement, quant à elle, est plus large puisqu'elle vise à indemniser le salarié de l'ensemble des frais qu'il a été contraint de supporter pour l'accomplissement de la mission imposée par l’employeur. Autrement dit, les dépenses engagées ne doivent aucunement résulter d'un choix personnel.

Quel est l'objectif de la prime de déplacement ? Que prend-elle exactement en charge ?

Ce type de prime/d'indemnité permet non seulement de dédommager le salarié de cet éloignement mais aussi et surtout, de le rembourser des frais supplémentaires qu'il est amené à engager tout au long de son déplacement, pour : 

• les repas ;
• le logement.

3 minutes pour tout comprendre sur les différentes primes à verser au salarié

Est-il obligatoire pour l'employeur de mettre en place une prime de déplacement ? 

Le versement d'une prime/indemnité de grand déplacement n'est pas obligatoire pour l'employeur, puisqu'elle n'est à aucun moment citée comme tel par la loi.

Attention cependant, car elle peut le devenir, notamment lorsque cela est prévue par la convention collective applicable à l'entreprise, par un accord de branche ou par un accord d’entreprise (2).

📌 Exemple :

La Convention collective du BTP (3) prévoit le versement d'une indemnité de grand déplacement, sous conditions.

Comment obtenir ce type de prime ? Quelles sont les conditions d'attribution de la prime de déplacement ?

Tous les salariés d'une entreprise (peu importe son secteur d'activité) peuvent bénéficier du versement de ce type de prime, à moins qu'ils ne remplissent pas, individuellement, les conditions nécessaires à son obtention.

Ces critères sont au nombre de 2 et sont cumulatifs :

• la distance entre le domicile du salarié et le lieu de travail pour la mission doit être supérieure ou égale à 50 km, peu importe la raison/le type de déplacement ;
• il doit être impossible de réaliser ce trajet (domicile - lieu de travail pour la mission) en transport en commun en moins de 1h30.

Quel est le montant de la prime de déplacement ? Quelles sont les modalités pour le calculer ?

La prime de déplacement n’a pas de montant fixe.

La plupart du temps, il est amené à varier en fonction de :

• la durée de déplacement du salarié ;
• l’éloignement du salarié entre son domicile et le lieu de déplacement prévu ;
• le mode de transport utilisé par le salarié ;
• etc.

Comment est versée la prime de déplacement ?

En principe, l'employeur à le choix entre 2 modes de versement :

• mode 1 : le versement d'indemnités forfaitaires (une pour les repas et l'autre pour le logement) ; 
• mode 2 : le remboursement des frais réellement engagés par le salarié, après présentation des justificatifs le prouvant (factures par exemple).

Quand le versement de la prime de déplacement a-t-elle lieu ? L'employeur doit-il le faire à une date précise ?

Non, l'employeur n'est pas contraint de la verser à une date spécifique.

Cependant, s'il décide d'opter pour le versement d'indemnités forfaitaires (mode 1 vu précédemment), elles devront alors être versées avant le départ du salarié. En effet, cela fonctionne comme un forfait et implique donc de connaître en amont les modalités et la durée du déplacement.

Dans le cas d'un remboursement des frais en fonction de ceux qui ont réellement été engagés (mode 2 vu précédemment), le salarié ne peut être indemnisé qu'au retour de son déplacement.

La prime de déplacement est-elle imposable ? Est-elle soumise aux cotisations sociales ?

Non, en principe, la prime de déplacement/l'indemnité de grand déplacement n'est pas soumise à l'impôt sur le revenu pour le salarié, ni même au versement de cotisations sociales pour l'employeur. 

L'exonération est possible uniquement dans le cas où le montant de l'indemnité ne dépasse pas les plafonds des barèmes définis par l’Urssaf, établis en fonction du lieu de déplacement du salarié (en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger).

En cas de dépassement des limites d'exonérations, seul le montant résiduel - c'est-à-dire celui qui se situe au-dessus des barèmes - peut faire l'objet d'une imposition et d'un paiement de cotisations sociales, dans le cas où les frais engagés n'auraient aucun lien direct avec l'indemnité de grand déplacement.

💡 Vous êtes employeur et souhaitez connaître précisément les barèmes de l'administration fiscale ? Téléchargez notre dossier dédié : "Comment verser des primes et/ou des avantages (en nature, sociaux...) à ses salariés ?".