Prime d’assiduité : définition, calcul et mise en place

Qu'est-ce que la prime d'assiduité/de présence ? Définition

La "prime d’assiduité" ou "prime de présence", est une gratification/un complément de salaire (1) accordée aux salariés d’une entreprise afin de les récompenser de leur présence régulière au travail.

Sa mise en place est un facteur de motivation puisqu'elle vise à encourager la ponctualité, la régularité, et à réduire un absentéisme non justifié au sein de l'entreprise.

3 minutes pour tout comprendre sur les différentes primes à verser au salarié

Est-il obligatoire pour l'employeur de mettre en place une prime d'assiduité (Code du travail, accord d'entreprise...) ?

Non, l'employeur n'est pas soumis à l'instauration de cette prime dans son entreprise. D'ailleurs, certaines entreprises ne la proposent pas !

Attention toutefois, car si le versement de cette prime n'est pas imposé par la loi (= par le Code du travail), il peut l'être par :

• la convention collective nationale (CCN) applicable à l'entreprise ou l'accord collectif (2) ;
• le contrat de travail ;
• un usage dans l'entreprise.

Qui peut bénéficier de la prime d'assiduité ? Y a-t-il des conditions à remplir (temps plein, intérim...) ?

En principe, la prime d'assiduité s'adresse à tous les salariés de l'entreprise (qu'ils soient à temps plein ou à temps partiel), y compris aux intérimaires.

Cependant, il faut impérativement que ces derniers répondent individuellement aux conditions nécessaires.

La plupart du temps, ces conditions incluent :

• une présence continue du salarié dans l'entreprise sur une période définie ;
• qu'il n'y ait pas d'absences injustifiées ou une prise de congés non autorisés de leur part.

Comment mettre en place une prime d'assiduité ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Plusieurs possibilités existent pour mettre en place une prime d'assiduité :

• possibilité 1 : la prime d'assiduité est déjà inscrite dans un texte (CCN, accord collectif, contrat de travail) ou est considérée comme un usage dans l'entreprise ;
• possibilité 2 : l'employeur peut décider, de lui même (= unilatéralement), de la mettre en place.

Si la mise en place de la prime d'assiduité relève de la première possibilité, l'employeur n'a aucune formalité à accomplir, si ce n'est, celle de la verser aux salariés. En effet, son montant et les conditions d'attributions sont en principe déjà inscrites ou déjà pratiquées.

📌 Exemple :

La CCN unifiée ports et manutention du 15 avril 2011 (3) impose le versement à l'employeur, d'une prime d’assiduité de 5 % du salaire minimum garanti mensuel.

Si sa mise en place relève de la seconde possibilité, l'employeur peut formaliser cette décision par écrit (quand bien même la loi ne l'impose) pour en préciser le montant et les conditions d’attribution. Cela permet notamment d'éviter, par la suite, un éventuel litige devant le conseil de prud'hommes.

Comment calculer la prime d'assiduité ? Quelles sont les modalités ?

Y a-t-il un montant précis à verser pour la prime d'assiduité ?

Non, comme indiqué précédemment, en principe, tout est déjà fixé dans les textes qui la prévoient ou dépend de ce qui est pratiqué dans l'entreprise. 

Si tel n'est pas le cas, plusieurs modes de calcul existent. Son choix dépend des préférences de l'entreprise :

• mode 1 : montant fixe calculé au prorata du temps de présence => dans ce cas, une base de calcul est à choisir entre : 
  - le SMIC : la prime est calculée en fonction du salaire minimum de croissance ;
  - le salaire conventionnel : la prime est calculée en fonction du salaire défini par la CCN ;
  - le salaire réel du salarié : la prime est proportionnelle au salaire du salarié ;
• mode 2 : montant calculé selon un pourcentage du salaire et au prorata du temps de présence (= prorata temporis (4)) => ici, un pourcentage est appliqué à l'une des bases de calcul choisie précédemment. Ce dernier est calculé en fonction du temps de travail effectif du salarié (5) ;
• mode 3 : montant calculé selon le nombre de jours d'absences => l'entreprise peut définir un montant forfaitaire qui entraîne la réduction du montant de la prime en fonction du nombre d'absences comptabilisées par le salarié.

Peut-elle ne pas être versée en cas d'un fort taux d'absentéisme du salarié (arrêt maladie, accident du travail, grève...) ?

Oui, le montant de la prime d’assiduité peut être minoré, jusqu’à devenir nul, en cas d’absence du salarié sur la période définie.

Toutes les absences peuvent être prises en compte, y compris :

• la grève ;
• le congé maternité ;
• l’accident de travail.

⚠ Attention ! Une règle de non-discrimination doit être respectée, de sorte que toutes les absences, justifiées ou non et autorisées ou non, doivent entraîner la même conséquence (c'est-à-dire la même diminution) sur le montant de la prime d’assiduité (6).

💡 Vous souhaitez en savoir plus sur la discrimination au travail ? Téléchargez sans attendre notre actualité : "Discrimination au travail : obligations et mesures à mettre en oeuvre par l'employeur".

Exemple de calcul d'une prime d'assiduité selon un pourcentage du salaire et au prorata du temps de présence du salarié

Imaginons qu'un employeur décide de mettre en place, dans son entreprise, une prime d'assiduité. Il applique un taux de 5 % sur le salaire de base du salarié, en sachant que :

• son salaire s'élève à 1.900 euros ;
• il comptabilise 1 jour de grève. 

Dans ce cas, la formule de calcul est la suivante : 1.900 x 5 % / 30 x 29 = 91,84 euros de prime d'assiduité doivent être versés par l'employeur.

💡 Vous souhaitez en savoir plus ou connaître d'autres exemples de calcul ? Téléchargez sans attendre nos dossiers dédiés :
- Employeurs -> "Comment verser des primes et/ou des avantages (en nature, sociaux...) à ses salariés ?" ; 
- Salariés -> "Primes (annuelles, exceptionnelles...) et avantages (en nature, sociaux...) : comment négocier ?".

La prime d'assiduité est-elle imposable et soumise aux cotisations sociales ?

En principe oui, puisque la prime d'assiduité ne fait pas partie des primes faisant l'objet d'un régime de faveur.

Étant considérée comme un complément du salaire (1), c'est la raison pour laquelle elle doit être :

• soumise aux cotisations sociales (7) ;
• assujettie à l’impôt sur le revenu.

Quels sont les avantages et les limites de la prime d'assiduité ?

Les avantages

Mettre en place une prime d'assiduité permet pour l'entreprise :

• de limiter les cas d'absences ;
• d'améliorer la productivité grâce à la ponctualité de ses salariés ;
• etc.

En ce qui concerne le salarié, cela lui permet :

• d'obtenir un avantage financier supplémentaire ;
• de se sentir soutenu et reconnu par son entreprise ;
• etc.

Les limites

La prime d’assiduité comporte aussi des limites. Elle peut par exemple :

• engendrer des inégalités si les critères d’attribution ne sont pas clairs ou équitables ;
• ne pas être efficace sur la réduction de l'absentéisme, notamment lorsque celle-ci est liée à des facteurs de santé (absence justifiée en raison d'une dégradation passagère de la santé du salarié).