Affichages obligatoires 2024 : mettre en conformité son entreprise de moins de 50 salariés

L'ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (1). 

Depuis un décret du 20 octobre 2016 (2), l’employeur est tenu à une obligation d’information par tout moyen. En effet, il doit communiquer l’ordre des départs en congé par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ.
Avant ce décret, l’employeur devait obligatoirement l’afficher dans les locaux accessibles aux salariés (3).

La période de prise des congés payés est portée par l'employeur à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de cette période (4).
Procéder par voie d’affichage reste toutefois un bon moyen pour porter à la connaissance de tous les salariés les périodes de prise de congés et l’ordre des départs en congés. 

Il constitue également un bon moyen de preuve en cas de contrôle de l’inspection du travail. En cas de litige, il incombe à l'employeur de prouver qu'il a bien satisfait à ses obligations d'information des salariés sur l'ordre des départs en congé. A défaut, il peut être condamné à réparer le préjudice subi par le salarié (5). Conserver tout moyen de preuve permet donc de démontrer que vous avez satisfait à votre obligation d’information (par exemple en conservant l’affichage en entreprise).

Si, en tant qu’employeur, vous faites le choix d’afficher l’ordre des départs en congés, vous devrez mettre régulièrement à jour ce document. Il faut, en effet, actualiser le tableau d’ordre des départs en congés des salariés lors de chaque départ en vacances et lorsqu’un changement de date de départ est convenu.

Rappel :

La période de prise des congés payés est fixée par un accord d’entreprise, une convention, ou un accord de branche (6). Elle comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (7). À défaut de stipulations dans l’accord ou la convention (8), cette période est fixée par l'employeur après avis du comité social et économique (CSE).

Pour fixer l'ordre des départs, l'employeur tient compte de certains critères, tels que (9):

• la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité (PACS), ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• la durée de services dans l’entreprise ;
• le cas échéant, l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs des salariés.

Les conjoints et les partenaires liés par un PACS, qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (10).
Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d'un mois avant la date prévue du départ.