Modèle de lettre : Modèle de convocation à un entretien préalable à sanction disciplinaire

L'employeur qui envisage de prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre d’un salarié, doit le convoquer à un entretien préalable (article L1332-2 du Code du travail). 

Cette obligation de convoquer à un entretien préalable concerne uniquement les sanctions disciplinaires dites “lourdes”, c’est-à-dire ayant une incidence sur la présence dans l'entreprise du salarié, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Il s’agit des mises à pied disciplinaires, des mutations disciplinaires ou encore des rétrogradations disciplinaires. Il s’agit également des licenciements disciplinaires, mais ce modèle ne traite pas de cette sanction spécifique.

En revanche, les sanctions légères (sans incidences sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié) ne sont pas soumises à cette obligation de convocation à entretien préalable (sauf convention collective ou règlement intérieur prévoyant une telle obligation => dans ce cas, vous pouvez utiliser ce modèle).

Cette convocation doit être envoyée dans un délai de 2 mois à compter de la date de connaissance des faits fautifs.

La lettre de convocation doit indiquer : 

• la date, l'heure, le lieu de l’entretien ;
• l'objet de l'entretien ;
• et la faculté offerte au salarié, d'être assisté par un salarié de l’entreprise.

Aucun délai n'est imposé entre la convocation et la tenue de l'entretien. Un délai suffisant doit être laissé au salarié afin de préparer sa défense et de trouver, s'il le souhaite, une personne interne à l'entreprise pour le représenter lors de l'entretien.

Lors de l'entretien, l'employeur devra mentionner les faits reprochés au salarié ainsi que la sanction envisagée et recueillir les observations du salarié.