Lettre d'avertissement : motifs valables et procédure

Qu'est-ce qu'un avertissement prononcé en tant que sanction disciplinaire ?

L'avertissement est l'une des sanctions les plus légères qu'un employeur peut prononcer à l'égard d'un salarié. Il permet au chef d'entreprise de mettre en garde le salarié sur son comportement fautif, et lui enjoindre de le modifier.

Une sanction doit être proportionnée à la faute commise. L'employeur doit considérer les faits reprochés au salarié et le contexte dans lequel ils ont été commis :

• l'avertissement permet de sanctionner une faute légère, qui n'empêche pas le maintien du salarié dans l'entreprise ;
• en cas de nouvel incident, la persistance du comportement fautif du salarié peut justifier des sanctions plus lourdes, telles qu'une mise à pied disciplinaire ou encore un licenciement (1).

Une sanction disciplinaire étant obligatoirement prononcée à l'écrit, vous devez donc adresser une lettre d'avertissement au salarié concerné.

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Quels motifs peuvent justifier un courrier d'avertissement ?

Voici un panel de motifs qui peuvent, dans les cas les moins graves, justifier un avertissement à l'encontre de l'un de vos salariés. Notez toutefois qu'il ne s'agit que d'exemples. Chaque situation doit être analysée individuellement et conduire à une sanction proportionnée aux faits commis.

1. Les retards répétés au travail

Malgré plusieurs observations verbales, votre salarié n'est pas ponctuel, et ses retards ne sont pas le fait de cas de force majeure (intempéries, grèves de transports, etc.).

Tolérer à moyen ou long terme des comportements fautifs tels que des retards répétés peut s'avérer risqué pour un employeur qui envisagerait une sanction, car il ne saurait invoquer une perturbation soudaine de la bonne marche de l'entreprise. De plus, une trop grande tolérance à l'égard du salarié pourrait créer des tensions au sein de vos équipes, notamment auprès des collaborateurs qui respectent les horaires collectifs de travail.

En conséquence, dès lors que les retards au travail se réitèrent, vous pouvez sanctionner votre salarié après lui avoir rappelé son obligation de respecter les horaires de travail.

2. Les absences injustifiées et répétées

Naturellement, être présent au travail fait partie des principales obligations du salarié au travail.

Toute absence d'un salarié à son poste doit être justifiée (arrêt maladie, avis de décès d'un proche, etc.), peu importe la durée de l'absence. Bien qu'aucun texte légal ne fixe un délai, la plupart des conventions collectives imposent de justifier son absence sous 48 heures.

Lorsque ce délai expire, l'employeur peut enjoindre le salarié à reprendre son poste et à justifier son absence. Plusieurs issues sont à distinguer à la suite de cette mise en demeure :

• le salarié revient travailler : il pourra être sanctionné d'un avertissement, soit parce qu'il aura justifié de son absence après 48 heures, soit parce qu'il n'aura pas justifié de son absence ;

• le salarié ne revient pas travailler, mais justifie son absence : il pourra être sanctionné d'un avertissement en raison du retard pour rapporter les raisons de son absence ;

• le salarié ne revient pas travailler et ne justifie pas de son absence : vous pouvez envisager une sanction disciplinaire plus lourde pouvant aller jusqu'au licenciement. Effectivement, si l'absence injustifiée perdure et désorganise l'entreprise, elle peut empêcher le maintien du salarié au sein de l'entreprise et être constitutive d'une faute grave.
  
  Notons sur ce dernier point qu'un salarié qui ne justifie pas de son absence après une mise en demeure adressée par son employeur, sous un délai d'au moins 15 jours, est présumé démissionner au terme de ce délai (abandon de poste) (2). Passé ce délai de 15 jours, et lorsque la procédure prévue a été correctement respectée par l'employeur, ce dernier a le choix de faire jouer la présomption de démission ou d'exercer son pouvoir disciplinaire pour l'absence prolongée et injustifiée.

3. Un comportement inadapté (insulte, alcool au travail, etc.)

Vous pouvez adresser un avertissement à un salarié en raison d'un comportement que vous estimez inadapté à la vie de l'entreprise. C'est vous, en tant qu'employeur, qui avez l'opportunité de qualifier ce caractère inapproprié.

📌 Exemples : 

• un dérapage verbal occasionnel vis-à-vis d'un collègue de travail ;
• une agressivité physique à l'égard d'un collègue ;
• le port d'une tenue vestimentaire non conforme aux consignes de sécurité ou le port d'une tenue indécente ;
• un état d'ébriété constaté sur le lieu de travail.

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4. Le non-respect des consignes de l'entreprise

Un avertissement peut également être justifié s'il sanctionne un salarié qui ne respecte pas les consignes de l'entreprise.

Effectivement, le non-respect des consignes peut mettre le salarié en danger, mais aussi l'ensemble des collaborateurs ou toute autre personne présente dans les locaux de l'entreprise (matériels et engins dangereux, etc.).

📌 Exemple : le salarié utilise son téléphone portable alors qu'il manipule un outil qui requiert toute son attention pour assurer la sécurité de tous. 

À ce titre, l'employeur doit vérifier la conformité des affichages et documents obligatoires en entreprise afin de s'assurer que les salariés ont bien accès aux consignes applicables à l'entreprise (règlement intérieur, consignes de sécurité incendie, interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux, etc.) (3).

5. L'insubordination

Le refus du salarié de réaliser une mission que vous lui confiez, peut pareillement faire l'objet d'une lettre d'avertissement pour insubordination.

📌 Exemple : l'insubordination peut être le refus d'accomplir certaines tâches liées à l'exécution normale de son contrat de travail.

L'insubordination peut aussi être une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave si les faits le justifient (4).

6. La négligence professionnelle

Lorsque le salarié commet des erreurs dans l'exécution des missions qui lui sont confiées, sa négligence peut justifier un avertissement, si vous arrivez à la démontrer. Vous pouvez alors lui adresser une lettre d'avertissement pour négligence professionnelle.

📌 Exemple : la situation du salarié qui ne s'implique pas correctement dans son travail et dont le manque d'investissement a pour conséquence une insuffisance de résultats, peut être considérée comme une négligence.

Néanmoins, veillez à ce que les erreurs commises par le salarié ne résultent pas d'une insuffisance professionnelle. Celle-ci, lorsqu'elle ne résulte pas d'un acte volontaire du salarié, n'est pas fautive. Dans ce cas, vous devrez plutôt adapter et former votre collaborateur à son poste de travail. Si l'incapacité du salarié à exécuter ses missions persiste, un licenciement pour insuffisance professionnelle pourra être envisagé.

7. Le non-respect du règlement intérieur

De la même manière que le non-respect des consignes applicables dans l'entreprise, le non-respect des dispositions du règlement intérieur peut s'assimiler à une faute disciplinaire. Il appartient à l'employeur d'en apprécier la gravité (légère, sérieuse, grave ou lourde) selon la nature du manquement et les circonstances.

📌 Exemple : le salarié qui ne porte pas la tenue de travail réglementaire, qui ne respecte pas l'horaire collectif de travail, les conditions de circulation au sein de l'établissement ou qui introduit de l'alcool dans l'entreprise malgré une interdiction absolue

Quand et comment doit être annoncé un avertissement ?

Formalisme​ : ​​​​​​comment rédiger une note ou lettre d'avertissement à un salarié ?

Lorsqu'il souhaite prononcer un avertissement, le Code du travail n'impose pas à l'employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable (8).

Toutefois, aucune sanction ne peut être infligée au salarié sans que celui-ci soit informé par écrit des griefs retenus contre lui (9). En effet, une simple observation verbale n'est pas considérée comme une sanction disciplinaire (10).

Pour prononcer un avertissement valant sanction disciplinaire, il convient donc de rédiger un écrit précisant les détails motivant la sanction. Le courrier d'avertissement peut être alors être remis :

• en main propre contre décharge ;
• ou envoyé en recommandé avec accusé de réception, l'avis de réception prouvant ainsi la notification de la sanction au salarié.

Un mail peut constituer un avertissement dès lors que sa formulation ne constitue pas un simple rappel à l'ordre de se conformer aux règles internes à l'entreprise sans volonté de le sanctionner (11). Vous devez être attentif et vigilant quant à la formulation des mails de reproches adressés à leurs salariés, car ce que vous croyiez être un simple rappel à l'ordre pourrait être considéré comme une sanction disciplinaire par le juge.

Enfin, une fois que vous avez averti le salarié, il ne vous sera plus possible de le sanctionner pour les faits commis.

💡 Bon à savoir : l'employeur doit penser à vérifier sa convention collective et la procédure prévue par son règlement intérieur. Ces textes peuvent prévoir des garanties supplémentaires envers le salarié (échelle des sanctions, entretien en cas de sanction légère, etc.). Dans ce cas, vous serez tenu de les respecter.

Notre modèle de lettre d'avertissement

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Délai pour agir : quel délai pour envoyer un avertissement ?

Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales (12).

Vous avez donc 2 mois au maximum, une fois que vous avez eu connaissance des faits commis par le salarié, pour envoyer votre lettre d'avertissement.

Quelle est la durée d'un avertissement ?

En règle générale, il est requis d'enregistrer l'avertissement au dossier personnel du salarié en question.

Cette sanction demeure valide pendant une période de 3 ans, après quoi l'avertissement sera retiré du dossier et considéré comme prescrit, ne pouvant plus être invoqué comme fondement pour de nouvelles sanctions.

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