Lettre d'avertissement : 7 motifs valables pour justifier son envoi

Les motifs justifiant un courrier d'avertissement après mise en garde verbale du salarié

1. Retards répétés

Malgré plusieurs observations verbales, votre salarié n'est pas ponctuel. Tolérer, à moyen ou long terme, des comportements fautifs, peut s'avérer risqué pour un employeur qui envisagerait une sanction car il ne saurait invoquer une perturbation soudaine de la bonne marche de l'entreprise.

Dès lors que les retards se réitèrent, vous pouvez sanctionner votre salarié après lui avoir rappelé son obligation de respecter les horaires de travail.

2. Absences injustifiées

Toute absence d'un salarié à son poste doit être justifiée, peu importe la durée de l'absence.

Le défaut de justification expose le salarié à un avertissement dès lors qu'il a été enjoint d'expliquer les raisons du non-respect de ses obligations.

En outre, la faute caractérisée par des absences injustifiées répétées peut se voir qualifiée  d'abandon de poste ; cette faute pouvant motiver un licenciement (après mise en demeure de justifier ses absences demeurée infructueuse).

Néanmoins, il convient de ne pas agir trop vite avant de prononcer une sanction aussi lourde. Des circonstances personnelles ou d'une particulière gravité peuvent temporairement empêcher un salarié d'aviser l'employeur des raisons de son absence.

3. Comportement inadapté

Vous pouvez adresser un avertissement à un salarié en raison d'un comportement que vous estimez inadapté à la vie de l'entreprise. C'est vous, en tant qu'employeur, qui avez l'opportunité de qualifier ce caractère inapproprié.

📌 Peuvent traduire un comportement inadapté, les faits suivants :

• un dérapage verbal occasionnel vis-à-vis d'un collègue de travail ;
• une agressivité physique à l'égard d'un collègue ;
• le port d'une tenue vestimentaire non conforme aux consignes de sécurité ou le port d'une tenue indécente.

4. Non-respect des consignes

Un avertissement peut également être justifié s'il sanctionne un salarié qui ne respecte pas les consignes de l'entreprise.

À ce titre, sachez que les affichages des consignes de sécurité incendie, ou de l'interdiction de fumer dans les locaux, font partie des affichages obligatoires en entreprise (1).

5. Insubordination

Le refus du salarié de réaliser une mission que vous lui confiez, peut également faire l'objet d'une lettre d'avertissement pour insubordination.

📌 Par exemple, l'insubordination peut être le refus d'accomplir certaines tâches liées à l'exercice habituel de ses fonctions.

L'insubordination peut aussi être une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave (2).

6. Négligence

Des erreurs dans l'exécution des missions d'un salarié peuvent justifier un avertissement. Vous pouvez alors lui adresser une lettre d'avertissement pour négligence professionnelle.

📌 Par exemple : la situation du salarié qui ne s'implique pas correctement dans son travail et dont le manque d'investissement a pour conséquence une insuffisance de résultats, peut être considérée comme une négligence.

7. Non-respect du règlement intérieur

Le non-respect des dispositions du règlement intérieur peut s'assimiler à une faute disciplinaire dont il appartient à l'employeur d'en apprécier la gravité (légère, sérieuse, grave ou lourde) selon la nature du manquement et les circonstances.

📌 Par exemple : le salarié qui ne porte pas la tenue de travail réglementaire, qui ne respecte pas l'horaire collectif de travail, les conditions de circulation au sein de l'établissement ou qui introduit de l'alcool dans l'entreprise malgré une interdiction absolue.

Avertissement : quelle procédure (courrier, mail) ?

1. Formalisme

L'employeur n'est pas tenu de convoquer le salarié à un entretien (6). Toutefois, aucune sanction ne peut être infligée au salarié sans que celui-ci soit informé par écrit des griefs retenus contre lui (7). 

 Pour prononcer un avertissement valant sanction disciplinaire, il convient donc de rédiger un écrit précisant les détails motivant la sanction. Le courrier d'avertissement peut être remis en main propre contre décharge ou envoyé en recommandé avec accusé de réception.

Remarque : certaines conventions collectives n'autorisent l'employeur à procéder à un licenciement qu'après avoir rappelé le salarié à l'ordre par un ou plusieurs avertissements.

La loi précise que constitue une sanction, toute mesure, autre que les observations orales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif (8).

Un mail peut constituer un avertissement dès lors que sa formulation ne constitue pas un simple rappel à l'ordre de se conformer aux règles internes à l'entreprise sans volonté de le sanctionner (9).   

2. Délai pour agir

Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales (10).

👓 Pour connaître la procédure d'avertissement en détail, consultez notre article dédié : Avertissement du salarié : comment procéder ?

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