Lettre d'avertissement : motifs valables et procédure

Une sanction doit être proportionnée à la faute commise

L'employeur doit considérer les faits reprochés au salarié et le contexte dans lequel ils ont été commis. 
- L'avertissement permet de sanctionner une faute légère, qui n'empêche pas le maintien du salarié dans l'entreprise.
- En cas de nouvel incident, la persistance du comportement fautif du salarié peut justifier des sanctions plus lourdes, telles qu'une mise à pied disciplinaire ou encore un licenciement (1).

Quels motifs justifient un courrier d'avertissement après mise en garde verbale du salarié ?

1. Retards répétés

Malgré plusieurs observations verbales, votre salarié n'est pas ponctuel. Tolérer, à moyen ou long terme, des comportements fautifs, peut s'avérer risqué pour un employeur qui envisagerait une sanction, car il ne saurait invoquer une perturbation soudaine de la bonne marche de l'entreprise.

Dès lors que les retards se réitèrent, vous pouvez sanctionner votre salarié après lui avoir rappelé son obligation de respecter les horaires de travail.

2. Absences injustifiées et répétées

La loi prévoit qu'un salarié qui ne justifie pas de son absence après une mise en demeure adressée par son employeur, sous un délai d'au moins 15 jours, est présumé démissionner au terme de ce délai (2).
Toute absence d'un salarié à son poste doit être justifiée (arrêt maladie, avis de décès d'un proche, etc.), peu importe la durée de l'absence. Bien qu'aucun texte légal ne fixe un délai, la plupart des conventions collectives imposent de justifier son absence sous 48 heures.

Au terme de ce délai, l'employeur peut enjoindre le salarié à reprendre son poste et à justifier son absence. Plusieurs issues sont à distinguer suite à cette mise en demeure :

• le salarié revient travailler. Il pourra être sanctionné d'un avertissement, soit parce qu'il aura justifié de son absence après 48 heures, soit parce qu'il n'aura pas justifié de son absence ;
• le salarié ne revient pas travailler, mais justifie son absence. Il pourra être sanctionné d'un avertissement en raison du retard pour rapporter les raisons de son absence ;
• le salarié ne revient pas travailler et ne justifie pas de son absence. Vous pouvez envisager une sanction disciplinaire plus lourde pouvant aller jusqu'au licenciement. Effectivement, si l'absence injustifiée perdure et désorganise l'entreprise, elle peut empêcher le maintien du salarié au sein de l'entreprise et être constitutive d'une faute grave.

Loi "Marché du travail" : faut-il relancer le salarié ?

Depuis la publication du décret d'application de la loi "Marché du travail", il n'est plus nécessaire pour l'employeur de prendre la précaution de relancer le salarié s'il ne répond pas à une première mise en demeure. Si le salarié ne revient pas travailler suite à cette mise en demeure sous au moins 15 jours, il sera réputé avoir démissionné.

En outre, la faute caractérisée par des absences injustifiées répétées peut se voir qualifiée d'abandon de poste ; cette faute pouvant motiver un licenciement (après mise en demeure de justifier ses absences demeurées infructueuse).

Néanmoins, si vous n'entendez pas faire valoir la présomption de démission, il convient de ne pas agir trop vite avant de prononcer un licenciement pour faute grave. Des circonstances personnelles ou d'une particulière gravité peuvent temporairement empêcher un salarié d'aviser l'employeur des raisons de son absence.

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3. Comportement inadapté (insulte, alcool, etc.)

Vous pouvez adresser un avertissement à un salarié en raison d'un comportement que vous estimez inadapté à la vie de l'entreprise. C'est vous, en tant qu'employeur, qui avez l'opportunité de qualifier ce caractère inapproprié.

 Peuvent traduire un comportement inadapté, les faits suivants :

• un dérapage verbal occasionnel vis-à-vis d'un collègue de travail ;
• une agressivité physique à l'égard d'un collègue ;
• le port d'une tenue vestimentaire non conforme aux consignes de sécurité ou le port d'une tenue indécente ;
• un état d'ébriété constaté sur le lieu de travail.

4. Non-respect des consignes

Un avertissement peut également être justifié s'il sanctionne un salarié qui ne respecte pas les consignes de l'entreprise.

À ce titre, sachez que les affichages des consignes de sécurité incendie, ou de l'interdiction de fumer dans les locaux, font partie des affichages obligatoires en entreprise (3).

Tous les affichages prêts à l'emploi ! 

Vous ne savez pas si vous êtes à jour dans vos affichages obligatoires ? Voici tous les affichages, prêts à l'emploi, que doit présenter une entreprise.

Les consignes à afficher obligatoirement

5. Insubordination

Le refus du salarié de réaliser une mission que vous lui confiez, peut également faire l'objet d'une lettre d'avertissement pour insubordination.

Par exemple, l'insubordination peut être le refus d'accomplir certaines tâches liées à l'exercice habituel de ses fonctions.

L'insubordination peut aussi être une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave (4).

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6. Négligence professionnelle

Des erreurs dans l'exécution des missions d'un salarié peuvent justifier un avertissement. Vous pouvez alors lui adresser une lettre d'avertissement pour négligence professionnelle.

Par exemple : la situation du salarié qui ne s'implique pas correctement dans son travail et dont le manque d'investissement a pour conséquence une insuffisance de résultats, peut être considérée comme une négligence.

7. Non-respect du règlement intérieur

Le non-respect des dispositions du règlement intérieur peut s'assimiler à une faute disciplinaire dont il appartient à l'employeur d'en apprécier la gravité (légère, sérieuse, grave ou lourde) selon la nature du manquement et les circonstances.

Par exemple : le salarié qui ne porte pas la tenue de travail réglementaire, qui ne respecte pas l'horaire collectif de travail, les conditions de circulation au sein de l'établissement ou qui introduit de l'alcool dans l'entreprise malgré une interdiction absolue.

Attention au règlement intérieur !

Les dispositions du règlement intérieur relatives à la sanction disciplinaire ne lient pas le juge qui peut donc estimer que, malgré la violation d'une règle interne, la sanction n'est pas justifiée (5).

N'oubliez pas que le règlement intérieur est obligatoire dans toute entreprise dont l'effectif est d'au moins 50 salariés. Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent faire le choix d'en rédiger un (6).

Comment doit être annoncé un avertissement (écrit, verbal, sous quel délai) ?

1. Formalisme​ : ​​​​​​Comment rédiger une note / lettre d'avertissement à un employé ?

L'employeur n'est pas tenu de convoquer le salarié à un entretien (8). Toutefois, aucune sanction ne peut être infligée au salarié sans que celui-ci soit informé par écrit des griefs retenus contre lui (9).

Pour prononcer un avertissement valant sanction disciplinaire, il convient donc de rédiger un écrit précisant les détails motivant la sanction. Le courrier d'avertissement peut être remis en main propre contre décharge ou envoyé en recommandé avec accusé de réception, l'avis de réception prouvant ainsi la notification de la sanction au salarié.

Remarque : certaines conventions collectives n'autorisent l'employeur à procéder à un licenciement qu'après avoir rappelé le salarié à l'ordre par un ou plusieurs avertissements.

La loi précise que constitue une sanction, toute mesure, autre que les observations orales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif (10).

Un mail peut constituer un avertissement dès lors que sa formulation ne constitue pas un simple rappel à l'ordre de se conformer aux règles internes à l'entreprise sans volonté de le sanctionner (11).

Attention : un salarié ne peut être sanctionné deux fois pour une même faute

En vertu du principe selon lequel un salarié ne peut être sanctionné deux fois pour une même faute ("non bis in idem"), la position de la Cour de cassation met en évidence l'importance pour les employeurs d'être attentifs à la formulation des mails de reproches adressés à leurs salariés, s'ils entendent ensuite mettre en place une procédure disciplinaire pour ledit fait.

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2. Délai pour agir : Quel délai pour envoyer un avertissement ?

Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales (12).

3. Quelle est la durée d'un avertissement ?

En règle générale, il est requis d'enregistrer l'avertissement au dossier personnel du salarié en question. Cette sanction demeure valide pendant une période de 3 ans, après quoi l'avertissement sera retiré du dossier et considéré comme prescrit, ne pouvant plus être invoqué comme fondement pour de nouvelles sanctions.