Quel délai avez-vous pour prononcer une sanction disciplinaire afin de sanctionner un salarié ?

À retenir :

• L'employeur dispose d'un délai de 2 mois à compter du jour où il a eu connaissance de la faute pour engager la procédure disciplinaire.
• Le point de départ de ce délai est le jour où l'employeur prend connaissance des faits fautifs.
• Des poursuites pénales peuvent suspendre ce délai.
• Une sanction disciplinaire lourde ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables ni plus de 1 mois après l'entretien préalable.

Qu'est-ce qu'une sanction disciplinaire ?

Définition légale de la sanction disciplinaire

La sanction disciplinaire est définie par le Code du travail comme toute mesure (autres qu'une observation verbale) prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié qu'il considère comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non (1) :

• la présence du salarié dans l'entreprise ; 
• sa fonction ;
• sa carrière ;
• ou sa rémunération.

Exemples :

Un avertissement, un blâme, une mise à pied disciplinaire, une mutation disciplinaire, une rétrogradation disciplinaire, un licenciement pour faute.

À lire aussi : Quels sont les différents types de fautes professionnelles ? Tableau récapitulatif

Quel est le délai de prescription d'une faute disciplinaire ?

Un employeur dispose d'un délai de 2 mois pour sanctionner les faits fautifs dont il a connaissance (2).

La notion d'employeur est large, puisqu'elle englobe également le supérieur hiérarchique du salarié, même lorsque celui-ci n'est pas titulaire du pouvoir disciplinaire (3).

Autrement dit, dès que le supérieur hiérarchique du salarié a connaissance de sa faute, le délai de prescription est déclenché.

Quel est le point de départ du délai de prescription d'une faute disciplinaire ?

Le point de départ de ce délai est le jour où l'employeur ou le supérieur hiérarchique prend connaissance des faits fautifs.

Ce n'est donc pas automatiquement la date de commission des faits qui marque le départ du délai de prescription des faits fautifs.

Exemple :

Un salarié peut avoir commis un vol à une date donnée, mais l'employeur peut n'en avoir connaissance que plus tard, à la suite d'une enquête interne menée en raison d'une disparition des stocks.

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Existe-t-il une exception à cette prescription de 2 mois après les faits fautifs ?

Oui, quelques exceptions sont à connaître par l'employeur sur ce délai de 2 mois.

La poursuite ou la réitération des faits fautifs

Lorsque le comportement fautif du salarié se poursuit dans le temps ou est réitéré (comportement identique ou de même nature) pendant ce délai de 2 mois, vous avez la possibilité de faire état d'un fait fautif plus ancien (4).

En d'autres termes, vous pouvez, pour sanctionner votre salarié, prendre en compte un fait antérieur de plus de 2 mois si le comportement fautif du salarié s'est poursuivi ou a été réitéré dans ce délai, mais seulement s'il s'agit de faits de même nature.

Exemple :

Des retards à répétition.

L'engagement de poursuites pénales

Le Code du travail prévoit que lorsque les faits ont donné lieu à l'exercice de poursuites pénales dans ce délai, le délai de prescription de 2 mois est suspendu, et ce, jusqu'à la décision définitive du juge pénal.

En revanche, si les poursuites pénales ont eu lieu après ce délai de 2 mois, la suspension ne joue pas (5).

Quel est le délai de prescription d'une sanction disciplinaire ?

Aucune sanction antérieure de plus de 3 ans à l'engagement des poursuites disciplinaires ne peut cependant être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction (6). 

Autrement dit, vous ne pouvez pas vous appuyer sur une sanction déjà adressée au salarié il y a plus de 3 ans pour prononcer une nouvelle sanction.

Exemple :

Un employeur ne peut pas invoquer le fait qu'il avait prononcé un avertissement au salarié en décembre 2021 pour ses retards injustifiés, dans l'objectif de lui prononcer une sanction plus sévère pour ses retards en octobre 2026.

Sous quels délais faut-il convoquer le salarié à l'entretien préalable après une faute ?

La tenue d'un entretien préalable en cas de sanction lourde

Lorsque l'employeur envisage de prendre une sanction dite "lourde" à l'encontre d'un salarié, c'est-à-dire ayant une incidence immédiate ou non sur sa présence dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération (une mise à pied ou un licenciement pour faute par exemple), il doit, avant de notifier la sanction au salarié, le convoquer puis le recevoir en entretien préalable (7).

Un tel entretien va permettre :

• une prise en considération des explications du salarié ;
• un exposé des raisons pour lesquelles il est envisagé de le sanctionner.

En revanche, l'entretien préalable n'est pas le lieu pour notifier la sanction disciplinaire.

Délai de convocation du salarié à l'entretien disciplinaire après une faute

La convocation doit intervenir dans les 2 mois à partir du jour où l'employeur a eu connaissance de faits fautifs. Au-delà, les faits sont prescrits.

Délai entre la convocation et la tenue de l'entretien disciplinaire

Le Code du travail ne fixe pas de délai spécifique à respecter entre la convocation à l'entretien et la tenue de ce dernier. L'employeur doit permettre au salarié de préparer sa défense en lui attribuant un délai raisonnable.

Si vous notifiez la sanction lourde au salarié avant de le recevoir en entretien préalable, cette sanction sera nulle. En cas de notification d'une sanction disciplinaire irrégulière, vous risquez de devoir payer des dommages et intérêts.

Ce modèle rédigé par un juriste peut vous intéresser : Modèle de lettre de convocation à un entretien préalable à une mise à pied disciplinaire

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Quel est le délai pour notifier une sanction disciplinaire après l'entretien préalable ?

Une fois que le salarié a été convoqué à l'entretien préalable, si l'employeur décide de le sanctionner malgré ses explications, il doit, à nouveau, respecter certains délais avant de prononcer la sanction.

Ainsi, une sanction ne peut intervenir :

• avant l'entretien préalable (sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction légère de même nature) ;
• moins de 2 jours ouvrables après l'entretien (durée minimale) ;
• ni plus de 1 mois après l'entretien (durée maximale).

💡 Bon à savoir : le règlement intérieur de votre entreprise ou votre convention collective peut vous obliger à recevoir votre salarié en entretien préalable, même si vous décidez de ne prendre à son encontre qu'une sanction mineure, comme un blâme ou un avertissement.

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Le salarié peut-il contester sa sanction disciplinaire si les délais ne sont pas respectés ?

Oui, si l'employeur ne respecte pas la procédure disciplinaire, y compris les délais prévus, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes afin d'obtenir, par exemple, l'annulation de la sanction.

Le juge apprécie alors la régularité de la procédure suivie (délais compris) et si les faits reprochés au salarié sont de nature à justifier une sanction. Si un doute subsiste, il profite au salarié.

Récapitulatif : les délais à respecter pour sanctionner un salarié

*Hors licenciement, pour lequel une procédure spécifique est prévue.

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