Qui peut assister les parties (employeur/salarié) lors d'un entretien préalable à sanction ou licenciement disciplinaire ?
Assistance salarié
Le salarié a le choix de se rendre, ou non, à l'entretien préalable (1). En effet, son absence ne peut être considérée comme fautive et n'a aucune incidence sur la régularité de la procédure de licenciement.
Le salarié qui choisit d’assister à l'entretien préalable a la possibilité de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (2).
En général, le salarié contacte une personne expérimentée, comme un membre du CSE (comité social et économique) ou un délégué syndical.
Si l'entreprise n'a pas d'institution représentative du personnel, il peut se faire assister par la personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou par un conseiller du salarié (le conseiller du salarié est une personne extérieure à l'entreprise) (3).
La liste de ces conseillers est établie par la Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS, ex-Direccte) dans chaque département, et est consultable dans les locaux, sur le site de l'inspection du travail et dans chaque mairie.
Enfin, l'employeur ne peut s'opposer ni à la présence de la personne qui assiste le salarié, ni à son accès aux locaux.
Assistance de l'employeur
L'employeur a lui-même la possibilité de se faire assister, mais uniquement par une personne appartenant au personnel de l'entreprise (5).
À noter : il ne peut pas faire appel à l'expert-comptable du cabinet mandaté pour s'occuper de la gestion comptable de la société, à un avocat ou encore à un commissaire de justice (6).
L'assistance du chef d'entreprise ne doit pas conduire à transformer l'entretien préalable en conseil de discipline, en enquête ou en procès. En effet, la qualité des personnes présentes ne doit pas conduire à intimider le salarié et l'empêcher de se défendre. Si tel est le cas les juges pourraient considérer que l'employeur détourne la procédure de son objet et qu'il est porté atteinte aux intérêts du salarié (7).
Ainsi, l’employeur peut demander au supérieur hiérarchique du salarié d’assister à l’entretien, dans la mesure où celui-ci dispose des informations concrètes nécessaires. Il peut également solliciter la présence du responsable des ressources humaines.
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La préparation de l'entretien préalable à sanction, en amont, avec le salarié
Vérification de la convocation à l'entretien
Lorsqu'un salarié désigne un collaborateur représentant du personnel pour l'assister dans le cadre d'un entretien préalable, celui-ci doit commencer par vérifier la régularité de la procédure disciplinaire mise en place par l'employeur.
Il convient de vérifier, avec le salarié, que l'employeur respecte les mentions obligatoires et les délais relatifs à la convocation à l'entretien préalable au licenciement ou à sanction disciplinaire et donc que la procédure n'est pas irrégulière.
À noter : la convocation à un entretien préalable à sanction ou à licenciement doit mentionner, notamment, la possibilité pour le salarié de se faire assister pendant l'entretien (8).
Prise de connaissance du motif de l'entretien
La loi n’oblige pas l’employeur à préciser, dans la convocation, les faits reprochés au salarié. La personne qui l’assiste peut donc avoir des difficultés à savoir précisément ce qui lui est reproché.
La personne qui assiste le salarié peut échanger avec lui pour obtenir davantage de précisions, puisque le salarié connaît généralement les raisons de sa convocation.
Si les faits reprochés sont évoqués, l'assistant peut en prendre connaissance, afin de conseiller le salarié dans l'élaboration d'une stratégie de défense et l'informer sur les enjeux en cause.
CSE : quel est votre rôle dans l'assistance des salariés ?
Vous êtes membre élu du CSE ou délégué syndical, et l'un des salariés de l'entreprise fait l'objet d'une procédure disciplinaire ? Si vous l'assistez dans le cadre de cette procédure, il convient de maîtriser les étapes, délais prévus par la loi. Notre dossier revient sur toute la procédure.
Inclus : 35 questions/réponses, 2 fiches explicatives et 1 modèle de compte rendu d'entretien disciplinaire.
Préparation de la défense du salarié, information et conseil sur la procédure
Avant l'entretien, le représentant du personnel désigné peut :
- informer le salarié sur la procédure ;
- et l'aider à préparer sa défense.
Dans cette optique, il peut prévoir avec lui une ou plusieurs rencontres.
Si le salarié n’a jamais été confronté à une telle situation et ne connaît pas les règles applicables, la personne qui l’assiste peut l’informer sur les différentes étapes de la procédure ainsi que sur ses éventuelles conséquences : sanction, licenciement ou absence de sanction.
Il s'agit donc de lui apporter un soutien, de se saisir de la situation et de l'informer sur la manière de se défendre au cours de l'entretien préalable au licenciement.
L'assistant du salarié peut lui demander de lui communiquer toutes les informations importantes afin d'en apprendre plus sur son environnement, ses conditions de travail, l'entreprise (son ancienneté, son poste de travail et ses évolutions, ses qualifications, ses relations dans l'entreprise, ses difficultés, les éventuels conflits qu'il peut rencontrer...). Dans ce contexte, il peut prendre note des faits que pourrait lui reprocher l'employeur.
À partir de ces informations, la personne qui assiste le salarié peut préparer sa défense. Elle peut également échanger avec d’autres salariés pour mieux comprendre le contexte et, si nécessaire, recueillir des témoignages.
Cela lui permet d’anticiper les reproches susceptibles d’être formulés par l’employeur et de préparer des arguments pour contester ou recontextualiser les faits reprochés au salarié.
Le représentant du personnel peut-il utiliser des heures de délégation pour assister le salarié avant l'entretien ?
Oui, les heures de délégation peuvent être utilisées pour prendre contact avec le salarié convoqué, de préparer la stratégie de défense et de rédiger le compte rendu d'entretien.
À noter : les heures passées pendant l'entretien sont rémunérées comme du temps de travail effectif pour le salarié et son assistant.
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Quel est le rôle de l'assistant du salarié lors de l'entretien préalable à sanction ou licenciement disciplinaire ?
Comment peut-il défendre le salarié lors de l'entretien disciplinaire ?
Le salarié désigné (qui peut être représentant du personnel) va assister le salarié pendant son entretien préalable. L'employeur ne peut s'opposer à sa présence.
L'objectif de l'entretien disciplinaire est d'exposer les faits reprochés au salarié et d'entendre ses explications.
Il a la possibilité de donner son avis sur les faits, d'intervenir dans les discussions, de présenter des observations et de demander des explications et précisions à l'employeur. Il peut aussi compléter les explications données par le salarié.
En tant qu’assistant du salarié, il peut prendre la parole au cours de l’entretien pour l’assister et présenter ses observations. Toutefois, il ne faut pas confondre assistance du salarié et défense de celui-ci.
Les limites de l'intervention de l'assistant du salarié
Le but est d'assister le salarié, de l'aider à s'expliquer et à se défendre.
En revanche, assistance ne veut pas dire représentation. L'apport d'assistance, de conseils, de soutien est accepté, mais l'assistant ne peut pas parler au nom de son collègue. Celui-ci reste l'interlocuteur principal de l'employeur.
Attention ! L'assistant du salarié a un devoir de discrétion vis-à-vis des informations présentées comme confidentielles par l'employeur.
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L'employeur peut-il se faire remplacer par un représentant lors de cet entretien ?
En principe, l'interlocuteur du salarié pendant l'entretien préalable est le chef d'entreprise.
Néanmoins, ce dernier peut, pour des raisons pratiques évidentes, se faire remplacer par une personne de l'entreprise, sous réserve que celle-ci soit habilitée à prendre une décision à l'issue de l'entretien. Le représentant de l'employeur doit être une personne détentrice d'un pouvoir disciplinaire dans l'entreprise, habilitée à embaucher, sanctionner et licencier le salarié.
En tout état de cause, le représentant de l'employeur doit être une personne qui appartient au personnel de l'entreprise. Il ne peut s'agir d'une personne extérieure. Par exemple, son avocat, personne étrangère à l'entreprise, ne peut en aucun cas être mandaté pour accomplir les formalités de la procédure de licenciement.
Bon à savoir : dans le cadre de sociétés qui appartiennent à un même groupe, l'entretien préalable peut valablement être mené par le président de la société mère du groupe dont dépend l'employeur, puisque les juges considèrent qu'il n'est pas une personne étrangère à l'entreprise (9).
La rédaction d'un compte rendu d'entretien est-elle obligatoire ?
Non, la rédaction d’un rapport à l’issue de l’entretien entre le salarié et l’employeur n’est pas obligatoire. Toutefois, il est recommandé de prendre des notes au cours de l’entretien afin de pouvoir, si nécessaire, en établir un compte rendu.
Il doit rester fidèle aux discussions et positions de chaque partie (employeur et salarié).
Ce compte rendu de l’entretien peut constituer un élément de preuve utile en cas de contestation de la sanction ou du licenciement devant le conseil de prud’hommes.
Attention ! Il doit être signé par les deux parties afin d'être recevable devant le conseil de prud'hommes.
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La rémunération de l'assistant du salarié
L’assistant du salarié qui participe à l’entretien ne doit subir aucune perte de rémunération du fait de cette assistance (10).
Les frais engagés pour le déplacement et/ou le repas, à l'occasion de l'entretien, sont remboursés par l'employeur (11).
La protection du représentant du personnel dans le cadre de sa mission d'assistance du salarié
Si l’employeur fait obstacle à l’exercice, par le représentant du salarié, de sa mission d’assistance lors de l’entretien préalable, son comportement peut constituer un délit d’entrave aux missions des membres du CSE.
À noter : ce délit est puni d'une amende de 7.500 euros (12).
Retrouvez l'intégralité de notre webconférence sur ce sujet :
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Références :
(1) Cass. Soc. 15 mai 1991, n°89-44670
(2) Article L1232-4 du Code du travail
(3) Articles L1232-4 et L1332-2 du Code du travail
(4) Cass. Soc. 24 juin 2009, n°08-41681
(5) Cass. Soc. 20 juin 1990, n°87-41118
(6) Cass. Soc. 26 avril 2017, n°15-25204
(7) Cass. Soc. 17 juin 2009, n°08-15780
(8) Article R1332-1 du Code du travail
(9) cass.Soc 28 juin 2023, n° 21-18.142
(10) Cass. Soc. 12 février 1991, n°87-45259
(11) Cass. Soc. 3 mars 2004, n°01-43579
(12) Article L2317-1 du Code du travail
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