PV des réunions CSE : mode d'emploi pour le rédiger et le diffuser

Qu'est-ce que le procès-verbal (PV) des réunions du CSE ? 

Le procès-verbal de réunion est un document permettant de retranscrire les débats et discussions lors des réunions CSE et démontrer notamment que l'employeur a, ou non, respecté ses obligations en matière d'information et de consultation du CSE. Il a une valeur juridique et permet ainsi de conserver, en archives, les décisions du CSE.

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Qui rédige le compte rendu / PV des réunions du CSE ?

La rédaction du procès-verbal relève de la compétence exclusive du secrétaire du CSE (1).

Il est chargé de sa rédaction ou du contrôle de sa rédaction, s'il l'a déléguée à un prestataire extérieur.

L'élaboration du PV de la réunion est une obligation légale qui s'impose au secrétaire du CSE. Il ne peut pas s'y soustraire. Il est le seul responsable de sa rédaction, c'est-à-dire que l'employeur ne peut pas :

• imposer au secrétaire de modifier le contenu du PV avant sa diffusion ;
• se substituer au secrétaire du comité : en exigeant, par exemple, de rédiger seul ou d'être corédacteur du PV.

Ceci serait constitutif d'un délit d'entrave au fonctionnement du CSE.

Dans quel délai doit être rédigé le PV des réunions du CSE ?

Délai de rédaction du PV CSE

Le PV doit être établi dans le délai prévu par accord d'entreprise ou par accord entre l'employeur et le CSE (1).

À défaut d'accord, le PV de réunion doit être rédigé par le secrétaire et communiqué à l'employeur et aux autres membres du CSE, dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion (2). En revanche, si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai de 15 jours, le PV doit être établi avant la date de cette autre réunion.

Délais spécifiques de rédaction du PV CSE, en cas de circonstances particulières

Des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :

• 3 jours en cas de consultation sur un projet de licenciement économique collectif ;
• 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire de l'entreprise.

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Comment rédiger le PV des réunions du CSE ?

Consigner les délibérations et les déclarations

Le secrétaire du comité social et économique doit consigner les délibérations et les déclarations qui ont eu lieu, dans le PV de la réunion (1).

Un accord peut définir les mentions du PV de réunion du CSE. À défaut, il convient de faire référence aux comptes-rendus de réunion de toute assemblée délibérante. Il n'y a pas de règle spécifique. Il peut s'agir d'un résumé des points et débats, ou d'une transcription détaillée. 

Exemples de contenus pour le PV (non exhaustifs) :

• la date, l'heure de début et l'heure réelle de fin de la réunion ainsi que les possibles suspensions de séances ;
• la liste des participants à la réunion avec leur qualité et la liste des invités absents ;
• les différents points inscrits à l'ordre du jour de la réunion ;
• l'approbation du PV de la réunion précédente ;
• la retranscription des échanges et débats qui ont eu lieu sur chaque point de l'ordre du jour CSE ;
• les propositions qui ont été formulées par les différents membres ;
• les informations communiquées par l'employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
• un résumé des délibérations ;
• le résultat des votes organisés pendant la séance pour l'adoption des résolutions ;
• les décisions adoptées par les membres du comité ;
• la date fixée pour la prochaine réunion ;
• etc.

💡 Recommandation : évitez les redites et essayez de rédiger le PV dans un langage clair et compréhensible.

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Quelles sont les restrictions quant à l'affichage et à la communication du PV ? 

En principe, le PV ne doit pas contenir (3) :

• d'informations confidentielles (s'il est diffusé) ;
• de propos injurieux ou diffamatoires contrevenant à la loi sur la presse du 29 juillet 1881 ;
• d'informations susceptibles de porter atteinte à la vie privée.

Il appartient à l'employeur de solliciter, auprès du juge, l'interdiction de la diffusion ou de l'affichage du PV, s'il considère que les informations mentionnées évoquent un manquement à l'obligation de discrétion ou des allégations diffamatoires.

Les juges admettent toutefois que le respect de la vie personnelle d'un salarié n'est pas, en lui-même, un obstacle à l'affichage du PV, nonobstant l'obligation de discrétion à laquelle sont tenus les représentants du personnel à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel, dès lors que l'affichage (4) :

• est indispensable à la défense du droit à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs ;
• et que l'atteinte ainsi portée à la vie personnelle est proportionnée au but poursuivi.

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Est-il possible d'enregistrer les séances pour faciliter la rédaction du PV ? 

Afin d'aider le secrétaire dans la rédaction du PV, l'enregistrement des réunions CSE est autorisé, de même que la sténographie (forme d'écriture abrégée par l'utilisation de signes) (5).

📌 Bon à savoir : s'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité.

Cette faculté doit être décidée en séance : il convient donc de procéder à un vote à la majorité des membres présents.

L'employeur ne pourra s'opposer à l'enregistrement qu'en cas de divulgation d'informations confidentielles ou relevant du secret professionnel.

Les frais relatifs à l'enregistrement et à la transcription des débats du comité social et économique sont en principe à sa charge, sur son budget de fonctionnement, sauf si la décision de recourir à ce dispositif vient de l'employeur.

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Comment faire pour procéder à l'approbation et l'adoption du PV ? 

Lors de la réunion suivante, le PV devra être approuvé et adopté par un vote. C'est pour cette raison que la rédaction du PV doit intervenir avant la prochaine réunion.

C'est en général le premier point de l'ordre du jour (par exemple : "Approbation du PV de la réunion précédente en date du...").

Bon à savoir : 

Un accord d'entreprise peut fixer les modalités d'adoption du PV du CSE. Il s'agit en général d'un vote à la majorité des présents.

À qui le PV CSE doit-il être transmis ? Qui doit le diffuser ?

Transmission du PV CSE à l'employeur et à l'inspection du travail

Comme vu précédemment, le secrétaire doit transmettre le PV à l'employeur dans le délai prévu par l'accord d'entreprise ou dans le délai de 15 jours prévu par la loi. Ce document doit également être transmis à tous les membres du comité (2).

Outre sa transmission aux membres du comité, le CSE peut décider que certaines de ses délibérations seront transmises à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets => Inspection du travail, anciennement "Direccte") (6).

Certains PV sont obligatoirement transmis ou mis à disposition de l'inspecteur du travail. Il s'agit notamment des PV de réunions portant sur :

• le projet de licenciement d'un salarié protégé (7) ;
• le projet de licenciement économique collectif (8) ;
• les informations du bilan social dans les entreprises de plus de 300 salariés (9).

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Diffusion du PV CSE aux salariés

Le secrétaire, après adoption du PV, peut le porter à la connaissance des salariés de l'entreprise par voie d'affichage ou de diffusion sur l'intranet de l'entreprise (avec l'accord de l'employeur). Si le CSE dispose d'un site internet qui lui est propre, il lui faudra obtenir l'accord de l'employeur pour pouvoir y diffuser les PV de réunions.

Les entreprises dans lesquelles a été adopté un règlement intérieur du CSE, les modalités d'affichage ou de diffusion du PV peuvent être précisées dans ce document (10).

Même si sa diffusion n'est pas imposée par la loi, le PV des réunions du comité a vocation à être diffusé auprès du personnel de l'entreprise puisqu'il relève de la mission du comité de tenir les salariés informés de la vie de l'entreprise ainsi que des sujets dont il a été débattu (11).

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