Véhicule de service ou de fonction : maîtrisez vos droits & obligations

À l'instar du téléphone de fonction, aucun texte légal n'impose à l'employeur la fourniture d'une voiture de fonction à ses salariés. 

Toutefois, comme tout avantage en nature, la voiture de fonction peut être prévue par une convention ou un accord collectif de travail, un engagement unilatéral de l'employeur ou un usage. 

L'employeur est alors tenu d'attribuer cet avantage à tous les salariés de l'entreprise pouvant y prétendre. L'attribution de l'avantage peut être subordonnée à des conditions particulières auxquelles seuls certains salariés répondent.

À défaut de convention collective, d'accord collectif ou d'usage, l'employeur est libre de concéder ce véhicule de fonction à certains salariés seulement. Cela fera l'objet d'une clause contractuelle de mise à disposition d'un véhicule de fonction.

Que ce soit par voie contractuelle ou conventionnelle, des règles strictes doivent être respectées. En effet, il doit être notamment prévu :

• l'usage attendu dudit véhicule (professionnel, privé ou les deux) ;

• le ou les bénéficiaires (nom et prénom dans le contrat de travail) ;

• les caractéristiques du véhicule (le type de véhicule, la marque, le modèle, la puissance, le numéro d'immatriculation ou le numéro de série) ;

• les modalités de calcul de l'avantage en nature (réel engagé ou forfait (1) );

• les modalités d'entretien du véhicule (vidanges, essences, révisions...) ;

• les frais d'assurance ;

• le paiement des contraventions ;

• le lieu de stationnement du véhicule en cas d'absence du salarié ou de rupture du contrat de travail ;

• la signalisation de tout accident.

La voiture de fonction, comme tout avantage en nature, doit être restituée lorsque le contrat prend fin (démission, licenciement, retraite, etc.). Cette restitution a lieu à l'arrivée du terme du préavis. L'employeur pourra demander à être indemnisé si le salarié refuse d'y procéder.

Étant un avantage en nature, l'employeur ne peut supprimer le véhicule de fonction sans l'accord du salarié. Si le salarié accepte, il faudra procéder à une modification du contrat de travail et une revalorisation de son salaire.

Bon à savoir : la voiture de fonction est un avantage en nature seulement dans son utilisation privée (2).