1. Recours à la visioconférence autorisé pour les réunions CSE

💡 Le recours à la visioconférence est autorisé pour les réunions CSE et s'est même généralisé pour les réunions organisées entre le 27 novembre 2020 et le 1er juin 2021 (fin de l'état d'urgence sanitaire).

Pendant l'état d'urgence sanitaire

Une ordonnance du 25 novembre 2020 (1) a élargi la possibilité de recourir à la visioconférence pour les réunions du comité social et économique (CSE).

En principe, toutes les réunions CSE peuvent être organisées en visioconférence jusqu'au 1er juin 2020, sauf exceptions.

📅 Cette possibilité a été accordée de façon dérogatoire et temporaire, c'est-à-dire jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire le 1er juin 2021.

L'intérêt de la visioconférence est d'éviter au maximum les contacts et interactions physiques entre les membres du CSE pour limiter la propagation du coronavirus. Le CSE peut ainsi continuer à fonctionner, à être informé et consulté.

Le recours à la visioconférence dans les conditions dérogatoires s'applique à toutes les instances représentatives du personnel (CSE, CSE central, CSE d'établissement, de groupes…).

A savoir :

L'ordonnance prévoit également que les réunions CSE peuvent se tenir, de façon dérogatoire, par téléphone et même par messagerie instantanée.

En temps normal

💡 En temps normal, le recours à la visioconférence est autorisé mais uniquement par accord entre les membres du CSE et le chef d'entreprise (2).

3 réunions par anen visioconférences peuvent être imposées par l'employeur

Toutefois, à défaut d'accord, sachez que l'employeur peut tout de même imposer, 3 fois par année civile, la tenue de réunions par visioconférence.

La visioconférence facilite les échanges à distance, permet d'économiser du temps (temps de trajet des élus) et de l'argent (prise en charge des frais de transport par l'employeur).

2. L'employeur, doit-il obtenir l'accord du CSE pour avoir recours à la visioconférence ?

Pendant l'état d'urgence

❎ Non, pendant l'état d'urgence, l'employeur n'a pas à obtenir l'accord du CSE pour organiser les réunions en visioconférence.

En revanche, il doit impérativement informer préalablement les membres du CSE du recours à la visioconférence.

A savoir :

Le CSE peut s'opposer à une réunion en distancielle pour certains sujets, si certaines conditions sont réunies.

Pour en savoir plus, rendez-vous à la 3ème partie de cet article.

En temps normal

✅ Oui, le recours à la visioconférence doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et les membres du CSE.

La loi ne précise pas selon quelles modalités l'accord pour le recours à la visioconférence doit être conclu. Il est recommandé de procéder, au minimum, à un vote en séance sur le sujet, approuvé à la majorité des élus. Ce vote peut concerner une réunion spécifique ou plusieurs réunions.

A savoir :

Les réunions en visioconférence imposées par l'employeur 3 fois par an, n'ont pas à faire l'objet d'un accord du CSE, l'employeur est uniquement tenu de les informer.

3. Le CSE peut-il refuser le recours à la visioconférence ?

Pendant l'état d'urgence sanitaire

✅ Oui, le CSE a un droit d'opposition à la visioconférence, si 4 conditions cumulatives sont respectées :

  • pour les réunions concernant certains thèmes sensibles ou urgents (que nous vous détaillons ci-dessous) ;
  • lorsque la limite des 3 réunions en visioconférence par an, imposées par l'employeur, a été dépassée ;
  • opposition de la majorité des membres élus du CSE appelés à siéger à la réunion ;
  • opposition au plus tard 24 heures avant le début de la réunion.

L'opposition à la visioconférence peut concerner les réunions qui portent sur les thèmes suivants :

Si les conditions sont remplies, le CSE peut donc refuser la visioconférence et imposer la tenue de ces réunions en présentiel.

En dehors de ces 4 types de réunions, le CSE ne peut pas refuser et la limite de 3 réunions en visioconférence imposées ne s'applique pas (l'employeur peut imposer la visioconférence sans limite, pour toutes les réunions CSE).

En temps normal

✅ Oui, le CSE peut refuser le recours à la visioconférence si l'employeur a déjà imposé 3 réunions sous cette forme dans l'année civile (donc entre le 1er janvier et le 31 décembre).

4. Quel dispositif de visioconférence peut être utilisé ?

💡 Le dispositif de visioconférence doit permettre l'identification des membres du comité et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations (3).

Chaque intervenant doit donc pouvoir être clairement identifié par tous les participants à la réunion, y compris par ceux qui y assistent depuis un autre site.

La transmission de l'image et du son doit être de bonne qualité afin de préserver la réalité et la qualité des débats. Elle doit également être instantanée (pas question donc d'enregistrer la réunion et de la diffuser plus tard aux autres participants à la réunion). Ceci permet de s'assurer de l'indépendance du vote et d'éviter toute influence sur les élus. 

5. Comment les élus peuvent voter à bulletin secret ?

Le dispositif de vote doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote (3). Autrement dit, il doit être impossible d'identifier quel membre du CSE a voté tel ou tel élément.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De nombreux logiciels et prestataires extérieurs existent pour cela.

📌 La procédure se compose donc de deux étapes (4)

  • avant d'engager les délibérations, il faut vérifier que tous les membres ont bien accès aux moyens techniques requis par le logiciel de vote ;
  • le vote doit avoir lieu de manière simultanée sur les différents sites qui participent à la réunion en visioconférence. Les participants disposent donc d'une durée identique pour voter. Elle est indiquée par le président du CSE.