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Actualité La réunion du CE

Représentant du personnel : la réunion en visioconférence en 4 questions

Par - Modifié le 07-03-2017

Représentant du personnel : la réunion en visioconférence en 4 questions Juritravail

Membres du CE, du CHSCT ou de la DUP : vos réunions ont elles lieu en visioconférence? Saviez-vous que ce dispositif vous est ouvert depuis presque 2 ans ? Ce procédé doit permettre de faciliter les réunions et les échanges avec l'employeur. Mais comment le mettre en place ? Comment se déroulent les séances ? Tous les élus sont-ils concernés ? Nous vous aidons à faire le point. 

La visioconférence facilite les échanges à distance, et permet d'économiser du temps (temps de trajet des élus) et de l'argent (prise en charge des frais de transport par l'employeur).

Auparavant, le recours à la visioconférence pour réunir les représentants du personnel n'était pas encadré par la loi. Désormais, la Loi Rebsamen du 17 août 2015 (1), relative au dialogue social et à l'emploi, un décret du 12 avril 2016 (2) et la Loi travail (3), fixent le cadre juridique à la visioconférence (que l'on peut également appeler vidéoconférence).

La Loi Rebsamen a aussi modifié en profondeur les règles relatives à la consultation du CE

Planning des informations et consultations obligatoires du Comité d'Entreprise

Quelles sont les instances concernées par la visioconférence ?

Toutes les institutions représentatives du personnel peuvent se réunir en visioconférence :

  • le comité d'entreprise (4) ;
  • le comité central d'entreprise (5) ;
  • le comité de groupe (6) ;
  • le CHSCT (7) ;
  • la DUP (8)

Si l'employeur organise une réunion commune de plusieurs institutions représentatives du personnel, la visioconférence est également autorisée (9).

Seuls les délégués du personnel ne sont pas concernés par cette possibilité.

Qu'en est-il de la délégation unique du personnel ?

Grande oubliée de la Loi Rebsamen, la Délégation Unique du Personnel (DUP) ne pouvait pas faire usage de la visioconférence dans le cadre de ses réunions. Heureusement, la Loi travail est venue réparer cet oubli (8).

Désormais, les réunions de la DUP peuvent se dérouler en visioconférence, dans les mêmes conditions que celles prévues pour le Comité d'entreprise, c'est-à-dire dans les conditions de droit commun (10). Toutefois, la visioconférence demeure exclue pour les réunions avec les délégués du personnel.

Les représentants du personnel doivent-ils donner leur accord ?

3visioconférences/an peuvent être imposées par l'employeur

En principe, pour mettre en place les réunions par visioconférence, il faut un accord entre le chef d'entreprise et les membres de l'institution concernée. Toutefois, à défaut d'accord, sachez que l'employeur peut quand même vous imposer une réunion par visioconférence mais dans la limite de 3 fois par an.

Si un accord peut valablement prévoir que toutes les réunions se tiennent en visioconférence, en pratique il semble difficile, voire même parfois peu judicieux, de tenir uniquement des réunions "virtuelles" à distance :

  • les élus doivent pouvoir se rencontrer "physiquement" de temps en temps ;
  • certains contextes, comme celui d'une fermeture d'établissement ou de licenciements économiques collectifs, ne s'y prêtent pas.

Si auparavant la jurisprudence n'admettait le recours à la conférence par vidéo que si aucun des élus participant à la réunion ne s'y était opposé, désormais l'employeur pourra imposer, au moins pour 3 réunions par année civile, de se réunir en visioconférence plutôt que de faire une réunion classique.

Sachez enfin que la loi ne précise pas selon quelles modalités l'accord pour le recours à la visioconférence doit être conclu. Il convient donc au minimum de procéder à un vote en séance sur le sujet, approuvé à la majorité des élus. Ce vote pourrait tout à fait concerner une réunion spécifique ou être au contraire plus général et régler l'organisation de la visioconférence pour plusieurs réunions.

Comment les élus peuvent-ils procéder à un vote à bulletin secret ?

Avant le 19 août 2015, la Cour de cassation admettait le recours à la visioconférence à condition que les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion n'impliquaient pas un vote à bulletin secret, et qu'il n'était pas procédé à un tel vote (11).

La Loi Rebsamen offre aujourd'hui la possibilité aux élus et à l'employeur de se réunir en web conférence, même quand un vote doit avoir lieu au cours de la réunion (par exemple : consultation sur le licenciement d'un salarié protégé). Dans ce cas, le dispositif de vote mis en oeuvre doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote (12).

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

La procédure se compose donc de deux étapes : 

  • avant d'engager les délibérations, il faut vérifier que tous les membres ont bien accès aux moyens techniques remplissant les conditions requises par la loi (12) ;
  • le vote doit avoir lieu de manière simultanée sur les différents sites qui participent à la réunion en visioconférence (13). Les participants disposent donc d'une durée identique pour voter. Elle est indiquée par le président de l'instance.

Quel dispositif technique l'entreprise doit-elle mettre en place ?

Lorsque le comité d'entreprise (ou toute autre instance représentative du personnel) est réuni en visioconférence, le dispositif technique doit garantir l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations (12).

Chaque intervenant doit donc pouvoir être clairement identifié par tous les participants à la réunion, y compris par ceux qui y assistent depuis un autre site (les élus titulaires, les élus suppléants, les représentants syndicaux, le Président de l'instance …).

La transmission de l'image et du son doit être de bonne qualité afin de préserver la réalité et la qualité des débats, et doit, bien entendu, être instantanée (pas question donc d'enregistrer la réunion et de la diffuser plus tard aux autres participants à la réunion). Ceci afin de s'assurer de l'indépendance du vote et d'éviter toute influence sur les élus. 

Références :
(1) Loi n°2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi
(2) 
Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel
(3) 
Loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
(4) 
Article L2325-5-1 du Code du travail
(5) 
Article L2327-13-1 du Code du travail
(6) 
Article L2334-2 du Code du travail
(7) 
Article L4614-11-1 du Code du travail
(8) Article L2326-5 du Code du travail
(9) Article L23-101-2 du Code du travail
(10) Articles L2326-5 et L2325-5-1 du Code du travail
(11) Cass. Soc. 26 octobre 2011, n°10-20918
(12) 
Article D2325-1-1 du Code du travail
(13) 
Article D2325-1-2 du Code du travail

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