1. Les réunions du CSE peuvent-elles avoir lieu par visioconférence (ou conférence-téléphone) ?
La visioconférence peut permettre d'économiser du temps (temps de trajet des élus) et de l'argent (prise en charge des frais de déplacement des membres du CSE). Elle s'avère également très utile lorsque les élus ne se trouvent pas sur le même site.
Dans le cadre d'un accord : pas de nombre maximal de réunions en visio prévu par le Code du travail
Pour les réunions du CSE, le recours à la visioconférence peut être autorisé par accord entre :
- l'employeur ;
- et les membres élus de la délégation du personnel du comité (1).
Cet accord peut prévoir le nombre limite de réunions par ce biais, voire prévoir que toutes les réunions se feront par visioconférence.
À noter : il semble cependant important de conserver des rencontres en présentiel pour garantir le bon fonctionnement de l'instance.
À défaut d'accord : 3 réunions maximum
En l'absence d'accord, le recours à la visioconférence est possible, mais est limité à 3 réunions par année civile.
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2. L'employeur doit-il obtenir l'accord du CSE pour avoir recours à la visioconférence ?
Les réunions en visioconférence peuvent être imposées par l'employeur 3 fois par an : elles n'ont pas à faire l'objet d'un accord, mais d'une information du CSE.
Au-delà de 3 séances, la mise en œuvre de réunions par visioconférence doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et les membres du CSE. La loi ne précise pas selon quelles modalités l'accord pour le recours à la visioconférence doit être conclu.
Il est recommandé de procéder, au minimum, à un vote en séance sur le sujet, approuvé à la majorité des élus. Ce vote peut concerner une réunion spécifique ou plusieurs réunions.
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3. Le CSE peut-il refuser le recours à la visioconférence ?
Oui, mais seulement dans la mesure où le CSE a déjà exigé 3 réunions sous cette forme dans l'année civile (donc entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année).
Si un accord est intervenu pour fixer les modalités de recours aux visioconférences, c'est celui-ci qu'il convient de respecter.
4. Quel dispositif de visioconférence peut être utilisé ?
Le dispositif de visioconférence doit garantir (2) :
- l'identification des membres du comité et leur participation effective ;
- la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.
Il convient de choisir, en amont, la plateforme de téléconférence qui convient le mieux afin de respecter ces prérogatives.
5. Comment organiser les votes à bulletin secret lors d'une réunion en visioconférence ?
Des éléments de nature à garantir la confidentialité
Le dispositif de vote doit garantir (2) :
- la confidentialité du vote : l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote ;
- lorsque ce vote est organisé par voie électronique : la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De nombreux logiciels et prestataires extérieurs existent le permettent.
Des points à vérifier de manière obligatoire
La procédure se compose de 2 étapes (3) :
- avant d'engager les délibérations, vérifier que tous les membres ont bien accès aux moyens techniques requis par le logiciel de vote ;
- mettre en œuvre des modalités de vote qui permettent qu'il puisse se faire de manière simultanée sur les différents sites participant à la réunion en visioconférence. Les participants disposent ainsi d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Pour aller plus loin : Comité social et économique (CSE) : qui peut présider ?
Rappels et points de vigilance :
La transmission de l'image et du son doit être instantanée : l'objectif n'est pas d'enregistrer la réunion et de la diffuser plus tard aux autres participants.
À l'instar du télétravail, la visioconférence peut présenter des limites : une connexion internet instable, des pannes de réseau régulières, la qualité de l'image et du son peuvent altérer la prise en compte effective des intérêts des salariés.
Les réunions du CSE doivent permettre à chaque élu d'argumenter, d'exposer ses idées dans les conditions qui le lui permettent - malgré la distance.
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Guide complet :
- Consultation du CSE : tout savoir sur les règles en vigueur
Articles dédiés aux membres du CSE :
- Convocation aux réunions du CSE : 10 points essentiels
- Ordre du jour d'une réunion du comité social et économique (CSE) : qui le rédige ?
- CSE : quels sont ses missions et son rôle dans l'entreprise ?
- Le local du CSE et les moyens
Très bien. Complet et instructif.