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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Votre activité professionnelle implique que vous soyez constamment sur la route. A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, pour faire face aux frais de déplacement, dans le cadre de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel. Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas si c’est à vous de les prendre en charge ou à votre employeur.

Si votre employeur doit contribuer, est-ce qu’il doit vous avancer ces frais ou vous les rembourser à posteriori ? Est-ce que ce remboursement à lieu sous forme de forfait, c’est-à-dire par une somme définie à l’avance et versée sans avoir à justifier des frais, ou est-ce qu’une comptabilité minutieuse est tenue par votre employeur ? Ne vous remboursera-t-il que sur présentation des factures et tickets, attestant des sommes dépensées ?

Venez découvrir la réponse à toutes vos questions !


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ? 

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préférez une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Ces dépenses vous seront remboursées selon différents moyens. Voici comment demander le remboursement de vos frais de transport, comment calculer ces frais et comment décompter vos frais de transport domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

  • frais de déplacement, à quoi avez-vous le droit ?
  • mode d'emploi et calcul pour faire rembourser ses frais de transport 
  • note de frais
  • remboursement au réel
  • prime de transport
  • avantage en nature
  • indemnité kilométrique

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Carole Girard Oppici Responsable Editorial web

  • 548 Articles publiés
  • 160 Documents rédigés

La question du moment

Je prends les transports en commun pour me rendre au travail, comment s'effectue le remboursement de mes frais (abonnement) ?

La réponse

Lorsque le salarié souscrit un abonnement aux transports en commun il peut en demander la prise en charge, pour moitié, à son employeur.

Le remboursement s'effectue sur la base du tarif de la 2nd classe (1).

Seul le trajet le plus court entre le domicile du salarié et son lieu de travail est pris en charge par l'employeur. Par conséquent, si le titre de transport utilisé par le salarié correspond à un trajet plus long, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet.

Il intervient sur présentation des justificatifs par le salarié (2), dans les meilleurs délais au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel l'abonnement a été validé.  Si le salarié a souscrit un abonnement annuel alors le remboursement est réparti mensuellement pendant la période d'utilisation (3).

Plan détaillé du dossier

18 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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