Accueil » Droit du Travail Salarié » Salaire & Rémunération 2019 » Salaire, Primes et Frais Professionnels » Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Frais de déplacement, frais professionnels, tout savoir pour bien se faire rembourser.

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Votre activité professionnelle vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels  vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amenés à faire des trajets entre le domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets à titre de justificatifs ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

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Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Plan détaillé du dossier

21 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons  comment et sous quelles conditions faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Rédaction Juritravail Juriste rédacteur web

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La question du moment

Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais d’hébergement ?

La prise en charge varie selon la zone géographique. Mais il convient, au préalable, de définir le cadre de ce remboursement. Il s'agit des grands déplacements caractérisés par l'impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

La zone géographique détermine l'importance de la prise en charge (1)(2) :

  • Voici le barème pour la France métropolitaine:
 

Repas

Logement et petit déjeuner

Paris et départements des Hauts-De-Seine

Autres départements

pour les 3 premiers mois

18,80 euros

67,40 euros

50,00 euros

au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

16,00 euros

57,30 euros

42,50 euros

au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

13,20 euros

47,20 euros

35,00 euros

Les remboursements de frais de repas et d'hébergement exposés par les salariés à l'occasion d'un déplacement professionnel à l'étranger ou en Outre-mer sont exclus de l'assiette des cotisations, sans limite de montant, à concurrence du montant des dépenses  justifié par la production de factures.

Lorsque l'employeur indemnise les frais de repas et d'hébergement sous la forme d'allocations forfaitaires, ces dernières sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n'excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l'Etat envoyés en mission temporaire en Outre-mer et à l'étranger.

  •  En Outre-Mer :

Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon

Indemnité forfaitaire

Limite globale

90,00 euros

Salarié logé gratuitement

31,50 euros

Salarié nourri - 1 repas

74,30 euros

Salarié nourri - 2 repas

58,50 euros

Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

Indemnité forfaitaire

Limite globale

120,00 euros

Salarié logé gratuitement

42,00 euros

Salarié nourri - 1 repas

99,00 euros

Salarié nourri - 2 repas

78,00  euros

 

Abattement applicable à l'ensemble des assiettes forfaitaires

Déplacement de plus de 3 mois

15%

Déplacement de plus de 24 mois

30%

  • Pour l'étranger, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires liées aux déplacements à l'étranger peuvent être réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite des montants fixés par arrêté ministériel (3).

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