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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Votre activité professionnelle vous amène à vous déplacer. Vous utilisez divers moyens de locomotion pour de multiples motifs : trajets entre le domicile et votre lieu de travail, visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore pour vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser a posteriori ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets pour justifier les sommes ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations en évoquant les éléments à connaître afin de faire valoir vos droits.



Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Ce dossier vous explique comment et sous quelles conditions vous pouvez faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Manuel Perez Juriste

  • 4 Articles publiés
  • 10 Documents rédigés

La question du moment

A quelles conditions puis-je solliciter à mon employeur le remboursement d’une partie de mes frais de transport en commun ?

La réponse

Tout employeur doit prendre en charge 50% du coût de l'abonnement aux transports en commun souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes tels que les abonnements SNCF et RATP, ou de services publics de location de vélos tel que « vélib »(1)

L'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser le déplacement domicile-travail dans le temps le plus court ; ce remboursement s'effectue sur la base des tarifs de 2nde classe (2).

Pour pouvoir bénéficier de la prise en charge de 50% de ses frais d'abonnement aux transports publics, le salarié doit :

  • utiliser les transports en commun ou un service public de location de vélo pour se rendre au travail ;
  • acheter des titres d'abonnement pour payer ces modes de transport. Il s'agit notamment des cartes et abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires vendus par la SNCF, la RATP, les services publics de location de vélo (de type Vélib' à Paris) et les entreprises de transports publics (3). Les simples billets/tickets ne donnent pas droit au remboursement.

Le bénéficiaire peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d'accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. 

Par exemple , si pour un salarié habitant et travaillant en banlieue parisienne, le trajet le plus court nécessite de passer par Paris, et donc de souscrire à un abonnement plus cher, la prise en charge se fait sur la base de cet abonnement.

Par ailleurs, si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements (SNCF + bus par exemple), l'employeur doit prendre en charge 50% de ces différents abonnements.

L'employeur ne peut refuser au salarié de lui rembourser cette somme au motif qu'il habite trop loin. Par conséquent il a droit à cette prise en charge peu importe la zone géographique dans laquelle il habite (4).

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet.

L'employeur qui ne respecterait pas cette obligation de prise en charge s'expose à une peine d'amende de 750 euros (5)

Plan détaillé du dossier

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28 Avis des juges

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