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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Votre activité professionnelle vous amène à vous déplacer. Vous utilisez divers moyens de locomotion pour de multiples motifs : trajets entre le domicile et votre lieu de travail, visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore pour vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser a posteriori ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets pour justifier les sommes ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations en évoquant les éléments à connaître afin de faire valoir vos droits.



Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Ce dossier vous explique comment et sous quelles conditions vous pouvez faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Manuel Perez Juriste

  • 4 Articles publiés
  • 9 Documents rédigés

La question du moment

J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

La réponse

La rémunération du salarié peut être partiellement ou totalement constituée par des avantages en nature (ex : travail au pair). L'avantage en nature permet au salarié de réaliser une économie sur les dépenses qui lui incombent normalement (nourriture, logement, déplacement, chauffage, achat d'ordinateur). Cette notion s'oppose à celle de frais professionnels correspondant au remboursement par l'employeur des dépenses occasionnées par l'activité du salarié.

Les avantages en nature octroyés au salarié sont le plus souvent prévus au contrat de travail et peuvent avoir fait l'objet d'une négociation avec l'employeur au jour de l'embauche.

Ils constituent des éléments du salaire qui viennent s'ajouter à la rémunération en espèce. Ils sont pris en compte pour le calcul du respect du salaire minimum légal (SMIC) ou conventionnel, des indemnités de congés (lorsque le salarié n'en bénéficie plus pendant ses congés) ainsi que pour le calcul des diverses primes ou indemnités basées sur le salaire.

Certains avantages tels que le repas et le logement ne sont pas pris en compte pour leur coût réel et font l'objet d'une évaluation forfaitaire par voie d'accord collectif ou à défaut par voie réglementaire. Les autres avantages sont retenus pour leur coût réel ou selon les dispositions plus favorables incluses dans le contrat de travail ou prévus par accord collectif.

La jurisprudence considère de façon constante que la suppression d'un avantage en nature constitue une modification de la rémunération et donc une modification du contrat de travail nécessitant l'accord du salarié (1). Les conséquences juridiques liées aux propositions de modification ou aux modifications par l'employeur du contrat de travail, et plus précisément de la rémunération, s'appliquent donc en cas de suppression d'un avantage en nature. De plus toute suppression décidée de manière unilatérale peut être analysée comme une sanction pécuniaire prohibée.

Plan détaillé du dossier

18 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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