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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Votre activité professionnelle implique que vous soyez constamment sur la route. A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, pour faire face aux frais de déplacement, dans le cadre de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel. Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas si c’est à vous de les prendre en charge ou à votre employeur.

Si votre employeur doit contribuer, est-ce qu’il doit vous avancer ces frais ou vous les rembourser à posteriori ? Est-ce que ce remboursement à lieu sous forme de forfait, c’est-à-dire par une somme définie à l’avance et versée sans avoir à justifier des frais, ou est-ce qu’une comptabilité minutieuse est tenue par votre employeur ? Ne vous remboursera-t-il que sur présentation des factures et tickets, attestant des sommes dépensées ?

Venez découvrir la réponse à toutes vos questions !


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ? 

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préférez une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Ces dépenses vous seront remboursées selon différents moyens. Voici comment demander le remboursement de vos frais de transport, comment calculer ces frais et comment décompter vos frais de transport domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

  • frais de déplacement, à quoi avez-vous le droit ?
  • mode d'emploi et calcul pour faire rembourser ses frais de transport 
  • note de frais
  • remboursement au réel
  • prime de transport
  • avantage en nature
  • indemnité kilométrique

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Carole Girard Oppici Responsable Editorial web

  • 508 Articles publiés
  • 164 Documents rédigés

La question du moment

Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

La réponse

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Sur présentation d'un justificatif (factures, tickets de caisse, etc.), l'employeur a l'obligation de procéder au remboursement de la note de frais correspondante (1).

Ce remboursement n'interviendra que si les dépenses correspondent à des frais professionnels, c'est-à-dire justifiés par la fonction ou l'emploi du salarié.

Si l'employeur estime que les dépenses auxquelles le salarié s'est exposé n'entrent pas dans le cadre de l'accomplissement de sa mission, il est en droit d'en refuser le remboursement.

Le salarié devra alors apporter la preuve du caractère professionnel de ces dépenses.

Si malgré le caractère professionnel de la dépense, l'employeur refuse le remboursement, le salarié peut envoyer un courrier recommandé demandant à l'employeur de remplir l'obligation de remboursement à sa charge sans quoi une action sera engagée devant le Conseil de prud'hommes.

Il est possible que l'employeur rembourse les frais professionnels (2) par le versement d'une allocation forfaitaire dont le montant aura été déterminé préalablement (ex : pour les dépenses de nourriture, logement, etc.). Cette allocation figurera sur son bulletin de paie. Dans ce cas, les dépenses que le salarié aura engagées ne seront pas remboursées au réel.

Les juges précisent que l'employeur est en droit de fixer un délai pour produire les justificatifs de frais professionnels. Dans ce cas, la prescription quinquennale ne s'applique pas et l'éventuel refus de l'employeur de rembourser ces notes de frais transmises hors délai est justifié.

Plan détaillé du dossier

18 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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