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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

Droit du Travail Salarié

Particulier

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 13 Juin 2019

*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

Votre activité professionnelle vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels  vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amenés à faire des trajets entre le domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets à titre de justificatifs ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

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Les notions clés abordées dans ce dossier

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

21 Questions Essentielles

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels ?

  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

  • Je prends les transports en commun pour me rendre au travail, comment s'effectue le remboursement de mes frais (abonnement) ?

  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

  • Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?

  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur me paie mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il me verser en plus une indemnité de déplacement ?

  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

  • Qu'est-ce que les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

  • A quelles conditions puis-je demander à mon employeur le remboursement d’une partie de mes frais de transport en commun ?

  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais kilométriques ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais de repas ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais d’hébergement ?

Voir les autres questions essentielles


Ce dossier contient également

1 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.

  • Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

1 Modèle(s) de Lettre(s)

Gagnez du temps en utilisant nos modèles de lettre. Grâce aux commentaires et précisions de nos juristes, personnalisez votre modèle puis imprimez-le : c'est prêt !

  • Lettre de refus des titres-restaurant


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons  comment et sous quelles conditions faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

La question du moment

J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

La rémunération du salarié peut être partiellement ou totalement constituée par des avantages en nature (ex : travail au pair). L'avantage en nature permet au salarié de réaliser une économie sur les dépenses qui lui incombent normalement (nourriture, logement, déplacement, chauffage, achat d'ordinateur). Cette notion s'oppose à celle de frais professionnels correspondant au remboursement par l'employeur des dépenses occasionnées par l'activité du salarié.

Les avantages en nature octroyés au salarié sont le plus souvent prévus au contrat de travail et peuvent avoir fait l'objet d'une négociation avec l'employeur au jour de l'embauche.

Ils constituent des éléments du salaire qui viennent s'ajouter à la rémunération en espèce. Ils sont pris en compte pour le calcul du respect du salaire minimum légal (SMIC) ou conventionnel, des indemnités de congés (lorsque le salarié n'en bénéficie plus pendant ses congés) ainsi que pour le calcul des diverses primes ou indemnités basées sur le salaire.

Certains avantages tels que le repas et le logement ne sont pas pris en compte pour leur coût réel et font l'objet d'une évaluation forfaitaire par voie d'accord collectif ou à défaut par voie réglementaire. Les autres avantages sont retenus pour leur coût réel ou selon les dispositions plus favorables incluses dans le contrat de travail ou prévus par accord collectif.

La jurisprudence considère de façon constante que la suppression d'un avantage en nature constitue une modification de la rémunération et donc une modification du contrat de travail nécessitant l'accord du salarié (1). Toute suppression décidée de manière unilatérale peut être analysée comme une sanction pécuniaire prohibée.


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Le mot de l'auteur

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

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