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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser.

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Votre activité professionnelle vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels  vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amenés à faire des trajets entre le domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets à titre de justificatifs ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Plan détaillé du dossier

21 Questions Essentielles

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels ?

  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

  • Je prends les transports en commun pour me rendre au travail, comment s'effectue le remboursement de mes frais (abonnement) ?

  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur me paie mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il me verser en plus une indemnité de déplacement ?

  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

  • Qu'est-ce que les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

  • A quelles conditions puis-je demander à mon employeur le remboursement d’une partie de mes frais de transport en commun ?

  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais kilométriques ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais de repas ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais d’hébergement ?

Voir les autres questions essentielles

1 Fiche(s) express

  • Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

1 Modèle(s) de Lettre(s)

  • Modèle de lettre de refus des titres-restaurant

28 Avis des juges

  • Le remboursement des titres de transport ne dépend pas de la situation géographique de la résidence

  • L'indemnisation du salarié en grand déplacement

  • Frais professionnels litigieux

  • Réel motif de licenciement : le choix du logement

  • Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !

  • Temps de trajet anormal : c'est du temps de travail rémunéré comme tel

  • Le temps de trajet peut ouvrir droit à compensation même s’il n’est pas du travail effectif

  • Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré

  • Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet

  • Indemnités kilométriques : ne trafiquez pas le compteur

  • Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel

  • Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais

  • Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !

  • Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective

  • Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !

  • Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié

  • Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature

  • Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation

  • La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile

  • Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet

  • Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré

  • Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter

  • Frais professionnels litigieux

  • La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels

  • La modification des modalités de remboursement des frais professionnels

  • Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.

  • L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage

  • La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels

Voir les autres avis des juges


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons  comment et sous quelles conditions faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Rédaction Juritravail Juriste rédacteur web

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La question du moment

Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur ; ils doivent lui être remboursés (1)

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants.

Cette indemnisation peut être régi par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

Les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts dans certaines limites appelées "allocations forfaitaires". L'employeur est tenu de rembourser même si le montant du remboursement le conduit à dépasser le seuil d'exonération (2).

Il faut veiller à toujours pouvoir justifier les dépenses effectuées pour les besoins de l'activité (notes de restaurants, facture pour achat d'outillage, etc). Il convient de se conformer au délai fixé par la note de service pour obtenir le remboursement de ces frais.

Aucune liste complète des frais professionnels ne peut être proposée, chaque frais engagés par le salarié devant être examinés avant de recevoir ou non la qualification de frais professionnel.
Voici les situations les plus fréquentes :

  • le salarié est envoyé en mission par l'entreprise. Sont professionnels les frais de repas, de voyage, de déplacement sur le lieu de mission, d'hôtellerie et de communication avec l'entreprise.
  • l'employeur impose au salarié de se restaurer au sein de l'entreprise pour des raisons d'organisation du travail (travail en équipe, en continu). Une indemnité plafonnée est allouée pour le surcoût représenté par l'impossibilité pour le travailleur de retourner se restaurer chez lui.
  • le salarié travaille en région parisienne et doit prendre les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. L'employeur est dans l'obligation de prendre en charge 50 % des frais de transport (carte orange la plupart du temps).
  • le salarié ne travaille pas en région parisienne. Le remboursement de tout ou partie des frais de transport entre son domicile et son lieu de travail n'est qu'une faculté, non une obligation.
  •  le salarié est un télétravailleur. Il peut faire prendre en charge par son entreprise les frais d'installation d'un local à usage professionnel ainsi que les frais liés à la fourniture et l'installation du matériel informatique.

De nombreuses autres situations peuvent être examinées et les plafonds de prise en charge être à chaque fois modifiés : déplacements de longue durée, en métropole, dans les DOM-TOM, à l'étranger, utilisation de biens personnels à usage professionnel, déménagement en France et à l'étranger...


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