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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser.

Droit du Travail Salarié

Particulier

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Page 1 du dossier Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser.

Rédigé par RédactionJuritravail - Mis à jour le 13 Juin 2019

Votre activité professionnelle vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels  vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amenés à faire des trajets entre le domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets à titre de justificatifs ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Plan détaillé du dossier

21 Questions Essentielles

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels ?

  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

  • Je prends les transports en commun pour me rendre au travail, comment s'effectue le remboursement de mes frais (abonnement) ?

  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

  • Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?

  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur me paie mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il me verser en plus une indemnité de déplacement ?

  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

  • Qu'est-ce que les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

  • A quelles conditions puis-je demander à mon employeur le remboursement d’une partie de mes frais de transport en commun ?

  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais kilométriques ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais de repas ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur de mes frais d’hébergement ?

Voir les autres questions essentielles

1 Fiche(s) express

  • Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

1 Modèle(s) de Lettre(s)

  • Modèle de lettre de refus des titres-restaurant

28 Avis des juges

  • Le remboursement des titres de transport ne dépend pas de la situation géographique de la résidence

  • L'indemnisation du salarié en grand déplacement

  • Frais professionnels litigieux

  • Réel motif de licenciement : le choix du logement

  • Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !

  • Temps de trajet anormal : c'est du temps de travail rémunéré comme tel

  • Le temps de trajet peut ouvrir droit à compensation même s’il n’est pas du travail effectif

  • Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré

  • Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet

  • Indemnités kilométriques : ne trafiquez pas le compteur

  • Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel

  • Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais

  • Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !

  • Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective

  • Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !

  • Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié

  • Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature

  • Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation

  • La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile

  • Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet

  • Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré

  • Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter

  • Frais professionnels litigieux

  • La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels

  • La modification des modalités de remboursement des frais professionnels

  • Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.

  • L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage

  • La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels

Voir les autres avis des juges


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons  comment et sous quelles conditions faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Rédaction Juritravail Juriste rédacteur web

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La question du moment

Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

Les frais professionnels peuvent être déduits du montant brut des traitements et salaires imposables (1)

En tant que salarié, les impôts sur le revenu sont calculés en fonction du revenu imposable, constitué des revenus d'activité, des revenus locatifs et des différentes pensions et allocations que la personne reçoit.

Les frais professionnels sont des charges à caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l'exécution de ses missions, le salarié a droit à un remboursement de ces frais par son employeur.

Ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts. Il faut donc les déduire de la déclaration de revenus annuelle.

La déduction effectuée est calculée forfaitairement en fonction du revenu brut à hauteur de 10 %. Elle est automatiquement appliquée par l'administration fiscale. 

Le montant de la déduction s'élève au minimum à 437 euros, sauf si les sommes déclarées sont inférieures à ce montant (2).

Le montant maximum de la déduction forfaitaire est plafonnée à 12 502 euros pour l'imposition des rémunérations perçues en 2018.

Chaque année, le plafond retenu pour l'imposition des revenus de l'année précédente est relevé dans la même proportion que la limite supérieure de la première tranche du barème de l'impôt sur le revenu.

Si le montant de vos frais professionnels s'avère être supérieur à 10 %, vous pouvez choisir de déduire chaque frais professionnels, en effectuant une déclaration au réel.

Vous pourrez alors déduire tous les frais occasionnés directement par l'exercice de votre profession.

Vous devrez cependant fournir la liste détaillée de ces frais, préciser leur nature et leur montant.

Utilisez pour cela le cadre « Autres renseignements » de la déclaration ou inscrivez ces renseignements sur une feuille séparée jointe à votre déclaration.

A noter :

Vous devez être en mesure de justifier les frais dont vous demandez la déduction, mais la loi ne précise pas quels justificatifs doivent être fournis.
Mieux vaut donc conserver l'ensemble des factures, attestations, billets d'avion, billets SNCF, reçus, tickets de caisse et éventuellement les attestations patronales (liste des régions visitées, modes de transports, etc...) dont vous disposez, pendant 3 ans (qui est la durée de prescriptions des cotisations sociales).
A défaut de justification, si les frais semblent disproportionnés, le fisc peut limiter la déduction à 10 % du salaire (taux de la déduction forfaitaire).


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