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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Votre activité professionnelle implique que vous soyez constamment sur la route. A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, pour faire face aux frais de déplacement, dans le cadre de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel. Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas si c’est à vous de les prendre en charge ou à votre employeur.

Si votre employeur doit contribuer, est-ce qu’il doit vous avancer ces frais ou vous les rembourser à posteriori ? Est-ce que ce remboursement à lieu sous forme de forfait, c’est-à-dire par une somme définie à l’avance et versée sans avoir à justifier des frais, ou est-ce qu’une comptabilité minutieuse est tenue par votre employeur ? Ne vous remboursera-t-il que sur présentation des factures et tickets, attestant des sommes dépensées ?

Venez découvrir la réponse à toutes vos questions !


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ? 

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préférez une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Ces dépenses vous seront remboursées selon différents moyens. Voici comment demander le remboursement de vos frais de transport, comment calculer ces frais et comment décompter vos frais de transport domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

  • frais de déplacement, à quoi avez-vous le droit ?
  • mode d'emploi et calcul pour faire rembourser ses frais de transport 
  • note de frais
  • remboursement au réel
  • prime de transport
  • avantage en nature
  • indemnité kilométrique

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Carole Girard Oppici Responsable Editorial web

  • 542 Articles publiés
  • 151 Documents rédigés

La question du moment

Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

La réponse

Suite à ladoption de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009, ayant institué un nouveau mode de prise en charge des frais de déplacement domicile-travail engagés par le salarié, un décret du 30 décembre 2008 et une circulaire du 1er janvier 2009 apportent quelques rappels et précisions sur les modalités de remboursement par lemployeur.


1/ La prise en charge de 50% de labonnement aux transports en commun

Depuis le 1er janvier 2009, tout employeur doit prendre en charge 50% du coût de labonnement aux transports en commun, tels que les abonnements SNCF et RATP, ou de labonnement à un service public de location de vélos tel que « vélib » (articles L. 3261-2 et R. 3261-1 du Code du travail).

Lemployeur nest tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser le déplacement domicile-travail dans le temps le plus court ; ce remboursement seffectue sur la base des tarifs de 2nde classe.

Si pour un salarié habitant et travaillant en banlieue parisienne, le trajet le plus court nécessite de passer par Paris, et donc de souscrire à un abonnement plus cher, la prise en charge se fait sur la base de cet abonnement.

Par ailleurs, si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements (SNCF + bus par exemple), lemployeur doit prendre en charge 50% de ces différents abonnements.

Lemployeur qui ne respecterait pas cette obligation sexpose à une peine damende de 750 ¤.

Modalités particulières applicables aux salariés à temps partiel :
- le salarié à temps partiel qui travaille au moins un mi-temps (17,5 heures par semaine) bénéficie des mêmes modalités de remboursement quun salarié à temps plein, soit une prise en charge de 50%.
- le salarié à temps partiel qui travaille moins dun mi-temps bénéficie dun remboursement fonction du nombre dheures travaillées par rapport au mi-temps.
Exemple : un salarié à temps partiel travaille 15 heures par semaine. Le remboursement de 50% de son abonnement sera affecté dun coefficient égal à 15/17,5.
Ainsi, pour un abonnement de 100 ¤, le remboursement sélève à : 50% x 15/17,5 x 100 = 42,86 ¤.


2/ La prime versée aux salariés utilisant leur véhicule

La prise en charge par lemployeur, sous forme de prime, de tout ou partie des frais de carburant ou dalimentation électrique engagés par les salariés contraints dutiliser leur véhicule pour leur déplacement domicile-travail est facultative (article L. 3261-3 du Code du travail).
De plus, le salarié ne peut cumuler cette prime et le remboursement dun abonnement aux transports en commun.

Ont droit à cette prime les salariés :
- dont le domicile ou le lieu de travail est situé en dehors dIle-de-France et dune zone couverte par les transports urbains ;
- dont le domicile ou le lieu de travail se situe dans une zone couverte par les transports urbains mais qui sont contraints dutiliser leur véhicule soit parce que le trajet entre leur domicile et leur lieu de travail nest pas assuré par les transports en commun, soit en raison dhoraires de travail particuliers (travail de nuit).

Dès lors que lemployeur décide de prendre en charge ces frais de transports, tous les salariés remplissant les conditions précédentes doivent en bénéficier.

Afin dinciter les employeurs à prendre en charge ces frais de transports, la loi prévoit que cette prime est exonérée de cotisations salariales et patronales dans la limite de 200 ¤ par an et par salarié.

Plan détaillé du dossier

18 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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