Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser.

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Votre activité professionnelle vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels  vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amenés à faire des trajets entre le domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez pas à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets à titre de justificatifs ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Plan détaillé du dossier

21 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons  comment et sous quelles conditions faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Rédaction Juritravail Juriste rédacteur web

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La question du moment

Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur me paie mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il me verser en plus une indemnité de déplacement ?

Les temps de déplacement effectués entre les différents sites de l'entreprise, sont considérés comme du travail effectif (1).

Dès lors, les frais engagés sont exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, ils doivent lui être remboursés (2)

Avant tout, il convient de regarder le contrat de travail et la convention collective.

Cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

S'ils prévoient la prise en charge de ces frais, l'employeur ne peut y déroger. 

A défaut de dispositions particulières dans le contrat ou la convention collective, le salarié effectuant des déplacements professionnels pour le compte de son employeur pourra réclamer une indemnisation forfaitaire fondée sur le barème kilométrique de l'administration fiscale (3), dès lors qu'il démontrera le caractère professionnel de ses déplacements.


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