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Frais de transport : calcul & remboursement des frais de déplacement

Comment se faire rembourser ses frais de transport ?

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

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  • Mis à jour le 08 Novembre 2018

Votre activité professionnelle vous amène à vous déplacer. Vous utilisez divers moyens de locomotion pour de multiples motifs : trajets entre le domicile et votre lieu de travail, visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore pour vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

A ce titre, vous êtes amené à engager des dépenses pour accomplir votre mission, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement, (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

Ces frais peuvent parfois être considérables et vous ne savez à qui en incombe la prise en charge. Est-ce à votre employeur ou à vous ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser a posteriori ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait - somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais - ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets pour justifier les sommes ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations en évoquant les éléments à connaître afin de faire valoir vos droits.



Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • note de frais
  • remboursement
  • frais de transport
  • indemnité kilométrique
  • dépenses professionnelles

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et vous sillonnez la France ? Vous êtes éloigné de votre chantier et êtes contraint de dormir à l'hôtel ? Vous mangez souvent dehors avec des clients ? Vous vous demandez qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais sont-ils susceptibles d’être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Ce dossier vous explique comment et sous quelles conditions vous pouvez faire cette demande, comment calculer ces frais et comment décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique.

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Le mot de l'auteur

14/11/2016

Le fait pour l'employeur de ne pas rembourser le salarié de ses frais professionnels et ce, pendant plusieurs années, caractérisent un manquement grave aux obligations contractuelles empêchant la poursuite du contrat de travail. Le salarié est donc bien fonder à prendre acte de son contrat de travail. (Cass. Soc. 5 octobre 2016, n°14-28878)

22/07/2016

Cour de cassation, Chambre soc. 31 octobre 2000, n°99-13086 Les dispositions des articles 2 et 3 de l'arrêté du 26 mai 1975 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale s'appliquent dès lors que les sommes allouées par l'entreprise à ses agents excèdent les montants qu'ils définissent, même lorsque l'attribution des indemnités forfaitaires pour frais professionnels résulte de textes réglementaires.

Manuel Perez Juriste

  • 4 Articles publiés
  • 9 Documents rédigés

La question du moment

Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

La réponse

Les frais professionnels peuvent être déduits du montant brut des traitements et salaires imposables (1)

En tant que salarié, les impôts sur le revenu sont calculés en fonction du revenu imposable, constitué par les revenus d'activité, les revenus locatifs et les différentes pensions et allocations que la personne perçoit.

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l'exécution de ses missions, le salarié a droit à un remboursement de ces frais par son employeur.

Ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts. Il faut donc les déduire de la déclaration de revenus annuelle.

La déduction effectuée est calculée forfaitairement en fonction du revenu brut à hauteur de 10 %. Elle est automatiquement appliquée par l'administration fiscale. 

Le montant de la déduction s'élève au minimum à 426 euros (ou à 938 euros pour les personnes inscrites en tant que demandeurs d'emploi depuis plus d'un an), sauf si les sommes déclarées sont inférieures à ce montant.

Le montant maximum de la déduction forfaitaire est plafonnée à 12 183 euros pour l'imposition des rémunérations perçues en 2016.

Chaque année, le plafond retenu pour l'imposition des revenus de l'année précédente est relevé dans la même proportion que la limite supérieure de la première tranche du barème de l'impôt sur le revenu.

Si le montant de vos frais professionnels s'avère être supérieur à 10 %, vous pouvez choisir de déduire chaque frais professionnels, en effectuant une déclaration au réel.

Vous pourrez alors déduire tous les frais occasionnés directement par l'exercice de votre profession.

Vous devrez cependant fournir la liste détaillée de ces frais, préciser leur nature et leur montant.

Utilisez pour cela le cadre « Autres renseignements » de la déclaration ou inscrivez ces renseignements sur une feuille séparée jointe à votre déclaration.

A noter :

Vous devez être en mesure de justifier les frais dont vous demandez la déduction, mais la loi ne précise pas quels justificatifs doivent être fournis.
Mieux vaut donc conserver l'ensemble des factures, attestations, billets d'avion, billets SNCF, reçus, tickets de caisse et éventuellement les attestations patronales (liste des régions visitées, modes de transports, etc...) dont vous disposez, pendant 3 ans (qui est la durée de prescriptions des cotisations sociales).
A défaut de justification, si les frais semblent disproportionnés, le fisc peut limiter la déduction à 10 % du salaire (taux de la déduction forfaitaire).

Plan détaillé du dossier

18 Questions Essentielles

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28 Avis des juges

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