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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

Droit du Travail Salarié

Particulier

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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

aperçu du sommaire du dossier Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 24 Juin 2021

Descriptif du dossier

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles...

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Droit du Travail Salarié

Particulier


Descriptif du dossier

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais professionnels

  • Note de frais

  • Remboursement

  • Frais de transport

  • Indemnité kilométrique

  • Dépenses professionnelles

  • Employeur

  • Déduction d’impôts

  • Abonnement aux transports publics

  • Télétravail

  • Forfaits mobilités durables


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

22 Questions Essentielles

  • Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?

  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?

  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?

  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?

  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?

  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?

  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?

  • Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?

  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?

  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?

  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?

  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?

  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?

  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement ?

  • Qu’est-ce que le “forfait mobilités durables” ?

  • Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?

  • Quels sont les frais de télétravail déductibles ?

Voir les autres questions essentielles


Ce dossier contient également

1 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.

  • Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?

1 Modèle(s) de Lettre(s)

Gagnez du temps en utilisant nos modèles de lettre. Grâce aux commentaires et précisions de nos juristes, personnalisez votre modèle puis imprimez-le : c'est prêt !

  • Lettre de refus des titres-restaurant


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire. 

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique ;
  • la déduction d’impôts sur les frais professionnels ; 
  • le “forfait mobilités durables”
  • les frais professionnels de télétravail ;
  • etc.

La question du moment

Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?

Le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels. Selon la jurisprudence, ils constituent les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploiLes frais professionnels correspondent donc aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Sur présentation d'un justificatif (factures, tickets de caisse, etc.), l'employeur a l'obligation de procéder au remboursement de la note de frais correspondante (1).

Ce remboursement n'interviendra que si les dépenses correspondent à des frais professionnels, c'est-à-dire des montants exposés pour les besoins de l'activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur.

Si l'employeur estime que les dépenses auxquelles le salarié s'est exposé n'entrent pas dans le cadre de l'accomplissement de sa mission, il est en droit d'en refuser le remboursement.

Le salarié devra alors apporter la preuve du caractère professionnel de ces dépenses.

Si malgré le caractère professionnel de la dépense, l'employeur refuse le remboursement, le salarié peut envoyer un courrier recommandé demandant à l'employeur de remplir l'obligation de remboursement à sa charge sans quoi une action sera engagée devant le conseil de prud'hommes.

Il est possible que l'employeur rembourse les frais professionnels (2) par le versement d'une allocation forfaitaire dont le montant aura été déterminé préalablement (par exemple pour les dépenses de nourriture, logement, etc.). Cette allocation figurera sur son bulletin de paie. Dans ce cas, les dépenses que le salarié aura engagées ne seront pas remboursées au réel.

Les juges précisent que l'employeur est en droit de fixer un délai pour produire les justificatifs (3). Dans ce cas, l'éventuel refus de l'employeur de rembourser des notes de frais transmises hors délai est justifié.

A noter : en cas de non-respect par l'employeur de son obligation de prise en charge des frais professionnels, le salarié lésé pourra intenter une action en paiement. Cependant, pour la jurisprudence cette action n'est pas soumise à la prescription de 3 ans applicable à l'action en paiement du salaire, mais à une prescription de 2 ans. En effet, les juges considèrent qu'il s'agit d'une action portant sur l'exécution du contrat de travail (5). 


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Le mot de l'auteur

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

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