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Brève Budget du CSE

Frais de déplacement du CSE : comment être remboursé ?

Par , Juriste rédactrice web - Modifié le 06-11-2019

Frais de déplacement du CSE : comment être remboursé ?

Vous êtes membre du comité social et économique (CSE) et vous voulez savoir si votre employeur doit vous rembourser les frais de déplacement pour exercer votre mandat. En effet, pour vous rendre aux réunions CSE ou exercer votre mandat, vous devez parfois vous rendre hors de votre lieu de travail, dormir à l'hôtel ou manger au restaurant. Ceci engendre des frais que vous souhaitez vous faire rembourser. Ainsi, quels sont les frais dont vous pouvez obtenir remboursement de la part de votre employeur ? Comment vous faire rembourser les frais non pris en charge ? Voici ce que vous devez savoir. 

A partir du 1er janvier 2020, le CE, CHSCT et les DP n'existeront plus, ils ont été remplacés par le comité social et économique (CSE) qui regroupe les différents représentants du personnel dans l'entreprise. Il fusionne les délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). CSE = CE + CHSCT + DP

Le principe : aucune perte de rémunération pour l'exercice du mandat

✔ En tant que représentant du personnel, l'exercice des missions liées à votre mandat ne doit donner lieu à aucune perte de rémunération. A défaut, votre employeur se rend coupable de discrimination à votre égard et vous êtes fondé à engager une action en justice.

Les heures de délégation ou le temps passé en réunion obligatoire doivent être considérés comme du temps de travail effectif et donner lieu à maintien de salaire :

  • salaire de base perçu pour chaque heure travaillée ;
  • les différentes primes et indemnités forfaitaires qui complètent ce salaire de base.

👉 L'exercice du mandat ne doit rien coûter à son titulaire. Ainsi, le plus souvent, les frais de déplacement sont pris en charge par l'employeur.

Les frais de déplacement pris en charge par l'employeur

Les membres du comité social et économique (CSE) qui doivent se rendre à une réunion obligatoire, sur convocation de l'employeur ne doivent prendre à leur charge aucun frais de déplacement.

C'est l'employeur qui doit donc assumer les éventuels frais de déplacement des représentants du personnel (1). Sont concernés les frais de transport en commun ou encore ceux dus à l'utilisation du véhicule personnel du titulaire du mandat.

Dans le cas où ces réunions obligatoires obligeraient les représentants du personnel à dormir à l'hôtel ou à prendre leur repas au restaurant, ces frais supplémentaires seront eux aussi, pris en charge par l'employeur (2).

L'employeur devra assumer les frais résultant des réunions périodiques obligatoires et des réunions qu'il décide d'organiser de sa propre initiative. Mais il devra également assumer les frais relatifs aux réunions demandées à la majorité des membres du CSE (3), parce qu'elles sont considérées comme obligatoires (4). Ces frais ne doivent en aucun cas être imputés sur le budget de fonctionnement du Comité selon les juges (5).

Si votre employeur refuse de prendre en charge vos frais de déplacement, il commet un délit d'entrave (6) ! 

🎓 Dans ce cas, n'hésitez pas à consulter notre dossier pour faire sanctionner ce délit !

Sachez que votre employeur peut fixer les modalités de prise en charge des frais de déplacement, d'hôtellerie ou de restauration, notamment par le biais d'un accord collectif, à condition de ne laisser subsister aucune dépense à votre charge.

Les frais de déplacement à la charge du représentant du personnel

✔ Dans le cadre des réunions non obligatoires ou des réunions qui ne sont pas à l'initiative de l'employeur, ce dernier n'a pas à vous rembourser les frais de déplacement.

Ainsi, si vous organisez des réunions préparatoires avant les réunions obligatoires, vous ne pourrez pas demander à votre employeur le remboursement des frais engagés dans ce cas (7). En effet, ces réunions n'étant pas obligatoires, elles restent à la charge des représentants du personnel qui sont d'ailleurs tenus d'utiliser leur crédit d'heures de délégation pour y participer.

De même, le temps passé à réaliser des inspections ou des enquêtes ne donne pas lieu à remboursement des frais de déplacements.

Ceci est une nouveauté concernant le CSE. En effet, avant la mise en place du CSE, l'employeur devait fournir au CHSCT "les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections" (8). Ceci impliquait donc qu'il devait prendre en charge les frais de déplacement des membres du CHSCT lors des inspections ou enquêtes qu'ils réalisaient.

📅 Désormais, ce n'est plus le cas, le Code du travail ne prévoit plus cette obligation. Donc les frais de déplacement, les frais de repas ou de logements engrangés lors d'inspections ou enquêtes ne sont pas remboursés par l'employeur et doivent être imputés sur le budget du CSE.

💡 Notre astuce ? Prévoyez de négocier une clause dans le règlement intérieur du CSE prévoyant que l'employeur prendra en charge les frais de déplacement relatifs aux enquêtes et inspections.

L'employeur ne prend pas non plus en charge les frais de déplacement, d'hébergement ou de restauration dans le cadre des réunions des commissions internes au CSE (Commission santé, sécurité et conditions de travail, commission économique...) lorsque les réunions ne sont pas obligatoires ou qu'elles ne sont pas organisées à l'initiative de l'employeur (9).

Comment faire pour régler ces frais de déplacement non remboursés par l'employeur ? Qui pourra prendre en charge le repas des représentants du personnel et des éventuels invités aux réunions pour les aider dans l'exercice de leurs missions par exemple ?

💡 Plusieurs solutions s'offrent à vous :

  • l'utilisation du budget du CSE : le CSE peut prendre en charge les frais sur le budget de fonctionnement ou sur celui des activités sociales et culturelles, selon l'objet du déplacement ;
  • la prise en charge par l'organisation syndicale si le mandat est exercé au nom du syndicat ;
  • un accord collectif d'entreprise conclu avec l'employeur peut également prévoir les conditions et modalités d'indemnisation des frais exposés par les représentants du personnel, même en dehors des réunions obligatoires.

A retenir :

Liste des réunions donnant lieu à remboursement des frais de déplacement :

  • réunions périodiques obligatoires du CSE ;
  • réunions à l'initiative de l'employeur ;
  • réunions demandées à la majorité des membres du CSE ;
  • réunions à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
  • réunions à la suite d'un événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ;
  • et toutes les autres réunions obligatoires ou organisées à l'initiative de l'employeur.
Dans les autres cas, lorsque les frais de déplacement, de restauration ou d'hébergement ne sont pas pris en charge par l'employeur, vous pouvez imputer ces frais sur le budget de fonctionnement ou sur le budget ASC du CSE. Vous pouvez également insérer une clause dans le règlement intérieur du CSE, en négociation avec votre employeur, prévoyant que ces frais seront à la charge de ce dernier.

 

Références :

(1) Cass soc, 22 mai 2002, n°99-43990
(2) Cass. Soc. 5 octobre 1999, n°97-41590 ; Cass. Soc. 15 juin 1994, n°92-14985 ; Cass. Soc. 22 mai 2002, n°99-43990 ; Cass. Soc. 20 février 2002, n°99-44760 
(3) Articles L2315-27 et L2315-28 du Code du travail
(4) Cass. Soc. 22 mai 2002, n°99-43990 
(5) Cass. Soc. 15 mai 2001, n°99-10127 ; Cass. Soc. 26 septembre 1990, n°87-45554 
(6) Cass. Crim. 22 novembre 2005, n°04-87451 
(7) Cass. Soc. 21 juillet 1993, n°91-42384 
(8) Ancien article L4614-9 du Code du travail
(9) Cass. Soc. 17 octobre 2018, n°17-13256
 

Lexique :

CSE = Comité Social et Economique. Il remplace les anciens DP (Délégués du Personnel), CE (Comité d'Entreprise) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).
IRP = Institutions Représentatives du Personnel.
CSSCT = Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

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