Convocation aux réunions du CSE : 10 points essentiels

Quand convoquer le CSE ?

La périodicité des réunions du CSE dépend de l'effectif de l'entreprise :

Entreprise de moins de 50 salariés :

L'employeur doit organiser au moins 1 fois par mois une réunion du CSE (1).

Entreprise d'au moins 50 salariés :

Le nombre de réunions annuelles du CSE est fixé :

• par accord collectif d'entreprise, avec un minimum de 6 réunions (2) ;

• à défaut, par le Code du travail : au moins 1 réunion par mois dans les entreprises d'au moins 300 salariés, et au moins une fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés (3).

⚠ En dehors de ces réunions et selon l'effectif de l'entreprise, certains événements imposent une réunion extraordinaire du CSE.

Qui doit envoyer les convocations aux réunions du CSE ?

💡 C'est l'employeur qui est chargé d'établir et d'envoyer les convocations aux réunions CSE. Il peut également s'agir de son représentant, s'il a délégué son pouvoir à une autre personne compétente de l'entreprise (juriste, directeur des ressources humaines…) (4). 

L'inspection du travail peut-elle convoquer le CSE ?

✅ Oui. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si l'employeur est défaillant et ne convoque pas les membres élus du CSE aux réunions, et si plus de la moitié des membres du comité le demande, l'agent de contrôle de l'inspection du travail peut le convoquer et présider la réunion (5).

⚠ Si l'absence de convocation par l'employeur entraîne une absence de réunion, ceci peut constituer un délit d'entrave.

Qui doit toujours être convoqué aux réunions du CSE ?

💡 Liste impérative des destinataires des convocations aux réunions du CSE : 

• les membres titulaires du CSE ;
• les représentants syndicaux au CSE (dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est de droit représentant syndical au CSE) (6).

La convocation est nécessairement individuelle pour chaque membre du CSE. Elle ne peut être envoyée pour l'ensemble du comité à un seul des membres, tel que le secrétaire du CSE.

Quid de la convocation des suppléants

Il n'y a pas de position claire sur la question de leur convocation. S'il n'y a pas d'obligation de les convoquer, le Ministère du travail, conseille toutefois, dans son document Questions-Réponses (7) :

• de prévoir dans le règlement intérieur, l'organisation des modalités de la suppléance ;

• de négocier un accord collectif ou un accord avec la majorité des membres titulaires du CSE prévoyant que la communication de l'ordre du jour aux suppléants vaudra convocation des suppléants aux réunions du CSE.

📌 Cependant, vous devez transmettre l'ordre du jour de la réunion aux suppléants et ils doivent être au courant de la date, de l'heure et du lieu de la réunion (dans le cas où ils devraient remplacer un titulaire).

Vous pouvez tout de même de leur envoyer une convocation en indiquant qu'en tant que suppléant, ils ne devront assister à la réunion qu'en cas d'absence d'un titulaire.

Quelles sont les personnes extérieures au CSE pouvant être invitées et convoquées aux réunions ?

💡 Sont également invités uniquement pour certaines réunions (celles portant notamment sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail) :

• l'agent de contrôle de l'inspection du travail ;
• le médecin du travail ;
• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail ;
• l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat).

👓 Pour en savoir plus, consultez notre article : Réunions du CSE : qui participe ?

Quel est le délai d'envoi des lettres/mails de convocation aux réunions du CSE ?

🕑 La loi n'impose pas de délai minimum entre l'envoi de la convocation et la tenue de la réunion. L'employeur doit cependant l'adresser dans un délai raisonnable.

L'ordre du jour de la réunion CSE doit être communiqué au moins 3 jours calendaires avant la date de la réunion (3 jours pleins, weekend et jours fériés compris, la date de réception par les membres du CSE faisant foi). En général, la convocation est accompagnée de l'ordre du jour.

À noter : l'ordre du jour des réunions du CSE central (CSEC) doit, quant à lui, être communiqué au moins 8 jours avant la date de réunion. Si la convocation du CSE central est envoyée en même temps que l'ordre du jour, elle devra donc respecter ce délai de 8 jours.

La convocation écrite est-elle une obligation ?

Le Code du travail ne prévoit aucun mode d'envoi spécifique pour convoquer le CSE.

✉ Pourdes raisons de preuves, un envoi permettant de connaître la date de réception est recommandé :

• remise en main propre contre décharge ;
• recommandé avec accusé de réception ;
• mail individuel (les fonctions "accusé de réception" et "accusé de lecture" peuvent être utiles pour vérifier la bonne réception de la convocation).

Les règles sont les mêmes, qu'il s'agisse d'une convocation à une réunion ordinaire ou d'une convocation à une réunion extraordinaire CSE.

Contenu de la convocation aux réunions CSE

Le contenu de la convocation est libre, mais elle doit au minimum indiquer la date, le lieu et l'horaire de la réunion.

L'heure des réunions est en principe fixée durant les heures de travail, sachant que le temps passé en réunion n'est pas déduit du crédit d'heures de délégation.

L'employeur peut également transmettre avec la convocation :

• l'ordre du jour de la réunion ;
• éventuellement, des documents nécessaires à la préparation de la réunion.