Pour l’administration fiscale, la notion de “frais généraux” désigne l’essentiel des dépenses professionnelles que les contribuables qui exercent une activité non commerciale supportent chaque année (1).
Elle les regroupe en 7 groupes distincts :
- les frais de personnel, qui sont déductibles dès lors que le personnel travaille uniquement dans le cadre de l’exercice de l’activité professionnelle (2). Il s’agit des salaires et appointements, indemnités versées à la fin du contrat de travail, les avantages en nature, les charges sociales et dépenses supportées dans l’intérêt du personnel (cotisations sociales, cotisations patronales afférentes aux régimes complémentaires de retraite et de prévoyance, etc.) ;
- les impôts et taxes qui constituent une charge de la profession, comme la contribution économique territoriale (CET), composée de la cotisation foncière des entreprises (CFE) et de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE - prochainement supprimée en 2027), la taxe foncière sur les propriétés bâties afférente aux locaux qui sont inscrits sur le registre des immobilisations, les taxes sur les salaires, la taxe de balayage, etc. (3). Notez que des règles particulières existent pour la contribution sociale généralisée (CGS) et pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
- les transports et déplacements nécessités par l’exercice de la profession, qui sont déductibles quel que soit le moyen de transport utilisé (4) ;
- les charges sociales personnelles, qui couvrent l’ensemble des dépenses engagées au titre de la protection sociale des membres des professions libérales (prestations familiales, assurance invalidité-décès, assurance vieillesse, assurance maladie-maternité) (5) ;
- les frais divers de gestion, dons et subventions, qui regroupent les frais de réception, de représentation et de congrès, les frais de repas, les frais de formation professionnelle, les dépenses vestimentaires, etc. (6) ;
- les frais financiers, qui comprennent les intérêts payés à des tiers et afférents aux emprunts contractés pour l’acquisition, la construction, la réparation et l’amélioration des divers éléments affectés à l’exercice de la profession (7). Pour être déductible, ces intérêts doivent remplir 2 conditions cumulatives :
- se rapporter à des emprunts dont l'objet a un caractère exclusivement professionnel ;
- avoir été effectivement versés et être susceptible d'être soumis, entre les mains de leur bénéficiaire, à l'impôt (sur le revenu ou sur les sociétés, selon la situation).
Sont ainsi déductibles les intérêts des emprunts contractés pour l'acquisition d'une clientèle ou de locaux professionnels ;
- les travaux, fournitures et services extérieurs, comme les loyers et charges afférents aux locaux professionnels, la location de matériel et de mobilier, certaines primes d’assurance, les charges de chauffage, d’eau, de gaz et d’électricité des locaux professionnels, etc. (8). Notez, à ce sujet, que l’administration fiscale admet la déduction directe de petit matériel et outillage (corbeille à papier, agrafeuse, pèse-lettres, boîte à fiches, table, chaise de bureaux, armoires, etc.) dont la valeur unitaire hors taxe ne dépasse pas 500 euros.
Pour que ces frais soient déductibles, ils doivent répondre, outre aux conditions particulières qui leur sont propres, aux 2 conditions générales de déduction que nous avons déjà mentionnées :
- ils sont nécessaires pour l’exercice de la profession ou l’acquisition du revenu ;
- ils sont, sauf exceptions, acquittés au cours de l’année d’imposition.
Pour mémoire, la déduction de ces frais s’effectue pour leur montant réel, et ne peut, sauf exceptions, faire l’objet d’une évaluation forfaitaire.
bon rapport qualité / prix