Congés payés : comment les gérer et les organiser ?
Rédigé par SwannAncelin - Mis à jour le 23 Avril 2020
Le déconfinement suite à l'épidémie de Covid-19 et la reprise d'activité approchent à grands pas. Il est temps de prévoir l’organisation et la gestion de votre entreprise, notamment avec l'arrivée des vacances estivales.
Tous vos salariés ont droit à des congés payés et cela, peu importe la nature et la durée de leur contrat de travail. C’est à vous, employeur, qu’il appartient de fixer la période au cours de laquelle vos salariés peuvent poser leurs jours de congés et de déterminer l’ordre des départs.
*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
Déjà abonné ? Identifiez-vousLes notions clés abordées dans ce dossier
- Fixer les congés
- Délai de prévenance
- Calcul & fractionnement
- Congés BTP
- Maladie
- CDD
- Paiement en fin de contrat
- Acquisition & décompte
- Indemnité compensatrice
- Solde des congés payés
- Prise anticipée
Plan détaillé du dossier
42 Questions Essentielles
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I. La prise des congés payés
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Une condition d'ancienneté existe-t-elle en matière d'ouverture du droit aux congés payés ?
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L'employeur est-il tenu d'accorder des congés payés à tous ses salariés ?
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Les jeunes travailleurs et apprentis peuvent-ils bénéficier de congés payés ?
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Que risque l'employeur s'il ne respecte pas son obligation d'octroyer des congés payés à ses salariés ?
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L'employeur peut-il refuser d'accorder des congés payés par anticipation ?
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L'employeur est il tenu d'accorder un congé sans solde à un salarié ?
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L'employeur doit-il accorder un nombre de jours de congés majoré aux mères de famille ?
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L'affiliation à une caisse de congés payés est-elle obligatoire ?
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Quelle est la période de prise des congés payés ?
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Le report des congés payés d'une année sur l'autre est-il possible ?
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L'employeur fixe-t-il unilatéralement l'ordre des départs en congés des salariés ?
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L'employeur doit-il consulter les représentants du personnel avant de fixer l'ordre des départs en congés ?
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Quels sont les éléments que l'employeur doit prendre en compte pour fixer l'ordre des départs en congés de ses salariés ?
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Dans quel délai l'employeur doit-il communiquer aux salariés l'ordre des départs en congé ?
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L'employeur peut-il modifier l'ordre des départs en congés une fois celui-ci fixé ?
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L'employeur peut-il invoquer les circonstances exceptionnelles pour justifier un manquement au délai de prévenance en matière de fixation de l'ordre des départs en congés ?
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II. Le calcul des congés payés
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Quelle est la période à prendre en compte pour calculer les droits à congés payés acquis par les salariés ?
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Quel est le nombre de jours de congés payés acquis au cours d'une année de travail complète sur l'ensemble de la période de référence ?
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Comment déterminer de manière rapide le nombre de jours ouvrables de congés payés acquis par les salariés ?
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Les jours de congés se comptent-ils en jours ouvrés ou en jours ouvrables ?
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Combien faut-il décompter de jours de congé lorsqu’un salarié pose une semaine de vacances ?
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Comment l'employeur doit-il apprécier l'absence des salariés pour calculer leur droit à congés payés ?
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Si un jour de congé tombe un jour férié, doit-il être décompté des congés payés ?
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Comment sont indemnisés les congés payés non pris ?
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Comment se calcule l'indemnité de congés payés ?
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III. Le fractionnement des congés payés
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Quelle est la durée minimale du congé principal lorsque le salarié fractionne ses congés ?
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Combien de jours supplémentaires l'employeur doit-il attribuer au salarié en cas de fractionnement du congé principal ?
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L'employeur peut-il demander à un salarié de renoncer aux jours supplémentaires liés au fractionnement ?
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L'employeur peut-il procéder à un fractionnement des congés payés du salarié ?
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L'employeur peut-il effectuer un fractionnement de la 5ème semaine de congés d'un salarié sans requérir son accord ?
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IV - Autres congés et compte épargne temps
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Les RTT sont-elles assimilées à du temps de travail effectif ?
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Les RTT peuvent ils se cumuler avec des jours supplémentaires de congés payés ?
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Un salarié tombe malade un jour de RTT. Perd-il son jour de RTT ?
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Le salarié dispensé de préavis continue-t-il d’acquérir des RTT ?
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Les jours de RTT doivent-ils être pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires ?
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En quoi consiste le don de jours de repos à un parent d’enfant gravement malade ?
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Les salariés concluant un PACS (pacte civil de solidarité) peuvent-ils prétendre à l'attribution de jours de congés ?
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Dans quelles entreprises est-il possible de mettre en place le compte épargne temps ?
5 Fiche(s) express
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Etablir l'ordre des départs en congés
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Evaluer le montant de l'indemnité de congés payés
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Gérer le fractionnement des congés payés
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Mettre en place un compte épargne temps (CET)
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Aménager les congés payés pendant la crise sanitaire
5 Modèle(s) de Lettre(s)
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Lettre informant les salariés de la fermeture de l’entreprise pour congés payés annuels
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Lettre informant le salarié de la modification de ses dates de congés (en présence de circonstances exceptionnelles)
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Lettre informant le salarié de la modification de ses dates de congés (en cas de circonstances exceptionnelles)
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Lettre d'accord suite à une demande de congés annuels
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Lettre d’acceptation des dates de congés du salarié, sous réserve qu’il renonce à ses jours de congés pour fractionnement
20 Avis des juges
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Caractéristiques d'une prime et calcul de l'indemnité de congés-payés
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Fermeture de l'entreprise : attention à la procédure
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Caractérisation du lien de subordination
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Congés payés légaux et conventionnels, le salarié peut tout cumuler
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Départ en congés sans autorisation : le salarié plonge
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Un arrêt maladie peut vous coûter cher en congés payés
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Prendre des congés payés n'est pas abandonner... son poste
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La période de congé sabbatique ne confère pas de droit à congés payés
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Congés non pris pour cause de maladie : un possible report des congés
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Des RTT ne remplacent pas des congés payés
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Jour férié travaillé : réfléchissez à deux fois
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Congés payés et accident du travail : un arrêt de travail n’empêche pas le salarié de reporter ses vacances
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Accord d’entreprise et Convention collective : les avantages se cumulent
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Le fait de partir en congés sans autorisation peut justifier un licenciement
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Le refus de l’employeur de fixer les congés payés d’un salarié conformément à ceux de son conjoint.
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Le point de départ du délai d’un mois en cas de modification de la date des départs.
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Le délai de prescription pour contester l’inobservation du droit à congés des salariés.
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Le droit à des congés supplémentaires en cas de fractionnement du congé principal.
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Le fractionnement de la cinquième semaine de congés payés.
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L’accord du salarié en cas de fractionnement des congés payés.
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Vous devez préparer le départ en congés de vos salariés. Plusieurs d’entre eux ont formulé des demandes pour les mêmes dates et vous voulez savoir quels sont les critères de priorité prévus par la loi ? Que faire si un salarié demande 4 semaines continues de congés et refuse de les fractionner ? Pouvez-vous avancer ou reporter des dates de congés en cas de circonstances exceptionnelles ? Un salarié venant d’être embauché peut-il solliciter des congés par anticipation ?
Comment déterminer le nombre de congés payés ? Est-il possible de refuser des dates de congés ? Comment formaliser votre refus ? Comment sanctionner un salarié parti en congés sans votre autorisation ? Quelles sont les règles de fractionnement des congés payés ? En quoi consiste le Compte épargne temps (CET) ?
Des règles existent. Vous devez rester vigilant dans la gestion des congés payés afin de respecter les obligations qui vous incombent.
Nous vous accompagnons dans la gestion et la planification des départs en vacances afin d’être en conformité avec la loi. Vous y trouverez tout ce que vous devez savoir sur :
- le calcul et le décompte des congés payés ;
- la gestion des congés payés ;
- le paiement de l'indemnité compensatrice ;
- le planning des congés payés ;
- le délai de prévenance ;
- les conditions de modification de l’ordre des départs en congés payés des salariés ;
- les incidences de l'arrêt maladie sur les congés payés ;
- les conséquences du non-respect des dates de congés payés ;
- le fonctionnement du compte épargne temps.
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Beaucoup d’entre vous m’interrogent sur les règles d’indemnisation des jours fériés en période d’activité partielle des salariés.
La question du moment
Comment se calcule l'indemnité de congés payés ?
L'indemnité de congés payés est calculée par comparaison enter 2 modes de calcul (1), on retient le calcul le plus avantageux pour le salarié :
- la règle du maintien du salaire (ou méthode théorique) selon laquelle le salarié perçoit pendant son congé ce qu'il aurait dû percevoir s'il avait continué à travailler. La rémunération est calculée sur la base du salaire du mois précédant le congé, en fonction de l'horaire de travail de l'entreprise ;
- la méthode du dixième : l'indemnité de congé est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié durant la période de référence (du 1er juin au 31 mai de l'année précédente).
Si le salarié a été embauché en cours d'année, ou part en cours de période de référence, ou s'il a connu des périodes d'absences non assimilées à du travail effectif, il a un droit inférieur à 30 jours ouvrables de congés payés. Pour autant, il n'y pas lieu d'appliquer un prorata, car l'assiette de calcul (la rémunération annuelle) est déjà réduite.
Si la convention collective prévoit davantage de jours de congés payés que le congé légal, l'indemnité est fonction de la durée du congé due.
Par exemple : soit un salarié qui a droit à 32 jours de congés sur l'année. Son indemnité sera calculée, avec la méthode du dixième, de la manière suivante : (Rémunération annuelle/10) x (24/30) x (32/30).
L'employeur est tenu d'appliquer pour chaque salarié la méthode la plus favorable. Les salariés ne doivent subir aucune diminution de salaire du fait de leur départ en congés.
le 05/07/2016
77% des salariés n'ont jamais perdu un seul jour de repos (congés ou RTT). Soyez vigilant car les RTT comme les congés payés peuvent être perdus s'ils ne sont pas pris à temps !