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Comment calculer et accorder un avantage en nature ?

a été rédigé par Chloé Ledoux, Juriste

Droit des Employeurs - Droit Social

Professionnel

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Page 1 du dossier Comment calculer et accorder un avantage en nature ?

Rédigé par Chloé Ledoux - Mis à jour le 23 Septembre 2020

*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

En votre qualité d’employeur, vous pouvez décider d’attribuer des avantages en nature à vos salariés, en sus de leur rémunération. Ils réaliseront des économies de frais qu’ils auraient eus, en temps normal, à supporter. 

Par définition, les avantages en nature sont des prestations fournies par l’employeur au salarié, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle du bien ou du service. Fréquemment, il s’agit d’avantages liés aux frais de restauration (nourriture), à l’hébergement (mise à disposition d’un logement) ou encore à l’utilisation d’un véhicule de fonction. De par la nature des fonctions exercées par vos salariés, par exemple en cas de déplacements professionnels réguliers, vous pouvez opter pour la prise en charge d’un téléphone portable, d’une tablette ou d’un ordinateur portable, afin de leur permettre de communiquer et consulter leurs mails pendant des déplacements.

Le fait de prendre à votre charge certains frais (nourriture, essence, abonnement téléphonique...) exposés par vos salariés n'est pas sans conséquence pour votre entreprise. En effet, et contrairement aux frais professionnels, l'avantage en nature figure sur le bulletin de paie et est soumis aux cotisations sociales. Sachez que l'URSSAF est susceptible de procéder à des contrôles. 

Ce dossier vous permet de vous conformer à la législation applicable aux avantages en nature, d’en connaître les méthodes d’évaluation ainsi que le cadre juridique pour les accorder à vos salariés.


*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

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Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Attribution d'un avantage en nature

  • Suppression d'un avantage en nature

  • Nourriture

  • Repas

  • Frais de restauration

  • Titres-restaurant

  • Logement de fonction

  • Véhicule de fonction

  • Outils NTIC

  • Téléphone portable

  • Ordinateur portable

  • Bon de remise

  • Attribuer un bon d’achat ou faire un cadeau

  • Régime social et fiscal des avantages en nature

  • Barème forfaitaire de l'avantage en nature

  • Evaluation d'un avantage en nature

  • Valeur réelle

  • Valeur locative

  • Cotisations sociales

  • URSSAF

  • ACOSS

  • Infractions routières


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

33 Questions Essentielles

  • I. Définition des avantages en nature

  • Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

  • Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?

  • Quels sont les différents types d’avantages en nature ?

  • Quelle est la nature juridique de l’avantage en nature ?

  • II. Attribution et suppression des avantages en nature

  • Comment savoir si je suis tenu d’accorder des avantages en nature ?

  • L'employeur doit-il accorder des titres restaurant aux salariés en télétravail ?

  • Puis-je octroyer un avantage en nature à certains salariés seulement ?

  • Comment dois-je évaluer l’avantage en nature ?

  • Comment dois-je faire si le contrat de travail est suspendu (maladie, congés payés....) ?

  • Que deviennent les avantages en nature lors de la rupture du contrat, lors du préavis ?

  • Puis-je supprimer un avantage en nature ?

  • Peut-on attribuer un logement de fonction à un salarié ?

  • Quelle est la nature juridique du logement de fonction ?

  • Comment évaluer l'avantage en nature que constitue un logement de fonction ?

  • Logement de fonction : quel est le barème de l'évaluation au forfait pour l'année 2020 ?

  • Comment évaluer l'avantage en nature que constitue le logement d'après sa valeur locative ?

  • Quels sont les effets de la rupture du contrat de travail sur le logement de fonction attribué au salarié ?

  • L'attribution d'un véhicule de fonction constitue-t-elle un avantage en nature ?

  • Véhicule de fonction : comment évaluer selon les dépenses réellement engagées ?

  • Véhicule de fonction : comment évaluer selon le forfait ?

  • L'attribution d'outils issus des NTIC (ordinateur, téléphone portable, ...) constitue-t-elle un avantage en nature ?

  • Outils issus des NTIC : comment évaluer l'avantage en nature ?

  • Outils issus des NTIC : comment les évaluer forfaitairement ?

  • Outils issus des NTIC : comment les évaluer selon les dépenses réelles ?

  • III. Régime fiscal et social des avantages en nature

  • Quel est le régime fiscal et social de l’avantage en nature ?

  • Quelles sont les conséquences si je ne déclare pas un avantage en nature ?

  • Quelles précautions dois-je prendre pour qu’un véhicule mis à disposition d’un salarié ne soit pas considéré comme un avantage en nature ?

  • A quelle sanction pénale l'employeur s'expose-t-il s'il ne respecte pas les règles imposées en matière de chèques-vacances ?

  • Existe-t-il une condition de ressources liée à l'attribution des chèques vacances ?

  • Attribuer des avantages en nature

Voir les autres questions essentielles


Ce dossier contient également

4 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.

  • Attribuer un bon d'achat ou faire un cadeau : quelles exonérations de cotisations ?

  • Attribuer un ordinateur ou des outils issus des nouvelles technologies de l'information

  • Attribuer un véhicule de fonction

  • Attribuer un logement de fonction

2 Modèle(s) de Lettre(s)

Gagnez du temps en utilisant nos modèles de lettre. Grâce aux commentaires et précisions de nos juristes, personnalisez votre modèle puis imprimez-le : c'est prêt !

  • Bon de remise d'un téléphone portable au salarié

  • Bon de remise d'un ordinateur portable au salarié


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous accordez à vos salariés des avantages en nature tels qu'un logement, un véhicule de fonction ou leur fournissez le repas ? Étant soumis aux cotisations sociales, vous devez être en mesure d'évaluer la valeur de ces avantages en nature et d’en maîtriser le cadre juridique pour éviter un redressement de l’URSSAF.

Contenu du dossier : 

Ce dossier contient toutes les informations suivantes : 
  • les différents avantages en nature ;
  • les différences entre avantage en nature et frais professionnels ;
  • l’attribution et le calcul des avantages en nature ;
  • les nouvelles technologies : sont-elles des avantages en nature ? ;
  • la déclaration des avantages en nature ;
  • l’évaluation des avantages en nature : barème forfaitaire ou valeur réelle ; 
  • le régime fiscal et social des avantages en nature.

La question du moment

Attribuer des avantages en nature

En tant qu'employeur, vous avez la possibilité, outre le versement d'un salaire et de certaines primes, de rémunérer vos salariés en leur accordant des avantages en nature. Il s'agit d'un avantage qui n'est pas versé sous forme d'argent au salarié (comme par exemple : la mise à disposition d'un logement, d'un véhicule, d'un ordinateur, de tickets restaurant…).

A ce titre, vous devez impérativement respecter certaines règles.

Sachez tout d'abord que l'avantage en nature peut être accordé pour diverses raisons. Il est le plus souvent prévu par la convention collective, un accord de branche ou d'entreprise, voire même par le contrat de travail du salarié. Sachez en outre, qu'un avantage en nature peut aussi résulter d'un usage, local ou professionnel, ou d'un engagement unilatéral de l'employeur.

Par sécurité, privilégiez donc un support écrit pour l'avantage en nature. L'écrit apporte une sécurité juridique non négligeable et fixe clairement les limites de cet avantage.

Vous devez respecter les principes de non-discrimination, et notamment le principe de base "à travail égal, salaire égal". Si vous envisagez de n'attribuer un avantage en nature qu'à certains salariés, veillez donc à ce que le principe d'égalité de traitement soit bien respecté.

Des règles doivent aussi être respectées au niveau fiscal et social. Ainsi, vous devez savoir distinguer les avantages en nature des frais professionnels. Le régime fiscal et social à appliquer dépendra en effet de cette distinction.

Par exemple, si vous souhaitez notamment que le véhicule professionnel mis à disposition du salarié ne soit pas considéré comme un avantage en nature, vous devez prendre garde à ce que l'utilisation du véhicule soit nécessaire à l'exercice de l'activité professionnelle du salarié, et que ce dernier ne puisse pas utiliser le véhicule à des fins personnelles. C'est l'utilisation privée du véhicule qui constitue un avantage en nature. Le véhicule ne doit donc pas être mis à disposition de manière permanente. Vous pouvez rédiger un document écrit interdisant au salarié d'utiliser le véhicule pendant ses repos hebdomadaires et ses congés.

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels sont définis comme "des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions" (1).

De ce fait, un avantage en nature renvoie à l'usage personnel d'un bien ou d'un service, alors que les frais professionnels renvoient à des dépenses engagées dans un cadre professionnel.
L'avantage en nature est un élément faisant partie intégrante du salaire ; il a donc le même régime fiscal et social que ce dernier (2).


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Le mot de l'auteur

Nombreux sont les contentieux portant sur l'allocation d'avantages en nature par l'employeur. L'intérêt est de taille puisque ces avantages donnent lieu à des cotisations Urssaf, ce qui peut considérablement élever le coût de ces avantages pour l'employeur. C'est notamment le cas dans un arrêt de la chambre civile de la Cour de cassation, du 8 octobre 2009, (n°08-20.707) où celle-ci est venue reconnaître le caractère d'avantage en nature aux biens et services accordés par l'employeur à ses salariés pour des besoins personnels, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle.

Chloé Ledoux Juriste

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