Comment calculer et accorder un avantage en nature ?
Garanti à jour - Rédigé par des juristes
- Rédigé par Rédaction Juritravail
- Mis à jour le 09 Janvier 2019
Hormis le salaire et les primes diverses, l'employeur a la possibilité de rémunérer ses salariés par le biais d'avantages en nature. Ils peuvent prendre la forme de l'attribution d'un logement, d'un véhicule de fonction (et de la prise en charge des frais d'entretien de la voiture), de repas, d'un téléphone portable (et de la prise en charge d'un forfait), d'une tablette voire d'un ordinateur portable. Le fait de prendre à votre charge certains frais (nourriture, essence...) exposés par vos salariés n'est pas sans conséquences pour votre entreprise. En effet, l'avantage en nature est soumis à cotisations sociales et l'URSSAF est susceptible de procéder à des contrôles. Notre dossier vous permet d'éviter les impairs et d'être conforme en matière de déclaration et de comptabilisation des types d'avantages en nature que vous pouvez accorder à vos salariés.
Les notions clés abordées dans ce dossier
- Attribution des avantages en nature
- Suppression d'un avantage en nature
- Régimes social et fiscal des avantages en nature
- calcul
Plan détaillé du dossier
34 Questions Essentielles
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Attribuer des avantages en nature
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I. Définition des avantages en nature
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Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
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Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?
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Quels sont les différents types d’avantages en nature ?
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Quelle est la nature juridique de l’avantage en nature ?
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II. Attribution et suppression des avantages en nature
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Comment savoir si je suis tenu d’accorder des avantages en nature ?
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L'employeur doit-il accorder des titres restaurant aux salariés en télétravail ?
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Puis-je octroyer un avantage en nature à certains salariés seulement ?
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Comment dois-je évaluer l’avantage en nature ?
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Comment dois-je faire si le contrat de travail est suspendu (maladie, congés payés....) ?
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Que deviennent les avantages en nature lors de la rupture du contrat, lors du préavis ?
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Puis-je supprimer un avantage en nature ?
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Peut-on attribuer un logement de fonction à un salarié ?
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Quelle est la nature juridique du logement de fonction ?
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Comment évaluer l'avantage en nature que constitue un logement de fonction ?
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Logement de fonction : quel est le barème de l'évaluation au forfait pour l'année 2019 ?
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Comment évaluer l'avantage en nature que constitue le logement d'après sa valeur locative ?
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Quels sont les effets de la rupture du contrat de travail sur le logement de fonction attribué au salarié ?
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L'attribution d'un véhicule de fonction constitue-t-elle un avantage en nature ?
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Véhicule de fonction : comment évaluer selon les dépenses réellement engagées ?
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Véhicule de fonction : comment évaluer selon le forfait ?
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L'attribution d'outils issus des NTIC (ordinateur, téléphone portable, ...) constitue-t-elle un avantage en nature ?
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Outils issus des NTIC : comment les évaluer forfaitairement ?
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Outils issus des NTIC : comment les évaluer selon les dépenses réelles ?
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III. Régime fiscal et social des avantages en nature
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Quel est le régime fiscal et social de l’avantage en nature ?
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Quelles sont les conséquences si je ne déclare pas un avantage en nature ?
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Quelles précautions dois-je prendre pour qu’un véhicule mis à disposition d’un salarié ne soit pas considéré comme un avantage en nature ?
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A quelle sanction pénale l'employeur s'expose-t-il s'il ne respecte pas les règles imposées en matière de chèques-vacances ?
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A quelles conditions la contribution patronale versée au titre de la prévoyance complémentaire est-elle soumise à une exonération de cotisations sociales ?
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Existe-t-il une condition de ressources liée à l'attribution des chèques vacances ?
4 Fiche(s) express
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Attribuer un bon d'achat ou faire un cadeau : quelles exonérations de cotisations ?
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Attribuer un ordinateur ou des outils issus des nouvelles technologies de l'information
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Attribuer un véhicule de fonction
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Attribuer un logement de fonction
2 Modèle(s) de Lettre(s)
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Bon de remise d'un téléphone portable au salarié
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Bon de remise d'un ordinateur portable au salarié
59 Avis des juges
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Jusqu’où appliquer l’égalité de traitement ?
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Logement de fonction : à compter de quand pouvez-vous en réclamer les clés ?
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Que le droit soit acquis ou éventuel, dénoncer un engagement unilatéral suppose une information individuelle
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Vous devez obtenir l’accord du salarié avant de modifier son mode de rémunération, même si le nouveau mode lui est plus favorable
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Un manquement contractuel de la part de l’employeur peut l’obliger à réparer le préjudice s’analysant en une perte de chance
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Un salarié dispensé de l’exécution de son préavis ne peut pas être obligé par une clause du contrat de travail de restituer le véhicule professionnel mis à sa disposition
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Un salarié en congé maladie ne peut obtenir le remboursement des frais de son véhicule qu’avec l’accord de son employeur
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Logement de fonction gratuit, même en cas de maladie ! salarié
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Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
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Utilisation à des fins personnelles du téléphone et de la voiture mis à disposition et licenciement pour faute grave
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Conditions d'attribution d'une prime conventionnelle
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A vous de prouver qu’un salarié n’a pas atteint ses objectifs
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Non-paiement des frais de déplacement et prise d’acte
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Attention à la prime à l'excès de vitesse
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Pas de proratisation en fonction du temps de travail pour les primes forfaitaires conventionnelles
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Preuve de l'encaissement du salaire
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Salaire : la différence est dans le diplôme
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Suppression du véhicule de fonction : prise d'acte au tournant
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Paiement du salaire : l’employeur doit apporter la preuve de l’encaissement du chèque par le salarié
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La délivrance de tickets restaurant peut être soumise à conditions
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Prime : l’employeur ne peut pas avantager certains salariés sans raison
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Salaire : votre convention collective est impérative
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Une prime d'objectifs n'est pas liée à la présence du salarié
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Accorder des avantages en nature : mode d’emploi
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Titre Restaurant : quels critères d’attribution pouvez-vous fixer ?
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Que le droit soit acquis ou éventuel, dénoncer un engagement unilatéral suppose une information individuelle
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A vous de prouver qu’un salarié n’a pas atteint ses objectifs
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Prime intégrée dans le salaire de base n’exclut pas un rappel de salaire !
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13ème mois
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La prime conventionnelle est due dès lors que vous en remplissez les conditions
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Utilisation à des fins personnelles du téléphone et de la voiture mis à disposition et licenciement pour faute grave
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Prime d’objectif reposant sur le chiffre d’affaire du service
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Prime d’objectif : la preuve incombe à l’employeur
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Une prime conventionnelle est souvent conditionnelles
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La différence de catégorie professionnelle et différence de traitement
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La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
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Prime et Travail à temps partiel
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Les primes de rémunération forfaitaires versées au salarié à temps partiel sont identiques à celles versées au salarié à temps plein
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Engagements unilatéraux et contrat de travail
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L’exclusion des salariés grévistes de la prime : discrimination
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Un accord collectif peut-il priver une partie des salariés d’une entreprise du bénéfice d’une prime sans rompre le principe de l’égalité de traitement ?
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Prime d’ancienneté : plusieurs rappels mais un seul bulletin de paie
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Cumul des primes contractuelles et conventionnelles
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Quand la rémunération met les salariés en danger
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Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
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Les modalités d'attribution de tickets restaurant
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L'attribution de tickets-restaurants en fonction de la catégorie professionnelle des salariés
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La classification des salariés effectuant un travail identique
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Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
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La suppression de chèques-vacances attribués en vertu d'un usage
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Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
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Le paiement des indemnités de repas par l'employeur
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La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
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A travail égal, salaire égal…normalement
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Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
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Prise d'acte et modification du salaire
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La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
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L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
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Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Les avantages en nature sont soumis à cotisations URSSAF, selon des modalités de calcul bien particulières. Logement, véhicule de fonction, véhicule de service, tickets restaurant, chèques vacances ... Voici tous les suppléments possibles à la rémunération.
Contenu du dossier :
- les types d'avantages en nature qui peuvent être accordés à votre salarié ;
- les différences entre avantages en nature et frais professionnels ;
- comment attribuer et calculer ces avantages particuliers ? ;
- nouvelles technologies : sont-elles des avantages en nature ? ;
- comment déclarer ces avantages en nature ? ;
- les cotisations sociales assises sur cet avantage.
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La question du moment
Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?
Il est très important de distinguer les deux notions, car le régime social et fiscal à appliquer dépendra de cette différenciation.
Les frais professionnels se définissent comme "des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions" (1).
Lorsque l'employeur rembourse au salarié les frais exposés par ce dernier pour les besoins de son activité professionnelle, le régime des frais professionnels s'applique.
Ces frais sont constitués par l'ensemble des charges inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de son travail.
Il s'agit de frais liés aux conditions de travail, de frais de déplacement, ou encore de dépenses exposées par le salarié en lieu et place de l'entreprise.
De par leur nature, les remboursements de frais professionnels n'ont pas la nature de salaire.
Exemples : les repas d'un salarié contraint de prendre son repas au restaurant, les indemnités kilométriques...
La différence entre les deux notions réside dans le fait que les avantages en nature renvoient à l'usage personnel d'un bien ou d'un service, alors que les frais professionnels renvoient à des dépenses engagées dans le cadre professionnel.
Ne constituent pas des remboursements de frais professionnels :
- les sommes perçues pour couvrir une sujétion particulière liée à l'emploi occupé (exemple : une prime de froid ou de salissure) ;
- les sommes perçues par le salarié qui excédent les dépenses exposées.
le 03/08/2016
Nombreux sont les contentieux portant sur l'allocation d'avantages en nature par l'employeur. L'intérêt est de taille puisque ces avantages donnent lieu à des cotisations Urssaf, ce qui peut considérablement élever le coût de ces avantages pour l'employeur. C'est notamment le cas dans un arrêt de la chambre civile de la Cour de cassation, du 8 octobre 2009, (n°08-20.707) où celle-ci est venue reconnaître le caractère d'avantage en nature aux biens et services accordés par l'employeur à ses salariés pour des besoins personnels, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle.