Comment calculer et accorder un avantage en nature ?
Rédigé par ChloéLedoux - Mis à jour le 23 Septembre 2020
En votre qualité d’employeur, vous pouvez décider d’attribuer des avantages en nature à vos salariés, en sus de leur rémunération. Ils réaliseront des économies de frais qu’ils auraient eus, en temps normal, à supporter.
Par définition, les avantages en nature sont des prestations fournies par l’employeur au salarié, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle du bien ou du service. Fréquemment, il s’agit d’avantages liés aux frais de restauration (nourriture), à l’hébergement (mise à disposition d’un logement) ou encore à l’utilisation d’un véhicule de fonction. De par la nature des fonctions exercées par vos salariés, par exemple en cas de déplacements professionnels réguliers, vous pouvez opter pour la prise en charge d’un téléphone portable, d’une tablette ou d’un ordinateur portable, afin de leur permettre de communiquer et consulter leurs mails pendant des déplacements.
Ce dossier vous permet de vous conformer à la législation applicable aux avantages en nature, d’en connaître les méthodes d’évaluation ainsi que le cadre juridique pour les accorder à vos salariés.
*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
Déjà abonné ? Identifiez-vousLes notions clés abordées dans ce dossier
- Attribution d'un avantage en nature
- Suppression d'un avantage en nature
- Nourriture
- Repas
- Frais de restauration
- Titres-restaurant
- Logement de fonction
- Véhicule de fonction
- Outils NTIC
- Téléphone portable
- Ordinateur portable
- Bon de remise
- Attribuer un bon d’achat ou faire un cadeau
- Régime social et fiscal des avantages en nature
- Barème forfaitaire de l'avantage en nature
- Evaluation d'un avantage en nature
- Valeur réelle
- Valeur locative
- Cotisations sociales
- URSSAF
- ACOSS
- Infractions routières
Plan détaillé du dossier
33 Questions Essentielles
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I. Définition des avantages en nature
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Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
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Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?
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Quels sont les différents types d’avantages en nature ?
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Quelle est la nature juridique de l’avantage en nature ?
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II. Attribution et suppression des avantages en nature
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Comment savoir si je suis tenu d’accorder des avantages en nature ?
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L'employeur doit-il accorder des titres restaurant aux salariés en télétravail ?
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Puis-je octroyer un avantage en nature à certains salariés seulement ?
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Comment dois-je évaluer l’avantage en nature ?
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Comment dois-je faire si le contrat de travail est suspendu (maladie, congés payés....) ?
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Que deviennent les avantages en nature lors de la rupture du contrat, lors du préavis ?
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Puis-je supprimer un avantage en nature ?
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Peut-on attribuer un logement de fonction à un salarié ?
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Quelle est la nature juridique du logement de fonction ?
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Comment évaluer l'avantage en nature que constitue un logement de fonction ?
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Logement de fonction : quel est le barème de l'évaluation au forfait pour l'année 2020 ?
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Comment évaluer l'avantage en nature que constitue le logement d'après sa valeur locative ?
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Quels sont les effets de la rupture du contrat de travail sur le logement de fonction attribué au salarié ?
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L'attribution d'un véhicule de fonction constitue-t-elle un avantage en nature ?
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Véhicule de fonction : comment évaluer selon les dépenses réellement engagées ?
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Véhicule de fonction : comment évaluer selon le forfait ?
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L'attribution d'outils issus des NTIC (ordinateur, téléphone portable, ...) constitue-t-elle un avantage en nature ?
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Outils issus des NTIC : comment évaluer l'avantage en nature ?
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Outils issus des NTIC : comment les évaluer forfaitairement ?
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Outils issus des NTIC : comment les évaluer selon les dépenses réelles ?
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III. Régime fiscal et social des avantages en nature
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Quel est le régime fiscal et social de l’avantage en nature ?
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Quelles sont les conséquences si je ne déclare pas un avantage en nature ?
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Quelles précautions dois-je prendre pour qu’un véhicule mis à disposition d’un salarié ne soit pas considéré comme un avantage en nature ?
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A quelle sanction pénale l'employeur s'expose-t-il s'il ne respecte pas les règles imposées en matière de chèques-vacances ?
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Existe-t-il une condition de ressources liée à l'attribution des chèques vacances ?
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Attribuer des avantages en nature
4 Fiche(s) express
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Attribuer un bon d'achat ou faire un cadeau : quelles exonérations de cotisations ?
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Attribuer un ordinateur ou des outils issus des nouvelles technologies de l'information
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Attribuer un véhicule de fonction
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Attribuer un logement de fonction
2 Modèle(s) de Lettre(s)
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Bon de remise d'un téléphone portable au salarié
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Bon de remise d'un ordinateur portable au salarié
59 Avis des juges
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Jusqu’où appliquer l’égalité de traitement ?
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Logement de fonction : à compter de quand pouvez-vous en réclamer les clés ?
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Que le droit soit acquis ou éventuel, dénoncer un engagement unilatéral suppose une information individuelle
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Vous devez obtenir l’accord du salarié avant de modifier son mode de rémunération, même si le nouveau mode lui est plus favorable
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Un manquement contractuel de la part de l’employeur peut l’obliger à réparer le préjudice s’analysant en une perte de chance
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Un salarié dispensé de l’exécution de son préavis ne peut pas être obligé par une clause du contrat de travail de restituer le véhicule professionnel mis à sa disposition
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Un salarié en congé maladie ne peut obtenir le remboursement des frais de son véhicule qu’avec l’accord de son employeur
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Logement de fonction gratuit, même en cas de maladie ! salarié
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Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
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Utilisation à des fins personnelles du téléphone et de la voiture mis à disposition et licenciement pour faute grave
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Conditions d'attribution d'une prime conventionnelle
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A vous de prouver qu’un salarié n’a pas atteint ses objectifs
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Non-paiement des frais de déplacement et prise d’acte
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Attention à la prime à l'excès de vitesse
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Pas de proratisation en fonction du temps de travail pour les primes forfaitaires conventionnelles
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Preuve de l'encaissement du salaire
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Salaire : la différence est dans le diplôme
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Suppression du véhicule de fonction : prise d'acte au tournant
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Paiement du salaire : l’employeur doit apporter la preuve de l’encaissement du chèque par le salarié
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La délivrance de tickets restaurant peut être soumise à conditions
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Prime : l’employeur ne peut pas avantager certains salariés sans raison
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Salaire : votre convention collective est impérative
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Une prime d'objectifs n'est pas liée à la présence du salarié
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Accorder des avantages en nature : mode d’emploi
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Titre Restaurant : quels critères d’attribution pouvez-vous fixer ?
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Que le droit soit acquis ou éventuel, dénoncer un engagement unilatéral suppose une information individuelle
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A vous de prouver qu’un salarié n’a pas atteint ses objectifs
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Prime intégrée dans le salaire de base n’exclut pas un rappel de salaire !
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13ème mois
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La prime conventionnelle est due dès lors que vous en remplissez les conditions
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Utilisation à des fins personnelles du téléphone et de la voiture mis à disposition et licenciement pour faute grave
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Prime d’objectif reposant sur le chiffre d’affaire du service
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Prime d’objectif : la preuve incombe à l’employeur
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Une prime conventionnelle est souvent conditionnelles
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La différence de catégorie professionnelle et différence de traitement
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La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
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Prime et Travail à temps partiel
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Les primes de rémunération forfaitaires versées au salarié à temps partiel sont identiques à celles versées au salarié à temps plein
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Engagements unilatéraux et contrat de travail
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L’exclusion des salariés grévistes de la prime : discrimination
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Un accord collectif peut-il priver une partie des salariés d’une entreprise du bénéfice d’une prime sans rompre le principe de l’égalité de traitement ?
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Prime d’ancienneté : plusieurs rappels mais un seul bulletin de paie
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Cumul des primes contractuelles et conventionnelles
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Quand la rémunération met les salariés en danger
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Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
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Les modalités d'attribution de tickets restaurant
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L'attribution de tickets-restaurants en fonction de la catégorie professionnelle des salariés
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La classification des salariés effectuant un travail identique
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Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
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La suppression de chèques-vacances attribués en vertu d'un usage
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Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
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Le paiement des indemnités de repas par l'employeur
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La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
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A travail égal, salaire égal…normalement
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Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
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Prise d'acte et modification du salaire
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La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
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L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
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Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Contenu du dossier :
- les différents avantages en nature ;
- les différences entre avantage en nature et frais professionnels ;
- l’attribution et le calcul des avantages en nature ;
- les nouvelles technologies : sont-elles des avantages en nature ? ;
- la déclaration des avantages en nature ;
- l’évaluation des avantages en nature : barème forfaitaire ou valeur réelle ;
- le régime fiscal et social des avantages en nature.
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La question du moment
Comment dois-je faire si le contrat de travail est suspendu (maladie, congés payés....) ?
En ce qui concerne l'absence du salarié pour maladie, il convient de distinguer deux situations:
- lorsque l'avantage en nature est attribué au salarié en considération des conditions d'exercice de l'activité (par exemple, les titres-restaurant), il cesse d'être dû ;
- lorsque l'avantage en nature est inhérent à la fonction occupée par le salarié il doit être maintenu. S'agissant du logement de fonction gratuit d'un gardien d'immeuble, l'employeur ne peut ni le retirer au salarié malade, ni exiger le paiement d'un loyer (1). S'agissant du véhicule de fonction, si le salarié est autorisé à l'utiliser à titre privé, il ne pourra être repris au salarié pendant son arrêt maladie (2).
En ce qui concerne la suspension du contrat pour congés payés, lorsque le salarié cesse de bénéficier de l'avantage en nature, l'employeur doit lui attribuer une indemnité équivalente, qui se substitue à l'avantage en nature. L'indemnité de congés payés doit donc être augmentée de la valeur de l'avantage dont le salarié aurait bénéficié s'il avait travaillé (3).
Au niveau de la fiche de paie, l'avantage en nature continue donc de figurer au montant brut du salaire, et d'être déduit du montant net, ceci même si le salarié ne perçoit plus d'autre rémunération (exemple : lors d'une maladie qui se prolonge au-delà de la période d'obligation de complément par l'employeur).
le 03/08/2016
Nombreux sont les contentieux portant sur l'allocation d'avantages en nature par l'employeur. L'intérêt est de taille puisque ces avantages donnent lieu à des cotisations Urssaf, ce qui peut considérablement élever le coût de ces avantages pour l'employeur. C'est notamment le cas dans un arrêt de la chambre civile de la Cour de cassation, du 8 octobre 2009, (n°08-20.707) où celle-ci est venue reconnaître le caractère d'avantage en nature aux biens et services accordés par l'employeur à ses salariés pour des besoins personnels, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle.