Registre unique du personnel : tout savoir pour bien le remplir

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Le registre unique du personnel (RUP) est tenu dans tout établissement employant des salariés.

L'employeur doit avoir son propre registre et de le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.

Plusieurs questions se posent : comment compléter le RUP ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter et les instances à éventuellement consulter ? Tout employeur est-il astreint à ce registre ? Quelle est sa durée de conservation ? Qui peut y avoir accès ?


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Registre unique du personnel
  • Mentions obligatoires
  • Forme
  • Sanctions

Plan détaillé du dossier

6 Questions Essentielles

  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?

  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ?

  • A quels moments dois-je compléter le registre unique du personnel ?

  • A quel niveau de l'entreprise, dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?

  • Quelles sont les entreprises concernées par la tenue d’un registre unique du personnel ?

Voir les autres questions essentielles

2 Fiche(s) express

  • Remplir le registre unique du personnel

  • Calculer les effectifs de votre entreprise


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Une entreprise est dans l’obligation de mettre en place un RUP dès sa première embauche. 

La consultation du Comité social et économique (CSE) est un préalable obligatoire. 

Pour que vous puissiez rédiger ce registre en toute quiétude, vous devez disposer de certaines informations, notamment sur la situation administrative des salariés.

En outre, le support peut être dématérialisé.

Sachez qu’en l’absence de mise en place ou de mentions erronées, vous risquez des sanctions.

Ce dossier répond aux questions que vous vous posez... 

Ce que contient ce dossier :

Ce dossier vous donne tous les éléments pour remplir le RUP :

  • les modalités de rédaction ;
  • les étapes de mise en place telle la consultation du CSE ;
  • les différents supports possibles ;
  • les documents d’accompagnement obligatoires ;
  • les sanctions applicables en cas de non-respect.

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La question du moment

Sur quel support présenter le registre unique du personnel ?

En principe, le registre du personnel est tenu au format papier.

Toutefois, l'entreprise peut le remplacer par un support informatique sous réserve (1) :

  • d'avoir consulté préalablement les membres du CSE. La copie de leur avis est transmise à l'inspecteur du travail ;
  • et que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (2). Le support informatique doit être présenté et conservé dans les mêmes conditions (inscription des salariés par ordre d'embauchage…) et les mêmes délais que le registre papier qu'il remplace (3).

Ce traitement informatique doit permettre :

  • la présentation des salariés par ordre d'embauchage ou de mise à disposition ;
  • l'actualisation immédiate sur le nouveau support des mentions concernant l'embauchage d'un salarié ou un changement de situation ;
  • l'ajout des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions d'origine.

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