Guichet unique des entreprises : le portail est opérationnel depuis le 30 juin !

Qu'est-ce que le guichet unique INPI pour les formalités des entreprises ?

Le guichet unique pour les formalités des entreprises est un service informatique leur permettant de réaliser plus simplement les formalités déclaratives liées à leur création, à la modification de leur situation ou à la cessation de leurs activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme (1).

Initialement mis en place le 1er avril 2021, il est aussi appelé "guichet électronique des formalités des entreprises" et est géré par l'Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Les entreprises disposaient d'une période transitoire pour leur permettre de s'adapter à ce nouveau service. Celle-ci a pris fin le 31 décembre 2022.

En effet, depuis le 1er janvier 2023, les entreprises ont l'obligation d'effectuer toutes leurs formalités via le guichet unique.

Le guichet unique est :

• accessible à partir du portail INPI ;
• gratuit ;
• sécurisé.

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Quelles formalités peuvent être effectuées via le guichet unique ? Quelles démarches peut-on effectuer via le guichet unique lorsqu'on crée son entreprise ?

Le guichet électronique permet à une entreprise (2) :

• d'établir un dossier unique pour déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme ;
• de transmettre le dossier aux administrations, personnes ou organismes concernés et aux autorités qui sont compétentes pour délivrer les autorisations d'accès à une activité réglementée ou les autorisations d'exercice d'une telle activité ;
• de payer les frais liés aux formalités.

Ce guichet est compétent pour toutes les entreprises qui ont un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France, peu importe le secteur d'activité ou le statut juridique.

Il est également compétent pour les entreprises étrangères qui souhaitent exercer une activité en France.

Exemples :

Voici quelques formalités qu'une entreprise peut réaliser via le guichet unique, peu importe son secteur d'activité :

• pour la création d'entreprise : déclaration de début d'activité, immatriculation à certains registres (registre du commerce et des sociétés, répertoire des métiers, répertoire Sirene...), déclaration d'existence auprès des impôts, des assurances maladies, de l'inspection du travail, affiliation aux URSSAF ;
• pour la modification d'une entreprise : déclaration de changement de nom, d'adresse de correspondance, de forme juridique, de capital, de dirigeants, cessation temporaire ou partielle d'activité, ouverture ou modification d'établissement ;
• déclaration de cessation d'activité ou de radiation de l'entreprise, fermeture d'établissement.

Quels organismes sont remplacés par le guichet électronique unique ? Peut-on toujours s'adresser aux centres de formalités des entreprises (CFE, Urssaf, CCI, Chambre des métiers...) ?

Il existait en effet 6 réseaux de CFE selon l'activité exercée par l'entreprise, le statut juridique ou le lieu d'exercice de l'activité. Le guichet unique géré par l'INPI a remplacé les 6 réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) depuis le 1er janvier 2023. Il n'existe plus qu'une seule interface pour réaliser l'ensemble des formalités d'entreprise (3).

Comment utiliser le guichet unique pour la première fois ?

Peu importe le secteur d'activité de l'entreprise, vous avez la possibilité d'effectuer toutes les formalités relatives à sa création, à sa modification ou à sa cessation d'activité via le guichet unique.

Si vous n'avez encore jamais utilisé le guichet unique, voici les démarches à accomplir :

1. Se rendre sur le site du guichet électronique : https://procedures.inpi.fr ;
2. Créez son espace personnel en cliquant sur "Première visite ? Créez-vous un compte" à droite de l'écran. Vous tomberez alors directement sur la page de création de compte :
   - vous devez alors fournir plusieurs informations (civilité, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone etc...) ;
   - vous devrez également choisir un mot de passe (n'oubliez pas de le noter pour vous en souvenir) ;
3. Votre espace personnel est désormais créé. Après la création de votre espace personnel, il vous suffira de renseigner à chaque nouvelle connexion votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis de cliquer sur "se connecter" pour y accéder ;
4. Vous pouvez désormais accomplir les formalités relatives à votre entreprise ;
5. Une fois validé, votre dossier est transmis à l'organisme unique : vous pouvez consulter à tout moment l'état d'avancement des formalités réalisées sur le site du guichet unique, depuis le tableau de bord de votre espace personnel.

Qu'est-ce que la procédure de secours ? En quoi consiste la procédure dérogatoire mise en place lorsque le guichet unique ne fonctionne pas ?

L'utilisation du guichet unique est obligatoire depuis le 1er janvier 2023 et pourtant, le service a rencontré de nombreux dysfonctionnements.

C'est pourquoi, une procédure spécifique de secours a été instituée pour assurer la continuité du service (4).

La procédure dérogatoire n'est pas automatiquement mise en œuvre. En effet, pour que la procédure de secours puisse être initiée, il est nécessaire qu'il y ait eu au préalable :

• soit un signalement provenant d'un ou plusieurs déclarants faisant état de l'impossibilité temporaire de réaliser une déclaration sur le guichet unique ;
• soit qu'un membre du collège stratégique ait transmis un cas d'impossibilité porté à sa connaissance ou issu de tests réalisés sur le site du guichet unique.

Après évaluation de la situation, la procédure alternative ne peut être déclenchée qu'en cas de difficultés graves rencontrées pour réaliser une formalité sur le guichet unique. Ainsi, les conditions suivantes doivent être réunies :

• les dépôts des dossiers uniques ne peuvent pas être réalisés en raison soit d'une indisponibilité générale du site internet du guichet unique, soit d'un blocage d'un type de formalité particulier ayant un caractère répétitif et empêchant toute déclaration ;
• il n'est pas possible de déterminer une solution alternative, permettant le dépôt du dossier unique par l'intermédiaire du guichet unique des formalités d'entreprise ;
• l'impossibilité de déposer ne peut pas être résolue par l'organisme unique dans un délai de 15 jours à compter de la réception du signalement.

Lorsque le collègue stratégique estime que ces conditions sont satisfaites, la procédure de secours est déclenchée au plus tard 96 heures après la réception du signalement ou de la transmission.

C'est alors le guichet-entreprises.fr et les centres de formalités des entreprises (CFE) qui prennent le relais en cas d'indisponibilité avérée du guichet unique. Le déclarant peut alors déposer des pièces relatives à ses formalités déclaratives ou régler des frais liés aux formalités, sur le site du guichet-entreprises. C'est l'INPI qui transmet ensuite les informations aux organismes compétents.

Réouverture partielle de la plateforme Infogreffe jusqu'au 31 décembre 2023 !

Si les formalités relatives à la création d'entreprise ne semblent pas connaître de dysfonctionnement, ce n'est pas le cas des formalités réalisées sur le guichet unique à l'occasion d'une modification ou d'une cessation de société.

Ayant pris en compte ces dysfonctionnements, le Gouvernement a mis en place plusieurs mesures pour y remédier.

Différents travaux informatiques ont été réalisés pour améliorer les délais de traitement des dossiers de création d'entreprise et absorber le stock de formalités de modifications et de cessations du mois de janvier.

Depuis le 20 février 2023, les formalités de modification et de cessation qui nécessitent une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) peuvent de nouveau être réalisées sur la plateforme Infogreffe et par la voie papier, et ce, initialement, jusqu'au 30 juin 2023 (5).

Cependant, malgré l'achèvement prévu du Guichet Unique des Entreprises (GUE), le ministère de l'Économie ne semble pas totalement confiant pour fermer les autres options disponibles en cas de problèmes. Par conséquent, ces alternatives resteront ouvertes jusqu'au 31 décembre 2023 pour tenir compte de l'augmentation des formalités pendant la période estivale.

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