Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles
Rédigé par Jefferson Marchal-Lachièze - Mis à jour le 12 Février 2020
Dans le cadre de leur fonction, vos salariés peuvent être amenés à engager des frais, que ce soit pour leur repas, leur logement ou pour leurs déplacements par exemple.
En tant qu’employeur, c’est à vous que revient la responsabilité d’assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses exposées par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au paiement des différents frais professionnels (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ? Nous vous aidons à répondre à ces interrogations.
Les notions clés abordées dans ce dossier
- Frais de déplacement
- Prime de panier
- Barème kilométrique
- Frais réels ou forfait
- Exonérations de charges sociales
- Télétravail
- Frais de repas
- Entretien des vêtements
- Forfait smartphone
Plan détaillé du dossier
27 Questions Essentielles
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Qu’entend-on par frais professionnels ?
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Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
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Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
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Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
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Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
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Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
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Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
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L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
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La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
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L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?
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Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
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Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
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Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
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Qu’entend-on par grands déplacements ?
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Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
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L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
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Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
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L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
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Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?
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Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
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Comment calculer la déduction forfaitaire ?
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A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
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Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
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Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
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Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
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Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
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Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?
3 Fiche(s) express
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Modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel ?
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Les exonérations de charges sur les remboursements de frais professionnels
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Rembourser les frais de transport au salarié
49 Avis des juges
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Une tenue de travail imposée doit être entretenue par l’employeur
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Qui supporte les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle ?
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Remboursement des sommes engagées par le salarié dans le cadre des ses mandats
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Quelles dépenses prendre en compte au titre des frais de nettoyage ?
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La défaillance dans la compensation des frais professionnels peut motiver une prise d’acte de la rupture
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Un accord d’entreprise ne peut pas toujours être moins favorable qu’une convention collective
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Les conditions de versement de la contrepartie correspondant au temps d’habillage et de déshabillage
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L’employeur doit supporter les frais de nettoyage lorsque ces derniers sont obligés de porter un uniforme
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Syntec : un salarié en déplacement continu doit recevoir une indemnité de remboursement de frais
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Non-paiement des accessoires du salaire et prise d’acte
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Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
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Frais professionnels : licenciement pour fraude
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Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
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Bureau chez le salarié : indemnité spécifique accordée
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Pas de contrepartie obligatoire pour les temps d'habillage et de déshabillage
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Indemnités kilométriques : vérifiez le compteur du salarié
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Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel
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Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais
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Tenue de travail : l’entretien est à votre charge
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Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !
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Prime de panier due même si le salarié peut rentrer à son domicile
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Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective
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Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
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Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
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La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
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Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation
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Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature
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Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
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Frais professionnels litigieux
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Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré
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Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter
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La modification des modalités de remboursement des frais professionnels
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Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
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La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels
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La classification des salariés effectuant un travail identique
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Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
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Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
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L'entretien de la tenue de travail
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Prime d'efficacité et danger pour la santé du salarié
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Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.
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L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage
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La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels
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La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
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A travail égal, salaire égal…normalement
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Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
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Prise d'acte et modification du salaire
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La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
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L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
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Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
L’exercice de ses fonctions peut amener votre salarié à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de chez lui au travail ou du fait d'un rendez-vous client entraînant des frais d’hébergement ...
Certaines de ces dépenses constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. D'autres, en revanche sont facultatives et n'ont pas nécessairement à être remboursées par vos soins. Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ?
Contenu du dossier :
Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :
- choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
- exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations ;
- remboursement des frais de transport domicile / lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, ...) ;
- prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...) ;
- remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...) ;
- ...
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La question du moment
Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
Lorsque les moyens de communication (téléphone, ordinateur, connexion internet) sont financés par l'employeur et mis à la disposition du télétravailleur, l'utilisation par le salarié de ces outils issus des nouvelles technologies lui confère un avantage en nature dans le cas où celui-ci peut également utiliser à titre privé ces moyens de communication.
Si le salarié utilise ses propres outils (ordinateur personnel, connexion internet privée), il engage des frais professionnels que l'employeur doit lui rembourser. Ces remboursements sont exonérés de charges sociales sous réserve de pouvoir justifier des dépenses du salarié. Cela peut consister en des dépenses fixes ou variables liées à la mise à disposition d'un local personnel pour un usage professionnel, à des frais d'adaptation d'un local spécifique, à des frais de matériel informatique, de connexion ou à des fournitures diverses, des frais de matériel (ramettes de papier cartouches d'encre..).
L'employeur peut rembourser le salarié les frais que le salarié engage en lui versant une allocation forfaitaire ou le rembourser des frais réellement engagés.
Si l'employeur verse une allocation forfaitaire, l'Urssaf dispense l'employeur de fournir des justificatifs si elle ne dépasse pas 10,00 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, soit 20,00 euros pour deux journées de télétravail par semaine, 30,00 euros pour trois journées de travail par semaine, etc. Si l'employeur décide de verser une allocation dépassant ces limites, l'exonérations de cotisations nécessite la fourniture de justificatifs.
Les dépenses réellement engagées dans le cadre du télétravail qui peuvent être totalement exclues des cotisations sont de trois types :
- les frais fixes et variables qui résultant de la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ;
- les frais qui résultant de l'adaptation d'un local spécifique ;
- le coût du matériel informatique, de connexion et des fournitures diverses (2).
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