Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

Dans le cadre de leur fonction, vos salariés peuvent être amenés à engager des frais, que ce soit pour leur repas, leur logement ou pour leurs déplacements par exemple.

En tant qu’employeur, c’est à vous que revient la responsabilité d’assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses exposées par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au paiement des différents frais professionnels (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ? Nous vous aidons à répondre à ces interrogations.

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Droit des Employeurs - Droit Social

Professionnel

Les notions clés abordées dans ce dossier

Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone

Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

27 Questions Essentielles

Qu’entend-on par frais professionnels ?
Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?
Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
Qu’entend-on par grands déplacements ?
Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?
Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
Comment calculer la déduction forfaitaire ?
A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

Voir les autres questions essentielles

Ce dossier contient également

3 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.

Modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel ?
Les exonérations de charges sur les remboursements de frais professionnels
Rembourser les frais de transport au salarié

Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

L’exercice de ses fonctions peut amener votre salarié à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de chez lui au travail ou du fait d'un rendez-vous client entraînant des frais d’hébergement ...

Certaines de ces dépenses constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. D'autres, en revanche sont facultatives et n'ont pas nécessairement à être remboursées par vos soins. Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations ;
remboursement des frais de transport domicile / lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, ...) ;
prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...) ;
remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...) ;
...

La question du moment

L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?

La prise en charge des frais de transport public par l'employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié et de la copie de l'abonnement qu'il a souscrit.

Si plusieurs trajets sont possibles, l'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié (1), sur la base du tarif deuxième classe.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple SNCF + bus) l'employeur doit prendre en charge 50 % de ces différents titres d'abonnements utilisés (2).

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Les avis des internautes

4.0

Note moyenne sur 2 avis

5

Dossier très complet et bien construit, clair précis claire R.

le 25/02/2020
3

EMILIE P.

le 22/12/2019