Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?

La réponse

Si l'employeur rembourse le salarié sur une base forfaitaire, alors les sommes qui lui sont versées sont exonérées de charges sociales dans la limite déterminée par arrêté du 20 décembre 2002 (1).

Lorsque l'indemnité forfaitaire est inférieure ou égale au plafond d'exonération, la totalité du montant versé au salarié est exclue de l'assiette des cotisations.

Si l'indemnité forfaitaire est supérieure au plafond d'exonération des cotisations (par exemple parce que la convention collective prévoit une base de remboursement supérieure) deux issues sont envisageables :

si l'employeur établi que les circonstances de fait ont mené le salarié à exposer des dépenses supplémentaires :

- l'indemnité forfaitaire est exonérée entièrement de charges sociales dès lors que l'employeur produit les justificatifs des dépenses ;
- l'indemnité forfaitaire est réintégrée dans l'assiette de cotisations sociales, pour la part excédant le plafond, s'il n'est pas en mesure de justifier que l'indemnité forfaitaire a été utilisée par le salarié conformément à son objet.

si l'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont mené le salarié à exposer des dépenses supplémentaires alors l'indemnité forfaitaire est considérée comme un complément de rémunération et elle est intégralement soumise à cotisations sociales.