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Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

La réponse

L'employeur prend en charge les titres d'abonnement aux transports en commun à hauteur de 50% de leur coût pour le salarié (1). La participation de l'employeur se calcule sur la base des tarifs de 2nde classe (2).

Par ailleurs, si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements (SNCF + bus par exemple), l'employeur doit prendre en charge 50% de ces différents abonnements.

Dès lors que l'employeur reçoit une telle demande de la part d'un salarié, il doit y accéder quelle que soit la localisation de la résidence ou du lieu de travail de l'intéressé. Si le salarié reçoit déjà des indemnités de frais de transport pour les trajets domicile – lieu de travail d'un montant au moins égal à la prise en charge de 50%, l'employeur peut refuser la demande de remboursement (3).

Attention, la participation de l'employeur aux frais de transport de ses salariés ne devient obligatoire que si une demande, en ce sens, lui parvient. Elle n'est donc pas automatique.

L'employeur prend en charge le trajet le plus court permettant au salarié de rejoindre son lieu de travail à partir de sa résidence habituelle. Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail, il a le droit au remboursement de 50% des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés (4).

L'employeur procède au remboursement des titres achetés par le salarié dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés (5).

Avant de prendre en charge les frais de transports du salarié, l'employeur doit avoir au préalable obtenu les justificatifs relatifs à ses titres de transport.

Plan détaillé du dossier

26 Questions Essentielles

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