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Ce dossier :
Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles
a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web
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Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 12 Février 2020
*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
Dans le cadre de leur fonction, vos salariés peuvent être amenés à engager des frais, que ce soit pour leur repas, leur logement ou pour leurs déplacements par exemple.
En tant qu’employeur, c’est à vous que revient la responsabilité d’assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses exposées par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au paiement des différents frais professionnels (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ? Nous vous aidons à répondre à ces interrogations.
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*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
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Les notions clés abordées dans ce dossier
Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone
Plan détaillé du dossier
Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.
27 Questions Essentielles
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Qu’entend-on par frais professionnels ?
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Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
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Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
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Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
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Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
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Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
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Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
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L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
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La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
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L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?
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Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
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Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
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Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
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Qu’entend-on par grands déplacements ?
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Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
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L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
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Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
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L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
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Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?
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Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
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Comment calculer la déduction forfaitaire ?
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A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
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Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
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Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
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Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
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Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
-
Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?
Voir les autres questions essentielles
Ce dossier contient également
3 Fiche(s) express
Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.
-
Modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel ?
-
Les exonérations de charges sur les remboursements de frais professionnels
-
Rembourser les frais de transport au salarié
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
L’exercice de ses fonctions peut amener votre salarié à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de chez lui au travail ou du fait d'un rendez-vous client entraînant des frais d’hébergement ...
Certaines de ces dépenses constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. D'autres, en revanche sont facultatives et n'ont pas nécessairement à être remboursées par vos soins. Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ?
Contenu du dossier :
Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :
- choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
- exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations ;
- remboursement des frais de transport domicile / lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, ...) ;
- prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...) ;
- remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...) ;
- ...
La question du moment
Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
La mise en place de tickets restaurant (également appelés titres restaurant, chèques déjeuner ou tickets repas) est un procédé permettant au salarié de payer ses repas au restaurant en cofinancement de l'entreprise.
Les tickets restaurants, destinés à couvrir les frais éventuels de repas des salariés au cours de la semaine, ne sont pas utilisables le week-end, sauf s'ils portent une mention contraire apposée de façon apparente sur le titre et destiné à la catégorie de salariés travaillant les jours dits. Ils ne sont valables que dans le département du lieu de travail des salariés ou dans les départements limitrophes sauf mention contraire.
Aucun texte n'impose de prendre en charge les frais de repas de ses salariés par le biais de ces titres (sauf convention collective, accord collectif, ou usage d'entreprise).
Si l'employeur prend en charge des tickets restaurant, il doit participer à hauteur d'au moins 50% ou d'au plus 60% de la valeur libératoire du titre. La participation est exonérée de charges sociales à hauteur du financement.
Toutefois :
- si la participation dépasse 60% de la valeur libératoire du titre, le surplus n'est pas exonéré ;
- si la participation est bien comprise entre 50 et 60% de la valeur libératoire, mais dépasse une certaine limite (5,55 euros en 2020), le surplus est soumis à cotisations sociales.
Cette exonération s'applique également à l'égard des salariés bénéficiant d'une déduction forfaitaire spécifique.
Par contre, le salarié qui utilise le ticket dématérialisé peut être débité de la somme exacte à payer, dans la limite du montant maximum journalier de 19 euros.
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Les titres restaurants ne sont pas destinés aux télétravailleurs à domicile
Les salariés en télétravail à domicile ne sont pas obligatoirement dans une situation comparable à celle des salariés sur site. Ils n’ont donc pas forcément droit à des titres-restaurant (TJ Nanterre 10 mars 2021 : n°20/09616).
Télétravail ou titre-restaurant ? Il faut choisir !
Le titre-restaurant, véritable monnaie dans le secteur de la restauration, a connu depuis sa création en 1967 un énorme succès. Plus de 4 millions de salariés en bénéficient. Communément intégré au pouvoir d’achat avec des modalités...
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