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Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 20 Septembre 2021
Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).
En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.
Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?
Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.
Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.)...
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Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).
En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.
Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?
Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.
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En tant qu’employeur, toutes les dépenses engagées par votre salarié ne sont pas nécessairement à votre charge. Il est nécessaire qu’elles aient été supportées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.
Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?
Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :
choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
exonération de charges sociales ;
remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, etc.) ;
prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;
remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement, etc.).
Lorsqu'un salarié en déplacement professionnel se trouve empêché de regagner son domicile, l'entreprise doit lui rembourser les frais de nourriture et de logement susceptibles d'être engagés : on parle alors de frais de "grand déplacement" (1).
L'empêchement est présumé lorsque (2) :
Même si ces critères ne sont pas réunis, l'employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait encadrant le déplacement (horaires de travail, modes de transport, etc.).
L'indemnité de grand déplacement versée par l'employeur au salarié est destinée à couvrir ses dépenses supplémentaires de nourriture et de logement auxquelles il doit faire face au cours de son déplacement professionnel.
Lorsque la situation de grand déplacement est caractérisée, l'employeur peut procéder au remboursement des frais engagés par le salarié (frais de logement et de nourriture) sur la base des frais réels ou sur la base d'allocations forfaitaires.
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