Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?

La réponse

Lorsque l'entreprise opte pour un remboursement sur la base des frais réels, le salarié perçoit, sur présentation de justificatif, le montant exact des dépenses à caractère professionnel qu'il a engagé.

Dans ce cas, l'employeur procède au remboursement sur la base des justificatifs présentés par le salarié (facture, note de frais …).

Il est possible de prévoir dans le contrat de travail que les remboursements des frais professionnels se font sur la base de justificatifs fourni par le salarié. En cas de litige, c'est au salarié d'apporter la preuve qu'il a adressé les demandes de remboursement des frais que l'entreprise ne lui aurait pas réglés (1).

Certains frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés sur la base des dépenses réelles (2).

Il s'agit :

des frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail ;
de ceux engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l'utilisation professionnelle d'outils issus des nouvelles technologies ;
des frais de déménagement engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
des frais exposés par les salariés détachés à l'étranger ou en France ;
de ceux engagés par les salariés en mission ou mutés de la métropole vers les départements d'outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l'un de ces territoires vers un autre ;
des frais engagés par les dirigeants d'entreprise dans le cadre de leur mandat social.

Pour l'ensemble de ces dépenses, il n'est pas possible pour l'employeur d'opter pour un remboursement forfaitaire.