Les notions clés abordées dans ce dossier :
- Frais de déplacement
- Prime de panier
- Barème kilométrique
- Frais réels ou forfait
- Exonérations de charges sociales
- Télétravail
- Frais de repas
- Entretien des vêtements
- Forfait smartphone
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...
Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?
Contenu du dossier :
Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :
- Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
- Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
- Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
- Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
- Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).
La question du moment
Qu’est-ce que la déduction forfaitaire spécifique ?
La réponse
Pour certaines professions qui y sont éligibles (1), l'employeur peut opter pour une "déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels" encore appelée "abattement pour frais professionnels".
Cette déduction correspond à un abattement de l'assiette servant de base au calcul des cotisations sociales et permet de réduire le montant des sommes soumises à charges. Cet abattement est variable selon les professions (ex : abattement de 10% pour les ouvriers du bâtiment et de 30% pour les journalistes).
Cette déduction s'applique aux charges de sécurité sociale (charges Urssaf) mais également aux charges ayant une assiette identique : il s'agit des charges Assedic, formation professionnelle, taxe d'apprentissage, AGFF, ARRCO et AGIRC sauf exception (ex : la déduction forfaitaire spécifique ne s'applique pas à l'assiette des cotisations d'assurance chômage et des cotisations de retraite complémentaire des journalistes).
Cet abattement n'est pas applicable à l'assiette des cotisations dues à la médecine du travail ni à la base CSG-CRDS des cotisations.
La déduction forfaitaire spécifique s'apprécie de manière globale : cela signifie que l'entreprise ne peut choisir de l'appliquer uniquement à la base des cotisations de sécurité sociale et s'en dispenser pour les autres cotisations (ex : retraite).
Plan détaillé du dossier
26 Questions Essentielles
- Qu’entend-on par frais professionnels ?
- Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
- Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
- Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
- Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
- Quelles conditions dois-je respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
- Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
- L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
- La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
- Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
- Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
- Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
- Qu’entend-on par grands déplacements ?
- Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
- L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
- Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
- L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
- Qu’est-ce que la déduction forfaitaire spécifique ?
- Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
- Comment calculer la déduction forfaitaire ?
- A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
- Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
- Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
- Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
- Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
49 Avis des juges
- Une tenue de travail imposée doit être entretenue par l’employeur
- Qui supporte les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle ?
- Remboursement des sommes engagées par le salarié dans le cadre des ses mandats
- Quelles dépenses prendre en compte au titre des frais de nettoyage ?
- La défaillance dans la compensation des frais professionnels peut motiver une prise d’acte de la rupture
- Un accord d’entreprise ne peut pas toujours être moins favorable qu’une convention collective
- Les conditions de versement de la contrepartie correspondant au temps d’habillage et de déshabillage
- L’employeur doit supporter les frais de nettoyage lorsque ces derniers sont obligés de porter un uniforme
- Syntec : un salarié en déplacement continu doit recevoir une indemnité de remboursement de frais
- Non-paiement des accessoires du salaire et prise d’acte
- Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
- Frais professionnels : licenciement pour fraude
- Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
- Bureau chez le salarié : indemnité spécifique accordée
- Pas de contrepartie obligatoire pour les temps d'habillage et de déshabillage
- Indemnités kilométriques : vérifiez le compteur du salarié
- Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel
- Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais
- Tenue de travail : l’entretien est à votre charge
- Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !
- Prime de panier due même si le salarié peut rentrer à son domicile
- Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective
- Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
- Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
- La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
- Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation
- Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature
- Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
- Frais professionnels litigieux
- Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré
- Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter
- La modification des modalités de remboursement des frais professionnels
- Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
- La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels
- La classification des salariés effectuant un travail identique
- Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
- Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
- L'entretien de la tenue de travail
- Prime d'efficacité et danger pour la santé du salarié
- Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.
- L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage
- La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels
- La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
- A travail égal, salaire égal…normalement
- Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
- Prise d'acte et modification du salaire
- La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
- L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
- Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
