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Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?

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Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Plan détaillé du dossier

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

Les frais de mobilité professionnelle correspondent aux dépenses engagées par le salarié lorsque celui-ci se trouve dans l'obligation de modifier son lieu de résidence en raison d'un changement de lieu de travail (mutation au sein de l'entreprise, changement temporaire de lieu de travail imposé par l'employeur ou sollicité par le salarié…).

Une distance minimale de 50 kilomètres et entraînant un temps de trajet aller-retour au moins égal à 1h30 est nécessaire pour caractériser la mobilité du salarié ; lorsque le critère de distance n'est pas rempli, le trajet aller-retour doit être au moins égal à 1h30, et ce quel que soit le mode de transport (1).

Ces frais de mobilité ont le caractère de frais professionnels lorsque l'employeur les prend en charge ; le remboursement au salarié est donc exonéré de charges sociales. L'Urssaf impose cependant que ces remboursements soient effectués sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié et sur présentation des justificatifs.


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