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Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés peuvent être amenés à engager des frais, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

En tant qu’employeur, c’est à vous que revient la responsabilité d’assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses exposées par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au paiement des différents frais professionnels (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment les déclarer ? Cette déclaration doit-elle s’effectuer en même temps que la déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ? Nous vous aidons à répondre à ces interrogations.

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Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

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Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

L’exercice de ses fonctions peut amener votre salarié à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de chez lui au travail ou du fait d'un rendez-vous client entraînant des frais d’hébergement ...

Certaines de ces dépenses constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. D'autres en revanche ne le sont pas et n'ont pas nécessairement à être remboursées par vos soins. Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le  salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
  • exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations ;
  • remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...) ;
  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...) ;
  • remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...) ;
  • ...

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La question du moment

Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?

En principe, toutes les sommes versées au salarié donnent lieu à des prélèvements obligatoires dont le montant varie selon l'activité, la taille, ou le lieu l'implantation de l'entreprise, ou encore selon la catégorie professionnelle du salarié.

Les remboursements de frais professionnels, ne correspondant pas à des éléments de rémunération mais à l'indemnisation de dépenses supportées par le salarié dans l'exercice de ses fonctions, échappent aux charges sociales et sont donc exclus de l'assiette de cotisations à condition que l'employeur (1) :

  • soit en mesure de justifier que le salarié est contraint d'engager ces frais supplémentaires pour l'exercice de ses fonctions ;
  • puisse  produire les justificatifs de ces frais.

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