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Rédigé par Jefferson Marchal-Lachièze - Mis à jour le 12 Février 2020
Dans le cadre de leur fonction, vos salariés peuvent être amenés à engager des frais, que ce soit pour leur repas, leur logement ou pour leurs déplacements par exemple.
En tant qu’employeur, c’est à vous que revient la responsabilité d’assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses exposées par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au paiement des différents frais professionnels (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ? Nous vous aidons à répondre à ces interrogations.
*Conformément aux dispositions du code de la consommation, on entend par professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.
Déjà abonné ? Identifiez-vousLes questions essentielles sont les parties qui compose un dossier, nos juristes répondent aux questions les plus fréquentes sur ce sujet pour vous accompagner dans vos problématiques juridiques.
Qu’entend-on par frais professionnels ?
Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?
Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
Qu’entend-on par grands déplacements ?
Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?
Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
Comment calculer la déduction forfaitaire ?
A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?
Voir les autres questions essentielles
Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.
Modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel ?
Les exonérations de charges sur les remboursements de frais professionnels
Rembourser les frais de transport au salarié
Notre équipe de juriste décrypte les derniers avis des juges émis.
Une tenue de travail imposée doit être entretenue par l’employeur
Qui supporte les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle ?
Remboursement des sommes engagées par le salarié dans le cadre des ses mandats
Quelles dépenses prendre en compte au titre des frais de nettoyage ?
La défaillance dans la compensation des frais professionnels peut motiver une prise d’acte de la rupture
Un accord d’entreprise ne peut pas toujours être moins favorable qu’une convention collective
Les conditions de versement de la contrepartie correspondant au temps d’habillage et de déshabillage
L’employeur doit supporter les frais de nettoyage lorsque ces derniers sont obligés de porter un uniforme
Syntec : un salarié en déplacement continu doit recevoir une indemnité de remboursement de frais
Non-paiement des accessoires du salaire et prise d’acte
Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
Frais professionnels : licenciement pour fraude
Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
Bureau chez le salarié : indemnité spécifique accordée
Pas de contrepartie obligatoire pour les temps d'habillage et de déshabillage
Indemnités kilométriques : vérifiez le compteur du salarié
Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel
Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais
Tenue de travail : l’entretien est à votre charge
Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !
Prime de panier due même si le salarié peut rentrer à son domicile
Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective
Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation
Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature
Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
Frais professionnels litigieux
Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré
Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter
La modification des modalités de remboursement des frais professionnels
Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels
La classification des salariés effectuant un travail identique
Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
L'entretien de la tenue de travail
Prime d'efficacité et danger pour la santé du salarié
Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.
L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage
La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels
La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
A travail égal, salaire égal…normalement
Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
Prise d'acte et modification du salaire
La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
Voir les autres avis des juges
L’exercice de ses fonctions peut amener votre salarié à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de chez lui au travail ou du fait d'un rendez-vous client entraînant des frais d’hébergement ...
Certaines de ces dépenses constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. D'autres, en revanche sont facultatives et n'ont pas nécessairement à être remboursées par vos soins. Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ?
Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :
Lorsque l'entreprise opte pour un remboursement sur la base des frais réels, le salarié perçoit, sur présentation de justificatif, le montant exact des dépenses à caractère professionnel qu'il a engagé.
Dans ce cas, l'employeur procède au remboursement sur la base des justificatifs présentés par le salarié (facture, note de frais …).
Il est possible de prévoir dans le contrat de travail que les remboursements des frais professionnels se font sur la base de justificatifs fournis par le salarié. En cas de litige, c'est au salarié d'apporter la preuve qu'il a adressé les demandes de remboursement des frais que l'entreprise ne lui aurait pas réglés (1).
Certains frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés sur la base des dépenses réelles (2).
Il s'agit :
Pour l'ensemble de ces dépenses, il n'est pas possible pour l'employeur d'opter pour un remboursement forfaitaire.
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Le véhicule de fonction est fréquent chez les cadres. L’usage du véhicule est professionnel et personnel (usage privé). Le véhicule est assuré par l’employeur. En cas d’accident, l’assurance prend en charge les dégâts, mais il...
Il est interdit à l’employeur de prévoir dans un contrat de travail que les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, seront à la charge du salarié.Il est interdit à l’employeur de prévoir dans un...
Ne négligez pas la déduction des frais de déplacement, ils peuvent constituer un gain substantiel lors du paiement de votre impôt sur le revenu !