Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

Télécharger le dossier

La question du moment

L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

La réponse

L'employeur prend en charge les titres d'abonnement aux transports en commun à hauteur de 50% de leur coût pour le salarié (1). La participation de l'employeur se calcule sur la base des tarifs de 2nde classe (2).

Par ailleurs, si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements (SNCF + bus par exemple), l'employeur doit prendre en charge 50% de ces différents abonnements.

Dès lors que l'employeur reçoit une telle demande de la part d'un salarié, il doit y accéder quelle que soit la localisation de la résidence ou du lieu de travail de l'intéressé. Si le salarié reçoit déjà des indemnités de frais de transport pour les trajets domicile – lieu de travail d'un montant au moins égal à la prise en charge de 50%, l'employeur peut refuser la demande de remboursement (3).

Attention, la participation de l'employeur aux frais de transport de ses salariés ne devient obligatoire que si une demande, en ce sens, lui parvient. Elle n'est donc pas automatique.

L'employeur prend en charge le trajet le plus court permettant au salarié de rejoindre son lieu de travail à partir de sa résidence habituelle. Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail, il a le droit au remboursement de 50% des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés (4).

L'employeur procède au remboursement des titres achetés par le salarié dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés (5).

Avant de prendre en charge les frais de transports du salarié, l'employeur doit avoir au préalable obtenu les justificatifs relatifs à ses titres de transport.