Rembourser les frais professionnels
Garanti à jour - Rédigé par des juristes
- Rédigé par Carole Girard Oppici
- Mis à jour le 13 Octobre 2015
Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.
Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?
Les notions clés abordées dans ce dossier :
- Frais de déplacement
- Prime de panier
- Barème kilométrique
- Frais réels ou forfait
- Exonérations de charges sociales
- Télétravail
- Frais de repas
- Entretien des vêtements
- Forfait smartphone
Plan détaillé du dossier
26 Questions Essentielles
- Qu’entend-on par frais professionnels ?
- Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?
- Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?
- Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?
- Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?
- Quelles conditions dois-je respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?
- Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?
- L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?
- La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?
- Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?
- Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?
- Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?
- Qu’entend-on par grands déplacements ?
- Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?
- L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?
- Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?
- L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?
- Qu’est-ce que la déduction forfaitaire spécifique ?
- Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?
- Comment calculer la déduction forfaitaire ?
- A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
- Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?
- Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?
- Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?
- Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?
3 Fiche(s) express
49 Avis des juges
- Une tenue de travail imposée doit être entretenue par l’employeur
- Qui supporte les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle ?
- Remboursement des sommes engagées par le salarié dans le cadre des ses mandats
- Quelles dépenses prendre en compte au titre des frais de nettoyage ?
- La défaillance dans la compensation des frais professionnels peut motiver une prise d’acte de la rupture
- Un accord d’entreprise ne peut pas toujours être moins favorable qu’une convention collective
- Les conditions de versement de la contrepartie correspondant au temps d’habillage et de déshabillage
- L’employeur doit supporter les frais de nettoyage lorsque ces derniers sont obligés de porter un uniforme
- Syntec : un salarié en déplacement continu doit recevoir une indemnité de remboursement de frais
- Non-paiement des accessoires du salaire et prise d’acte
- Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
- Frais professionnels : licenciement pour fraude
- Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
- Bureau chez le salarié : indemnité spécifique accordée
- Pas de contrepartie obligatoire pour les temps d'habillage et de déshabillage
- Indemnités kilométriques : vérifiez le compteur du salarié
- Le remboursement des frais professionnels doit correspondre à leur coût réel
- Remboursement des frais professionnels : Attention à respecter le délai de production des justificatifs des frais
- Tenue de travail : l’entretien est à votre charge
- Modifier la prise en charge des frais de déplacement… modifie le contrat de travail !
- Prime de panier due même si le salarié peut rentrer à son domicile
- Prime : l’accord d’entreprise ne prime pas toujours sur la Convention Collective
- Prime de grand déplacement due même pendant les temps de repos !
- Complément de salaire : pas de modification sans l’accord du salarié
- La nature de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de déplacement entre le travail et le domicile
- Le mode de remboursement des frais de déplacement et de circulation
- Le mode de remboursement de vos frais de déplacement et de circulation n’est pas un avantage en nature
- Caractère forfaitaire de l’indemnité conventionnelle de trajet
- Frais professionnels litigieux
- Frais de déplacement : remboursement contractualisé, remboursement assuré
- Remboursement des frais professionnels : frauder c’est gravement fauter
- La modification des modalités de remboursement des frais professionnels
- Non versement de la partie variable de la rémunération et modification du contrat
- La modification des modalités de prise en charge des frais professionnels
- La classification des salariés effectuant un travail identique
- Le respect de la procédure en cas de rupture d'un CDD
- Entreprises différentes et même convention collective : pas d'application du principe
- L'entretien de la tenue de travail
- Prime d'efficacité et danger pour la santé du salarié
- Indemnités conventionnelles de transport et de déplacement.
- L'indemnisation du temps d'habillage et de déshabillage
- La prise d'acte de la rupture du contrat en cas de non remboursement des frais professionnels
- La concordance du salaire avec les fonctions occupées par le salarié.
- A travail égal, salaire égal…normalement
- Le salaire et le respect par l’employeur de ses engagements
- Prise d'acte et modification du salaire
- La prise d'acte de la rupture du contrat de travail en cas de retard du paiement du salaire
- L'application du principe "à travail égal, salaire égal" dans les différents établissements d'une entreprise
- Les conséquences d'un changement de classification sur le salaire
Ce que vous trouverez dans ce dossier
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...
Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?
Contenu du dossier :
Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :
- Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
- Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
- Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
- Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
- Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).
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La question du moment
A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?
Les frais de mobilité professionnelle correspondent aux dépenses engagées par le salarié lorsque celui-ci se trouve dans l'obligation de modifier son lieu de résidence en raison d'un changement de lieu de travail (mutation au sein de l'entreprise, changement temporaire de lieu de travail imposé par l'employeur ou sollicité par le salarié…).
Une distance minimale de 50 kilomètres et entraînant un temps de trajet aller-retour au moins égal à 1h30 est nécessaire pour caractériser la mobilité du salarié ; lorsque le critère de distance n'est pas rempli, le trajet aller-retour doit être au moins égal à 1h30, et ce quel que soit le mode de transport (1).
Ces frais de mobilité ont le caractère de frais professionnels lorsque l'employeur les prend en charge ; le remboursement au salarié est donc exonéré de charges sociales. L'Urssaf impose cependant que ces remboursements soient effectués sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié et sur présentation des justificatifs.
