Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Les notions clés abordées dans ce dossier :

Frais de déplacement
Prime de panier
Barème kilométrique
Frais réels ou forfait
Exonérations de charges sociales
Télétravail
Frais de repas
Entretien des vêtements
Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?

La réponse

La possibilité de bénéficier de cet abattement doit être prévue par la convention collective de l'entreprise, ou être instauré par accord du comité d'entreprise ou des délégués du personnel. A défaut, l'employeur doit obtenir l'accord individuel de chaque salarié avant de mettre en œuvre la déduction forfaitaire.

La mise en œuvre de cette déduction n'est pas une obligation pour l'entreprise, même lorsqu'elle est prévue par la convention collective. Cette option doit en outre s'apprécier salarié par salarié et non par service ou par établissement. C'est en effet l'emploi du salarié et non l'activité générale de l'entreprise qui subordonne l'application de cette déduction.

Par exemple, dans une entreprise relevant du bâtiment et des travaux publics, la pratique de la déduction pour frais ne sera autorisée que pour les ouvriers travaillant sur les chantiers et non pour le personnel administratif.

Lorsque l'application de la déduction spécifique résulte d'une décision collective (convention collective, accord conclu avec le comité d'entreprise ou les délégués du personnel..), un salarié ne peut en contester l'application. Dans les autres cas, l'accord individuel de chaque salarié doit être obtenu : cet accord peut figurer dans le contrat de travail (ou avenant), ou faire l'objet d'une consultation individuelle par LRAR destinée à informer les salariés de la mise en place de ce dispositif et de ses conséquences (ex : base de cotisations retraite réduite, salaire net plus élevé..). Cette consultation doit être accompagnée d'un coupon réponse d'accord ou de refus à retourner. Le salarié ne répondant pas à cette consultation dans le délai prévu à cet effet est censé avoir accepté.

Si le salarié décide qu'il ne veut plus que la déduction spécifique soit appliquée, il doit le faire savoir à l'employeur avant le 31 décembre de l'année en cours, c'est-à-dire avant l'envoi de la DADS à la CRAM (déclaration annuelle des données sociales) et du tableau récapitulatif annuel à l'Urssaf.