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Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Quelles sont les modalités de mise en place de titres restaurant ?

La réponse

La mise en place de tickets restaurant (également appelés titres restaurant, chèques déjeuner ou tickets repas) est un procédé permettant au salarié de payer ses repas au restaurant en cofinancement de l'entreprise.

Les tickets restaurants, destinés à couvrir les frais éventuels de repas des salariés au cours de la semaine, ne sont pas utilisables le week-end, sauf s'ils portent une mention contraire apposée de façon apparente sur le titre et destiné à la catégorie de salariés travaillant les jours dits. Ils ne sont valables que dans le département du lieu de travail des salariés ou dans les départements limitrophes sauf mention contraire.

Aucun texte n'impose de prendre en charge les frais de repas de ses salariés par le biais de ces titres (sauf convention collective, accord collectif, ou usage d'entreprise).

Si l'employeur prend en charge des tickets restaurant, il doit participer à hauteur d'au moins 50% ou d'au plus 60% de la valeur libératoire du titre. La participation est exonérée de charges sociales à hauteur du financement.

Toutefois :

  • si la participation dépasse 60% de la valeur libératoire du titre, le surplus n'est pas exonéré ;
  • si la participation est bien comprise entre 50 et 60% de la valeur libératoire, mais dépasse une certaine limite (5,36 euros en 2015), le surplus est soumis à cotisations sociales.

Cette exonération s'applique également à l'égard des salariés bénéficiant d'une déduction forfaitaire spécifique.

Depuis le 2 avril 2014, les titres-restaurant peuvent être utilisés sous forme dématérialisée (sous forme d'une carte à code barre, carte à puce...).

Le plafond d'utilisation des titres-restaurant papiers ou dématérialisés est fixé à 19 euros par jour (1).

Par contre, le salarié qui utilise le ticket dématérialisé peut être débité de la somme exacte à payer, dans la limite du montant maximum journalier de 19 euros.

Plan détaillé du dossier

26 Questions Essentielles

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49 Avis des juges

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