Primes et avantages en nature : respecter les conditions de versement aux salariés

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Primes et avantages en nature : respecter les conditions de versement aux salariés

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Rédigé par Luca Benoiton

Mis à jour le 05 juillet 2024

211892 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

Vous souhaitez attribuer une prime ou un avantage en nature à un salarié ? Ce dossier fait le point sur les diverses primes et avantages que l'employeur peut verser à ses salariés, leurs conditions d'attribution, leur montant, leur calcul, les obligations qui en découlent, ainsi que des informations quant à leur exonération ou assujettissement aux contributions et cotisations de Sécurité sociale.... Lire la suite

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En bref

Comment attribuer une prime ou un avantage en nature à un salarié ?

En principe, l'octroi d'une prime ou d’un ou plusieurs avantages en nature à vos salariés peut être prévu par le contrat de travail, un accord collectif ou un usage. Avant d'en faire bénéficier vos employés, vous devez vous référer à ces textes pour en respecter les conditions de versement, d'attribution et les critères de validité.

Parfois, l'employeur peut également accorder des primes exceptionnelles sans qu'elles soient spécifiquement prévues par le contrat de travail, une convention collective ou un accord d'entreprise. Dans ces cas, le montant de la prime peut être décidé de manière discrétionnaire.

Avec l'inflation et dans le but d'augmenter le pouvoir d'achat, les employeurs sont encouragés à aller au-delà des primes à caractère obligatoire en accordant à leurs salariés, le versement d'une prime exceptionnelle pour l'année 2024 : la prime de partage de la valeur (PPV), anciennement dénommée Prime Macron. Le montant de la prime et ses conditions de versement sont fixés suite à des négociations collectives, ou décision unilatérale de l'employeur, après avoir consulté le comité social et économique (CSE). 

Par définition, les avantages en nature sont des prestations fournies par l’employeur au salarié, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle du bien ou du service. Fréquemment, il s’agit d’avantages liés aux frais de repas (nourriture), à l’hébergement (mise à disposition d’un logement), aux outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication, ou encore à l’utilisation d’un véhicule de fonction.

La prise en charge de certains frais (nourriture, essence, abonnement téléphonique, etc.) expose vos salariés à des conséquences en matière d’imposition. En effet, contrairement aux frais professionnels, l'avantage en nature figure sur la fiche de paie et est soumis aux cotisations sociales. L'Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) est donc susceptible de procéder à des contrôles.

Ce dossier est à jour des nouveaux barèmes forfaitaires publiés par l'URSAFF pour l'année 2024. Il vous apporte ainsi les réponses à vos interrogations afin de vous conformer à la législation applicable en matière d’octroi d’avantages en nature à vos salariés.

Primes et avantages aux salariés : ce qu'il faut savoir

  • primes = prime exceptionnelle de pouvoir d'achat, prime de partage de la valeur (Prime Macron), prime d'objectifs, de panier, de rendement, de responsabilité, de vacances, d'ancienneté, de Noël, de 13ème mois, etc ;
  • avantages en nature = téléphone, véhicule, logement de fonction, etc ;
  • vous êtes parfois dans l'obligation de verser une prime ou d'accorder un avantage en nature à vos salariés ;
  • vous devez respecter le principe d'égalité de traitement et de non-discrimination lors de l'octroi d'une prime ou d'un avantage ;
  • vous devez faire apparaître les primes et les avantages en nature sur le bulletin de salaire ;
  • certaines sommes et avantages sont exonérés de cotisations et contributions sociales, d'autres doivent y être assujetties.

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

En tant qu'employeur ou responsable des ressources humaines, vous avez la possibilité d'inclure dans le contrat de travail de vos salariés des dispositions concernant le versement de primes, telles qu'une prime d'objectifs. Ces éléments de rémunération peuvent être librement négociés entre les parties (RH et salariés) et peuvent faire l'objet d'ajustements annuels, trimestriels ou mensuels

Vous avez également la possibilité d'accorder à vos salariés un ou plusieurs avantages en nature, tels qu'un logement, un véhicule de fonction, un téléphone portableou encore des repas.

Cependant, ces primes et avantages sont encadrés, notamment par le principe de non-discrimination et d'égalité de traitement entre les salariés.

Par ailleurs, votre convention collective, vos accords collectifs ou les pratiques courantes au sein de votre entreprise peuvent prévoir l'attribution d'avantages en nature ou le versement de compléments de salaire tels qu'une prime d'ancienneté, une prime de panier, une prime de 13ème mois, prime de pouvoir d'achat, etc.

Selon la nature de la prime, le principe d'égalité de traitement entre les salariés peut varier, en fonction de son caractère individuel ou collectif.

Contenu du dossier : les différentes primes et avantages en nature en 2024 !

Ce dossier aborde les questions liées au versement des primes :

  • les différentes primes pour vos salariés ;
  • les conditions de versement cumulatives ou non des primes ;
  • le calcul de la prime d’ancienneté de vos salariés ;
  • la mise en place, le calcul et les avantages de la prime de partage de la valeur, anciennement appelée prime Macron ;
  • le montant de la prime de partage de la valeur en fonction de la rémunération ;
  • les exonérations de cotisations et les contributions sociales ;
  • la création et la mise en place d'une nouvelle prime ;
  • les avantages en nature ;
  • les conditions d’attribution des avantages en nature ;
  • la déclaration des avantages en nature ;
  • l’évaluation des avantages en nature : barème forfaitaire ou valeur réelle ;
  • etc.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Prime Macron

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Prime de partage de la valeur (PPV)

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Prime de vacances

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Prime de Noël

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Prime de transport

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Prime exceptionnelle

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Prime d'ancienneté

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Prime d'objectif

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Prime de résultats

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13ème mois

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Prime de panier

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Prime de responsabilité

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Avantages en nature

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Cotisations et contributions sociales

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Exonération

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Impôt sur le revenu

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Supprimer un avantage en nature

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Nourriture

Le plan du dossier

  • I. Quelles primes peut verser l'employeur en 2024 ? La liste des principales primes
  • Qu’est-ce qu’une prime d’objectif ? Définition
  • Qu’est-ce qu’une prime de panier ?
  • Qui a le droit de toucher une prime de responsabilité ?
  • Qu'est-ce qu'une prime de vacances ?
  • Le versement d’une prime de vacances se substitue-t-il à l’indemnité de congés payés ?
  • Existe-t-il une condition de ressources liée à l'attribution des chèques vacances ?
  • Qu’est-ce qu'une prime exceptionnelle et qui peut la toucher ? Comment la justifier ?
  • Que sont les chèques-cadeaux ?
  • Qu'est-ce qu'une prime d'ancienneté ?
  • Mon employeur est-il obligé de me verser une prime d’ancienneté ?
  • La prime d’ancienneté doit-elle figurer sur une ligne à part du bulletin de paie ?
  • La prime d’ancienneté est-elle soumise à cotisations sociales ?
  • Peut-on donner une prime à tous les salariés sauf à un seul ?
  • Doit-on verser la prime de partage de la valeur anciennement appelée prime "Macron" ou prime exceptionnelle de pouvoir d'achat à tous les salariés ?
  • Quelles sont les nouveautés intervenues pour la prime de partage de la valeur ?
  • Quelles primes obligatoires doivent figurer sur le bulletin de paie ?
  • Qu'est-ce que l'intéressement ?
  • Qu'est-ce que la participation et la prime de participation ?
  • Quelles sont les primes exonérées de charges sociales ?
  • II. Définition des avantages en nature
  • Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
  • Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?
  • Quels sont les différents types d’avantages en nature ?
  • Quelle est la nature juridique de l’avantage en nature ?
  • À quoi dois-je veiller afin d'attribuer des avantages en nature ?
  • III. Attribution et suppression des avantages en nature
  • Comment savoir si je suis tenu d’accorder des avantages en nature ?
  • L'employeur doit-il accorder des titres-restaurant aux salariés en télétravail pour leurs repas ?
  • Puis-je octroyer un avantage en nature à certains salariés seulement ?
  • Comment dois-je évaluer l’avantage en nature ?
  • Comment dois-je faire si le contrat de travail est suspendu (maladie, congés payés....) ?
  • Que deviennent les avantages en nature lors de la rupture du contrat ou lors du préavis ?
  • Puis-je supprimer un avantage en nature ?
  • Peut-on attribuer un logement de fonction à un salarié ?
  • Quelle est la nature juridique du logement de fonction ?
  • Comment évaluer l'avantage en nature que constitue un logement de fonction ?
  • Logement de fonction : quel est le barème de l'évaluation au forfait pour l'année 2024 ?
  • Comment évaluer l'avantage en nature que constitue le logement d'après sa valeur locative ?
  • Quels sont les effets de la rupture du contrat de travail sur le logement de fonction attribué au salarié ?
  • L'attribution d'un véhicule de fonction constitue-t-elle un avantage en nature ?
  • Le véhicule de service est-il un avantage en nature ?
  • Quelles précautions dois-je prendre pour qu’un véhicule mis à disposition d’un salarié ne soit pas considéré comme un avantage en nature ?
  • Véhicule de fonction : comment évaluer selon les dépenses réellement engagées ?
  • Véhicule de fonction : comment évaluer selon le forfait ?
  • Quelles sont les particularités applicables aux véhicules de fonction dits “électriques” ?
  • L'attribution d'outils issus des NTIC (ordinateur, téléphone portable, ...) constitue-t-elle un avantage en nature ?
  • Outils issus des NTIC : comment évaluer l'avantage en nature ?
  • Outils issus des NTIC : comment les évaluer forfaitairement ?
  • Outils issus des NTIC : comment les évaluer selon les dépenses réelles ?
  • IV. Régime fiscal et social des avantages en nature
  • Quel est le régime fiscal et social de l’avantage en nature sur la fiche de paie ?
  • Quelles sont les conséquences si je ne déclare pas un avantage en nature ?
  • À quelle sanction pénale l'employeur s'expose-t-il s'il ne respecte pas les règles imposées en matière de chèques-vacances ?

Ce dossier contient également

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5 Modèles de lettres

contract

2 Modèles de contrats

fiche-express

7 Fiches express

La question du moment

Outils issus des NTIC : comment les évaluer forfaitairement ?

Lorsque l'employeur met à la disposition de ses collaborateurs des outils de façon permanente dont l'usage est également privé, ces avantages doivent être inclus dans l'assiette des cotisations de Sécurité sociale (1).

L'employeur a le choix entre 2 modes d'évaluation : forfaitaire ou en fonction des dépenses réelles.

Lorsque le chef d'entreprise choisit l'évaluation forfaitaire, l'avantage est calculé annuellement sur la base de 10 % (2) :

  • du coût d'achat public toutes taxes comprises de ces outils ;
  • ou, le cas échéant, du coût annuel de l'abonnement TTC.

L'évaluation forfaitaire constitue un minimum.

Attention, cette option ne peut être retenue que si l'usage de l'instrument mis à disposition est mixte (professionnel et privé), car s'il est seulement privé, l'évaluation doit se faire selon les dépenses réelles.

Si l'outil mis à disposition est produit directement par la société, il convient de tenir compte du coût qu'aurait supporté le salarié s'il avait acquis directement l'outil. L'évaluation doit donc nécessairement prendre en compte la réduction tarifaire qui aurait été appliquée dans un tel cas. Cette remise tarifaire n'est pas considérée par l'Urssaf comme avantage en nature soumis à cotisations, si elle ne dépasse pas 30 % du prix public TTC.

Exemple : l'entreprise met à disposition de son salarié un ordinateur portable qu'elle commercialise pour un prix public TTC de 1.000 euros.

En cas d'acquisition par le salarié, l'entreprise accorde une remise de 20 % au salarié soit 200 euros. De ce fait, si le salarié avait acquis l'ordinateur, il l'aurait payé 800 euros. La remise tarifaire accordée par l'entreprise n'excède pas 30 %, par conséquent elle est prise en compte intégralement.

La valeur d'acquisition de 800 euros sert donc de base d'évaluation.

L'avantage en nature évalué forfaitairement est égal à 800 euros x 10 % soit 80 euros.

Le mot de l'auteur

Le 05/07/2024

Ce dossier est à jour des barèmes d'évaluation de 2024 pour le calcul des avantages en nature.

Le 03/07/2024

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de moins de 50 salariés doivent mettre en place un dispositif de partage de la valeur, comme une prime de partage de la valeur (PPV) ; un dispositif d'intéressement, de participation, etc.

Le 08/12/2023

Le projet de loi portant transposition de l'accord national interprofessionnel relatif au partage de la valeur au sein de l'entreprise a été promulgué le 29 novembre 2023. Elle prévoit de nouvelles mesures concernant la mise en place et l’attribution de cette prime. Notre dossier fait le point.

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