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Vaccination obligatoire, comment organiser le contrôle en entreprise ?


Par Alice Lachaise , Juriste rédactrice web - Modifié le 22-03-2022

Vaccination obligatoire, comment organiser le contrôle en entreprise ?

Le pass vaccinal a été suspendu le 14 mars 2022. Il n'y a donc plus, pour le moment, de contrôle des pass vaccinaux. En revanche, il y a toujours une obligation vaccinale pour certaines professions, notamment les soignants et professionnels de santé. Les employeurs de salariés soumis à l'obligation vaccinale doivent procéder au contrôle des justificatifs. Comment organiser le contrôle en entreprise ? Quelle est la procédure ? Nous faisons le point.

Changements 14 mars 2022 :

Le 14 mars 2022, le pass vaccinal a été suspendu. Les employeurs n'ont donc plus à contrôler le pass vaccinal de leurs salariés. Selon l'évolution de l'épidémie de covid-19, le pass vaccinal pourra être réenclenché ou non. En revanche, certains employeurs doivent toujours contrôler l'obligation vaccinale des salariés qui y sont soumis (notamment les soignants et professions de santé).

Cet article traite du contrôle de l'obligation vaccinale dans certaines professions et vous indique, en guise de rappel, ce qui s'appliquait concernant le pass vaccinal avant le 14 mars 2022.

1. Vaccination obligatoire des soignants : comment organiser le contrôle ?

Depuis le 9 août 2021, certains professionnels de santé (agents publics ou salariés des établissements et services sanitaires et médico-sociaux) sont soumis à l'obligation vaccinale (1).

Concrètement, le personnel des établissements de santé, des établissements médico-sociaux, les soignants, les pompiers, les employés intervenant auprès des personnes vulnérables ou dans les EHPAD doivent être vaccinés contre le Covid-19.

Qui doit contrôler la vaccination obligatoire ?

En principe, l'employeur est chargé de contrôler le respect de cette obligation pour les personnes sous sa responsabilité.

Pour les autres personnes concernées par l'obligation vaccinale, mais qui ne sont pas placées sous la responsabilité d'un employeur, les agences régionales de santé, en lien avec les organismes locaux d'assurance maladie, contrôlent le respect de cette obligation.

Obligation vaccinale : quels justificatifs présenter ?

En pratique, le salarié présente (sous forme numérique ou papier) :

  • une attestation de schéma vaccinal complet ;
  • un certificat de contre-indication médicale à la vaccination ;
  • un certificat attestant du rétablissement du Covid-19 datant de plus de 11 jours à moins de 4 mois.

📌 À noter :

Si le salarié dispose d'un certificat de contre-indication médicale ou de rétablissement, il peut le présenter au médecin du travail compétent, qui informera lui-même l'employeur, sans délai, de la satisfaction à l'obligation vaccinale.

Comment se passe le contrôle de la vaccination obligatoire ?

Le contrôle s'effectue notamment à l'aide de l'application "TousAntiCovid Vérif", qui permet de contrôler les preuves (papier ou dématérialisées) reconnues dans le cadre de l'obligation vaccinale.

Une fois le QR Code flashé, la personne habilitée verra s'afficher :

  • le nom, le prénom et la date de naissance de la personne contrôlée ;
  • une mention "valide/invalide”.

Les salariés peuvent également avoir fourni volontairement une attestation de vaccination, permettant de faciliter le contrôle à l'entrée de l'établissement. 

Quelles conséquences en cas de refus de présentation du certificat de vaccination ?

Si, à l'issu du contrôle, un salarié ne présente pas de certificat de vaccination valide (ou un certificat de rétablissement ou de contre-indication), vous ne pouvez pas le laisser exercer son activité soumise à la vaccination obligatoire. Dans ce cas, vous devez lui notifier, sans délai, la suspension de son contrat.

Vous pouvez lui proposer de se mettre en télétravail si son poste le permet, ou lui proposer de poser des congés payés ou RTT.

📖 Pour en savoir plus, consultez notre article dédié Licenciement pour non-vaccination, tout savoir.

Le CSE doit-il être informé et consulté ?

✅ Oui. Comme pour ce qui s'appliquait pour le pass sanitaire ou le pass vaccinal, les représentants du personnel au CSE doivent être informés et consultés sur les mesures de contrôle de l'obligation vaccinale dans l'entreprise. Le CSE dispose d'un délai d'1 mois pour donner son avis, dès lors qu'il a été informé des mesures mises en place.

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2. Peut-on demander le certificat de vaccination d'un candidat en recrutement ?

La question se pose à l'occasion d'un recrutement dans une entreprise soumise à l'obligation vaccinale. 

Peut-on demander à un candidat s'il est vacciné ?

Non, c'est uniquement au moment de son entrée en fonction que l'intéressé devra présenter les justificatifs requis (certificat de vaccination, de rétablissement ou de contre-indication).

Néanmoins, l'employeur doit informer le candidat sélectionné de son obligation de présenter les justificatifs au moment du recrutement. L'employeur doit également lui rappeler les conséquences de signer un contrat de travail en sachant qu'il ne sera pas en mesure de remplir l'obligation au jour de la prise de poste. Le contrat pourrait ne pas se poursuivre.

🔎 À retenir :

Autrement dit, lors de l'entretien de recrutement, l'employeur peut seulement informer le candidat sélectionné de l'obligation de présenter les justificatifs le jour de la prise de poste et des conséquences à défaut de présentation des documents.

3. Que risque l'employeur en l'absence de contrôle de l'obligation vaccinale ?

1.500 eurosd'amende

L'employeur ou le responsable d'établissement qui ne respecte pas son obligation de contrôle de l'obligation vaccinale, s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 1.500 euros.

En cas de manquement constaté plus de 3 fois en 30 jours, l'employeur risque 1 an de prison et 9.000 euros d'amende (1).

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4. Rappel sur le contrôle du pass vaccinal/pass sanitaire en entreprise avant le 14 mars 2022

Le pass vaccinal a remplacé le pass sanitaire le 24 janvier 2022 (2). Il a finalement été suspendu le 14 mars 2022. Il n'y a donc plus, depuis le 14 mars 2022, de contrôle du pass vaccinal de certains salariés.

Qui devait contrôler le pass vaccinal des salariés ?

Le responsable de l'établissement devait contrôler l'accès aux locaux soumis au pass vaccinal. C'était donc généralement l'employeur qui était chargé de contrôler le pass vaccinal de ses salariés, s'ils y étaient soumis.

En revanche, lorsque l'employeur n'était pas le responsable d'établissement, il ne pouvait pas contrôler le pass des personnes qui étaient sous sa responsabilité. 

Le responsable des locaux pouvait tout à fait habiliter d'autres personnes, pour contrôler le pass vaccinal. 

En pratique, il pouvait donc :

  • habiliter nommément les personnes autorisées à contrôler les justificatifs pour son compte ;
  • mettre en place et compléter un registre précisant les personnes habilitées, la date de leur habilitation, les jours et les horaires des contrôles effectués par ces personnes.

Quels étaient les justificatifs de pass vaccinal acceptés ?

Le pass vaccinal consistait à demander la présentation, de façon numérique (via l'application TousAntiCovid) ou papier, une preuve sanitaire, parmi les trois suivantes :

  • un certificat de schéma vaccinal complet ;
  • un certificat de rétablissement (pour les personnes ayant déjà contracté le covid) ;
  • un certificat médical de contre-indication à la vaccination covid-19.

Changements à partir du 15 février 2022 :

Le certificat de rétablissement consiste à présenter un QR Code de test PCR ou antigénique positif, datant d'au moins 11 jours et de moins de 4 mois (au lieu de 6 mois).

Le statut vaccinal consiste à présenter un schéma vaccinal complet, c'est-à-dire le vaccin (généralement 2 doses) et la dose de rappel (3ème dose) dans les 4 mois qui suivent (au lieu de 7 mois).

Comment se passait le contrôle du pass vaccinal en entreprise ?

Les personnes habilitées contrôlaient le pass vaccinal des salariés à l'entrée de l'établissement, en scannant le QR Code présent sur les documents numériques ou papier, au moyen notamment de l'application mobile dénommée "TousAntiCovid Verif".

Une fois le QR Code flashé, la personne habilitée voyait s'afficher :

  • le nom, le prénom et la date de naissance de la personne contrôlée ;
  • une mention "valide/invalide”.

En principe, le contrôle de la validité du pass vaccinal devait être réalisé chaque jour, sauf si les salariés fournissaient volontairement une attestation de vaccination. Cela posait cependant la question de la conservation des données personnelles.

Quelles données pouvaient être conservées par l'employeur ?

Le ministère du travail précisait que l'employeur ne pouvait pas conserver le justificatif (le QR Code), mais uniquement le résultat de la vérification (pass valide ou non). En effet, ces informations constituent des données à caractère personnel. Elles sont donc soumises au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Autrement dit, l'employeur ne pouvait conserver que "la trace" du contrôle et ne pouvait pas établir un fichier de personnes vaccinées, ou non, dans l'entreprise.

💡 Bon à savoir :

Les salariés pouvaient, s'ils le souhaitaient, présenter leur justificatif de statut vaccinal complet contre le Covid-19. Ceci permettait à l'employeur de délivrer un titre spécifique au salarié afin de faciliter le contrôle du pass à l'entrée de l'établissement.

Que deviez-vous faire si un salarié ne présentait pas son pass vaccinal ?

Si, à l'issu du contrôle, un salarié ne présentait pas un pass vaccinal valide, vous ne pouviez pas le laisser accéder aux locaux soumis au pass. Dans ce cas, vous pouviez lui proposer de se mettre en télétravail si son poste le permettait, ou lui proposer de poser des congés payés ou RTT

Si aucune solution n'était trouvée, vous deviez lui notifier la suspension de son contrat.

Le CSE devait-il être informé et consulté ?

✅ Oui, le CSE devait être informé et consulté sur la mise en place et le contrôle du pass vaccinal.

Ainsi, dès la mise en oeuvre des mesures de contrôle, l'employeur en informait le CSE. Cette information déclenchait alors un délai d'1 mois, pendant lequel la consultation du CSE devait avoir lieu. Cela signifie que l'employeur avait un mois pour réunir le CSE afin qu'il puisse rendre un avis sur les mesures mises en oeuvre.

Cet avis ne liait pas l'employeur, c'est-à-dire que, même en cas d'avis négatif, défavorable, l'employeur pouvait agir.

📖 Lire également notre article Fin du protocole sanitaire entreprise le 14 mars 2022 & guide repère covid, tout savoir

Références :
(1) Loi n°2021-1040 du 5 août 2021 relative à la gestion de la crise sanitaire
(2) Loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire et modifiant le code de la santé publique

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