L'information est probablement l'élément le plus important quand on prépare une négociation d'achats. En plus d'identifier ses propres besoins et capacités, l'acheteur doit être en mesure de connaître ceux du fournisseur. Il convient, en effet, d'avoir une bonne maîtrise de ses produits ou services, d'identifier ses concurrents, de se renseigner sur ses partenariats avec d'autres clients avant d'engager des pourparlers.
En dehors des lois, le milieu des affaires est aussi celui des usages. Le client doit donc s'informer sur les pratiques commerciales habituelles (évaluation des tarifs en toutes taxes comprises (TTC) ou hors taxes (HT) etc.) du fournisseur pour éviter tout malentendu.
La plupart des fournisseurs publient leurs conditions générales de vente (CGV) sur un site dédié. Il est important de les consulter dans le détail, ou d'en demander expressément une copie quand on n'y a pas accès (1). Cela permet de comprendre les attentes du fournisseur et d'adapter sa stratégie en vue d'un accord mutuellement gagnant. Il est important de garder à l'esprit qu'il est rare d'imposer l'ensemble de ses demandes au partenaire. Le but dans une négociation d'achats est de rapprocher aux mieux les exigences de chaque partie.
L'acheteur doit aussi prévoir un plan, un processus. Il y a lieu, en effet, de s'adapter aux délais légaux, sans oublier d'autres démarches, à savoir choisir avec soin les lieux de rencontre, le nombre de rendez-vous, ou même la composition des équipes de négociation.
Cette démarche doit être participative, en cela que le fournisseur ne doit pas se sentir exclu. Ensemble, ces bonnes pratiques permettent d'instaurer un climat de confiance, nécessaire à la réalisation d'une négociation d'achats réussie.
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