Lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement (entreprise avec représentant du personnel)

Vous envisagez de licencier un salarié pour motif personnel. Vous convoquez ledit salarié à un entretien préalable en vue d'un éventuel licenciement.

Ce modèle de lettre est destiné aux entreprises pourvues de représentants du personnel.

Avant de prendre une décision, l’employeur qui envisage de licencier un salarié doit le convoquer à un entretien préalable. Cette convocation est faite par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (article L1232-2 du Code du travail). 
 
L’entretien préalable ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre (article L1232-2 du Code du travail). 

Tous les jours de la semaine sont des jours ouvrables, à l’exception du jour de repos hebdomadaire et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise. Ainsi, si la convocation est remise en main propre ou reçue le mercredi, l’entretien aura lieu au plus tôt le mercredi suivant (les 5 jours ouvrables sont : jeudi, vendredi, samedi, lundi et mardi).

La lettre de convocation fait état de l’objet de la convocation. En conséquence, elle doit mentionner clairement l’intention d’un éventuel licenciement (article R1232-1 du Code du travail). 

Plus précisément, la lettre de convocation doit indiquer l’objet, le jour, l’heure et le lieu de l’entretien. En outre, cette lettre doit rappeler la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

En principe, l'entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail, au lieu de travail ou au siège social de l’entreprise. 

Au cours de cet entretien, l’employeur est tenu d'indiquer le ou les motifs de la décision envisagée et de recueillir les explications du salarié (article L1232-3 du Code du travail). 

Votre convention collective peut prévoir des dispositions particulières (quant aux délais, par exemple), que vous devrez respecter. 

Si cela est possible, vous pouvez remettre la lettre de convocation en main propre contre décharge pour éviter les aléas dus aux délais postaux. Vous devez alors demander au salarié de vous remettre un exemplaire de la lettre de convocation, sur lequel il aura écrit : « remis en main propre le (date) », et qu’il aura daté et signé.