DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche...

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DPAE Déclaration préalable à l'embauche : le point sur les formalités d'embauche à respecter

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Rédigé par Caroline Audenaert Filliol

Mis à jour le 14 mars 2023

68915 utilisateurs ont déjà consulté ce dossier

Quelles sont les formalités liées à l'embauche ? Pourquoi remplir une DPAE ? Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau... Lire la suite

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En bref

Quelles sont les formalités liées à l'embauche ? Pourquoi remplir une DPAE ?

Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail, sous peines d'amendes et/ou d'emprisonnement.

La déclaration, dite préalable à l'embauche (DPAE) en raison des délais légaux qui l'encadrent, est désormais largement simplifiée. Elle permet d'effectuer auprès d'un interlocuteur unique (souvent l'URSSAF), un ensemble de formalités liées au recrutement, sur un support unique.

Cette première étape entraîne d'autres obligations pour l'employeur en termes de registre unique du personnel (à renseigner dès la première embauche) ou encore de santé au travail (visite médicale obligatoire).

Ce dossier vous explique en des termes simples et pratiques, les démarches à entreprendre pour remplir vos obligations liées à l'embauche.

Vous embauchez un travailleur étranger et souhaitez faire vérifier par un juriste la possibilité d'emploi ? 📞 Faites-vous aider par notre service d'accompagnement juridique !

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes employeur et allez embaucher un ou plusieurs salariés.

La rédaction du contrat de travail n'est qu'une des étapes que vous allez devoir respecter avant d'être à jour de vos obligations administratives. Dans leur accomplissement, il convient d'être particulièrement vigilant au respect des délais imposés par la loi pour les réaliser.

Toute DPAE tardive - incomplète, ou non faite - vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'assimilation à du travail dissimulé. 

Quelles sont toutes les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ? Quels documents/formulaires devez-vous remplir ? A quels organismes les adresser ? Sous quels délais ? Comment faire la demande d'adhésion au service de santé au travail ? Comment faire l'immatriculation d'un salarié ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention (VIP) ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) via la déclaration sociale nominative (DSN) ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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DPAE définition

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DPAE en ligne

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Formulaire DPAE

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Déclaration préalable à l'embauche

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Visite médicale d’embauche

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Formalités liées à l’embauche

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Travail dissimulé

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Déclaration embauche

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Sanctions

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Délais

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Registre unique du personnel

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URSSAF

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TESE

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Titre emploi service entreprise

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Embaucher un salarié

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Information du salarié embauché

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Visite d'information et de prévention

Le plan du dossier

  • I. La déclaration préalable à l’embauche
  • Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
  • Quelle est l'utilité de la déclaration préalable à l’embauche ?
  • Pour quel type d’embauche dois-je réaliser une déclaration préalable ?
  • J'ai conclu un nouveau CDD avec mon salarié. Dois-je à nouveau effectuer une DPAE ?
  • Un stagiaire rejoint l'entreprise. Dois-je réaliser une DPAE ?
  • Puis-je attendre que le salarié finisse sa période d'essai avant de réaliser la DPAE ?
  • Quelles informations dois-je fournir lorsque je réalise la déclaration d’embauche ?
  • Dans quels délais dois-je transmettre la déclaration d’embauche à l’Urssaf ?
  • À quel organisme dois-je adresser la DPAE ?
  • Comment dois-je transmettre la déclaration préalable à l’embauche d’un salarié ?
  • Puis-je envoyer la DPAE par email ?
  • Puis-je modifier ou annuler une DPAE que je viens d'envoyer sur le site de l'Urssaf ?
  • Comment faire si je souhaite faire la déclaration d’embauche à l’aide du formulaire papier ?
  • Dois-je informer le salarié de l’accomplissement de la déclaration préalable d’embauche ?
  • Lors d’un contrôle, je ne suis pas en mesure de produire les justificatifs de la déclaration d’embauche. Qu’est-ce que je risque ?
  • Quelles sont les sanctions encourues en cas de défaut déclaration préalable à l’embauche ?
  • Comment se caractérise le travail dissimulé (ou "travail au noir", "travail au black") ?
  • Quels sont les risques encourus par l’employeur en cas de recours au travail dissimulé ?
  • II. Le registre unique du personnel
  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
  • Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?
  • Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
  • Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?
  • Quand dois-je remplir ou compléter le registre unique du personnel ?
  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ? (version numérique/informatique ou papier)
  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?
  • Qui a accès au registre du personnel ?
  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?
  • III. Les autres formalités et particularités liées à l'embauche
  • Lors de l’embauche, quelles informations dois-je obligatoirement fournir au salarié ?
  • Quel est le recours du salarié si je ne lui fournis pas les informations obligatoires relatives à la relation de travail ?
  • Qu'est-ce que la visite médicale d'embauche (visite d'information et de prévention) ?
  • Quelles sont les formalités supplémentaires qui s'appliquent aux établissement industriels et commerciaux lors d'une première embauche ?
  • Puis-je embaucher un mineur de moins de 16 ans pour la période des vacances scolaires ?
  • Qu’est-ce que le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?
  • Quelles entreprises peuvent utiliser le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?

Ce dossier contient également

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3 Fiches express

fiche-express

5 Formulaires CERFA

La question du moment

Lors de l’embauche, quelles informations dois-je obligatoirement fournir au salarié ?

La loi portant diverses dispositions d'adaptation au droit européen (1), publiée le 9 mars 2023, prévoit l'obligation pour l'employeur de remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (2). Un décret en Conseil d'Etat fixera les modalités d'application de cette disposition.

Ces informations, au nombre de 15, doivent être communiquées sur papier ou sous format électronique - à condition, dans ce cas, que le travailleur y ait accès, qu'elles puissent être enregistrées et imprimées, et que l'employeur conserve un justificatif de la transmission et de la réception.


Exemples d'informations à transmettre au salarié : 

  • en cas de cessation de leur relation de travail, la procédure à observer par l'employeur et le travailleur, y compris les conditions de forme et les délais de préavis, ou, si la durée des délais de préavis ne peut être indiquée au moment de la délivrance de l'information, les modalités de détermination de ces délais de préavis ;

  • la rémunération, y compris le montant de base initial, tous les autres éléments constitutifs, le cas échéant, indiqués séparément, ainsi que la périodicité et la méthode de versement de la rémunération à laquelle le travailleur a droit ;

  • toutes les conventions collectives régissant les conditions de travail du travailleur ou, s'il s'agit de conventions collectives conclues en dehors de l'entreprise par des organes ou institutions paritaires particuliers, le nom de ces organes ou institutions au sein desquels elles ont été conclues.

La directive européenne qui prévoit ces dispositions précise que ces informations doivent être fournies par écrit (2)

  • dans un délai de 7 jours calendaires à compter du 1er jour de travail, si elles ne l'ont pas été précédemment, pour les informations essentielles ;

  • soit sous la forme d'un document, dans un délai d'1 mois à compter du 1er jour de travail pour les autres informations. 

Des modèles de documents devraient être mis à disposition par le Gouvernement pour faciliter la mise en oeuvre du dispositif (4).

 

A savoir : 

Peuvent écarter l'application de ces dispositions, les employeurs liés par un contrat pour lesquels : 

  • la durée de travail n'excède pas 3 heures par semaine au cours d'une période de référence de quatre semaines ; 

  • l'employeur a recours au dispositif "guichet unique du spectacle occasionnel" (GUSO) pour l'emploi occasionnel d'un intermittent du spectacle ;

  • l'employeur et le salarié utilisent le chèque emploi-service universel (contrat écrit non obligatoire dans ce cas).

Le mot de l'auteur

Le 14/03/2023

La loi du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, crée une nouvelle obligation pour l'employeur à l'égard de tout nouveau salarié, qui pourra se prévaloir d'un défaut d'information, pour saisir le juge.

Le 03/03/2022

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

Le 07/09/2021

Toute embauche doit être précédée d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Un oubli d'envoi, une déclaration tardive font, notamment, courir un risque financier et pénal pour l'employeur. Seule la responsabilité de l'employeur est engagée même si elle résulte de la négligence d'un tiers (Cass. crim., 7 mai 2019, n° 18-83552).

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Caroline Audenaert Filliol Juriste rédactrice web

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  • le 24/07/2017

    Les documents obtenus me procurent une base de travail

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