Frais de création de votre entreprise : comment se faire rembourser ?

Quels frais de constitution d'une société (engagés avant immatriculation) peuvent être remboursés à ses fondateurs ? Achat de matériel, immobilisations, etc.

En tant qu'associé et/ou dirigeant d'une société en formation, vous pouvez être amené à effectuer certaines dépenses indispensables à la création de votre société.

Tant que celle-ci n'est pas immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), elle ne dispose pas de la personnalité morale (1) : par conséquent, elle ne peut pas agir en son nom propre pour ouvrir un compte bancaire, conclure des contrats, etc..

On parle donc de "société en formation" pour désigner une société qui n'a pas encore été immatriculée, mais dont l'idée de création a déjà été émise et pour laquelle certaines formalités (comme la signature d'un bail commercial, l'achat de matériel, la création d'un site internet, etc.) ont déjà été accomplies par les futurs associés et/ou les dirigeants.

En pratique, il existe différents types de dépenses susceptibles d'être engagés avant la création d'une entreprise, à savoir :

• les dépenses ayant le caractère de charges (achats de fournitures, de matière premières, paiement de la police d'assurance professionnelle, etc.) ;
• les dépenses à caractère "d'immobilisations", qui désigne les frais engagés pour acheter des "éléments d'actif immobilisés", soit des biens que la société va utiliser de façon durable pour exploiter son activité (machines de production, logiciels informatiques, matériel de transport, etc.) ;
• les dépenses liées au futur local d'exploitation de la société (travaux, pas-de-porte, dépôt de garantie, etc.).

Quelles sont les conditions à remplir pour être remboursé des dépenses engagées pour le compte de la société en formation ?

Une fois votre société immatriculée, vous avez la possibilité de vous faire rembourser des dépenses engagées lors de sa période de formation.

La condition essentielle pour que ce remboursement puisse se faire est que ces dépenses aient été effectuées personnellement (de votre poche) au nom ou pour le compte de la société en formation.

📃 Jurisprudence : depuis peu, la Cour de cassation estime qu'il n'est plus obligatoire que l'acte précise expréssement qu'il est passé "pour le compte" ou "au nom" de la société en formation pour qu'il puisse être repris par celle-ci après immatriculation. Elle a en effet eu l'occasion de préciser qu'il appartient au juge de déterminer si l'intention des parties était que l'acte était passé au nom ou pour le compte de la société en formation  (2). Pour autant, il est tout à fait possible d'apposer une telle mention sur l'acte pour plus de sécurité juridique.

À cette condition essentielle doivent s'ajouter divers paramètres, parmi lesquels le fait que :

• les dépenses effectuées soient directement liées à la création de la société ;
• vous déteniez des justificatifs de ces dépenses (facture) sur lesquels figure le nom de la future société notée "en formation" ;
• la dépense ait été engagée au maximum  6 mois avant l'immatriculation de l'entreprise (si elle date de plus d'un an, il sera difficile de prouver le lien avec le processus de création de celle-ci) ;
• par mesure de prudence et de transparence, l'assemblée générale des associés ait autorisé une prise en charge de ces frais par la société (à l'occasion, par exemple, de la reprise, par la société, des actes passés en son nom avant son immatriculation). 

Pour que vous puissiez être valablement remboursé des frais que vous avez avancés dans le cadre de la création de la société, il est en effet indispensable que celle-ci opère la reprise de ces actes en son nom/pour son compte.

💡Pour en savoir plus sur la procédure à suivre, consultez notre actualité dédiée : Reprise des actes d’une société en formation : 3 méthodes à connaître 

Comment peut s'effectuer le remboursement des frais engagés pour le compte de la société en formation ?

Le remboursement des dépenses avancées par les associés peut se faire par :

• l'inscription de la somme au crédit du compte courant de l'associé, c'est-à-dire en laissant la somme d'argent en compte courant d'associé (sorte de créance que l'associé détient contre la société) ;
• un virement de compte à compte, dès lors que la société est immatriculée au RCS et que son capital social est débloqué par la banque.

N'hésitez pas à vous faire aider par un expert-comptable pour être sûr d'agir en toute conformité !

📃 Jurisprudence : le Conseil d'Etat a récemment jugé que la TVA ayant grevé les frais préparatoires engagés avant la constitution d'une société n'est en principe déductible que par le fondateur qui les a payés. La société, une fois constituée et immatriculée, ne peut pas déduire cette TVA, même si elle a repris à son nom les actes passés pendant sa période de formation (3).