Reprise des actes d’une société en formation : 3 méthodes à connaître !

Qu'est-ce qu'une société en formation ? Est-il possible de conclure des actes durant cette période ?

Définition d'une société en formation

Une société est dite "en formation" lorsqu'elle n'a pas encore acquis la personnalité morale. Plus précisément, il s'agit de la période allant du moment où les fondateurs se mettent d'accord pour constituer une société jusqu'à l'immatriculation de celle-ci au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

En pratique, la date de début de la période de formation est assez complexe à déterminer, car elle n’est matérialisée par aucun acte. En effet, tant qu'une société n'est pas immatriculée, elle n'a pas acquis la personnalité morale et n'a donc pas la capacité de contracter en son nom propre (elle n'est pas encore une personne distincte de ses fondateurs).

Quel sont les actes pouvant être accomplis/passés pendant la période de formation d'une société, avant son immatriculation ? Quels sont ceux autorisés ?

Si votre société est en période de formation, il y a de grandes chances pour que vous ayez besoin :

• de procéder à l'achat d'outils, de matériels, de machines ;
• d'ouvrir un compte bancaire pour votre société ;
• de conclure un contrat de bail commercial, afin d'avoir accès, par exemple, un local d’exploitation ;
• etc.

Tous ces actes peuvent être conclus par les associés fondateurs de la société, pour le compte de celle-ci.

💡 Bon à savoir : tant que les actes ne sont pas repris par la société, les fondateurs sont en principe tenus à l'égard des tiers par les actes qu'ils ont conclus personnellement au nom de la société en formation (1). Concrètement, cela signifie qu'ils sont personnellement tenus à l'accomplissement des obligations découlant des contrats qu'ils ont signés au nom de la société.

Quelles sont les modalités de reprise, par la société, des actes accomplis pendant sa période de formation ? Quelles conditions doivent-être remplies ?

À terme, il est donc prévu que la société reprenne, à son nom, les actes accomplis pendant sa période de formation. 

Pour ce faire, il faut impérativement :

• qu'il s'agisse d'actes juridiques, c'est-à-dire d'actes volontaires qui sont destinés à produire des effets de droit (obligations, engagements) (2) ;
• que ces actes aient été conclus dans l'intérêt de la société ;
• que ces actes aient été, en principe, expréssement conclus au nom et pour le compte de la société en formation (3), avec la mention des éléments qui permettent de l'identifier (dénomination sociale, adresse du futur siège social, etc.).

Quels sont les 3 modes de reprises des actes pris au nom et pour le compte d'une société en cours de formation ? Y a-t-il un formalisme à suivre ?

1. La reprise des actes par voie statutaire/état (pour les actes accomplis avant la signature des statuts)

La reprise par voie statutaire consiste à reprendre les actes passés pendant la période de formation de la société directement dans les statuts de celle-ci.

Concrètement, les fondateurs doivent lister tous les actes (contrats, achats) passés pendant la période de formation dans un état qu'ils annexent aux statuts de la société (5). 

La signature ultérieure de ceux-ci a pour conséquence la reprise automatique de ces actes au nom de la société, au jour de son immatriculation. Par conséquent, les fondateurs sont libérés de toute responsabilité personnelle.

2. La reprise des actes via la conclusion d'un mandat (pour les actes conclus entre la signature de satuts et l'immatriculation)

Une autre méthode de reprise existe lorsque les actes ont été conclus entre la signature des statuts et l'immatriculation de votre société.

Celle-ci consiste à donner mandat à un ou plusieurs associés de conclure des actes au nom et pour le compte de la société, dans les statuts directement ou dans un document séparé (5).

Pour que le mandat soit valable, il doit indiquer et décrire précisément :

• les actes à accomplir ;
• la nature de ceux-ci ;
• les modalités d'accomplissement (6).

Dès lors que le mandat est valable, les actes passés seront repris automatiquement au nom de la société au moment de son immatriculation.

💡 Bon à savoir : le mandat donné ne doit pas être général. Si tel est le cas, il y a un risque que la reprise ne soit pas valable et qu'il soit nécessaire que tous les associés approuvent chaque acte pris antérieurement en utilisant la 3ᵉ méthode (qui correspond à celle qui suit).

3. La reprise des actes par décision d'assemblée générale ordinaire (actes accomplis après l'immatriculation de la société - "reprise balai")

Un dernier procédé est possible pour que la société reprenne en son nom les actes passés lors de sa période de formation, après son immatriculation : il s'agit de la reprise à la majorité des associés lors d'une assemblée générale (AG) (7).

Dans le cas d'une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), il n'y a qu'un associé unique. De ce fait, il peut décider seul de la reprise des actes par la société, mais doit pour cela prendre un acte exprès qu'il répertorie dans le registre de ses décisions (8).

💡 Bon à savoir : dans le cas où les associés fondateurs auraient engagé des frais au nom et pour le compte de la société pendant sa formation, la reprise des actes leur permet d'être remboursés de ces frais après le déblocage du capital social par la banque.