Reprise des actes d'une société en cours de formation : quels sont les formalités et les 3 modes de reprise ?
1. Reprise des actes par voie statutaire
La solution la plus simple qui s'offre à vous est la présentation aux associés, des actes conclus avant la signature des statuts, leur précisant de manière détaillée l'engagement résultant de chaque acte pour la société (1).
Ensuite, il suffit de rédiger un état des actes qui recense précisément tous les actes conclus avant la signature des statuts, les engagements qui en résultent et d'annexer ce document à vos statuts (2).
La signature ultérieure des statuts aura alors pour conséquence la reprise automatique au jour de conclusion des actes visés dans le document au nom de la société.
Pour que les actes accomplis avant la signature des statuts soient repris par la société une fois les statuts signés, il faut que ces actes aient été pris au nom et pour le compte de la société en formation avec la mention des éléments permettant de l'identifier (dénomination sociale, adresse du futur siège social…).
Vous ne savez pas comment rédiger ce document ? Nous vous proposons des modèles d'état des actes notamment celui de la SARL : État des actes accomplis au nom de la SARL en formation à télécharger
2. Reprise des actes par voie de mandataire
Une autre méthode existe lorsque les actes ont été conclus entre la signature des statuts et l'immatriculation de votre société. Celle-ci consiste à donner mandat à un ou plusieurs associés de conclure des actes pour le compte de la société, dans les statuts, ou dans un document annexé aux statuts (2).
Pour que le mandat soit valable, celui-ci doit respecter certaines conditions.
Le mandat doit indiquer et décrire précisément :
- les actes à accomplir ;
- la nature des actes ;
- les modalités d'accomplissement (3).
Dès lors que le mandat est valable, les actes sont repris automatiquement au nom de la société lors de son immatriculation.
Bon à savoir :
Le mandat ne doit pas être général. Sinon, il y a un risque que la reprise ne soit pas valable et qu'il soit nécessaire que tous les associés approuvent chaque acte pris antérieurement en utilisant la troisième méthode après l'immatriculation de la société.
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3. Reprise des actes par décision d'assemblée générale
Un dernier procédé est possible pour reprendre les actes de votre société en formation, après l'immatriculation de celle-ci. Il s'agit de la reprise à la majorité simple des associés de la société ou à une majorité plus forte (si cette possibilité est prévue dans les statuts de la société) lors d'une assemblée générale (4).
Concernant l'EURL, l'associé fondateur est seul, la reprise des actes est effectuée par décision, mais il doit répertorier cette décision dans un acte qui doit être annexé dans le registre des décisions (registre dans lequel sont répertoriées toutes les décisions prises par l'associé unique pour la société) (5).
Soyez vigilant et n'oubliez pas que la reprise d'un acte emporte des conséquences et des engagements, ce n'est pas anodin !
Ainsi, lorsque la reprise des actes a été effectuée par la société, les associés qui avaient contracté précédemment en leur nom, ne sont plus tenus par les actes repris. Après reprise, seule la société sera tenue par ces engagements.
La reprise des actes permet aux associés d'être remboursés des frais de création de la société après déblocage du capital social par la banque.
L'opération est très délicate, il est donc conseillé de se faire accompagner par des professionnels tels que les experts-comptables ou les avocats.
Rappel : qu'est-ce qu'une société en formation ?
Une société est dite "en formation", lorsque ses statuts ne sont pas encore signés et lorsqu'elle n'est pas encore immatriculée. Il s'agit d'une société qui n'a pas encore été immatriculée mais dont l'idée de création a déjà été émise et certaines formalités (signature du bail commercial, achat de matériel, création de site internet…), accomplies par les associés et/ou les dirigeants.
En effet, tant que votre société n'est pas immatriculée, elle n'a pas la capacité de conclure des actes directement en son nom propre, car elle n'a pas de personnalité juridique (elle n'est pas encore une personne distincte de ses fondateurs).
Toutefois, il se peut que vous ayez besoin de procéder à l'achat d'outils, de matériels, de machines ou encore d'ouvrir un compte bancaire pour votre société. De plus, il est également fréquent de conclure un contrat de bail commercial notamment pour le local d'exploitation. Tous ces actes peuvent être conclus par les associés fondateurs et le futur dirigeant de la société pour le compte de celle-ci.
Tant que les actes ne sont pas repris par la société, les fondateurs sont en effet en principe tenus à l'égard des tiers, par les actes qu'ils ont conclus personnellement au nom de la société en formation, que la société soit commerciale ou non (6).
Les actes doivent avoir certaines caractéristiques pour être repris par la société :
- il doit s'agir d'actes juridiques, c'est-à-dire, tous les actes volontaires qui sont destinés à produire des effets de droit (obligations, engagements) ;
- ces actes doivent avoir été conclus dans l'intérêt de la société ;
- ces actes doivent avoir été conclus au nom et pour le compte de la société en formation : cette précision est importante en vue d'informer les tiers qu'ils sont susceptibles de voir leur cocontractant changer.
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