Reprise des actes d’une société en formation : 3 méthodes à connaître !

Qu'est-ce qu'une société en formation ? Est-il possible de conclure des actes durant cette période ?

Définition d'une société en formation

Une société est dite "en formation" lorsqu'elle n'a pas encore acquis la personnalité morale. Plus précisément, il s'agit de la période entre le moment où les fondateurs se mettent d'accord pour constituer une société et celui de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).

En pratique, la date de début de la période de formation est assez complexe à déterminer, car elle n’est matérialisée par aucun acte. En effet, tant qu'une société n'est pas immatriculée, elle n'a pas acquis la personnalité morale et n'a pas la capacité de contracter en son nom propre (elle n'est pas encore une personne distincte de ses fondateurs).

Comment est-il possible de conclure des actes pendant la période de formation d'une société ? Quels sont ceux autorisés ?

Lorsque votre société est en formation, il y a de grandes chances pour que vous ayez besoin :

• de procéder à l'achat d'outils, de matériels, de machines ;
• d'ouvrir un compte bancaire pour votre société ;
• de conclure un contrat de bail commercial, afin d'obtenir, par exemple, un local d’exploitation ;
• etc.

Dans ce cas, tous ces actes peuvent être conclus par les associés fondateurs et le futur dirigeant de la société, pour le compte de celle-ci.

💡 Bon à savoir : tant que les actes ne sont pas repris par la société, les fondateurs sont en principe tenus à l'égard des tiers par les actes qu'ils ont conclus personnellement au nom de la société en formation (1). Les fondateurs de la société sont donc personnellement tenus à l'accomplissement des obligations découlant des contrats qu'ils ont signés au nom de la société.

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Quelles sont les modalités ou conditions générales pour que les actes accomplis pendant la période de formation de la société soient repris par celle-ci ?

À terme, il est donc prévu que la société reprenne, à son nom, les actes accomplis pendant sa période de formation. 

Pour ce faire, il faut impérativement :

• qu'il s'agisse d'actes juridiques, c'est-à-dire d'actes volontaires qui sont destinés à produire des effets de droit (obligations, engagements) ;
• que ces actes aient été conclus dans l'intérêt de la société ;
• que ces actes aient été conclus au nom et pour le compte de la société en formation avec la mention des éléments qui permettent de l'identifier (dénomination sociale, adresse du futur siège social, etc.).

Quels sont les 3 modes de reprises des actes pris au nom et pour le compte d'une société en cours de formation ? Y a-t-il un formalisme à suivre ?

1. La reprise des actes par voie statutaire (actes pris avant la signature des statuts)

La reprise par voie statutaire est une méthode pour engager la société, même avant sa création officielle. Les fondateurs doivent lister tous les actes (contrats, achats) dans les statuts, et leur signature vaut ratification. Dès l'immatriculation, la société assume automatiquement et rétroactivement ces dettes, et les fondateurs sont libérés de toute responsabilité personnelle (3).

Ensuite, il suffit de rédiger un état des actes qui recense précisément tous ceux conclus avant la signature des statuts, avec les engagements qui en résultent, et d'annexer ce document à vos statuts (4).

La signature ultérieure des statuts aura alors pour conséquence la reprise automatique de ces actes au nom de la société, au jour de son immatriculation.

2. La reprise des actes via la conclusion d'un mandat (actes pris après la signature des statuts)

Une autre méthode existe lorsque les actes ont été conclus entre la signature des statuts et l'immatriculation de votre société.

Plus précisément, celle-ci consiste à donner mandat à un ou plusieurs associés de conclure des actes au nom et pour le compte de la société, dans les statuts, ou dans un document annexé aux statuts (4).

Pour que le mandat soit valable, celui-ci doit respecter certaines conditions.

Il doit indiquer et décrire précisément :

• les actes à accomplir ;
• la nature des actes ;
• les modalités d'accomplissement (5).

Dès lors que le mandat est valable, les actes seront repris automatiquement au nom de la société lors de son immatriculation.

💡 Bon à savoir : le mandat ne doit pas être général. Auquel cas, il y a un risque que la reprise ne soit pas valable et qu'il soit nécessaire que tous les associés approuvent chaque acte pris antérieurement en utilisant la 3ᵉ méthode (qui correspond à celle qui suit).

3. La reprise des actes par décision d'assemblée générale ordinaire (actes accomplis après l'immatriculation de la société)

Un dernier procédé est possible pour que la société reprenne en son nom les actes passés lors de sa période de formation, après l'immatriculation de celle-ci. Il s'agit de la reprise à la majorité simple ou renforcée (si les statuts le prévoient) lors d'une assemblée générale (AG) (6).

La reprise des engagements souscrits pour le compte de la société en formation ne peut résulter, après l'immatriculation de la société, que d'une décision prise, sauf clause contraire des statuts, à la majorité des associés.

Dans le cas d'une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), il n'y a qu'un associé unique. De ce fait, il peut décider seul de la reprise des actes par la société, mais doit pour cela prendre un acte exprès qu'il répertorie dans le registre de ses décisions (7).

Soyez vigilant et n'oubliez pas que la reprise d'un acte par une société emporte de lourdes conséquences !

Pour finir, lorsque la reprise des actes a été effectuée par la société, les associés qui avaient contracté précédemment en son nom, ne sont plus tenus par les actes repris (1). Après reprise, cela signifie que seule la société sera tenue par ces engagements.

💡 Bon à savoir : dans le cas où les associés fondateurs auraient engagé des frais au nom et pour le compte de la société pendant sa formation, la reprise des actes permet aux associés d'être remboursés des frais de création de la société après le déblocage du capital social par la banque. Cette opération étant délicate, c'est pourquoi il est conseillé de se faire accompagner par des professionnels tels que des experts-comptables ou des avocats.