Reprise des actes d’une société en formation : 3 méthodes à connaître !

Qu'est-ce qu'une société en formation ? Est-il possible de conclure des actes durant cette période ?

Définition d'une société en formation

Une société est dite "en formation" lorsque la personne morale n'est pas encore née. Plus précisément, il s'agit de la période entre le moment où les fondateurs se mettent d'accord pour constituer une société et celui de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).

En pratique, la date de début de la période de formation est en revanche assez complexe à déterminer, car elle n’est matérialisée par aucun acte. En effet, tant qu'une société n'est pas immatriculée, elle n'a pas la capacité de contracter en son nom propre, puisqu'elle n'a pas de personnalité juridique (elle n'est pas encore une personne distincte de ses fondateurs).

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Comment est-il possible de conclure des actes pendant la période de formation d'une société ? Quels sont ceux autorisés ?

Lorsque votre société est en formation, il y a de grandes chances pour que vous ayez besoin :

• de procéder à l'achat d'outils, de matériels, de machines ;
• d'ouvrir un compte bancaire pour votre société ;
• de conclure un contrat de bail commercial, afin d'obtenir, par exemple, un local d’exploitation ;
• etc.

Dans ce cas, tous ces actes peuvent être conclus par les associés fondateurs et le futur dirigeant de la société, pour le compte de celle-ci.

💡 Bon à savoir : tant que les actes ne sont pas repris par la société, les fondateurs sont en principe tenus à l'égard des tiers par les actes qu'ils ont conclus personnellement au nom de la société en formation (1).

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Quelles sont les modalités/les conditions à remplir pour que les actes accomplis pendant la période de formation soient repris par la société ?

À terme, il est donc prévu que cette dernière reprenne, à son nom, les actes accomplis pendant la période de formation. 

Pour ce faire, il faut impérativement :

• qu'il s'agisse d'actes juridiques, c'est-à-dire d'actes volontaires qui sont destinés à produire des effets de droit (obligations, engagements) ;
• que ces actes aient été conclus dans l'intérêt de la société ;
• que ces actes aient été conclus au nom et pour le compte de la société en formation avec la mention des éléments qui permettent de l'identifier (dénomination sociale, adresse du futur siège social, etc.).

À noter :

La Cour de cassation considère désormais que le défaut des mentions « au nom » ou « pour le compte » de la société en formation n’emporte pas nécessairement la nullité de l’acte conclu. En effet, il appartient aux juges du fond d’apprécier si les circonstances inhérentes au contrat justifient qu’il a bien été conclu pour le compte de la société en formation, afin qu'il puisse être repris par celle-ci (2).

Quels sont les 3 modes de reprises des actes pris au nom et pour le compte d'une société en cours de formation ? Y a-t-il un formalisme à suivre ?

1. La reprise des actes par voie statutaire (actes pris avant la signature des statuts)

En principe, la reprise des actes par voie statutaire commence avec la présentation, aux associés, de tous ceux qui ont été conclus avant la signature des statuts, en leur précisant de manière détaillée l'engagement résultant de chaque acte pour la société (3).

Ensuite, il suffit de rédiger un état des actes qui recense précisément tous ceux conclus avant la signature des statuts, avec les engagements qui en résultent, et d'annexer ce document à vos statuts (4).

La signature ultérieure des statuts aura alors pour conséquence la reprise automatique de ces actes au nom de la société, au jour de leur conclusion visés dans le document.

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2. La reprise des actes par voie de mandataire (actes pris après la signature des statuts)

Une autre méthode existe lorsque les actes ont été conclus entre la signature des statuts et l'immatriculation de votre société.

Plus précisément, celle-ci consiste à donner mandat à un ou plusieurs associés de conclure des actes pour le compte de la société, dans les statuts, ou dans un document annexé aux statuts (4).

Pour que le mandat soit valable, celui-ci doit respecter certaines conditions.

Le mandat doit indiquer et décrire précisément :

• les actes à accomplir ;
• la nature des actes ;
• les modalités d'accomplissement (5).

Dès lors que le mandat est valable, les actes sont repris automatiquement au nom de la société lors de son immatriculation.

💡 Bon à savoir : le mandat ne doit pas être général. Auquel cas, il y a un risque que la reprise ne soit pas valable et qu'il soit nécessaire que tous les associés approuvent chaque acte pris antérieurement en utilisant la 3ème méthode (qui correspond à celle qui suit).

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3. La reprise des actes par décision d'assemblée générale ordinaire (actes accomplis après l'immatriculation de la société)

Un dernier procédé est possible pour reprendre les actes de votre société en formation, après l'immatriculation de celle-ci. Il s'agit de la reprise à la majorité simple des associés de la société ou à une majorité plus forte (si cette possibilité est prévue dans les statuts de la société) lors d'une assemblée générale (AG) ordinaire (6).

Dans ce cas, il faut impérativement que les actes accomplis durant la période de formation n’aient pas été repris statutairement ou qu'ils aient été passés en vertu d’un mandat, afin qu'ils puissent être repris postérieurement à l’immatriculation de la société.

En ce qui concerne l'EURL, l'associé fondateur est seul. De ce fait, la reprise des actes est effectuée par décision, mais doit répertorier celle-ci dans un acte qui doit être annexé dans le registre des décisions (registre dans lequel sont répertoriées toutes les décisions prises par l'associé unique pour la société) (7).

Soyez vigilant et n'oubliez pas que la reprise d'un acte emporte des conséquences et des engagements, ce qui en fait quelque chose de non anodin !

Pour finir, lorsque la reprise des actes a été effectuée par la société, les associés qui avaient contracté précédemment en leur nom, ne sont plus tenus par les actes repris (1). Après reprise, cela signifie que seule la société sera tenue par ces engagements.

💡 Bon à savoir : la reprise des actes permet aux associés d'être remboursés des frais de création de la société après le déblocage du capital social par la banque. Cette opération étant délicate c'est pourquoi, il est conseillé de se faire accompagner par des professionnels tels que des experts-comptables ou des avocats.

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