Comment bien rédiger une lettre de licenciement ?

La lettre de licenciement permet de notifier à un salarié que vous mettez fin à son contrat de travail de façon unilatérale, par le biais d'un licenciement.

Modèle de contenu de la lettre de licenciement : que doit-elle contenir ?

Vous vous demandez ce que doit contenir une lettre de licenciement ? Voici les points importants à inscrire pour bien la rédiger votre lettre de licenciement ! Notez que c'est à vous, employeur, d'adapter la lettre en fonction du motif de licenciement et de la situation.

1. Destinataire de la lettre

Vous devez indiquer les nom, prénom(s) et coordonnées du destinataire de la lettre (soit le salarié à qui vous adressez celle-ci).

2. Date et lieu de rédaction de la lettre de licenciement

Vous pouvez indiquer au début ou à la fin de la lettre : "Fait à ......" (lieu de rédaction de la lettre, par exemple la ville où se situe le siège de l'entreprise), ainsi que la date à laquelle vous la rédigez et l'envoyez.

3. Objet de la lettre

Vous devez indiquer dans l'objet, en haut du courrier, les mots "lettre de licenciement". Dans ce même objet, vous pouvez également indiquer le type de licenciement que vous notifiez au salarié.

Il peut s'agir d'un licenciement pour motif personnel, d'un licenciement disciplinaire (pour faute simple, faute grave, lourde) ou d'un licenciement pour motif économique.

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4. Décision de licencier le salarié

Vous devez indiquer au salarié qu'après l'entretien préalable que vous avez eu avec lui (ou auquel il a été convoqué sans s'y rendre), vous avez décidé de procéder à son licenciement.

N'hésitez pas à rappeler la date de l'entretien auquel était convoqué le salarié.

5. Motivation de votre décision (= les motifs du licenciement)

Vous devez énoncer tous les éléments qui vous ont amené à prendre la décision de licencier le salarié (pour motif personnel, disciplinaire ou économique) (1).

Vous devez donc motiver votre décision dans la lettre, soit énoncer les faits matériellement vérifiables qui vous amènent à licencier.

Bon à savoir :

Dans le cas d'un licenciement pour motif personnel, vous pouvez préciser le motif du licenciement, à votre initiative ou à la demande du salarié, dans les 15 jours qui suivent la notification (= réception de la lettre de licenciement par le salarié), ou dans les 15 jours suivant la demande du salarié (2).

6. Cas d'un salarié protégé

Si le salarié licencié est un salarié protégé (membre du CSE d'entreprise, délégué syndical...), vous devez préalablement avoir demandé et obtenu l'autorisation de le licencier par l'inspecteur du travail.

Ainsi, vous pouvez indiquer dans la lettre de licenciement que vous avez obtenue cette autorisation, et la date à laquelle l'inspecteur a rendu sa décision.

7. Durée du préavis

Vous pouvez indiquer dans la lettre la durée de préavis applicable au salarié. En effet, la rupture du contrat de travail prend effet après écoulement d'un délai pendant lequel le salarié doit continuer à travailler.

Dans certaines situations, il n'y a pas de préavis applicable, par exemple en cas de :

• licenciement pour faute grave ou lourde ;
• licenciement pour inaptitude ;
• dispense de préavis décidée par l'employeur (vous-même) ;
• force majeure ;
• licenciement économique avec acceptation par le salarié du contrat de sécurisation professionnelle.

8. Dispense de préavis/réduction de préavis

En tant qu'employeur, vous pouvez décider de dispenser le salarié de préavis ou de réduire la durée de celui-ci.

Dans ce cas, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement :

• soit que vous dispensez le salarié d'effectuer son préavis, et que son contrat prend donc fin à la date de réception de cette lettre ;
• soit que vous réduisez la durée de préavis de "......" jours/mois et que le contrat prendra donc fin à l'expiration du préavis, soit le "....." (en indiquant la date).

Si vous dispensez de préavis le salarié, ou que vous réduisez la durée de celle-ci, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis.

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9. Heures pour recherche d'emploi

Certaines conventions collectives prévoient des "heures pour recherche d'emploi", qui permettent au salarié de s'absenter quelques heures pendant la durée de son préavis pour rechercher un nouvel emploi.

Cette possibilité peut également être prévue par accord d'entreprise, par usage ou encore dans le contrat de travail du salarié. Si le salarié est concerné par un tel dispositif, vous pouvez le lui rappeler dans la lettre de licenciement.

10. Priorité de réembauche

Dans le cadre d'un licenciement économique, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement que le salarié bénéficie d'une priorité de ré-embauche pendant un délai d'1 an à compter de la date de rupture du contrat, s'il en fait la demande.

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11. Documents de fin de contrat

Vous pouvez indiquer dans la lettre de licenciement les documents de fin de contrat que vous allez lui remettre à la fin de son contrat.

Pour mémoire, vous devez remettre au salarié, à la fin de son contrat, un certificat de travail, l'attestation pôle emploi et son solde de tout compte.

N'oubliez pas de conclure votre lettre avec une phrase de politesse et de la signer.

Qui signe la lettre de licenciement ?

Il faut noter qu'il est possible que l'employeur ait donné son pouvoir de signature à une autre personne de l'entreprise, pour le représenter.

Dans ce cas, le représentant de l'employeur peut signer la lettre de licenciement. Il s'agit généralement du directeur des ressources humaines (DRH), du juriste d'entreprise etc.

Comment envoyer la lettre de licenciement ? Peut-on la remettre en main propre ?

Le Code du travail prévoit que vous devez envoyer la lettre de licenciement au salarié par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR) (3).

Ce mode d'envoi permet de prévenir tout risque de contestation sur la date de notification du licenciement (4). Il s'agit donc d'un moyen de preuve de la date de notification du licenciement.

Bon à savoir : 

Vous pouvez également remettre la lettre de licenciement à votre salarié en main propre contre décharge. Dans ce cas, vous devez établir la lettre de licenciement en double exemplaire. Votre exemplaire (employeur) doit comporter la mention « reçue le "....." (date) » accompagnée de la signature du salarié.

Dans quel(s) délai(s) envoyer le courrier de licenciement ?

Quand effectuer la notification du licenciement pour motif personnel ou économique à votre salarié ?

Dans le cadre d'un licenciement pour motif personnel ou d'un licenciement pour faute (motif disciplinaire), vous devez envoyer la lettre de notification du licenciement dans les délais suivants (5) :

• au minimum 2 jours après la date de l'entretien préalable au licenciement (même si le salarié a décidé de ne pas y assister) ;
• au maximum 1 mois après l'entretien préalable dans le cas d'un licenciement disciplinaire (pour faute). Notez que dans le cas d'un licenciement pour motif personnel, il n'y a pas de délai maximal.

Dans le cadre d'un licenciement économique individuel ou de moins de 10 salariés sur une période de 30 jours, vous devez envoyer la lettre de licenciement (6) :

• au minimum 7 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable (même si le salarié ne s'y est pas rendu) ;
• au minimum 15 jours ouvrables après la date d'entretien s'il s'agit d'un licenciement économique individuel d'un cadre.

Dans le cadre d'un licenciement économique d'au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours, vous devez envoyer la lettre de licenciement (7) :

• au minimum 30 jours à compter de la notification du projet de licenciement à l'inspection du travail, si votre entreprise compte moins de 50 salariés ;
• dans les entreprises de 50 salariés ou plus, après la notification de la décision d'homologation ou de validation du plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) par l'administration ou après décision implicite.

Bon à savoir : 

Notez que si le licenciement pour motif économique est notifié pendant le délai de réflexion de 21 jours pour adhérer au contrat de sécurisation professionnelle (CSP), l'employeur doit envoyer une LRAR à son salarié rappelant la date de la fin du délai de réflexion, et précisant qu'en cas de refus, la lettre qu'il envoie vaut notification du licenciement (8).