Comment bien rédiger une lettre de licenciement : procédure et mentions obligatoires

La lettre de licenciement permet d'informer un salarié de la rupture unilatérale de son contrat de travail, décidée par l’employeur.

Lettre de licenciement : quelles sont les 11 mentions obligatoires ?

Vous vous demandez ce que doit contenir une lettre de licenciement ? Voici les points importants à inscrire pour bien la rédiger ! Notez que c'est à vous, employeur, d'adapter la lettre en fonction du motif de licenciement et de la situation.

1. Destinataire de la lettre

Vous devez indiquer le nom, prénom(s) et les coordonnées du destinataire de la lettre (soit le salarié à qui vous adressez celle-ci).

2. Date et lieu de rédaction de la lettre de licenciement

Vous pouvez indiquer au début ou à la fin de la lettre : "Fait à…" (lieu de rédaction de la lettre, par exemple la ville dans laquelle se situe le siège de l'entreprise), ainsi que la date à laquelle vous la rédigez et l'envoyez.

3. Objet de la lettre

Vous devez indiquer dans l'objet, en haut du courrier, les mots "lettre de licenciement". Dans ce même objet, vous pouvez également indiquer le type de licenciement que vous notifiez au salarié.

Il peut s'agir d'un licenciement pour motif personnel, d'un licenciement disciplinaire (pour faute simple, faute grave, lourde) ou d'un licenciement pour motif économique.

Cependant, avant d'envisager de licencier un salarié pour motif économique, vous devez tout mettre en œuvre pour éviter de prononcer une telle mesure. Ainsi, vous pouvez faire une proposition de reclassement.

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4. Décision de licencier le salarié

Vous devez informer le salarié qu'à la suite de l'entretien préalable auquel il a été convoqué (et auquel il s'est présenté ou non), vous avez décidé de procéder à son licenciement.

Vous pouvez préciser la date de l’entretien auquel le salarié avait été convoqué. 

5. Motivation de votre décision (= les motifs du licenciement)

Vous devez énoncer tous les éléments qui vous ont amené à prendre la décision de licencier le salarié (pour motif personnel, disciplinaire ou économique) (1).

Vous devez donc motiver votre décision dans la lettre, c'est-à-dire énoncer les faits matériellement vérifiables qui vous amènent à licencier.

Quand la lettre de licenciement comporte une motivation insuffisante, cela constitue une irrégularité qui, à elle seule, ne remet pas en cause l’existence d’une cause réelle et sérieuse de licenciement. Toutefois, cette irrégularité ouvre droit à une indemnité ne pouvant excéder un mois de salaire (3).

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6. Cas d'un salarié protégé

Si le salarié licencié est un salarié protégé (membre du CSE d'entreprise, délégué syndical, etc.), vous devez préalablement avoir demandé et obtenu l'autorisation de le licencier par l'inspecteur du travail.

Vous pouvez ainsi préciser, dans la lettre de licenciement, que l’autorisation a été donnée, en mentionnant la date à laquelle l’inspecteur du travail a rendu sa décision.

7. Durée du préavis

Vous pouvez indiquer dans la lettre la durée de préavis applicable au salarié. En effet, la rupture du contrat de travail prend effet après écoulement d'un délai pendant lequel le salarié doit continuer à travailler.

Dans certaines situations, il n'y a pas de préavis applicable, par exemple en cas de :

• licenciement pour faute grave ou licenciement pour faute lourde ;
• licenciement pour inaptitude ;
• dispense de préavis décidée par l'employeur (vous-même) ;
• force majeure ;
• licenciement économique avec acceptation par le salarié du contrat de sécurisation professionnelle.

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8. Dispense de préavis/réduction de préavis

En tant qu'employeur, vous pouvez décider de dispenser le salarié de préavis ou de réduire la durée de celui-ci.

Dans ce cas, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement :

• soit que vous dispensez le salarié d'effectuer son préavis, et que son contrat prend donc fin à la date de réception de cette lettre ;
• soit que vous diminuez la durée de préavis de "......" jours/mois et que le contrat prendra donc fin à l'expiration du préavis, soit le "....." (en indiquant la date).

Si vous dispensez de préavis le salarié, ou que vous réduisez la durée de celle-ci, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis.

9. Heures pour recherche d'emploi

Certaines conventions collectives prévoient des "heures pour recherche d'emploi", qui permettent au salarié de s'absenter quelques heures pendant la durée de son préavis pour rechercher un nouvel emploi.

Cette possibilité peut également être prévue par un accord d'entreprise, par usage ou encore dans le contrat de travail du salarié. Si le salarié est concerné par un tel dispositif, vous pouvez le lui rappeler dans la lettre de licenciement.

10. Priorité de réembauche

Dans le cadre d'un licenciement économique, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement que le salarié bénéficie d'une priorité de ré-embauche pendant un délai d'1 an à compter de la date de rupture du contrat, s'il en fait la demande.

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11. Documents de fin de contrat

Vous pouvez mentionner, dans la lettre de licenciement, les documents de fin de contrat qui seront remis au salarié à l’issue de son contrat.

Pour mémoire, vous devez remettre au salarié, à la fin de son contrat, un certificat de travail, l'attestation France Travail et son solde de tout compte.

Pensez à conclure votre lettre avec une phrase de politesse et à la signer.

Qui signe la lettre de licenciement ?

Il convient de noter qu'il est possible que l'employeur ait donné son pouvoir de signature à une autre personne de l'entreprise, pour le représenter.

Dans ce cas, le représentant de l'employeur peut signer la lettre de licenciement. Il s'agit généralement du directeur des ressources humaines (DRH), du juriste d'entreprise, etc.

Comment envoyer la lettre de licenciement ?

Envoi par courrier recommandé 

Le Code du travail prévoit que vous devez envoyer la lettre de licenciement au salarié par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR) (4).

Ce mode d'envoi permet de prévenir tout risque de contestation sur la date de notification du licenciement (5). Il s'agit donc d'un moyen de preuve de la date de notification du licenciement.

Remise en main propre 

Vous pouvez également remettre la lettre de licenciement à votre salarié en main propre contre décharge. Dans ce cas, vous devez établir la lettre de licenciement en double exemplaire.

Votre exemplaire (employeur) doit comporter la mention « reçue le "....." (date) » accompagnée de la signature du salarié.

Dans quel(s) délai(s) envoyer le courrier de licenciement ?

Quand effectuer la notification du licenciement pour motif personnel ? 

Dans le cadre d'un licenciement pour motif personnel ou d'un licenciement pour faute (motif disciplinaire), vous devez envoyer la lettre de notification du licenciement dans les délais suivants (6) :

• au minimum 2 jours après la date de l'entretien préalable au licenciement (même si le salarié a décidé de ne pas y assister) ;
• au maximum 1 mois après l'entretien préalable dans le cas d'un licenciement disciplinaire (pour faute). Il faut savoir qu’un licenciement pour motif personnel n’est soumis à aucun délai maximal.

Quand effectuer la notification du licenciement pour motif économique ?

Dans le cadre d'un licenciement économique individuel ou de moins de 10 salariés sur une période de 30 jours, vous devez envoyer la lettre de licenciement (7) :

• au minimum 7 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable (même si le salarié ne s'y est pas rendu) ;
• au minimum 15 jours ouvrables après la date d'entretien s'il s'agit d'un licenciement économique individuel d'un cadre.

Dans le cas d'un licenciement économique d'au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours, vous devez envoyer la lettre de licenciement (8) :

• au minimum 30 jours à compter de la notification du projet de licenciement à l'inspection du travail, si votre entreprise compte moins de 50 salariés ;
• dans les entreprises de 50 salariés ou plus, après la notification de la décision d'homologation ou de validation du plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) par l'administration ou après décision implicite.

Lettre de licenciement : plusieurs modèles de lettres sont disponibles !

Dans le cadre de la loi Travail, le Gouvernement a engagé une réforme du Code du travail à travers les ordonnances Macron du 22 Septembre 2017. L'une d'elles vise à simplifier la procédure de licenciement.

Un décret, publié au Journal Officiel le 30 Décembre 2017, contient à cet effet 6 annexes réunissant autant de modèles de lettre de notification de licenciement à adresser au salarié concerné par une telle mesure (10).

Ces 6 modèles correspondent chacun à des mentions obligatoires imposées par la loi, qui changent selon le type de licenciement entrepris.

Ainsi, ce décret fixe une trame de courrier de notification en cas de :

• licenciement pour motif personnel disciplinaire (en raison d'une faute sérieuse, grave ou lourde) ;
• licenciement pour inaptitude (qu'elle soit d'origine professionnelle ou non professionnelle) ;
• licenciement pour motif personnel non disciplinaire (absence prolongée ou absences répétées, trouble objectif au fonctionnement de l'entreprise, insuffisance professionnelle) ;
• licenciement individuel pour motif économique ;
• petits licenciements collectifs pour motif économique (moins de 10 salariés dans une période de 30 jours ou 10 salariés ou au moins 10 salariés sur une période de 30 jours dans une entreprise de moins de 50 salariés) ;
• grands licenciements collectifs avec plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) (au moins 10 licenciements sur une période de 30 jours dans une entreprise de plus de 50 salariés). 

Chaque type de licenciement présente ses propres exigences légales. Ces spécificités sont prises en compte dans chacun des modèles proposés. Leur utilisation permet ainsi d’éviter les oublis de mentions obligatoires susceptibles de rendre la procédure de licenciement irrégulière sur la forme.

En effet, lorsque la notification du licenciement ne respecte pas les formes exigées, l'employeur doit reprendre la procédure depuis le début pour la régulariser ou s'expose à un recours devant le conseil des prud'hommes.