Calendrier des élections du CSE : quand et comment les organiser ?

Quand et comment organiser ou renouveler les élections professionnelles ?

Dès lors que votre entreprise atteint 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, vous devez organiser la mise en place du CSE (1). 

En cours de mandat, vous devez organiser des élections partielles, dès lors que le CSE est amputé d'au moins la moitié de ses membres titulaires ou qu'un collège électoral n'est plus représenté, sauf si ces évènements interviennent moins de 6 mois avant le terme du mandat des membres du CSE (2).

Vous devez également organiser des élections professionnelles lorsque les mandats arrivent à terme (généralement au bout de 4 ans) et qu'il faut renouveler l'instance.

C'est à l'employeur qu'appartient l'initiative d'organiser les élections professionnelles. Néanmoins, les élus sont en droit de solliciter l'organisation d’élections professionnelles si vous ne le faites pas.

À ce sujet, il a été jugé que l'employeur qui procède au licenciement d'un salarié qui a requis l'organisation d'élections professionnelles doit prouver l'absence de discrimination syndicale. Il appartient en effet à l'employeur de démontrer l'absence de lien entre la demande du salarié d'organiser les élections professionnelles et le licenciement prononcé (3).

Kit complet de mise en place du Comité Social et Économique (CSE)

Pour bien organiser les élections professionnelles dans votre entreprise, découvrez notre dossier complet avec ses modèles de documents. Sécurisez ainsi vos démarches !

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Voici les étapes que vous devez suivre pour organiser des élections initiales ou des élections partielles professionnelles. Pour la mise en place du CSE, comptez environ 2 mois pour avoir le temps de tout faire sereinement.

1. Informer les salariés de l'organisation des élections professionnelles CSE (initiales, partielles, renouvellement)

Prioritairement, vous devez informer l'ensemble des salariés de votre entreprise de l'organisation d'élections professionnelles, pour mettre en place ou renouveler le CSE, ou d'élections partielles.

Le document d'information à destination des salariés doit préciser la date envisagée pour le 1er tour (4).

Modèle d'affichage pour informer le personnel sur le 1er tour des élections CSE

Votre entreprise comprend 11 salariés ou plus depuis 12 mois consécutifs, et vous devez organiser la tenue des élections du comité social et économique (CSE).
Lorsque la procédure de vote va avoir lieu, vos salariés doivent préalablement en être informés. Pour éviter les erreurs, utilisez notre modèle !

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2. Informer les syndicats et les inviter à négocier un protocole d'accord

Cas général

Vous devez ensuite informer les organisations syndicales intéressées de l'organisation des élections professionnelles, les inviter à négocier le protocole d'accord préélectoral (PAP) et à présenter leurs listes de candidats (5).

Le protocole d'accord préélectoral permet d'organiser et d'assurer le bon déroulement des élections professionnelles. Il s'agit d'un document écrit qui détermine et détaille les modalités d'organisation et le déroulement des élections des membres du CSE. Il fixe également le nombre de sièges à pourvoir par collège électoral.

Lettre d’invitation d’un syndicat à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) et à présenter une liste de candidats aux élections du CSE

Avant de procéder aux opérations de vote, il incombe aux employeurs de réaliser quelques formalités, et notamment d'entrer en contact avec les organisations syndicales intéressées. Depuis le 8 juin 2024, le contenu de l'invitation doit contenir certaines mentions obligatoires. Utilisez notre modèle pour éviter les erreurs !

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Entreprises de 11 à 20 salariés : nouveauté 8 août 2023

Si l'effectif de votre entreprise est entre 11 et 20 salariés, vous êtes tenu d'adresser cette invitation aux organisations syndicales, uniquement si au moins l'un de vos salariés s'est officiellement porté candidat dans les 30 jours suivant votre information sur l'organisation des élections (6).

Par conséquent, depuis le 8 août 2023, le CERFA "PV de carence" a été mis à jour.

Avant cette date, l'administration (et l'ancien modèle cerfa de carence) précisait qu'en l'absence de candidature dans les 30 jours, l’employeur pouvait directement constater la carence sans organiser les élections. Ceci allait à l'encontre de la décision du Conseil Constitutionnel.

Depuis le 8 août 2023, l'Administration s'est rangée à la position du Conseil constitutionnel du 21 mars 2018. Désormais, à défaut de candidature dans le délai de 30 jours, l’employeur doit tout de même organiser les deux tours du scrutin. Il n'est en revanche pas tenu d'inviter les organisation syndicales à négocier un PAP.

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3. Organiser la réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral (PAP)

Au moins 15 jours après l'invitation des organisations syndicales, vous devez prévoir la première réunion de négociation du protocole.

A la suite des réunions de négociations :

• soit les négociations aboutissent à un accord, auquel cas, vous devez afficher le PAP ;
• soit aucune organisation syndicale ne se présente, auquel cas, vous devez établir, seul, une note présentant les modalités d'organisation des élections (7), que vous devez afficher également.

Pour être valide, le protocole doit (8) :

• être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation* ;
• parmi les organisations syndicales signataires, doivent figurer les syndicats représentatifs ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque les résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l'entreprise.

Lorsque cette double condition de majorité fait défaut, le protocole d'accord préélectoral n'est pas irrégulier pour autant. La partie qui y a intérêt (employeur ou syndicat signataire) peut alors saisir le juge du tribunal judiciaire pour qu'il fixe les modalités d'organisation et de déroulement du scrutin (9).

* La Cour de cassation a précisé que doivent être considérées comme ayant participé à la négociation, les organisations syndicales qui, invitées, s'y sont présentées, même si elles ont ensuite décidé de s'en retirer (10). Le protocole doit donc être signé par la majorité des syndicats ayant participé à sa négociation à un moment donné, et non uniquement par la majorité de ceux encore présents au moment de la signature.

Dossier relatif au Protocole d'accord préélectoral (PAP)

Votre entreprise va bientôt procéder à la mise en place ou au renouvellement du Comité Social et Économique (CSE). En tant qu'organisation syndicale, votre employeur vous a invité à négocier le protocole d'accord préélectoral. Le dossier Juritravail vous aide à préparer au mieux cette négociation.

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4. Établir les listes électorales

Il vous incombe également de préparer les listes électorales en indiquant les critères d’éligibilité.

La liste doit contenir les noms et prénoms de vos salariés électeurs avec, pour chacun d'entre eux, leur date d'entrée dans votre entreprise et leurs lieu et date de naissance. Vous devez, elle aussi, l'afficher dans votre entreprise.

5. Candidature au 1er tour : listes syndicales

Seules les organisations syndicales invitées à la négociation du protocole d'accord préélectoral peuvent présenter leurs listes de candidats aux élections. Le 1er tour des élections professionnelles est en effet réservé aux candidatures "syndicales".

Vous clôturez ensuite les candidatures et affichez les listes de candidats qui se présentent, pour que vos salariés puissent savoir pour qui ils voteront. Vous devrez également afficher la profession de foi de chacune des listes.

Modèle affichage des listes des candidatures pour le 1er tour des élections CSE

Avant que les opérations de vote pour le premier tour de scrutin aient lieu, l'employeur a l'obligation d'afficher la liste des candidatures, afin d'informer ses salariés électeurs et leur permettre de voter pour leurs élus titulaires et suppléants.

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À lire également : Parité sur les listes électorales : comment l'appliquer ?

6. Préparation du 1er tour

Vous devez constituer le bureau de vote en convoquant les membres (président, assesseurs). Vous devez également préparer les bulletins, choisir une salle et envoyer le matériel pour le vote par correspondance si nécessaire.

7. Déroulement du 1er tour : quorum et affichage des résultats du vote

Vous devez ensuite organiser le 1er tour des élections (au moins 15 jours avant la fin des mandats en cours si vous êtes dans le cadre d'un renouvellement du CSE). Lors du 1er tour, voici les étapes que vous allez réaliser :

• déroulement du vote puis clôture du scrutin ;
• vérification de l'atteinte du quorum ;
• dépouillements des listes de titulaires et des listes de suppléants ;
• proclamation des résultats ;
• établissement des procès-verbaux (PV) ;
• affichage des résultats.

À ce stade, deux solutions peuvent se présenter à vous :

• tous les sièges ont été pourvus ? Fin des élections professionnelles, passage à l'étape 12 "Transmission des procès-verbaux des élections" ;
• il reste des sièges vacants, le quorum n'a pas été atteint ou il n'y a pas eu de candidat au 1er tour ? Vous devez informer vos salariés de l'organisation d'un 2nd tour + appel à candidature.

8. Candidatures au 2nd tour : listes de candidatures libres

Les candidatures ne sont plus réservées aux listes syndicales, mais sont libres. Tous vos salariés éligibles peuvent se présenter même s'ils n'ont pas d'étiquette syndicale.

Vous devez réceptionner puis clôturer les candidatures pour le second tour des élections.

Vous affichez ensuite les listes de candidats pour informer vos salariés et leur permettre de voter pour leurs élus titulaires et suppléants.

Modèle d'affichage des listes des candidatures pour le 2nd tour des élections CSE

Employeurs, téléchargez notre modèle d'affichage pour informer vos salariés électeurs et leur permettre de voter pour leurs élus titulaires et suppléants.

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9. Préparation du 2nd tour

Vous constituez le bureau de vote en convoquant les membres (président, assesseurs). Vous devez de nouveau préparer les bulletins, choisir une salle et envoyer le matériel pour le vote par correspondance.

Modèle de bulletins de vote pour les élections de la délégation du personnel du CSE

Pour préparer les élections professionnelles (élections CSE), et permettre au personnel de voter, les employeurs doivent fournir aux salariés électeurs, des bulletins de vote. Vous ne savez pas comment se présente un bulletin de vote ? Ne perdez pas de temps, téléchargez notre modèle à compléter !

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10. Déroulement du 2nd tour

Le 2nd tour se déroule dans les 15 jours suivant le 1er tour (11).

Lors du 2nd tour, voici les étapes réalisées :

• déroulement du vote puis clôture du scrutin ;
• dépouillements des listes de titulaires et des listes de suppléants ;
• proclamation des résultats ;
• établissement des procès-verbaux (PV).

11. Affichage des résultats des élections

Le jour-même ou le lendemain du 2nd tour, vous devez afficher le résultat final des élections.

Modèle d'information du personnel sur les résultats des élections CSE

Lorsque les opérations de vote ont eu lieu, l'employeur a l'obligation de communiquer les résultats de l'élection à l'ensemble de l'entreprise. Notre modèle vous accompagne pour éviter les oublis. 

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12. Transmission des procès-verbaux des élections

Vous devez transmettre les procès-verbaux via un formulaire homologué au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du travail et ce, dans les 15 jours suivant la tenue des élections (12). 

 À noter : 

Depuis le 24 juillet 2023, l'adresse d'envoi des procès-verbaux d’élection professionnelle (dans le cas d'un envoi papier) a changé : CTEP, TSA 92315, 62971 ARRAS CEDEX 9.

Depuis le 1er août 2023, le numéro d’assistance téléphonique a également changé : 03.55.52.98.11.

Les organisations syndicales ayant présenté des listes ou ayant participé à la négociation du PAP, doivent également être destinataires d'une copie de ces PV (13).

13. En cas de carence, que se passe-t-il ?

En cas de carence de candidature aux élections, donc si aucune candidature n'a été déposée aux deux tours, vous devrez rédiger un PV de carence, qui doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine, et envoyé à la DREETS (14).

Le CSE ne sera alors pas mis en place.

14. Quand organiser les élections du CSE après un PV de carence ?

Dans ce cas, tout salarié ou toute organisation syndicale pourra vous demander l'organisation de nouvelles élections professionnelles, après écoulement d'un délai de six mois après l'établissement du procès-verbal de carence. Vous serez alors tenu de réorganiser les élections professionnelles dans le mois qui suit la demande (15).

 Important :

Le défaut d'organisation des élections initiales ou des élections partielles vous expose à 1 an d'emprisonnement et 7.500 euros d'amende pour délit d'entrave (16).

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