DPAE - Déclaration préalable à l'embauche : comment procéder ?

Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) : définition et principe

DUE ou DPAE ?

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) a remplacé la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) depuis 2011.

À quoi sert la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?

La DPAE est une procédure de déclaration systématique et nominative de chaque nouveau salarié embauché (1).

Ce dispositif contribue à lutter contre le travail dissimulé en communiquant aux services de contrôle la date exacte d'embauche des salariés.

La DPAE vous permet d'accomplir plusieurs formalités d'embauche obligatoires auprès de l'Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) (2), à savoir :

• l'immatriculation de l'employeur au régime général de Sécurité sociale ;
• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance-maladie (CPAM) ;
• l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance-chômage ;
• la demande d'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail ;
• la demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude à l'embauche.

La DPAE sert également au pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS), via l'établissement de la liste des salariés embauchés.

Notez que lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur a diverses formalités à accomplir, autre que celles que nous venons d'évoquer. 

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Quelles informations doit contenir la DPAE ?

 La déclaration préalable à l'embauche doit comporter les mentions suivantes (3) :

• dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de Sécurité sociale ;
• nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
• date et heure d'embauche ;
• nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD) dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Notez que des données particulières doivent être fournies lors de l'embauche d'un salarié agricole.

Dans quel délai devez-vous faire la déclaration préalable à l'embauche ?

Tout employeur qui embauche un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale doit réaliser une DPAE au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche (4).

Hors cas particuliers, la DPAE doit être transmise à l'Urssaf dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement concerné par l'embauche (5).

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Comment remplir et transmettre la DPAE à l'Urssaf ? Doit-on obligatoirement utiliser le site net-entreprise ?

Le principe : DPAE remplie et transmise en ligne

En principe, la déclaration préalable à l'embauche doit être effectuée par voie électronique (6), directement via un formulaire en ligne sur le site de net-entreprise.

Après validation de votre déclaration, un accusé de réception vous sera immédiatement délivré.

 À savoir : les employeurs dont le personnel relève du régime général de Sécurité sociale qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente ont l'obligation d'effectuer leur DPAE par voie électronique (7).

L'exception : DPAE papier, transmise par télécopie ou par courrier

À défaut d'utiliser la voie électronique, il est possible de faire la DPAE par le biais d'un formulaire papier (Cerfa n°14738*01) (6). Il s'agit toutefois d'une démarche par défaut, la déclaration par voie électronique devant être privilégiée.

Le formulaire papier est à adresser, préalablement signé, à l'Urssaf, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Notez que :

• lorsque le formulaire est transmis par télécopie, il convient de conserver l'avis de réception émis par l'appareil et le document transmis ;
   
• lorsqu'il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. Vous devez conserver un double de la lettre et le récépissé postal.

En principe, une fois la DPAE effectuée, l'employeur doit recevoir un document spécifique accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration (8).

En pratique néanmoins, l'Urssaf a déclaré ne plus envoyer d'accusé de réception aux déclarations transmises par courrier et télécopie. Elle encourage les employeurs à privilégier la déclaration en ligne et leur signale leur possibilité d'éditer, depuis leur espace, les accusés de réception des DPAE des 14 derniers mois (9).

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L'employeur est-il tenu d'informer le salarié de la réalisation de la DPAE ?

Oui ! 

La loi prévoit que lors de l'embauche du salarié, l'employeur est tenu de lui fournir une copie de la déclaration à l'embauche ou de l'accusé de réception (10). 

Cette obligation de remise en considérée comme satisfaite dès lors que le contrat de travail écrit remis au salarié s'accompagne de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration (soit, hors cas particuliers, l'Urssaf territorialement compétent).

Est-il possible de modifier une DPAE transmise ? Comment annuler une DPAE sur le site ?

Hypothèse 1 : l'embauche du salarié ne se fera (finalement) pas

Il est possible qu'une fois votre DPAE transmise, l'embauche du salarié ne se concrétise pas.

Si l'annulation de la DPAE n'est en elle-même pas possible, 2 options sont néanmoins envisageables en fonction de votre situation :

1. il s'agissait de votre première DPAE : vous devez informer l'Urssaf que l'embauche du salarié ne se fera pas. L'Urssaf, une fois informée, peut interrompre l'ouverture de votre compte employeur ;
    
2. il ne s'agissait pas de votre première DPAE : aucune action ne vous est demandée. Vous pouvez supprimer le salarié et les documents qui lui sont associés, de vos logiciels de paie. Dans tous les cas, la DPAE ne vous oblige pas à embaucher le salarié.

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Hypothèse 2 : vous vous êtes trompé en remplissant la DPAE 

Vous avez commis une erreur dans le cadre de la DPAE ? Il est important de la corriger, car la moindre erreur (nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, etc.) pourrait retarder les droits sociaux du futur salarié et vous exposer à des sanctions. 

En ligne, seules les informations relatives au contrat de travail peuvent être modifiées.

Pour toute autre information, il est possible de réaliser une nouvelle DPAE, qui annulera la précédente. Il est bien sûr recommandé de le faire le plus rapidement possible pour que le salarié ne soit pas pénalisé dans ses droits. 

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Que risque l'employeur s'il ne remplit pas la DPAE à l'occasion de l'embauche d'un nouveau salarié ? 

Le non-respect de ces formalités peut entraîner, pour l'employeur fautif, l'application de diverses sanctions.

Les sanctions applicables à l'absence de déclaration 

Si l'employeur qui ne réalise pas la DPAE alors qu'il était tenu de le faire, il encourt une pénalité administrative dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1.245 euros (4,15 X 300) (11).

L'employeur qui n'a pas rempli et transmit la DPAE peut également être sanctionné au titre de travail dissimulé (12).

Les sanctions applicables en cas de défaut de production des documents 

L'employeur encourt l'amende prévue pour les contraventions de 4ᵉ classe si (13) : 

• il ne présente pas aux agents de contrôle qui le réclame l'avis de réception adressé par l'Urssaf relatif au dépôt de la DPAE, ou, s'il n'a pas encore reçu celui-ci, les éléments qui leur permettent de vérifier qu'il a procédé, dans les règles, à la DPAE ;
• il ne remet pas au salarié une copie de la DPAE, l'avis de réception ou son contrat écrit accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la DPAE. 

Pour mémoire, les contraventions de 4ᵉ classe donnent lieu à l'application d'une amende (14) :

• de 750 euros au plus pour les personnes physiques ;
• de 3.750 euros au plus pour les personnes morales.

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