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Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés, en 2016/2017, pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?

La réponse

Sauf pour les frais dont le remboursement s'effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées, l'employeur peut opter pour le remboursement des frais sous forme d'allocations forfaitaires (1). Dans ce cas, l'employeur ne demande pas de justificatifs au salarié.

Il est possible de prévoir que les frais professionnels sont remboursés sur la base d'un forfait en insérant une clause de remboursement forfaitaire dans le contrat de travail. Cette modalité de remboursement peut également résulter d'une disposition de la convention collective applicable à l'entreprise. Dans ce cas, c'est elle qui fixe le montant à verser au salarié.

Par exemple, la convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966 (convention n°66) prévoit le versement d'une allocation de 15,25 euros pour un repas pris au cours d'un déplacement (2).

Si la convention ne prévoit rien, le montant est déterminé par l'employeur. Toutefois, il doit veiller à ce que ce forfait ne soit pas manifestement disproportionné au regard du montant réel engagé par le salarié (2).

Il est également judicieux de tenir compte du barème forfaitaire fixé par l'Urssaf car si le remboursement dépasse les seuils inscrits au tableau, les sommes versées sont soumises à cotisations sociales.

Voici le barème établissant le montant des limites en place pour l'année 2015 :

 

NATURE DE L'INDEMNITE

 

 

MONTANT

 

Indemnités de restauration sur le lieu de travail 

 

salarié contraint de se restaurer sur son lieu de travail en raison des conditions particulière s de travail (ex : travail en horaires décalés, par roulement...)

 

 

 

 

6,20 euros

 

Frais de repas engagés par le salarié en déplacement et empêché de rejoindre son lieu de travail ou sa résidence

 

 

18,10 euros (frais de restaurant)

8,80 euros (prime de panier)

 

 

Indemnité de grand déplacement en métropole, par repas :

 

- Pour les 3 premiers mois

- Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

- Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

 

Pour les dépenses supplémentaires de logement et petit déjeuner à Paris, Hauts de Seine, Seine Saint Denis, Val de Marne :

 

- Pour les 3 premiers mois

- Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

- Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

 

Pour les dépenses supplémentaires de logement et petit déjeuner dans les autres départements :

 

- Pour les 3 premiers mois

- Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

- Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

 

 

 

 

  

18,10 euros

15,30 euros

12,70 euros

 

 

 

 

64,70 euros

55,00 euros

45,30 euros

 

 

  

48,00 euros

40,90 euros

33,60 euros

 

Allocations forfaitaires de mobilité professionnelle

 

Indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif (dans la limite de 9 mois)

 

Indemnités destinées à compenser les dépenses liées à l'installation dans le nouveau logement

 

 

 

 

71,90 euros par jour 
(au-delà de 9 mois, seul le remboursement par frais réels est possible) 

1.440,20 euros 
(+120,00 € par enfant à charge dans la limite de 3 enfants, plafonnée à 1.800,20 €)

 

Quant aux frais de déménagement, ou ceux engagés en cas de mobilité internationale ou encore de mobilité de la métropole vers les territoires français situés Outre-mer et  inversement ou de l'un de ces territoires vers un autre, les dépenses sont remboursées selon leur montant réel.

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