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Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés, en 2016/2017, pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Comment calculer la déduction forfaitaire ?

La réponse

Lorsque la déduction forfaitaire est appliquée, l'assiette de cotisations est constituée de l'ensemble des rémunérations brutes du salarié mais également des indemnités versées au titre des remboursements de frais professionnels (frais réels ou forfaitaires) : la déduction spécifique n'est en effet appliquée qu'après réintégration des frais professionnels dans la base servant au calcul des charges.

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels n'étant pas applicable à l'assiette de la CSG et CRDS, les remboursements de frais professionnels ne doivent jamais y être réintégrés dès que les conditions d'exonération sont respectées

La déduction pour frais professionnels est limitée à 7.600 euros par salarié et par an. En cas d'employeurs multiples, l'administration admet que chaque employeur puisse bénéficier de cette limite annuelle de 7.600 euros sans prorata entre les différentes entreprises.

Par exemple :

Le salarié perçoit une rémunération annuelle de 45.000 euros ainsi que 5.000 euros de remboursement de frais professionnels et, compte tenu de sa catégorie professionnelle, il bénéficie d'un abattement de 25% :

  1. Calcul de la rémunération globale : 45.000 + 5.000 = 50.000 euros
  2. Application du taux d'abattement : 50.000 – 25% = 37.500 euros
  3. Montant de l'abattement : 50.000 – 37.500 = 12.500 euros, sauf que ce montant dépasse le plafond qui est fixé à 7.600 euros par an. Les cotisations sociales sont donc calculées sur la base suivante :
    50.000 – 7.600 = 42.400 euros.

Plan détaillé du dossier

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