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Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Rembourser les frais professionnels

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Garanti à jour - Rédigé par des juristes

Dans le cadre de leur activité, vos salariés sont amenés à engager des frais professionnels, que ce soit pour leur repas ou pour leurs déplacements par exemple.

Vous assurez la prise en charge ou le remboursement des frais professionnels exposés par vos salariés, en 2016/2017, pour accomplir leur mission. Comment procéder au remboursement des différents frais (déplacement, repas, hôtel, blanchissage...) ? Comment devez-vous déclarer les frais professionnels ? Devez-vous procéder à cette déclaration lorsque vous effectuez la Déclaration sociale nominative ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?


Les notions clés abordées dans ce dossier :

  • Frais de déplacement
  • Prime de panier
  • Barème kilométrique
  • Frais réels ou forfait
  • Exonérations de charges sociales
  • Télétravail
  • Frais de repas
  • Entretien des vêtements
  • Forfait smartphone

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Dans le cadre de ses fonctions, votre salarié est amené à engager des frais par exemple : pour se restaurer le midi, pour se déplacer de de chez lui au travail ou d'un rendez-vous client à un autre, pour se loger lorsqu'il est en grand déplacement ...

Certains constituent des frais professionnels que vous avez l'obligation de prendre en charge. C'est en effet à l'entreprise de supporter ces coûts. D'autres ne constituent pas des frais professionnels et n'ont pas spécialement à être remboursés par l'employeur. Comment faire la différence entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou bien en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas faut-il demander un justificatif (facture, note de frais) au salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-ils soumis à charges sociales ? Le remboursement des frais de déplacement est-il pris en charge par l'URSSAF ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient tous les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à votre salarié :

  • Choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait)
  • Exonération de charges sociales ou assujettissement aux cotisations
  • Remboursement des frais de transport et de déplacement professionnel (domicile / lieu de travail, entre deux lieux de travail ...)
  • Prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant ...)
  • Remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement ...).

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La question du moment

Qu’est-ce que la déduction forfaitaire spécifique ?

La réponse

Pour certaines professions qui y sont éligibles (1), l'employeur peut opter pour une "déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels" encore appelée "abattement pour frais professionnels".

Cette déduction correspond à un abattement de l'assiette servant de base au calcul des cotisations sociales et permet de réduire le montant des sommes soumises à charges. Cet abattement est variable selon les professions (ex : abattement de 10% pour les ouvriers du bâtiment et de 30% pour les journalistes).

Cette déduction s'applique aux charges de sécurité sociale (charges Urssaf) mais également aux charges ayant une assiette identique : il s'agit des charges Assedic, formation professionnelle, taxe d'apprentissage, AGFF, ARRCO et AGIRC sauf exception (ex : la déduction forfaitaire spécifique ne s'applique pas à l'assiette des cotisations d'assurance chômage et des cotisations de retraite complémentaire des journalistes).

Cet abattement n'est pas applicable à l'assiette des cotisations dues à la médecine du travail ni à la base CSG-CRDS des cotisations.

La déduction forfaitaire spécifique s'apprécie de manière globale : cela signifie que l'entreprise ne peut choisir de l'appliquer uniquement à la base des cotisations de sécurité sociale et s'en dispenser pour les autres cotisations (ex : retraite).

Plan détaillé du dossier

26 Questions Essentielles

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49 Avis des juges

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