Comment fonctionnent les associations foncières urbaines libres (AFUL) & les associations syndicales libres (ASL) ?

📌 Rappel du cadre de la mise en place des ASL et AFUL : les ASL et les AFUL regroupent des propriétaires fonciers, qui sont propriétaires de parties privatives et de parties communes, avec cette particularité que la création d’une ASL ou d’une AFUL n’est possible, que si l’ensemble immobilier ne comporte aucune partie habitation (1). Une note a déjà été rédigée s’agissant de la procédure de création de ses structures juridiques.

 📌 Rappel de la règlementation applicable (2) : les ASL et les AFUL relèvent du régime de l’association issue de la loi du 01 juillet 1901 et de manière particulière à l’Ordonnance n°2004-632 du 01 juillet 2004, le Décret n°2006-504 du 03 mai 2006 et un tout petit peu pour les AFUL aux dispositions de l’article L322 et suivants du Code de l’Urbanisme et R322 et suivants du Code de l’urbanisme. 

📌 Rappel de la distinction entre une ASL et une AFUL et principe de l’assimilation de l’AFUL aux conditions de l’ASL : l’AFUL est effectivement régie par les dispositions de l’article L322-1 du Code de l’urbanisme (3) qui renvoie à l’ordonnance du 01 juillet 2004, qui elle-même fait référence à la loi de 1901 sur les associations. On peut en déduire que l’AFUL est créée afin de répondre à l’objet défini par l’article L322-2 du Code de l’urbanisme, mais suit toutes les dispositions de l’ASL, mis à part quelques différences.

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💡 Organes et administration de l’ASL ou de l’AFUL (4) :

Il existe deux organes obligatoires, à savoir :

• l’assemblée des propriétaires qui est l’assemblée délibérative ;
• et le syndicat qui est l’organe exécutif.

📌 Nota : le cadre de l’intervention et du fonctionnement de l’assemblée et du syndicat relève des statuts. La loi est muette à cet effet.

Cette note sera articulée, autour de l’organe délibérant de l’ASL ou de l’AFUL, qui est l’assemblée, suivie de l’organe exécutif de l’ASL ou de l’AFUL, qui est le syndicat et enfin des ressources de l’ASL ou de l’AFUL

L’assemblée de l’ASL ou de l’AFUL & organe délibérant

L’assemblée

L’assemblée des membres de l’ASL ou de l’AFUL est composée de tous les membres de l’ASL ou de l’AFUL, sans distinction, soit de tous les propriétaires rattachés à l’ASL ou l’AFUL et qui sont propriétaires d’un bien foncier dans le périmètre de l’ASL ou de l’AFUL.

Nota : Les statuts déterminent librement la périodicité de la tenue d’une assemblée, de même que les règles de convocation, de quorum et de majorité, le lieu de l’assemblée.

Auteur de la décision collective

C’est le syndicat, en sa qualité d’exécutif de l’association qui convoque l’assemblée, qui fixe l’ordre du jour et le lieu de l’assemblée.

💡 Nota : Les statuts peuvent prévoir qu’un nombre déterminé de membres puissent exiger de la part du syndicat qu’il organise une assemblée sur un ordre du jour déterminé. En cas de carence du syndicat, un Mandataire doit être désigné par le Tribunal afin de pallier à cette carence.  

Définition du quorum

Le quorum désigne le nombre de membres de l’assemblée ou du syndicat dont la présence ou la représentation est requise afin que la tenue de l’assemblée ou du syndicat soit possible. Les statuts de l’ASL ou de l’AFUL déterminent librement si un quorum est requis, tant pour l’assemblée, que pour le syndicat et les statuts déterminent librement le niveau du quorum.

⚠ Attention le quorum correspond aux membres présents ou représentés, selon la rédaction des statuts.

Définition de la Majorité

La majorité définit le nombre de voix nécessaires afin qu’une motion soit adoptée par l’assemblée ou le syndicat. La majorité est définie à partir des membres présents ou représentés selon la formulation des statuts. Chaque membre a au-moins une voix, et ce, quel que soit la taille de son lot. La majorité est définie librement dans les statuts et peut varier d’une ASL ou une AFUL à l’autre.

Périodicité et différents types de décisions collectives

Périodicité : même si aucune disposition légale ne le précise, une décision collective est obligatoire une fois par an, afin de se prononcer sur les comptes de l’exercice. Les principes comptables généraux imposent la définition d’un exercice sur 12 mois calquée sur l’année civile ou pas, selon la formulation des statuts, exercice comptable qui doit être clôturé tous les 12 mois, ce qui implique une assemblée générale annuelle.

📌 Une décision collective doit être organisée dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable, et ce, afin d’approuver les comptes de l’exercice.

Modes d’organisation possible d’une décision collective dans une ASL ou une AFUL

Il existe dans les ASL et les AFUL trois formes de consultation des membres qui doivent être impérativement prévues dans les statuts, soit :

• « l’assemblée générale » ;
• « la consultation écrite par correspondances » ; 
• « l’acte de décision unique ou le consentement des membres exprimé dans un acte ».

L’assemblée générale est souvent priorisée par les rédacteurs de statuts de l’ASL, la loi n’interdisant pas les autres modes de consultations et ne prévoit d’ailleurs aucun mode de consultation.

L’assemblée générale 

Principe de l’assemblée générale

L’assemblée générale consiste à convoquer les membres à une assemblée, tenue au siège de l’ASL ou de l’AFUL ou un autre lieu à une date déterminée où un ou plusieurs points vont être soumis à l’approbation des membres par un vote après un débat.

Assemblée générale en visio

Une assemblée générale peut être organisée en visio conférence, si les statuts le prévoient et si les membres sont d’accords pour chaque assemblée générale.

Consultation écrite par correspondances

Principe de la consultation écrite par correspondances : la consultation écrite par correspondances consiste à recueillir l’approbation des membres par voie de correspondances.

Fonctionnement de la consultation écrite par correspondances : le texte des résolutions est adressé en général aux membres par LRAR et leur accord ou désaccord est manifesté dans les mêmes formes, soit par LRAR en leur laissant un certain délai qui est d’au-moins 15 jours afin de manifester leur accord ou désaccord par correspondance. Dans certains cas, la consultation peut avoir lieu par voie électronique.

Consentement des membres exprimé dans un acte ou acte de décision unique

Principe du consentement des membres exprimé dans un acte ou acte de décision unique : les membres peuvent manifester leur approbation à une motion qui leur est proposée en apposant leur signature sur un document. Cette procédure implique un accord unanime des membres. Il s’agit tout simplement d’un contrat contenant les motions adoptées par les membres.

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Deux types d’assemblée

Il est possible de prévoir deux types d’assemblées :

📌 L’assemblée générale ordinaire dont l’objet serait l’approbation des comptes de l’exercice, la nomination, le renouvellement ou la révocation d’un des membres du syndicat, l’autorisation du syndicat à accomplir certains actes en application des statuts. La majorité dans un tel cas de figure pourrait être la majorité des présents ou représentés lors de l’assemblée au moment du vote.

📌 L’assemblée générale extra ordinaire dont l’objet serait la modification d’un des points des statuts. La majorité dans un tel cas de figure pourrait être la majorité des 2/3 des présents ou représentés lors de l’assemblée. Une même majorité est possible en cas de vente d’un bien foncier appartenant à l’ASL ou l’AFUL ou sa dissolution. Toute modification des statuts impose une nouvelle publication à la Préfecture.

Convocations à l’assemblée & formes et délais & ordre du jour & modalités & dispositions spécifiques à l’assemblée générale

Formes 

Les statuts déterminent librement le mode de convocation à une assemblée, même si dans tous les cas une convocation écrite s’impose afin de pouvoir justifier de la réalité de la convocation d’un membre.

Les convocations peuvent être adressées en LRAR, ce qui est la forme admise pour toutes les associations, mais également par voie électronique, à condition que les statuts en disposent ainsi et que les membres de l’ASL ou l’AFUL aient expressément acceptés avant chaque assemblée ce mode de convocation. Il est parfois admis une convocation par courrier remis en main propre contre décharge, à condition que cela soit prévu dans les statuts et qu’en outre cela soit accepté par les membres à chaque assemblée.

Délais

La jurisprudence considère que le délai minimum de convocation est de 15 jours à compter de la première date de la première présentation de la LRAR ou de l’envoi du mail et la date de l’assemblée.

Représentation des membres de l’ASL ou de l’AFUL à l’assemblée : un membre de l’assemblée qui ne peut être présent à l’assemblée peut être représenté par une autre personne dont la possibilité et la liste doivent être déterminés dans les statuts.

Le nombre de mandats par représentants doit être indiqué dans les statuts. Le mandat n’est possible que pour une assemblée. Le mandat doit être écrit. Le nombre de mandat détenu par un même mandataire doit cependant être limité, et il ne semble pas possible qu’un seul et même mandataire représente l’ensemble des membres de l’ASL ou de l’AFUL.

Ordre du jour

L’ordre du jour est fixé par celui qui a le pouvoir de convoquer l’assemblée, soit le syndicat. Les statuts peuvent prévoir qu’un ou plusieurs membres puissent faire incérer un ordre du jour selon certaines conditions.

Modalités d’organisation de l’assemblée

L’assemblée est organisée au siège de l’ASL ou de l’AFUL ou tout autre lieu défini par le syndicat. L’organisation d’une assemblée en visio conférence ou par correspondance n’est pas expressément, ni exclue, ni autorisée par la loi, ce qui implique que les statuts peuvent organiser l’assemblée en visio ou par correspondances, ce qui oblige en outre l’accord express de chaque propriétaire pour ce type de modalité et pour chaque assemblée.

Impossibilité d’exclure un membre en fonction de sa taille dans la propriété foncière de l’ensemble du périmètre de l’ASL ou de l’AFUL : il n’est plus possible de réserver l’accès à l’assemblée et donc la possibilité de se faire élire au syndicat en fonction d’une certaine superficie de la propriété foncière de l’adhérent.

Majorité légale d’une ASL de lotissement : il n’existe qu’une seule majorité prévue par la loi (5) qui dispose : « Lorsque la moitié des propriétaires détenant ensemble les deux tiers au moins de la superficie d'un lotissement ou les deux tiers des propriétaires détenant au moins la moitié de cette superficie le demandent ou l'acceptent, l'autorité compétente peut prononcer la modification de tout ou partie des documents du lotissement, notamment le règlement, le cahier des charges s'il a été approuvé ou les clauses de nature réglementaire du cahier des charges s'il n'a pas été approuvé. Cette modification doit être compatible avec la réglementation d'urbanisme applicable.

Jusqu'à l'expiration d'un délai de cinq ans à compter de l'achèvement du lotissement, la modification mentionnée au premier alinéa ne peut être prononcée qu'en l'absence d'opposition du lotisseur si celui-ci possède au moins un lot constructible ».

Dispositions spécifiques lorsque une ou plusieurs copropriétés font partie d’une ASL ou d’une AFUL

⚠ Attention, si une ou plusieurs copropriétés font partie d’une ASL ou d’une AFUL afin de gérer un service commun, ce sont les copropriétaires qui sont membres individuellement de l’ASL ou de l’AFUL et non le syndicat des copropriétaires, ce qui implique que lors de l’assemblée de l’ASL ou de l’AFUL tous les copropriétaires doivent être convoqués, mais ils seront représentés par le syndic ou un mandataire (ce qui est souvent prévu dans les statuts pour des raisons de simplicité, et la mesure a été jugée légale par les tribunaux. D’ailleurs pour les AFUL, cette disposition est expressément prévue (6).

Le syndic de la copropriété intervient donc à l’ASL ou à l’AFUL en qualité de mandataire des copropriétaires et non en tant que représentant du seul syndicat des copropriétaires.

Les parties communes d’une copropriété appartiennent en effet aux copropriétaires en tant que propriétaires indivisaires (7) et non au syndicat des copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires est l’entité juridique de la copropriété, mais il n’est pas propriétaire de lots privatifs ou d’une portion des parties communes, ce qui implique qu’il n’est pas membre de l’ASL ou de l’AFUL.

Mandat de représentation du syndic : le syndic d’une copropriété ne peut représenter les membres de la copropriété au sein de l’ASL ou de l’AFUL, que s’il dispose d’un mandat express suivant vote de l’assemblée générale des copropriétaires. 

Le syndic d’une copropriété ne peut représenter qu’une seule copropriété (8) : le syndic de plusieurs copropriété ne peut représenter dans le cadre d’une ASL ou d’une AFUL qu’une seule copropriété et un mandataire doit être désigné afin de représenter les autres copropriétés.

Participation des copropriétaires à l’assemblée de l’ASL ou de l’AFUL : les membres de la copropriété ne peuvent pas participer à l’assemblée de l’ASL ou de l’AFUL dans la mesure où ils sont représentés par un mandataire (si cette disposition est prévue dans les statuts de l’association), mais ils peuvent se faire élire au sein du syndicat de l’ASL ou de l’AFUL. Les copropriétaires devront recevoir individuellement le compte rendu de l’assemblée, même s’ils sont représentés par le syndic.

Le syndicat dans une ASL ou une AFUL & Organe exécutif

Le syndicat

Le syndicat est l’organe exécutif de l’ASL ou de l’AFUL. Le syndicat gère l’ASL ou l’AFUL, il peut en confier la gestion à un professionnel. Le professionnel ne sera pas élu président du syndicat, mais gérera l’ASL ou l’AFUL en vertu d’un contrat de mandat.

Nombre

Le syndicat est collégial et le nombre est librement fixé dans les statuts. Il peut être composé de personnes physiques ou morales. Deux membres au minimum doivent composer le syndicat. Le syndicat est composé d’au moins un président et un secrétaire. Le syndicat peut être composé d’un président, d’un vice président, d’un secrétaire, d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier, d’un trésorier adjoint. 

📌 Nota : une association ne peut fonctionner qu’avec au minimum deux membres, l’un qui sera président et l’autre qui sera secrétaire. Le secrétaire authentifie les décisions du président. Le président peut cumuler la fonction de trésorier.

Désignation

Le syndicat est élu par l’assemblée à la majorité fixée par les statuts. Les premiers membres du syndicat peuvent être nommés dans les statuts. Dans tous les cas, s’agissant du remplacement des membres du syndicat qu’ils aient été désignés dans les statuts ou en assemblée, la majorité d’une assemblée générale ordinaire suffit. Toute modification de la composition du syndicat impose une nouvelle déclaration à la Préfecture et une nouvelle publication au Journal Officiel dans les trois mois de la décision collective. Les membres du syndicat sont révoqués par l’assemblée à la même majorité qu’ils ont été élus.

Président

Le syndicat élit en son sein un président à la majorité fixée par les statuts. Le président est une personne physique ou morale. Le président peut être révoqué à tout moment par le syndicat si les statuts le permettent. La révocation du président du syndicat n’implique nullement l’obligation de donner un motif de la rupture.

Pouvoir du président de représenter l’ASL ou l’AFUL en justice

Le président du syndicat a pouvoir afin de représenter l’ASL ou l’AFUL devant les tiers. Cependant, il ne peut représenter l’ASL ou l’AFUL en justice, que s’il a été spécialement habilité à le faire, soit dans les statuts, soit par décision du syndicat ou éventuellement de l’assemblée (9).  

📌 Nota : au terme de l’article 416 du Code de procédure civile, le président du syndicat de l’ASL ou de l’AFUL ne peut ester en justice que si les statuts le précisent de manière détaillée et notamment quant aux actions judiciaires spécifiques qui peuvent être engagées, à défaut une habilitation spéciale du président est nécessaire par le syndicat ou l’assemblée. 

Durée du mandat

La durée du mandat du syndicat est fixée dans les statuts, soit au moins d’une année, de même que celle du président.

La durée du mandat du président est au moins celle de son mandat de membre du syndicat.

Les membres du syndicat peuvent démissionner si les statuts le prévoient, la démission se déroulera aux conditions fixées par les statuts.

Les membres du syndicat peuvent être révoqués par l’assemblée suivant la majorité fixée dans les statuts sans avoir à justifier de motif. Le syndicat peut également être révoqué judiciairement pour justes motifs sur demande des membres de l’ASL ou de l’AFUL. 

Réunion du syndicat

Le syndicat se réunit selon la fréquence indiquée dans les statuts (au moins une fois par trimestre en règle générale).

Il est convoqué à tout moment par le président et il peut être convoqué par le président sur demande d’une partie des membres du syndicat en fonction de ce qui a été décidé dans les statuts (par exemple 1/3 des membres le demandent). En cas de carence du président, un ou plusieurs membres du syndicat ne peuvent convoquer le syndicat, et dans ce cas, un mandataire doit être désigné en justice à cet effet.

L’administrateur de biens, s’il a été désigné, peut assister aux réunions sans pouvoir prendre part aux votes.

La réunion en visio est possible si les statuts le permettent et que, par ailleurs, les membres du syndicat sont d’accord pour chaque réunion. Une convocation par voie électronique est également possible dans les mêmes conditions et également le vote par correspondance.

Le syndicat peut adopter son règlement intérieur de fonctionnement, le règlement intérieur doit être validé en assemblée.

Pouvoirs du syndicat

Le syndicat est l’organe décideur de l’ASL ou de l’AFUL, ses pouvoirs peuvent être librement déterminés dans les statuts et peuvent faire l’objet de limitations. Le syndicat ne peut agir que dans la limite de l’objet de l’ASL ou de l’AFUL et dans le strict respect des statuts.

Le syndicat convoque l’assemblée et fixe l’ordre du jour et le lieu, fait voter l’assemblée et exécute les décisions de l’assemblée.

En cas de vacance du syndicat ou de mésentente grave, le tribunal judiciaire peut désigner un administrateur provisoire.  

Représentation d’un membre absent

Un membre du syndicat qui ne peut se rendre à une réunion peut toujours se faire représenter par un autre membre si les statuts le permettent. Un mandat de représentation écrit est impératif et n’est valable que pour une seule réunion du syndicat. Le mandat est écrit.

Ressources de l’ASL ou de l’AFUL

Ressources de l’ASL

Les ressources de l’ASL sont composées des cotisations et charges payées par les membres telles qu’elles sont librement définies dans les statuts.

Fixation du montant 

Les ressources de l’ASL ou de l’AFUL sont librement fixées par les statuts et par l’assemblée, sans faire référence à la notion d’utilité de l’équipement, ainsi que la loi sur la copropriété le commande.

💡 Définition de l’assiette et de la répartition des charges

En réalité, ce sont les statuts qui définissent le principe de la détermination de la charge qui sera payée par l’ensemble des adhérents et la répartition sur chacun d’entre eux :

• soit les charges seront divisées par lots ;
• ou éventuellement seront réparties en fonction de la surface foncière ;
• la répartition par tantièmes serait autorisée.

💡 Définition du montant des charges 

L’assemblée vote annuellement le budget de l’ASL qui sera réparti sur les adhérents en fonction de ce qui a été décidé dans les statuts. La cotisation annuelle est définie en assemblée tous les ans.

Tenue du budget de l’ASL ou de l’AFUL 

Les ASL et les AFUL ne sont pas tenues d’établir de budget particulier, les statuts doivent décider de la manière où va s’organiser les recettes et dépenses de l’ASL ou de l’AFUL.

Principes comptables de l’ASL 

Un exercice comptable d’une durée de 12 mois est requis. Le début de l’exercice, comme la fin de celui-ci doivent être indiqués dans les statuts.

Il est appliqué la méthode de traitement comptable de la comptabilité dite « de trésorerie » ou « recettes et dépenses » ou « d’achèvement », soit que les opérations ne sont inscrites en comptabilité que lorsque cela implique un mouvement de trésorerie constaté.  

La comptabilité composée d’un bilan parfois et dans tous les cas un compte de résultat est présentée tous les ans aux membres qui doivent l’approuver.

Un expert comptable n’est pas obligatoire pour une ASL ou une AFUL, pas plus qu’un commissaire aux comptes sauf si les statuts le prévoient.

Information des membres de l’ASL ou de l’AFUL des pièces comptables

Les statuts doivent prévoir les conditions permettant aux membres de prendre connaissance des éléments comptables et juridiques de l’ASL ou de l’AFUL.

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